Das Protokoll der Eigentümerversammlung ist das Gedächtnis der Eigentümergemeinschaft. Dieser Ratgeber richtet sich an Wohnungseigentümer, Mitglieder des Verwaltungsbeirats und Käufer einer Eigentumswohnung, die ein Protokoll lesen, prüfen oder unterschreiben. Er erklärt die Grundsätze aus dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) und der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs (BGH).
Das Wichtigste in Kürze
- Über die Beschlüsse jeder Versammlung ist unverzüglich ein Protokoll aufzunehmen; ein Beschlussprotokoll genügt.
- Das Protokoll unterschreiben der Versammlungsleiter, ein Wohnungseigentümer und, falls vorhanden, der Beiratsvorsitzende.
- Die Anfechtungsfrist von einem Monat läuft ab der Versammlung, nicht ab Zugang des Protokolls (§ 45 WEG).
- Zusätzlich führt der Verwalter eine fortlaufend nummerierte Beschluss-Sammlung.
Protokoll Eigentümerversammlung: Pflicht nach § 24 Abs. 6 WEG
Über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse ist unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen. So steht es in § 24 Abs. 6 Satz 1 WEG. Ob man von Niederschrift, Versammlungsniederschrift oder Versammlungsprotokoll spricht, ist gleich. Jede Eigentümerversammlung braucht damit ein Protokoll gemäß § 24 Abs. 6 WEG.
Die Rolle des Protokolls der Eigentümerversammlung ist vor allem eine Beweisfunktion: Es dokumentiert, welche Entscheidungen die Eigentümerversammlung getroffen hat. Der Verwalter setzt die Beschlüsse anhand des Protokolls um, Gerichte lesen es bei einer Beschlussanfechtung als erstes Dokument, und Käufer erkennen daraus geplante Sanierungen und Sonderumlagen.
Verantwortlich für die Erstellung ist der Versammlungsleiter. Den Vorsitz führt der Verwalter, sofern die Wohnungseigentümerversammlung nichts anderes beschließt (§ 24 Abs. 5 WEG). Er kann einen Mitarbeiter oder ein Mitglied der Gemeinschaft als Protokollführer einsetzen, bleibt aber für die Protokollführung verantwortlich.
Die Pflicht gilt für jede WEG-Versammlung, auch für hybride Versammlungen, die seit der WEG-Reform 2020 möglich sind: Eigentümer können per Beschluss online teilnehmen (§ 23 Abs. 1 Satz 2 WEG). Seit dem 17. Oktober 2024 kann die Eigentümerversammlung auch rein virtuell stattfinden, wenn die Eigentümer das mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen für längstens drei Jahre beschließen (§ 23 Abs. 1a WEG). Seit der WEG-Reform 2020 entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG); eine Mindestzahl Anwesender für die Beschlussfähigkeit gibt es nicht mehr.
Wortlaut nach Gesetze im Internet, Bundesministerium der Justiz(6) Über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse ist unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen. Die Niederschrift ist von dem Vorsitzenden und einem Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, auch von dessen Vorsitzenden oder seinem Vertreter zu unterschreiben.
Inhalt: Was ins Protokoll einer Eigentümerversammlung gehört
Pflichtinhalt des Protokolls der Eigentümerversammlung sind die Beschlüsse. Nach dem BGH muss der Versammlungsleiter dafür sorgen, dass neben dem Abstimmungsergebnis auch das daraus folgende Beschlussergebnis zutreffend in das Protokoll aufgenommen wird (Beschluss vom 23. August 2001, V ZB 10/01).
Ein Beschluss entsteht erst, wenn der Versammlungsleiter das Ergebnis feststellt und verkündet. Diese Feststellung muss nicht ausdrücklich im Protokoll stehen; regelmäßig genügt ein eindeutiges protokolliertes Abstimmungsergebnis (V ZB 10/01). Auch ein abgelehnter Antrag ist ein Beschluss, ein Negativbeschluss.
In der Praxis ist für das Protokoll einer Eigentümerversammlung in der Regel dieser Inhalt üblich und empfehlenswert:
Kopf: Ort, Datum, Beginn und Ende, Name des Versammlungsleiters und des Protokollführers.
Feststellungen: ordnungsgemäße Einberufung mit Tagesordnung, anwesende und vertretene Eigentümer; die Anwesenheitsliste mit Vollmachten wird als Anlage beigefügt.
Tagesordnungspunkte: in der Reihenfolge der Tagesordnung der Einladung, je Punkt der Beschlussantrag im Wortlaut, die Abstimmungen mit Ja-Stimmen, Nein-Stimmen und Enthaltungen sowie das verkündete Ergebnis. Bei Punkten ohne Beschlussfassung, etwa einem Bericht des Verwalters, genügt eine kurze Zusammenfassung. Jeder Beschluss wird zu dem Punkt dokumentiert, unter dem er in der Einladung angekündigt war; zur Gültigkeit eines Beschlusses muss der Gegenstand bei der Einberufung bezeichnet sein (§ 23 Abs. 2 WEG). Ein Beschluss über einen nicht angekündigten Gegenstand ist nach herrschender Meinung nicht nichtig, aber auf Anfechtung für ungültig zu erklären.
Der Beschlusstext muss so eindeutig formuliert sein, dass auch ein späterer Käufer versteht, was gilt. Ein Beispiel: nicht „Dach wird saniert“, sondern Maßnahme, Auftragnehmer, Kostenrahmen und Finanzierung. Ein zweites Beispiel: Bei der Bestellung des Verwalters gehören Name, Beginn und Laufzeit ins Protokoll.
Beschlussprotokoll oder Ablaufprotokoll: Vorlage für die WEG-Versammlung
Ein Beschlussprotokoll (Ergebnisprotokoll) hält nur Anträge, Abstimmungsergebnisse und Beschlüsse fest. Ein Ablaufprotokoll gibt zusätzlich den Verlauf der Aussprache wieder. Ein Wortprotokoll schreibt das WEG nicht vor; das Beschlussprotokoll genügt, sofern Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung nichts anderes bestimmen. Die Wahl der Protokollart hängt also zuerst von der Gemeinschaftsordnung ab.
Erfahrungsgemäß ist das Beschlussprotokoll mit kurzen Zusammenfassungen strittiger Fragen die beste Lösung: Ein Beschlussprotokoll reduziert Missverständnisse, weil es klare Fakten festhält. Ein ausführliches Ablaufprotokoll ist aufwendiger und birgt mehr Streit über einzelne Formulierungen. Ehrverletzende Äußerungen gehören nach herrschender Meinung nicht ins Protokoll.
Eine Vorlage für das Protokoll der Eigentümerversammlung folgt dem Aufbau oben: Kopf, Feststellungen, je Tagesordnungspunkt Antrag und Ergebnis, Schluss mit Unterschriften. Eine solche Vorlage spart bei der Erstellung Zeit und verhindert, dass in der Niederschrift Abstimmungsergebnisse fehlen.
| Beschlussprotokoll | Ablaufprotokoll |
|---|---|
| Anträge, Abstimmungsergebnisse, Beschlüsse; gesetzlich ausreichend | Zusätzlich Verlauf der Aussprache; aufwendiger |
Unterschriften: Wer muss das Protokoll unterschreiben?
Nach § 24 Abs. 6 Satz 2 WEG unterschreiben der Vorsitzende, ein Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, dessen Vorsitzender oder sein Vertreter. Der unterschreibende Eigentümer sollte an der Versammlung teilgenommen haben, denn seine Unterschrift bestätigt den Ablauf aus eigener Anschauung. Ob der Beiratsvorsitzende zugleich als Eigentümer unterschreiben kann, ist eine umstrittene Frage (BGH, V ZR 178/11, Rn. 21).
Fehlt eine Unterschrift, bleiben die Beschlüsse nach herrschender Meinung wirksam; der Beweiswert des Protokolls sinkt aber. Anders bei einer qualifizierten Protokollierungsklausel: Macht die Gemeinschaftsordnung die Gültigkeit von Beschlüssen von Protokoll und bestimmten Unterschriften abhängig, ist ein Beschluss ohne sie auf Anfechtung für ungültig zu erklären. Zwei geforderte Eigentümer-Unterschriften müssen dann von zwei verschiedenen natürlichen Personen stammen (BGH, Urteil vom 30. März 2012, V ZR 178/11).
Ist bei einer solchen Klausel in der Versammlung nur der Verwalter anwesend, der zugleich Mehrheitseigentümer ist, genügt seine Unterschrift (BGH, Versäumnisurteil vom 25. September 2015, V ZR 203/14). Ob die Gemeinschaftsordnung eine solche Klausel enthält, ist eine Frage, die jeder Verwaltungsbeirat vor der Unterschrift klären sollte.
Eine notarielle Beglaubigung ist in der Regel nicht nötig. Ausnahme ist der Nachweis der Verwalterbestellung, etwa gegenüber dem Grundbuchamt: Dafür genügt nach § 26 Abs. 4 WEG eine Niederschrift über den Bestellungsbeschluss mit öffentlich beglaubigten Unterschriften.
Tipp: Vor der Unterschrift prüfen Gleichen Sie jeden Beschlusstext mit dem verlesenen Antrag und das Ergebnis mit Ihren Notizen ab.
Frist: Wann das Protokoll der Eigentümerversammlung vorliegen muss
Eine Frist in Tagen nennt das Gesetz nicht. „Unverzüglich“ heißt nach § 121 Abs. 1 BGB „ohne schuldhaftes Zögern“. Eine feste Tagesfrist, etwa „zwei Tage“ oder „eine Woche vor Fristablauf“, ergibt sich aus dem Gesetz nicht.
Für die Beschlussanfechtung zählt das Datum der Versammlung: Die Klage muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb von zwei Monaten begründet werden (§ 45 Satz 1 WEG). Ein spätes Protokoll verlängert diese Frist nicht; die Folgen trägt im Zweifel der Eigentümer, der abwartet. Wer bei der Eigentümerversammlung fehlte, sollte sich deshalb selbst beim Verwalter nach den Beschlüssen erkundigen. Mehr dazu in unserem Beitrag „Beschluss anfechten WEG: Fristen und Ablauf“.
Ein Recht auf Versand der Niederschrift haben Eigentümer nach dem Gesetz nicht; das Einsichtsrecht genügt. Viele Verwalterverträge sehen aber vor, dass die Verwaltung das Protokoll per E-Mail, Post oder Eigentümerportal zusendet. Ein digital erstelltes Protokoll kann die Verwaltung direkt nach der Versammlung versenden.
Fehler im Protokoll: Beweiswert und Berichtigung
Ein unterschriebenes Versammlungsprotokoll ist eine Privaturkunde. Es beweist nach § 416 ZPO nur, dass die Unterzeichner die Erklärungen abgegeben haben, nicht dass der Inhalt richtig ist. Wer Fehler sieht, kann sie mit Zeugen oder eigenen Notizen widerlegen.
Eigentümer sollten Fehler im Protokoll der Eigentümerversammlung schriftlich bei der Verwaltung rügen und eine Berichtigung verlangen. Am einfachsten gelingt das, bevor alle Unterschriften geleistet sind, oder in der nächsten Eigentümerversammlung. Nach herrschender Meinung besteht ein Anspruch auf Berichtigung; gerichtlich durchsetzbar ist er nach der Rechtsprechung der Instanzgerichte nur, wenn die Änderung rechtliche Bedeutung für den Eigentümer hat.
Hat der Versammlungsleiter in der Versammlung ein falsches Ergebnis verkündet, hilft keine Berichtigung. Der verkündete Beschluss gilt, bis ein Gericht ihn auf Anfechtungsklage für ungültig erklärt (§ 23 Abs. 4 Satz 2 WEG).
Beschluss-Sammlung, Einsicht und Aufbewahrung
Neben dem Protokoll ist eine Beschluss-Sammlung zu führen (§ 24 Abs. 7 WEG). Sie enthält nur den Wortlaut der verkündeten Beschlüsse, der Umlaufbeschlüsse und der Urteilsformeln gerichtlicher Entscheidungen aus Verfahren nach § 43 WEG, jeweils mit Ort und Datum, soweit sie nach dem 1. Juli 2007 ergangen sind. Jede Eintragung ist fortlaufend zu nummerieren und unverzüglich vorzunehmen; Anfechtung oder Aufhebung wird vermerkt. Anders als das Protokoll enthält die Beschluss-Sammlung keine Abstimmungen und keine Anwesenheit, sondern nur die Beschlüsse selbst.
Die Beschluss-Sammlung führt der Verwalter; fehlt er, der Versammlungsleiter (§ 24 Abs. 8 WEG). Für Käufer gehört sie zu den wichtigsten Unterlagen, denn Beschlüsse wirken gegen einen Erwerber auch ohne Grundbucheintragung (§ 10 Abs. 3 Satz 2 WEG).
Jeder Wohnungseigentümer hat das Recht, Einsicht in die Verwaltungsunterlagen zu verlangen, also auch in alle Protokolle mit Anwesenheitslisten (§ 18 Abs. 4 WEG). In die Beschluss-Sammlung darf zusätzlich ein vom Eigentümer ermächtigter Dritter Einsicht nehmen, etwa ein Kaufinteressent (§ 24 Abs. 7 Satz 8 WEG). Einzelheiten stehen im Beitrag zum Einsichtsrecht in Verwaltungsunterlagen; welche Dokumente Käufer verlangen, zeigt Wohnung verkaufen: Diese Verwalterunterlagen brauchen Sie.
Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Protokolle gibt es nicht. Weil Beschlüsse unbefristet gelten können, empfiehlt sich eine dauerhafte Aufbewahrung aller Protokolle und Unterlagen zur Protokollierung. Beim Verwalterwechsel muss der bisherige Verwalter Protokolle und Beschluss-Sammlung herausgeben. Als Hausverwaltung mit Büros in München, Fürstenfeldbruck und Landsberg führen wir Protokolle und Beschluss-Sammlung für Wohnungseigentümergemeinschaften digital; mehr zur WEG-Verwaltung.
Wortlaut nach Gesetze im Internet, Bundesministerium der Justiz(8) Die Beschluss-Sammlung ist von dem Verwalter zu führen. Fehlt ein Verwalter, so ist der Vorsitzende der Wohnungseigentümerversammlung verpflichtet, die Beschluss-Sammlung zu führen, sofern die Wohnungseigentümer durch Stimmenmehrheit keinen anderen für diese Aufgabe bestellt haben.
Häufige Fragen
Wie lange nach der Eigentümerversammlung muss das Protokoll vorliegen?
Unverzüglich, also ohne schuldhaftes Zögern. Eine feste Zahl von Tagen nennt das Gesetz nicht; das Protokoll sollte deutlich vor Ablauf der Monatsfrist für die Anfechtung vorliegen.
Rechtsgrundlage: § 24 Abs. 6 WEG; § 121 BGB
Wie muss das Protokoll einer Eigentümerversammlung aussehen?
Eine feste Form schreibt das Gesetz nicht vor, das ist eine Frage der Zweckmäßigkeit. Bewährt hat sich ein Beschlussprotokoll mit Kopf, Feststellungen, für alle Tagesordnungspunkte Antrag, Ja-Stimmen, Nein-Stimmen, Enthaltungen und Ergebnis sowie den Unterschriften.
Rechtsgrundlage: § 24 Abs. 6 WEG
Muss ein Protokoll der Eigentümerversammlung notariell beglaubigt werden?
Nein. Öffentlich beglaubigte Unterschriften braucht man nur, wenn das Protokoll die Verwalterbestellung etwa gegenüber dem Grundbuchamt nachweisen soll.
Rechtsgrundlage: § 26 Abs. 4 WEG
Was passiert, wenn eine Unterschrift fehlt?
Die Beschlüsse bleiben in der Regel wirksam, der Beweiswert sinkt. Verlangt die Gemeinschaftsordnung die Unterschriften als Gültigkeitsvoraussetzung, sind die Beschlüsse auf Anfechtung für ungültig zu erklären.
Rechtsgrundlage: BGH V ZR 178/11
Wer darf das Protokoll und die Beschluss-Sammlung einsehen?
Jeder Wohnungseigentümer. In die Beschluss-Sammlung darf auch ein Dritter schauen, den ein Eigentümer ermächtigt hat.
Rechtsgrundlage: § 18 Abs. 4, § 24 Abs. 7 WEG
Wie lange muss das Protokoll der Eigentümerversammlung aufbewahrt werden?
Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. Da Beschlüsse dauerhaft gelten können, sollten Protokolle unbefristet aufbewahrt werden.
Was passiert bei Fehlern im Protokoll der Eigentümerversammlung?
Eigentümer können eine Berichtigung verlangen. Bei einem falsch verkündeten Ergebnis hilft nur die Anfechtungsklage innerhalb eines Monats.
Rechtsgrundlage: §§ 23 Abs. 4, 45 WEG
Rechtsgrundlage: §§ 10, 18, 23, 24, 25, 26, 45 WEG; § 121 BGB; § 416 ZPO; BGH V ZB 10/01, V ZR 178/11, V ZR 203/14
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