Ein Wechsel der Hausverwaltung ist für eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) oft ein Schritt, der mit der Hoffnung auf Besserung, aber auch mit organisatorischem Aufwand verbunden ist. Besonders brisant wird es, wenn der Wechsel zum Jahreswechsel stattfindet. Hier stellt sich eine der wichtigsten Fragen im WEG-Recht: Wer erstellt die Jahresabrechnung für das abgelaufene Kalenderjahr? Muss der alte Verwalter seine Arbeit noch „zu Ende bringen“ oder übernimmt der neue Verwalter sofort das Ruder?
Die Antwort auf diese Frage hat der Bundesgerichtshof (BGH) in einem wegweisenden Urteil (V ZR 206/24) präzisiert. Dieser Beitrag erläutert die Rechtslage sachlich und verständlich, damit Sie in Ihrer Eigentümerversammlung Bescheid wissen.
Inhaltsverzeichnis
- Die Grundregel: Das Amt entscheidet, nicht die Person
- Der Stichtag: Wann entsteht die Abrechnungspflicht?
- Ausnahme: Der Verwaltervertrag regelt es anders
- Ein Beispiel aus der Praxis: Alt vs. Neu
- Pflichten des Ex-Verwalters: Rechenschaftslegung
- Fazit: Was Sie als Eigentümer:in wissen sollten
Die Grundregel: Das Amt entscheidet, nicht die Person
Seit der WEG-Reform im Dezember 2020 hat sich die rechtliche Sichtweise auf die Verwaltung grundlegend gewandelt. Nach § 28 Abs. 2 Satz 2 WEG ist nicht mehr der Verwalter persönlich, sondern die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) selbst zur Erstellung der Jahresabrechnung verpflichtet. Der Verwalter fungiert hierbei lediglich als das „ausführende Organ“.
Das bedeutet: Die Pflicht zur Abrechnung ist an das Amt des Verwalters gebunden, nicht an eine bestimmte Person oder Firma. Wer zum Zeitpunkt, an dem die Abrechnungspflicht entsteht, das Amt des Verwalters innehat, muss diese Aufgabe erfüllen.
Der Bundesgerichtshof hat bestätigt, dass ein ausgeschiedener Verwalter grundsätzlich nicht mehr zur Erstellung der Jahresabrechnung verpflichtet ist, sobald seine Amtszeit beendet ist. Ein Anspruch der Gemeinschaft gegen den ehemaligen Verwalter auf Erstellung der Abrechnung lässt sich aus dem Gesetz (WEG-Recht) nicht herleiten, da er zum maßgeblichen Zeitpunkt kein Organ der Gemeinschaft mehr ist.
Der Stichtag: Wann entsteht die Abrechnungspflicht?
Um zu klären, wer zuständig ist, muss man wissen, wann die Pflicht zur Erstellung der Jahresabrechnung überhaupt rechtlich entsteht. Hierbei gilt das sogenannte Fälligkeitsprinzip.
Die Pflicht der Gemeinschaft (und damit des ausführenden Organs) zur Abrechnung über den Wirtschaftsplan entsteht erst nach Ablauf des Abrechnungszeitraums. Bei einer üblichen kalenderjährlichen Abrechnung endet das Wirtschaftsjahr am 31. Dezember. Die Pflicht, die Abrechnung zu erstellen, entsteht somit erst in der juristischen Sekunde des 1. Januar des Folgejahres.
Die Konsequenz:
Endet die Bestellung des alten Verwalters am 31. Dezember, ist er am 1. Januar – dem Tag, an dem die Pflicht zur Abrechnung entsteht – nicht mehr im Amt. Er ist kein Organ der Gemeinschaft mehr und kann somit nicht zur Erfüllung von Organpflichten herangezogen werden.
Zuständig ist folglich der neue Verwalter, der ab dem 1. Januar im Amt ist. Er muss auch die Abrechnungen für Zeiträume erstellen, die vor seiner Amtszeit lagen, sofern diese noch nicht beschlossen wurden. Dass dies für den neuen Verwalter mit einem Mehraufwand verbunden ist, weil er sich in fremde Buchungen einarbeiten muss, ist vom Gesetzgeber so vorgesehen und ändert nichts an der Zuständigkeit.
Ausnahme: Der Verwaltervertrag regelt es anders
Wie so oft im Recht gibt es Ausnahmen von der gesetzlichen Grundregel. Die Wohnungseigentümergemeinschaft und der Verwalter können im Verwaltervertrag individuelle Vereinbarungen treffen.
Es ist möglich und in der Praxis durchaus üblich, vertraglich festzuhalten, dass der Verwalter auch nach seinem Ausscheiden noch verpflichtet ist, die Jahresabrechnung für das letzte Jahr seiner Tätigkeit zu erstellen. Eine solche Klausel könnte beispielsweise lauten: „Der Verwalter erstellt die Jahresabrechnung für das letzte Abrechnungsjahr seiner Amtszeit, auch wenn seine Bestellung zuvor endet.“
Liegt eine solche ausdrückliche Regelung vor, bleibt der ausgeschiedene Verwalter auf vertraglicher Basis in der Pflicht. Fehlt eine solche Klausel jedoch – was häufig der Fall ist –, greift die oben beschriebene gesetzliche Regelung: Der alte Verwalter ist raus, der neue muss ran.
Ein Beispiel aus der Praxis: Alt vs. Neu
Um die Theorie greifbar zu machen, betrachten wir ein klassisches Szenario, wie es oft vor Gerichten landet (ähnlich dem Fall, den der BGH unter Az. V ZR 206/24 entschieden hat):
Eine WEG ist unzufrieden mit der Verwalterin „Immo-Alt GmbH“. In der Eigentümerversammlung im Dezember 2025 wird beschlossen, einen neuen Verwalter, die „LIKKA Immobilien GmbH“, ab dem 01.01.2026 zu bestellen. Der Vertrag mit der „Immo-Alt GmbH“ endet regulär am 31.12.2022.
Im Frühjahr 2026 fordert die WEG die ausgeschiedene „Immo-Alt GmbH“ auf, die Jahresabrechnung für das Jahr 2025 zu erstellen. Diese weigert sich.
- Die Rechtslage: Die Pflicht zur Abrechnung für 2022 entstand erst am 01.01.2023.
- Der Status am Stichtag: Am 01.01.2023 war die „Immo-Alt GmbH“ nicht mehr Verwalterin.
- Das Ergebnis: Die „LIKKA Immobilien GmbH“ muss die Abrechnung für 2022 erstellen, obwohl sie das Objekt in diesem Jahr gar nicht betreut hat.
Wäre der Verwalterwechsel hingegen mitten im Jahr, beispielsweise zum 30.06., erfolgt, hätte der alte Verwalter für das Vorjahr noch abrechnen müssen, da er am 01.01. noch im Amt war. Für das Rumpfjahr (01.01. bis 30.06.) wäre dann am Ende des Jahres wiederum der neue Verwalter zuständig.
Pflichten des Ex-Verwalters: Rechenschaftslegung
Dass der ausgeschiedene Verwalter die Jahresabrechnung nicht erstellen muss, bedeutet nicht, dass er sich jeglicher Verantwortung entziehen kann. Er schuldet der Gemeinschaft weiterhin die sogenannte Rechnungslegung gemäß §§ 666, 675, 259 BGB.
Hier ist eine klare Unterscheidung wichtig:
- Jahresabrechnung: Dies ist die komplexe Aufstellung inklusive Verteilungsschlüssel, die in der Versammlung beschlossen wird. (Pflicht des neuen Verwalters).
- Rechnungslegung: Dies ist die geordnete Zusammenstellung aller Einnahmen und Ausgaben sowie die Herausgabe der Belege. (Pflicht des alten Verwalters).
Der Ex-Verwalter muss sicherstellen, dass er über die in seiner Amtszeit verwalteten Gelder ordnungsgemäß Rechenschaft ablegt. Er muss die Buchhaltung so übergeben, dass der neue Verwalter in der Lage ist, darauf aufbauend die Jahresabrechnung zu erstellen. Tut er dies nicht oder sind die Unterlagen chaotisch, macht er sich schadensersatzpflichtig. Zudem muss er gegebenenfalls die Richtigkeit seiner Angaben an Eides statt versichern.
Ein sauberer Schnitt erfordert daher ein professionelles Übergabeprotokoll, in dem Datenübergabe, Belegprüfung und Kontostände dokumentiert sind.
Fazit: Was Sie als Eigentümer wissen sollten
Für den Verwalterwechsel in Ihrer WEG gibt es klare Leitlinien, die durch das aktuelle BGH-Urteil bestätigt wurden:
- Standard ist der neue Verwalter: Endet das Amt des alten Verwalters am 31.12., ist er gesetzlich nicht mehr verpflichtet, die Jahresabrechnung für das abgelaufene Jahr zu erstellen. Diese Pflicht fällt dem neuen Verwalter zu.
- Verträge prüfen: Wer möchte, dass der alte Verwalter die Abrechnung noch erledigt, muss dies zwingend und ausdrücklich im Verwaltervertrag regeln. Ohne Klausel gilt das Gesetz.
- Kooperation ist Pflicht: Der alte Verwalter muss zwar nicht abrechnen, aber er muss Rechenschaft ablegen und alle Daten und Belege ordentlich übergeben.
- Haftung der Gemeinschaft: Da die Pflicht zur Abrechnung bei der GdWE liegt, sollten Eigentümer darauf achten, dass der Übergang reibungslos funktioniert, um Verzögerungen bei der Abrechnungserstellung zu vermeiden.
Wenn in Ihrer Eigentümergemeinschaft ein Verwalterwechsel ansteht, lohnt sich ein Blick in den bestehenden Vertrag. Eine klare Regelung im Vorfeld erspart Diskussionen und sorgt dafür, dass die Abrechnung pünktlich auf dem Tisch liegt.
Haben Sie weitere Fragen zum Thema Verwalterwechsel oder zur WEG-Verwaltung? Kontaktieren Sie uns – das Team von Likka Immobilien hilft Ihnen gerne weiter.
