Erste Eigentümerversammlung nach dem Neubau: Tagesordnung und Rechte

Die Schlüssel sind übergeben, die ersten Nachbarn ziehen ein, und dann kommt die Einladung zur ersten Eigentümerversammlung. Dieser Ratgeber richtet sich an Käufer einer Eigentumswohnung im Neubau, an künftige Mitglieder im Verwaltungsbeirat und an Kapitalanleger, die eine Immobilie in einer neuen Wohnanlage erworben haben. Er gibt einen Überblick auf Grundlage von Wohnungseigentumsgesetz (WEG) und Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs: wann Gemeinschaft und Stimmrechte entstehen, welche Rechte und Pflichten Erwerber haben, welche Punkte auf die Tagesordnung gehören und welche Tipps bei Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung helfen.

Erste Eigentümerversammlung: das Fundament der neuen Gemeinschaft

Zum Einstieg: Die Eigentümerversammlung, auch WEG Versammlung genannt, ist das zentrale Organ der Gemeinschaft und sichert ihre Funktionsfähigkeit. Angelegenheiten, über die die Eigentümer durch Beschluss entscheiden können, werden durch Beschlüsse in einer Versammlung geordnet (§ 23 Abs. 1 WEG).

In einer Bestandsanlage geht es in der Versammlung meist um Fortschreibung: Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan, einzelne Reparaturen. Die erste Eigentümerversammlung nach dem Neubau ist anders. Hier legen die Eigentümer das Fundament und die Strukturen, die das Zusammenleben in der Wohnungseigentümergemeinschaft für viele Jahre prägen.

Bis zu dieser Versammlung hat in der Regel der Bauträger alles in der Hand. Er hat die Teilungserklärung mit der Gemeinschaftsordnung verfasst, oft den ersten Verwalter bestimmt und Verträge für Versicherung, Hausmeister oder Wartung vorbereitet. Ab dem Moment, in dem die erste Eigentümerversammlung tagt, übernehmen die Eigentümer selbst die Verantwortung für alle Entscheidungen, denn die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums obliegt der Gemeinschaft (§ 18 Abs. 1 WEG).

Die Herausforderung: Es fehlen Erfahrungswerte. Wer gut informiert ist, vermeidet Fehler, die später nur mit Aufwand zu korrigieren sind, etwa ein zu knappes Hausgeld, eine fehlende Erhaltungsrücklage, einen Verwaltervertrag, der vor allem im Interesse des Bauträgers liegt, oder Mängel, die am Bau entstehen und deren Verjährung unbemerkt läuft.

Gründung der WEG: Wann die Wohnungseigentümergemeinschaft entsteht

Seit der WEG Reform zum 1. Dezember 2020 ist der Zeitpunkt klar geregelt. Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) entsteht mit Anlegung der Wohnungsgrundbücher, und das gilt ausdrücklich auch dann, wenn ein Bauträger als teilender Eigentümer das Grundstück nach § 8 WEG aufteilt (§ 9a Abs. 1 Satz 2 WEG). Die Wohnungseigentümergemeinschaft existiert also schon, bevor die erste Wohnung verkauft ist.

Für Käufer wichtig ist § 8 Abs. 3 WEG. Wer einen durch Vormerkung gesicherten Anspruch auf Übertragung seiner Wohnung hat und dem der Besitz an den Räumen übergeben wurde, gilt gegenüber der Gemeinschaft bereits als Wohnungseigentümer. Diese werdenden Eigentümer haben Rechte und Pflichten wie alle Miteigentümer: Sie dürfen an der Versammlung teilnehmen, abstimmen und müssen Hausgeld zahlen, auch wenn ihre Eintragung im Grundbuch noch aussteht.

Für Wohnungen, die noch nicht verkauft oder übergeben sind, bleibt der Bauträger Eigentümer. Er ist deshalb Mitglied der Gemeinschaft und in der Versammlung grundsätzlich stimmberechtigt. Welches Gewicht seine Stimme hat, bestimmen die Regelungen der Gemeinschaftsordnung; dazu mehr im Abschnitt zu Abnahme und Mängeln.

Einladung zur Eigentümerversammlung: Form, Frist und Tagesordnung

Die Versammlung wird von dem Verwalter mindestens einmal im Jahr einberufen (§ 24 Abs. 1 WEG). Einen gesetzlich festgelegten Termin für die erste Eigentümerversammlung gibt es nicht. In der Praxis verschickt der Verwalter die Einladung, sobald ein großer Teil der Wohnungen übergeben ist, damit möglichst viele Erwerber an den Entscheidungen mitwirken.

Die Einladung erfolgt in Textform, also per Brief oder per E-Mail (§ 24 Abs. 4 Satz 1 WEG, § 126b BGB). Die Frist soll mindestens drei Wochen betragen, sofern kein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt (§ 24 Abs. 4 Satz 2 WEG). Die Tagesordnung in der Einladung muss jeden Beschlussgegenstand so bezeichnen, dass die Eigentümer erkennen, worüber entschieden wird; fehlt das, ist ein Beschluss dazu angreifbar (§ 23 Abs. 2 WEG).

Fehler bei der Einladung führen in der Regel nicht zur Nichtigkeit der Beschlüsse. Selbst die unterbliebene Einladung eines Eigentümers macht die Beschlüsse regelmäßig nur anfechtbar (BGH, Urteil vom 20. Juli 2012, V ZR 235/11). Eine sorgfältige Einladung schließt formelle Anfechtungsgründe aus, inhaltliche Fehler der Beschlüsse heilt sie aber nicht.

Mehr als ein Viertel der Eigentümer kann die Einberufung in Textform unter Angabe des Zwecks und der Gründe verlangen (§ 24 Abs. 2 WEG). Gibt es keinen Verwalter, fehlt im Neubau zunächst auch der Beirat, der nach § 24 Abs. 3 WEG die Einladung verschicken könnte. Wie Eigentümer dann vorgehen, zeigen die Beiträge Eigentümerversammlung einberufen und WEG ohne Verwalter.

Tagesordnung der ersten Eigentümerversammlung: Verwalter, Beirat und WEG Verwaltung

Versammlungsleitung. Den Vorsitz führt der Verwalter, sofern die Versammlung nichts anderes beschließt (§ 24 Abs. 5 WEG). Ist der Erstverwalter eng mit dem Bauträger verbunden, kann es aus gutem Grund sinnvoll sein, für einzelne Punkte der Tagesordnung eine andere Leitung zu wählen.

Verwalter bestätigen oder neu wählen. Die erste Bestellung nach der Begründung von Wohnungseigentum ist auf höchstens drei Jahre begrenzt (§ 26 Abs. 2 Satz 1 WEG). Der Erstverwalter kann jederzeit abberufen werden; sein Vertrag endet spätestens sechs Monate danach (§ 26 Abs. 3 WEG). Viele Gemeinschaften nutzen die erste Eigentümerversammlung, um Aufgaben und Inhalt des Verwaltervertrags zu prüfen, Vergleichsangebote einzuholen und bewusst über die WEG Verwaltung zu entscheiden. Seit dem 1. Dezember 2023 kann jeder Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangen (§ 19 Abs. 2 Nr. 6, § 26a WEG). Sucht der Bauträger den Hausverwalter aus, drohen Interessenkonflikte; sie beschreibt der Beitrag Erstverwalter vom Bauträger.

Verwaltungsbeirat wählen. Eine Pflicht zur Wahl besteht nicht: Eigentümer können durch Beschluss zum Mitglied des Verwaltungsbeirats bestellt werden (§ 29 Abs. 1 WEG), vorgeschrieben ist das nur, wenn die Gemeinschaftsordnung es verlangt. Zu den Aufgaben des Verwaltungsbeirats gehört es, den Verwalter zu unterstützen und zu überwachen; Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung soll er vor der Beschlussfassung prüfen (§ 29 Abs. 2 WEG). Gegenüber dem Verwalter vertritt der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats die Gemeinschaft (§ 9b Abs. 2 WEG). Gerade im Neubau ist ein engagierter Verwaltungsbeirat wertvoll, weil er Mängellisten bündeln und den Kontakt zum Bauträger begleiten kann; mehr dazu im Beitrag „Beirat wählen“.

Hausgeld, Erhaltungsrücklage und Versicherungen: die Finanzen von Anfang an

Wirtschaftsplan und Hausgeld. Die Eigentümer beschließen über die Vorschüsse zur Kostentragung und zu den Rücklagen; die Erstellung des Wirtschaftsplans für jedes Kalenderjahr gehört zu den Aufgaben des Verwalters (§ 28 Abs. 1 WEG). Der Wirtschaftsplan enthält außerdem die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben des Jahres. Ob die erste Eigentümerversammlung das schon beschließt, schreibt das Gesetz nicht vor; ohne Beschluss über die Vorschüsse fehlt aber die Grundlage für das Hausgeld. Die Kosten tragen die Eigentümer grundsätzlich nach Miteigentumsanteilen, für einzelne Kosten kann ein anderer Schlüssel beschlossen werden (§ 16 Abs. 2 WEG). Das Gemeinschaftsvermögen gehört der Gemeinschaft (§ 9a Abs. 3 WEG); in der Praxis eröffnet der Verwalter dafür ein eigenes WEG Konto auf den Namen der Gemeinschaft, getrennt von seinem eigenen Vermögen.

Im ersten Jahr fehlen Erfahrungswerte, welche Kosten für Heizung, Wasser und Hausmeister entstehen. In der Praxis lohnt es sich, die Ansätze vorab kritisch zu prüfen; das erspart Diskussionen, denn ein zu niedrig angesetztes Hausgeld führt später zu Nachzahlungen. Ob der Bauträger für unverkaufte Wohnungen zahlen muss, erklärt der Beitrag Bauträger-Hausgeld und Stundung.

Erhaltungsrücklage. Zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehört die Ansammlung einer angemessenen Erhaltungsrücklage (§ 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG), früher Instandhaltungsrücklage genannt. Im Neubau beginnt sie bei null. Sie sollte von Anfang an wachsen, denn Dach, Aufzug, Heizung und Tiefgarage altern ab dem ersten Tag. Wie hoch sie sein sollte, zeigt der Beitrag Erhaltungsrücklage: was ist angemessen?.

Hausordnung, Versicherungen und Verträge. Ebenfalls zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehören die Aufstellung einer Hausordnung und die angemessene Versicherung des gemeinschaftlichen Eigentums zum Neuwert sowie der Eigentümer gegen Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht (§ 19 Abs. 2 Nr. 1 und 3 WEG). Hat der Bauträger die Gebäudeversicherung abgeschlossen, sollte die Versammlung prüfen, ob die Gemeinschaft Versicherungsnehmerin ist und ob die Summe zum Neuwert passt. Weitere Punkte sind Wartungsverträge und die Übergabe aller Unterlagen wie Pläne und Abnahmeprotokolle.

Abnahme und Mängel: der Bauträger in der WEG Versammlung

Mit der Abnahme beginnt die Verjährung der Mängelansprüche; bei einem Bauwerk beträgt sie fünf Jahre (§ 634a Abs. 1 Nr. 2 und Abs. 2 BGB). Für die Errichtung gilt beim Bauträgervertrag Werkvertragsrecht (§ 650u Abs. 1 BGB). Kennt ein Erwerber einen Mangel bei der Abnahme, muss er sich seine Rechte vorbehalten (§ 640 Abs. 3 BGB).

Unwirksam ist eine Klausel, nach der ein vom Bauträger bestimmter, mit ihm wirtschaftlich verbundener Erstverwalter das Gemeinschaftseigentum abnimmt (BGH, Urteil vom 9. November 2023, VII ZR 241/22). Unwirksam ist auch eine Klausel, die spätere Käufer an eine Abnahme durch frühere Erwerber bindet (BGH, Urteil vom 25. Februar 2016, VII ZR 49/15).

Für die erste Eigentümerversammlung besonders wichtig ist das Urteil vom 12. Mai 2016 (VII ZR 171/15). Dort hatte die erste Eigentümerversammlung beschlossen, dass ein Ingenieurbüro das Gemeinschaftseigentum abnimmt. Für Erwerber, die damals weder Eigentümer noch werdende Eigentümer waren, entfaltete diese Abnahme keine Wirkung. Einzelheiten stehen im Beitrag Abnahme Gemeinschaftseigentum.

Mängelrechte vergemeinschaften. Die Ansprüche wegen Mängeln stehen zunächst jedem Erwerber aus seinem eigenen Vertrag zu. Die Gemeinschaft kann die Durchsetzung der Rechte auf ordnungsgemäße Herstellung des Gemeinschaftseigentums aber durch Mehrheitsbeschluss an sich ziehen und ist dann allein zuständig (BGH, Urteil vom 12. April 2007, VII ZR 236/05). Das gilt auch nach der Reform; die Kompetenz folgt aus § 18 Abs. 1 und § 19 Abs. 2 Nr. 2 WEG (BGH, Urteil vom 11. November 2022, V ZR 213/21). Welche Ansprüche bestehen, zeigt der Beitrag Mängel am Gemeinschaftseigentum.

Stimmverbot des Bauträgers. Ein Eigentümer ist nicht stimmberechtigt, wenn die Beschlussfassung ein Rechtsgeschäft mit ihm oder die Einleitung oder Erledigung eines Rechtsstreits gegen ihn betrifft (§ 25 Abs. 4 WEG). Das betrifft etwa Beschlüsse, Mängelansprüche gegen den Bauträger einzuklagen oder einen Vergleich mit ihm zu schließen. Achten Sie darauf, dass das Protokoll vermerkt, wer nicht mitgestimmt hat. Bei den übrigen Punkten ist er grundsätzlich stimmberechtigt. Nach dem Gesetz hat jeder Eigentümer eine Stimme, unabhängig von der Zahl seiner Wohnungen (§ 25 Abs. 2 WEG); viele Gemeinschaftsordnungen sehen aber ein Stimmrecht nach Einheiten oder Miteigentumsanteilen vor, dann hat der Bauträger mit unverkauften Wohnungen erhebliches Gewicht.

Rechte und Pflichten der Eigentümer: Teilnahme, Stimmrecht, Vollmacht

Eine Pflicht zur Teilnahme an der WEG Versammlung kennt das Wohnungseigentumsgesetz nicht; das WEG Recht geht davon aus, dass jeder Eigentümer selbst über seine Teilnahme entscheidet. Wer fehlt, verzichtet aber auf Einfluss, denn die Versammlung ist unabhängig von der Zahl der Anwesenden beschlussfähig: Seit der Reform entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG), ein Mindestquorum gibt es nicht mehr.

Wer verhindert ist, kann sich vertreten lassen; Vollmachten bedürfen der Textform (§ 25 Abs. 3 WEG), eine E-Mail genügt. Die Versammlung ist nicht öffentlich; wer außer den Eigentümern dabei sein darf, erklärt der Beitrag „Teilnahme an der Eigentümerversammlung“.

Jeder Eigentümer kann eine Verwaltung verlangen, die dem Interesse der Gesamtheit nach billigem Ermessen entspricht (§ 18 Abs. 2 WEG). Nach herrschender Meinung folgt daraus auch das Recht, einen Punkt auf die Tagesordnung setzen zu lassen, wenn ordnungsmäßige Verwaltung dies erfordert. Zu den Pflichten gehört, Hausgeld zu zahlen, Beschlüsse einzuhalten und das Interesse der Gemeinschaft zu achten. Beschlüsse binden alle Eigentümer, auch Abwesende, und wirken grundsätzlich ohne Grundbucheintragung gegen spätere Käufer (§ 10 Abs. 3 Satz 2 WEG).

Checkliste und Tipps: Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung

Vorbereitung. Der erste Schritt, bevor die erste Eigentümerversammlung beginnt: Lesen Sie die Unterlagen, vor allem Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung, denn sie regeln Stimmrecht, Kostenverteilung und Sondernutzungsrechte. Prüfen Sie alles, was der Bauträger vorbereitet hat, etwa Kaufvertrag und Entwurf des Verwaltervertrags. Notieren Sie Mängel am Objekt mit Datum und Foto und sprechen Sie vorab mit Nachbarn, damit Diskussionen in der Versammlung sachlich bleiben.

Tipps zur Durchführung. In der WEG Versammlung selbst achten Sie darauf, dass Anträge klar und bestimmt formuliert sind, denn unbestimmte Beschlüsse sind angreifbar. Stellen Sie Fragen, bevor abgestimmt wird, und lassen Sie wichtige Erklärungen ins Protokoll aufnehmen. Notieren Sie für das eigene Protokoll, welche Beschlüsse mit welcher Mehrheit gefasst wurden.

Tipps zur Nachbereitung. Über die Beschlüsse ist unverzüglich eine Niederschrift, das Protokoll, aufzunehmen, die der Vorsitzende, ein Eigentümer und, falls bestellt, der Beiratsvorsitzende unterschreiben (Protokoll nach § 24 Abs. 6 WEG). In der Praxis hält das Protokoll auch fest, wer anwesend oder vertreten war, und nennt zu jedem Beschluss Wortlaut und Stimmergebnis. Bis wann das Protokoll verschickt werden muss, legt das Gesetz nicht fest; prüfen Sie das Protokoll sofort nach Erhalt auf Fehler. Zusätzlich führt der Verwalter eine Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7 und 8 WEG), und jeder Eigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG).

Wichtig für die rechtlichen Fristen: Eine Anfechtungsklage muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben werden, auch wenn das Protokoll noch nicht vorliegt (§ 45 WEG). Als Hausverwaltung mit Büros in München, Fürstenfeldbruck und Landsberg begleiten wir neue Wohnanlagen von Anfang an, auch als Erstverwaltung im Auftrag von Bauträgern; mehr dazu auf der Seite WEG-Verwaltung.

Tipp: Mängel früh sammeln Legen Sie, bevor die erste Eigentümerversammlung stattfindet, eine gemeinsame Mängelliste für das Gemeinschaftseigentum an, mit Ort, Datum und Foto, und lassen Sie die Liste ins Protokoll aufnehmen. So kann die Versammlung gezielt über Gutachter und Vergemeinschaftung beschließen.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlage: §§ 8, 9a, 9b, 10, 16, 18, 19, 23, 24, 25, 26, 26a, 28, 29, 45 WEG; §§ 126b, 634a, 640, 650u BGB; BGH, Urteile vom 12.04.2007 – VII ZR 236/05, 20.07.2012 – V ZR 235/11, 25.02.2016 – VII ZR 49/15, 12.05.2016 – VII ZR 171/15, 11.11.2022 – V ZR 213/21 und 09.11.2023 – VII ZR 241/22

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