Eigentumswohnung verkaufen: Unterlagen der Verwaltung, die Käufer verlangen

Wer eine Eigentumswohnung verkauft, braucht mehr als Grundriss und Kaufvertrag: Käufer und Banken verlangen Unterlagen der Hausverwaltung, etwa Teilungserklärung, Beschluss-Sammlung, Protokolle, Wirtschaftsplan und Angaben zur Rücklage. Dieser Beitrag zeigt, was Käufer daraus lesen, wann der Verwalter dem Verkauf zustimmen muss und wie Sie die Unterlagen früh zusammenstellen.

Eigentumswohnung verkaufen: Welche Unterlagen verlangen Käufer?

Käufer und Banken verlangen beim Verkauf einer Eigentumswohnung neben den Objektunterlagen vor allem Verwalterunterlagen: Teilungserklärung samt Gemeinschaftsordnung, Beschluss-Sammlung, Protokolle, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Angaben zur Erhaltungsrücklage.

Wer eine Eigentumswohnung kauft, kauft einen Anteil an einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Käufer wollen deshalb wissen, wie es um das Haus, die Finanzen und die Beschlüsse steht. Aus den Dokumenten lesen sie ein klares Bild der Immobilie und sehen, welche Maßnahmen beschlossen oder absehbar sind und ob Sonderumlagen anstehen.

Banken fordern für die Finanzierung oft einen Teil dieser Dokumente, etwa die Teilungserklärung und die Höhe des Hausgelds. Lücken und Widersprüche wecken Misstrauen und verzögern den Wohnungsverkauf.

Einen Überblick, woran Sie eine gut organisierte Verwaltung erkennen, bietet die Checkliste zum Prüfen des Verwalters.

Teilungserklärung: Was Käufer darin suchen

Die Teilungserklärung legt fest, wie das Haus in Wohnungen aufgeteilt ist; zusammen mit der Gemeinschaftsordnung regelt sie die Rechte und Pflichten der Eigentümer. Als notarielle Urkunde hält sie die Aufteilung und die Eigentumsverhältnisse fest. Zusammen mit dem Grundbucheintrag bildet sie die rechtliche Grundlage der Aufteilung in Wohneinheiten, auch in einem Mehrfamilienhaus.

Käufer prüfen darin die Miteigentumsanteile, den Aufteilungsplan, die Abgrenzung von Sondereigentum und Gemeinschaftseigentum und mögliche Sondernutzungsrechte, etwa an Stellplätzen oder Gärten. Auch die Kostenverteilung und die Stimmrechte stehen hier. Der Grundriss im Aufteilungsplan hilft, die Wohnfläche und die Lage der Einheit nachzuvollziehen.

Ein häufig übersehener Punkt: Die Gemeinschaftsordnung kann bestimmen, dass der Verkauf der Zustimmung des Verwalters bedarf. Prüfen Sie das als Verkäufer früh, nicht erst vor dem Notartermin. Die Teilungserklärung finden Sie in Ihren Kaufunterlagen; die Verwaltung hat sie in der Regel ebenfalls.

Beschluss-Sammlung und Protokolle: Was gilt im Haus?

Die Beschluss-Sammlung führt die Verwaltung (§ 24 Abs. 7 und 8 WEG). Sie zeigt auf einen Blick, welche Beschlüsse der Eigentümer gelten.

Sie enthält den Wortlaut der in der Versammlung verkündeten Beschlüsse, der schriftlichen Beschlüsse und der Urteilsformeln gerichtlicher Entscheidungen, fortlaufend eingetragen und nummeriert. Die Führung der Beschluss-Sammlung gehört zu den Pflichten und Aufgaben des Verwalters nach dem Wohnungseigentumsgesetz. Ihre Bedeutung beim Kauf: Sie ist die verlässliche Grundlage für die Frage, was in der Eigentümergemeinschaft gilt. Wer sie als Verwalter sauber führt, erspart dem Verkäufer viele Rückfragen. Das schafft Transparenz für alle Beteiligten.

Für den Käufer ist das wichtig, denn Beschlüsse wirken gegen ihn auch ohne Eintragung in das Grundbuch (§ 10 Abs. 3 WEG). Die Protokolle der Eigentümerversammlung ergänzen das Bild, weil sie zeigen, wie Beschlüsse zustande kamen und welche Themen noch offen sind. Beschlüsse und gerichtliche Entscheidungen gelten auch für Rechtsnachfolger, also für den Käufer.

Eigentümerversammlungen finden in der Regel mindestens einmal im Jahr statt (§ 24 Abs. 1 WEG). Käufer verlangen deshalb meist die Protokolle der letzten Jahre. Sie enthalten Hinweise auf geplante Baumaßnahmen und helfen neuen Eigentümern, künftige Sanierungen zu verstehen.

Ein Kaufinteressent darf die Beschluss-Sammlung einsehen, wenn Sie ihn als Eigentümer dazu ermächtigen (§ 24 Abs. 7 WEG). Ihr eigenes Recht auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen ergibt sich aus § 18 Abs. 4 WEG; mehr dazu lesen Sie unter Einsicht in die Verwaltungsunterlagen.

Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Rücklage: Die Zahlen der Gemeinschaft

Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung zeigen das Hausgeld, die laufenden Ausgaben und die Zuführung zur Erhaltungsrücklage. Käufer lesen daraus, was die Wohnung monatlich kostet.

Der Wirtschaftsplan ist keine Nebenkostenabrechnung: Er plant die Einnahmen und Ausgaben des kommenden Jahres, die Jahresabrechnung weist die tatsächlichen Kosten aus (§ 28 WEG). Die Zuführung zur Erhaltungsrücklage steht dabei nicht als Ausgabe, sondern als Vermögensbildung der Gemeinschaft.

Der Vermögensbericht nennt den Stand der Rücklagen und das wesentliche Gemeinschaftsvermögen (§ 28 Abs. 4 WEG). Käufer setzen die Rücklage ins Verhältnis zu Alter und Zustand des Hauses. Wie Sie das einordnen, erklärt der Beitrag Ist unsere Erhaltungsrücklage hoch genug?. Ein aufgeschobener Reparaturbedarf zeigt sich ebenfalls in den Unterlagen, siehe Instandhaltungsstau ist Vermögensverlust.

Auch Hausgeldrückstände und offene Sonderumlagen sind für den Kaufvertrag wichtig. Wer die laufenden Kosten und die Abrechnungsspitze beim Eigentümerwechsel trägt, steht im Beitrag Wer zahlt die Abrechnungsspitze beim Eigentümerwechsel?.

Verwalterzustimmung beim Verkauf: Wann sie nötig ist

Eine Verwalterzustimmung ist nur nötig, wenn die Gemeinschaftsordnung sie vorsieht. Dann ist der Kaufvertrag ohne sie unwirksam.

Manche Gemeinschaftsordnungen bestimmen, dass der Verkauf einer Wohnung der Zustimmung des Verwalters oder anderer Eigentümer bedarf. Das setzt eine Vereinbarung als Inhalt des Sondereigentums voraus (§ 12 Abs. 1 WEG). Die Zustimmung darf nur aus einem wichtigen Grund versagt werden (§ 12 Abs. 2 WEG).

Solange die erforderliche Zustimmung fehlt, sind Kaufvertrag und Veräußerung unwirksam (§ 12 Abs. 3 WEG). Beantragen Sie sie deshalb früh, damit der Notartermin nicht platzt. Die Eigentümer können eine solche Veräußerungsbeschränkung durch Beschluss aufheben (§ 12 Abs. 4 WEG).

Ob die Verwaltung für die Erteilung eine Gebühr berechnen darf und wer sie trägt, regeln Verwaltervertrag und Kaufvertrag; pauschal lässt sich das nicht beantworten. Die Abstimmung übernimmt in solchen Fällen oft die Verwaltung. Die Rolle des Verwalters ist dabei begrenzt: Er prüft nur, ob ein wichtiger Grund gegen den Kauf der Wohneinheit spricht. Wer als Verwalter zuständig ist, ergibt sich aus der Bestellung durch die Eigentümer.

Weitere Dokumente: Hausgeldabrechnungen, Grundbuchauszug und Nachweise

Neben den Verwalterunterlagen gehören ein aktueller Grundbuchauszug, die letzten Hausgeldabrechnungen und Nachweise zu Reparaturen und Modernisierungen zu einem vollständigen Unterlagenpaket.

Die Hausgeldabrechnungen der letzten Jahre zeigen die laufenden Kosten für Verwaltung und Instandhaltung. Viele Käufer lassen sich die letzten zwei bis drei Abrechnungen vorlegen.

Der Grundbuchauszug weist den Eigentümer aus und nennt bestehende Grundpfandrechte. Er sollte aktuell sein; üblich sind Auszüge, die nicht älter als drei Monate sind. Die Flurkarte und der Lageplan zeigen die Lage des Grundstücks und der Wohnung. Die Wohnflächenberechnung sollte den üblichen Vorgaben folgen.

Rechnungen zu Reparaturen und Nachweise über Modernisierungen belegen den Zustand der Wohnung. Bekannte Mängel gehören offen in die Unterlagen. Bei einer Vermietung der Wohnung braucht der Käufer außerdem den Mietvertrag und die Nebenkostenabrechnungen.

Energieausweis: Pflicht beim Wohnungsverkauf

Soll Wohnungseigentum verkauft werden, ist ein Energieausweis auszustellen, wenn nicht bereits ein gültiger für das Gebäude vorliegt (§ 80 Abs. 3 GModG).

Der Verkäufer oder der Makler muss ihn dem Käufer spätestens bei der Besichtigung vorlegen und nach Abschluss des Kaufvertrags unverzüglich übergeben (§ 80 Abs. 4 GModG). Weil der Ausweis für das Gebäude gilt, liegt er in einer Gemeinschaft meist bei der Verwaltung. Fragen Sie früh nach, ob er noch gültig ist, denn ein neuer Ausweis kostet Zeit.

Was die Effizienzklasse für den Kaufpreis bedeutet, steht im Beitrag Energieeffizienz und Kaufpreis.

Wohnungsverkauf vorbereiten: Die Schritte mit der Verwaltung

Fordern Sie die Unterlagen bei der Verwaltung an, bevor die Vermarktung beginnt, und prüfen Sie sie auf Vollständigkeit und Widersprüche. Das ist die beste Vorbereitung für den Verkauf Ihrer Wohnung.

Käufer, die sich gut informiert fühlen, verhandeln seltener über Unsicherheiten. Ein stimmiges Unterlagenpaket spart Wochen, weil Banken und Notar nicht nachfragen müssen.

Wie LIKKA als WEG-Verwaltung beim Verkauf einer Eigentumswohnung begleitet

LIKKA ist WEG-Verwaltung und Makler zugleich und weiß deshalb, welche Fragen Käufer und Banken zu den Verwalterunterlagen stellen.

Zu unseren Leistungen als WEG-Verwaltung gehört, dass wir die Beschluss-Sammlung führen und Eigentümern die Unterlagen für den Verkauf entsprechend zusammenstellen. Unsere zertifizierten Verwalter sind persönliche Ansprechpartner für Eigentümer und Beirat. Mehr zur WEG-Verwaltung bei LIKKA lesen Sie auf der Leistungsseite.

Für die WEG-Verwaltung berechnet LIKKA je nach Objektgröße rund 30 bis 70 € netto je Einheit und Monat. Wenn Sie mit Ihrer Verwaltung unzufrieden sind, erfahren Sie unter Verwaltung wechseln, wie ein Wechsel abläuft.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlage: §§ 10, 12, 18, 24, 28 WEG; § 80 GModG

Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.