Außerordentliche Eigentümerversammlung: Wann und wie sie einberufen wird

Die ordentliche Eigentümerversammlung findet in der Regel einmal im Jahr statt. Zwischen zwei Terminen entstehen in der Wohnungseigentümergemeinschaft aber oft Fragen, die nicht warten können: ein Rohrbruch, Schimmelbefall am Gemeinschaftseigentum, ein Verwalter, der abberufen werden soll, oder eine Lücke in der Kasse. Dann braucht es eine außerordentliche Eigentümerversammlung. Das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) kennt den Begriff nicht, regelt aber in § 24 WEG genau, wann die Hausverwaltung einberufen muss und wer einspringt, wenn sie es nicht tut.

Außerordentliche Eigentümerversammlung: Begriff und Voraussetzungen

Dieser Leitfaden richtet sich an Eigentümer einer Wohnung in einer Wohnanlage, an Mitglieder im Verwaltungsbeirat und an kleine Gemeinschaften, die eine außerordentliche Eigentümerversammlung anstoßen, vorbereiten oder selbst einberufen wollen. Er zeigt vor allem Gründe, Voraussetzungen, Einberufung, Einladung, Ladungsfrist, Durchführung und Kosten, jeweils mit der Vorschrift aus dem WEG.

Nach § 24 Abs. 1 WEG beruft der Verwalter die Versammlung der Wohnungseigentümer mindestens einmal im Jahr ein. Diese jährliche Versammlung heißt in der Praxis ordentliche Eigentümerversammlung. Jede weitere Versammlung im selben Jahr ist eine außerordentliche Eigentümerversammlung, oft auch außerordentliche Versammlung oder Sonderversammlung genannt.

Rechtlich gibt es zwischen beiden keinen Unterschied. Für die außerordentliche Eigentümerversammlung gelten dieselben gesetzlichen Vorgaben zu Einladung, Tagesordnung, Versammlungsleitung, Abstimmung und Protokoll. Die Beschlüsse einer außerordentlichen Eigentümerversammlung binden alle Eigentümer genauso wie die Beschlüsse der ordentlichen Eigentümerversammlung, auch wer nicht teilgenommen hat.

Wie oft eine WEG Versammlungen abhält, regelt das Gesetz nur als Untergrenze: Der Verwalter muss die Versammlung mindestens einmal im Jahr einberufen (§ 24 Abs. 1 WEG), weitere Versammlungen sind jederzeit möglich. Für die Verwaltung der Eigentümergemeinschaft ist die Einberufung einer außerordentlichen WEG Versammlung vor allem bei Entscheidungen wichtig, die keinen Aufschub dulden; Themen und Tagesordnung stehen dann in der Einladung per E-Mail oder Brief.

Voraussetzungen: Eine außerordentliche Eigentümerversammlung ist immer möglich, wenn der Hausverwalter sie für nötig hält. Sie muss stattfinden, wenn mehr als ein Viertel der Eigentümer sie verlangt oder die Gemeinschaftsordnung es vorsieht (§ 24 Abs. 2 WEG). Einen besonderen Grund nennt das Gesetz nicht; in der Regel geht es aber um Angelegenheiten der Wohnungseigentümergemeinschaft, die nicht bis zur nächsten ordentlichen Versammlung warten können. Die außerordentliche Versammlung ist also ein normales Mittel der Verwaltung.

Alternative Umlaufbeschluss: Ohne Versammlung ist ein Beschluss nur gültig, wenn alle Wohnungseigentümer in Textform zustimmen (§ 23 Abs. 3 WEG). Für einen einzelnen Gegenstand können die Eigentümer vorher beschließen, dass die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt. Fehlt dieser Beschluss und stimmt ein Eigentümer nicht zu, bleibt als Instrument nur die außerordentliche Eigentümerversammlung.

Gründe: Wann eine außerordentliche Eigentümerversammlung nötig ist

Typische Gründe für eine außerordentliche Eigentümerversammlung sind in der Praxis vor allem drei Themen: Schäden am Gebäude und am Gemeinschaftseigentum, Probleme mit der Hausverwaltung und Entscheidungen über Geld. Dazu kommen Situationen, in denen die Eigentümergemeinschaft schnell handeln muss, etwa wegen einer Frist.

Rohrbruch, Schimmelbefall, Sturmschaden: Für die Notreparatur braucht es nicht immer eine außerordentliche Eigentümerversammlung. Der Verwalter darf und muss Maßnahmen treffen, die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind (§ 27 Abs. 1 Nr. 2 WEG). Jeder Eigentümer darf ohne Zustimmung der anderen die Maßnahmen treffen, die zur Abwendung eines dem gemeinschaftlichen Eigentum unmittelbar drohenden Schadens notwendig sind (§ 18 Abs. 3 WEG).

Nach einem Rohrbruch stoppt der Hausverwalter also sofort das Wasser und beauftragt die Trocknung. Die eigentliche Sanierung, etwa neue Steigleitungen oder die Beseitigung von Schimmelbefall in mehreren Wohnungen, beschließt dann die Eigentümergemeinschaft. Kostet sie viel Geld oder betrifft der Rohrbruch das ganze Gebäude, ist eine außerordentliche Eigentümerversammlung in der Regel der richtige Weg.

Verwalter abberufen: Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden; der Vertrag mit ihm endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 WEG). Einen wichtigen Grund braucht es seit der WEG-Reform nicht mehr; die Abberufung ist jederzeit und ohne Angabe von Gründen möglich, etwa nach einem Verlust des Vertrauens. Abberufung und Neubestellung einer neuen Hausverwaltung gehören deshalb oft auf eine außerordentliche Eigentümerversammlung; für die Eigentümergemeinschaft ist das vor allem eine Frage der Zeit. Den Ablauf erklärt der Beitrag Verwalter abberufen.

Nach der Abberufung muss der bisherige Verwalter herausgeben, was er zur Ausführung seines Auftrags erhalten hat (§ 667 BGB), also vor allem die Verwaltungsunterlagen. Auch der Rücktritt des Verwalters, also die Niederlegung seines Amtes, macht eine Neubestellung und damit oft eine außerordentliche Eigentümerversammlung nötig.

Über die Bestellung und Abberufung des Verwalters beschließen die Wohnungseigentümer (§ 26 Abs. 1 WEG), und zwar mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Für die WEG Verwaltung heißt das: Ohne Beschluss einer ordentlichen oder außerordentlichen WEG Versammlung wechselt der Verwalter nicht. Streit über die Herausgabe der Unterlagen oder die Vergütung bis zum Vertragsende endet in der Praxis gelegentlich vor Gericht.

Sonderumlage und Finanzen: Reichen Hausgeld und Erhaltungsrücklage nicht, beschließen die Eigentümer über zusätzliche Vorschüsse (§ 28 Abs. 1 WEG). Gerade bei einem unerwarteten Schaden oder Zahlungsausfällen ist eine Sonderumlage ein häufiger Grund. Höhe und Verteilung erklärt unser Beitrag „Sonderumlage in der WEG“.

Weitere Themen sind ein Wirtschaftsplan, der zu Beginn des Jahres fehlt, ein Rechtsstreit der Gemeinschaft, eine gekündigte Versicherung, bauliche Veränderungen mit kurzer Förderfrist oder ein Angebot eines Handwerkers, das nur kurz gilt.

Außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen: das Verlangen

Wie kann man eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen? Als einzelner Eigentümer zunächst gar nicht selbst, sondern über die Hausverwaltung. Der Verwalter muss die außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen, wenn dies in Textform unter Angabe des Zwecks und der Gründe von mehr als einem Viertel der Wohnungseigentümer verlangt wird (§ 24 Absatz 2 WEG). Dasselbe gilt in den Fällen, die die Eigentümer in der Gemeinschaftsordnung vereinbart haben.

Gezählt wird nach herrschender Meinung nach Köpfen, nicht nach Miteigentumsanteilen. Bei 20 Eigentümern müssen also mindestens sechs das Verlangen unterstützen; fünf sind genau ein Viertel und reichen nicht. „Mindestens 25 Prozent“ genügt also nicht, es müssen mehr sein.

Textform heißt: eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, die den Erklärenden nennt (§ 126b BGB). Eine E-Mail oder ein Brief genügt. Zweck und Gründe sollten so konkret sein, dass der Hausverwalter daraus die Tagesordnung für die Einladung bilden kann, zum Beispiel „Abberufung des Verwalters wegen fehlender Jahresabrechnung 2025“.

Wie Sie Unterstützer sammeln und das Verlangen nach einer außerordentlichen Eigentümerversammlung formulieren, zeigt der Beitrag Eigentümerversammlung einberufen.

Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung: wer einlädt

Für die Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung ist der Verwalter zuständig. Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, kann die Versammlung auch durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder einen durch Beschluss ermächtigten Wohnungseigentümer einberufen werden (§ 24 Abs. 3 WEG). Die Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung durch diese Personen ist also die Ausnahme.

Der Verwaltungsbeirat als Gremium hat kein eigenes Einberufungsrecht; es liegt beim Vorsitzenden und seinem Vertreter. Ein einfaches Mitglied im Verwaltungsbeirat darf nicht einladen, auch kein Mitglied, das den Wunsch vieler Eigentümer vertritt. Eine pflichtwidrige Weigerung liegt in der Praxis auch dann nahe, wenn der Verwalter auf ein ordnungsgemäßes Verlangen nach einer angemessenen Frist nicht reagiert. Den Zugang des Verlangens sollten Sie deshalb belegen können.

Einzelner Eigentümer: Kann ein Eigentümer eine außerordentliche Eigentümerversammlung selbst einberufen? Ohne Ermächtigung nein. Der BGH hat schon zum alten Recht entschieden, dass das Einberufungsrecht beim Verwalter oder in den Fällen dieser Vorschrift beim Beiratsvorsitzenden liegt; Eigentümer selbst dürfen nur einberufen, wenn alle Wohnungseigentümer einvernehmlich einladen (BGH, Urteil vom 10. Juni 2011, Az. V ZR 222/10).

Lädt eine unbefugte Person ein, sind die Beschlüsse der außerordentlichen Eigentümerversammlung in der Regel anfechtbar. Fehlt ein Verwalter ganz, helfen die Beiträge WEG ohne Verwalter und Verwalter gerichtlich bestellen.

Einladung zur außerordentlichen Eigentümerversammlung: Ladungsfrist und Form

Die Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung erfolgt in Textform, also zum Beispiel per E-Mail oder Brief. Die Frist der Einberufung soll, sofern nicht ein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt, mindestens drei Wochen betragen (§ 24 Abs. 4 WEG). Für die Einladung zur außerordentlichen Eigentümerversammlung gilt damit dieselbe Ladungsfrist wie für die Einladung zur ordentlichen Versammlung, keine kürzere.

Ältere Angaben wie eine Woche oder zwei Wochen für die Einladung zur außerordentlichen Eigentümerversammlung stammen aus der Zeit vor der WEG-Reform zum 1. Dezember 2020 oder sind schlicht falsch. Wer heute zur außerordentlichen Eigentümerversammlung kürzer einlädt, braucht einen besonderen Grund.

Besondere Dringlichkeit: Eine kürzere Ladungsfrist ist nur gerechtfertigt, wenn ein Abwarten der drei Wochen der Gemeinschaft schaden würde, etwa bei einem Schaden, der sich ausbreitet, oder einer Frist, die abläuft. Eine feste Zahl von Tagen nennt das Gesetz nicht. Ein bloß bequemerer Termin genügt nicht; die Einladung zur außerordentlichen Eigentümerversammlung sollte den Grund für die Verkürzung nennen.

Weil § 24 Abs. 4 WEG eine Soll-Vorschrift ist, macht eine zu kurze Ladungsfrist Beschlüsse nach herrschender Meinung nicht nichtig, sondern nur anfechtbar. Erfolg hat die Anfechtung in der Regel nur, wenn der Fehler sich auf das Ergebnis ausgewirkt haben kann. Selbst die unterbliebene Einladung eines Eigentümers führt nach dem BGH regelmäßig nur zur Anfechtbarkeit (BGH, Urteil vom 20. Juli 2012, Az. V ZR 235/11).

Inhalt der Einladung: In der Praxis nennt die Einladung zur außerordentlichen Eigentümerversammlung Datum, Uhrzeit, Ort und die Tagesordnung, bei Bedarf auch Hinweise zur Vollmacht und zur Online-Teilnahme. Unterlagen wie Angebote gehören als Anlage zur Einladung. Zur Gültigkeit eines Beschlusses ist erforderlich, dass der Gegenstand bei der Einberufung bezeichnet ist (§ 23 Abs. 2 WEG). Jeder Punkt der Tagesordnung sollte deshalb so genau beschrieben sein, dass jeder Eigentümer weiß, worüber er abstimmt, bei einer Sonderumlage also mit Betrag und Zweck.

Eine feste Frist für Wünsche zur Tagesordnung nennt das Gesetz nicht; in der Praxis bittet die Hausverwaltung vor der Einladung um Themen. Themen müssen aber vor dem Versand bei der Hausverwaltung eingehen, damit sie in der Einladung zur außerordentlichen Eigentümerversammlung stehen. Was nicht angekündigt ist, kann dort nur besprochen, nicht beschlossen werden.

Verwalter lädt nicht ein: Beschlussersetzungsklage

Gibt es keinen Beirat mit Vorsitzendem und keinen ermächtigten Eigentümer, fehlt jemand, der zur außerordentlichen Eigentümerversammlung einladen darf. Für die Ermächtigung bräuchte man aber gerade einen Beschluss. Aus diesem Kreislauf führt das Gericht.

Unterbleibt eine notwendige Beschlussfassung, kann das Gericht auf Klage eines Wohnungseigentümers den Beschluss fassen (Beschlussersetzungsklage, § 44 Abs. 1 Satz 2 WEG). Nach herrschender Meinung kann ein Eigentümer in solchen Angelegenheiten auf diesem Weg erreichen, dass das Gericht ihn zur Einberufung ermächtigt. Die Klage richtet sich gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (§ 44 Abs. 2 WEG). Schon zum alten Recht hat der BGH auf die Ermächtigung durch das Gericht verwiesen, gegebenenfalls im Wege einer einstweiligen Verfügung (V ZR 222/10).

Vorbefassung: Die Beschlussersetzungsklage ist grundsätzlich nur zulässig, wenn sich der Kläger vorher um die Beschlussfassung der Versammlung bemüht hat. Entbehrlich ist das nach dem BGH nur, wenn mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit feststeht, dass der Antrag in der Versammlung keine Mehrheit findet (BGH, Urteil vom 14. Februar 2025, Az. V ZR 86/24). Ein dokumentiertes Verlangen nach Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung ist deshalb auch für einen späteren Prozess wichtig.

Keine Versammlung im ganzen Jahr: Muss eine Eigentümerversammlung stattfinden? Ja, mindestens einmal im Jahr (§ 24 Abs. 1 WEG). Findet keine statt, fehlen wichtige Entscheidungen, etwa über Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung (§ 28 WEG). Für den Verwalter ist das in der Regel eine Pflichtverletzung und ein möglicher Grund für die Abberufung. Weil der Weg vom Einzelfall abhängt, ist vor einer Klage eine anwaltliche Beratung sinnvoll.

Durchführung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung: Ablauf und Protokoll

Für die Durchführung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung gelten keine Besonderheiten; Ablauf und Inhalt entsprechen der ordentlichen Eigentümerversammlung. Den Vorsitz führt der Verwalter, sofern die Versammlung nichts anderes beschließt (§ 24 Abs. 5 WEG). Lädt der Beiratsvorsitzende ein, bestimmen die Eigentümer zu Beginn in der Regel per Mehrheit, wer die außerordentliche Eigentümerversammlung leitet.

Beschlussfähigkeit: Seit der WEG-Reform zum 1. Dezember 2020 ist jede Versammlung beschlussfähig, unabhängig davon, wie viele Eigentümer teilnehmen (BT-Drucksache 19/18791, S. 73). Beschlüsse fasst die außerordentliche Eigentümerversammlung mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG); auch Entscheidungen über bauliche Veränderungen brauchen keine qualifizierte Mehrheit (§ 20 Abs. 1 WEG).

Anwesenheitsliste: Eine Pflicht zur Anwesenheitsliste nennt das Gesetz nicht. In der Praxis ist sie üblich, weil sie Vollmachten und Mehrheiten nachvollziehbar macht. Vollmachten bedürfen der Textform (§ 25 Abs. 3 WEG).

Protokoll: Über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse ist unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen (§ 24 Abs. 6 WEG). Eine feste Frist in Tagen gibt es nicht. Außerdem trägt der Hausverwalter die Beschlüsse in die Beschluss-Sammlung ein (§ 24 Abs. 7 und 8 WEG). Wer einen Beschluss der außerordentlichen Eigentümerversammlung anfechten will, muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung klagen (§ 45 WEG).

Online und hybrid: Die Durchführung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung lässt sich oft schneller organisieren, wenn Eigentümer online teilnehmen können. Die Wohnungseigentümer können beschließen, dass Eigentümer an der Versammlung auch ohne Anwesenheit an deren Ort teilnehmen und ihre Rechte im Wege elektronischer Kommunikation ausüben können (§ 23 Abs. 1 Satz 2 WEG).

Diese Möglichkeit setzt einen Beschluss voraus, der vorher gefasst ist; die Hausverwaltung kann sie nicht allein für die außerordentliche Eigentümerversammlung anordnen. Eine rein virtuelle Versammlung braucht einen Beschluss mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen (§ 23 Abs. 1a WEG). Einzelheiten erklärt der Beitrag Virtuelle Eigentümerversammlung, den Ablauf Schritt für Schritt unser Beitrag „Ablauf der Eigentümerversammlung“.

Kosten: Wer zahlt die außerordentliche Versammlung?

Die Kosten einer außerordentlichen Eigentümerversammlung sind Kosten der Verwaltung der Wohnungseigentümergemeinschaft. Sie trägt jeder Wohnungseigentümer nach dem Verhältnis seines Miteigentumsanteils, sofern keine andere Verteilung vereinbart oder beschlossen ist (§ 16 Abs. 2 WEG). Das gilt auch, wenn nur ein Teil der Eigentümer die außerordentliche Eigentümerversammlung verlangt hat.

In der Praxis fallen zusätzliche Kosten an, etwa für Raummiete, Versand der Einladung, gegebenenfalls Technik für Online-Teilnehmer und die Vergütung der Hausverwaltung für Vorbereitung, Durchführung und Protokollierung. Viele Verwalterverträge sehen eine Jahresversammlung in der Grundvergütung vor und für jede weitere Versammlung eine gesonderte Vergütung. Feste Pauschalbeträge, wie sie im Internet kursieren, sind ohne Blick in den Verwaltervertrag nicht belastbar.

Die Eigentümer können für einzelne Kosten eine abweichende Verteilung beschließen (§ 16 Abs. 2 Satz 2 WEG), etwa wenn ein Eigentümer die außerordentliche Eigentümerversammlung allein wegen seiner eigenen baulichen Veränderung braucht. Das Wichtigste vorab: Prüfen Sie den Verwaltervertrag, bevor Sie die außerordentliche Eigentümerversammlung verlangen.

Als Hausverwaltung mit Büros in München, Fürstenfeldbruck und Landsberg laden wir zu einer außerordentlichen Eigentümerversammlung ein, sobald ein dringender Anlass oder ein Verlangen der Eigentümer vorliegt; mehr zu unserer Rolle in der WEG-Verwaltung.

Tipp: Tipp: Kosten vorher klären Werfen Sie vor dem Verlangen einer außerordentlichen Eigentümerversammlung einen Blick in den Verwaltervertrag. Steht dort eine Zusatzvergütung für weitere Versammlungen, lässt sich die außerordentliche Versammlung oft mit einem ohnehin nötigen Thema verbinden.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlage: §§ 16, 18, 20, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 44, 45 WEG; §§ 126b, 667 BGB; BGH, Urteile vom 10.06.2011 – V ZR 222/10, 20.07.2012 – V ZR 235/11 und 14.02.2025 – V ZR 86/24

Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.