Befugnisse Verwaltungsbeirat: Was der Beirat in der WEG nicht darf

Dieser Ratgeber richtet sich an Mitglieder eines Verwaltungsbeirats, an Eigentümer, die für den Beirat kandidieren, und an Wohnungseigentümergemeinschaften, die klären wollen, was ihr Beirat eigentlich darf. Denn in der Praxis entstehen viele Konflikte nicht aus zu wenig, sondern aus zu viel Engagement: Der Beirat ruft den Dachdecker an, gibt dem Hausmeister Anweisungen oder unterschreibt einen Wartungsvertrag. Gut gemeint, aber rechtlich meist außerhalb seiner Befugnisse.

Befugnisse Verwaltungsbeirat im Überblick: Aufgaben und Pflichten nach dem WEG

Die rechtliche Grundlage des Verwaltungsbeirats ist § 29 WEG. Die Eigentümer bestellen die Mitglieder des Verwaltungsbeirats durch Beschluss, also mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 29 Abs. 1, § 25 Abs. 1 WEG). Wie viele Mitglieder der Beirat hat, schreibt das Gesetz seit der WEG Reform 2020 (WEMoG) nicht mehr vor; die Eigentümergemeinschaft legt es selbst fest.

Nach dem Wortlaut von § 29 Abs. 1 Satz 1 WEG können „Wohnungseigentümer“ zum Mitglied bestellt werden. Nichteigentümer im Beirat sind nach herrschender Meinung nur auf Grundlage einer Vereinbarung in der Gemeinschaftsordnung möglich, nicht durch bloßen Beschluss. Wie die Wahl abläuft, zeigt unser Magazinbeitrag zur Wahl des Verwaltungsbeirats.

Die Aufgaben des Verwaltungsbeirats fasst § 29 Abs. 2 WEG in zwei Sätzen zusammen: Der Beirat unterstützt und überwacht den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben. Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung soll der Beirat vor der Beschlussfassung prüfen und mit einer Stellungnahme versehen. Mehr regelt das Gesetz zu den Aufgaben und Pflichten nicht.

Rolle in der WEG Verwaltung: Anders als der Verwalter ist der Verwaltungsbeirat kein Organ mit Vertretungsmacht nach außen. Die Verantwortlichkeiten sind klar verteilt: Die Eigentümerversammlungen entscheiden im Interesse aller über die Erhaltung des Gemeinschaftseigentums, die Abrechnung und den Wirtschaftsplan, der Verwalter führt aus, und der WEG Beirat kontrolliert, vor allem bei der Prüfung der Jahresabrechnung. Seine Rechte und Pflichten folgen aus dem Gesetz, aus der Gemeinschaftsordnung und aus Beschlüssen der Eigentümer.

Der Beirat ist damit Kontrollinstanz und Bindeglied zwischen Eigentümern und Verwalter, aber kein zweiter Verwalter. Der Verwaltungsbeirat hat keine eigenen Entscheidungsbefugnisse: Entschieden wird durch Beschluss der Eigentümer, ausgeführt wird durch den Verwalter. Einen Überblick über alle Rechte und Pflichten gibt unser Magazinbeitrag „Verwaltungsbeirat Aufgaben: Rechte und Pflichten“.

Vorsitzende des Verwaltungsbeirats: Vertretung gegenüber dem Verwalter

Nach außen vertritt der Verwalter als Organ die Eigentümergemeinschaft, gerichtlich und außergerichtlich (§ 9b Abs. 1 Satz 1 WEG). Fehlt ein Verwalter, vertreten alle Wohnungseigentümer gemeinschaftlich (§ 9b Abs. 1 Satz 2 WEG). Der Verwaltungsbeirat als Gremium kommt in dieser Vorschrift nicht vor.

Die einzige gesetzliche Vertretungsbefugnis steht in § 9b Abs. 2 WEG: Gegenüber dem Verwalter vertritt der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder ein durch Beschluss dazu ermächtigter Wohnungseigentümer die Gemeinschaft. Das betrifft etwa den Abschluss oder die Kündigung des Verwaltervertrags und Rechte und Ansprüche gegen den Verwalter. Nach der Begründung des Rechtsausschusses soll so die Durchsetzung von Ansprüchen gegen den Verwalter erleichtert werden (BT-Drs. 19/22634, S. 43).

Die Rolle des Vorsitzenden ist Vertretung, nicht Willensbildung. Die Vertretungsmacht hat er kraft Gesetzes; erklären darf er aber nur, was die Eigentümer beschlossen haben. Den Verwaltervertrag unterschreibt er auf Grundlage eines Beschlusses, dessen Eckpunkte die Versammlung selbst festlegen muss: mindestens Laufzeit und Vergütung (BGH, Urteil vom 27. Februar 2015, V ZR 114/14; BGH, Versäumnisurteil vom 5. Juli 2019, V ZR 278/17; beide zum alten Recht). In V ZR 114/14 hatte die Versammlung dem Beirat lediglich das Mandat erteilt, den Vertrag mit dem Verwalter auszuhandeln, über den erst eine spätere Versammlung beschließen sollte; weil die Vergütung bei der Bestellung nicht feststand, war der Bestellungsbeschluss nicht ordnungsgemäß.

Eine Vertretung der Eigentümergemeinschaft nach außen durch einzelne, per Mehrheitsbeschluss bestimmte Eigentümer hat der Gesetzgeber bewusst ausgeschlossen. Die Begründung zu § 9b WEG sagt ausdrücklich, dass einzelne Wohnungseigentümer nicht durch Beschluss anstelle oder neben dem Verwalter zu Vertretern gekürt werden können; das diene dem Schutz der Minderheit (BT-Drs. 19/18791, S. 49). Wer einen weiteren Vertreter will, muss einen Verwalter bestellen.

Keine Aufträge, keine Weisungen an Handwerker: Rechte und Pflichten im Alltag

Vertragspartner von Handwerkern, Hausmeister und Dienstleistern ist die Wohnungseigentümergemeinschaft, vertreten durch den Verwalter. Der Verwaltungsbeirat darf deshalb keine eigenen Aufträge erteilen und keine Verträge im Namen der Eigentümergemeinschaft schließen. Das gilt auch für kleine Reparaturen: Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung gehören zu den Aufgaben des Verwalters, der sie ohne Beschluss erledigt (§ 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG), nicht des Beirats.

Ebenso wenig darf der WEG Beirat Handwerkern auf der Baustelle Weisungen erteilen, etwa zusätzliche Arbeiten bestellen oder die Ausführung ändern. Solche Anweisungen können den Vertrag erweitern und Mehrkosten auslösen. Beobachtet der Verwaltungsbeirat Mängel, meldet der Beirat sie dem Verwalter; dieser trägt die Verantwortung für Entscheidung und Vergabe.

Was passiert, wenn der Beirat trotzdem unterschreibt? Wer ohne Vertretungsmacht im Namen eines anderen einen Vertrag schließt, macht dessen Wirksamkeit von der Genehmigung des Vertretenen abhängig (§ 177 Abs. 1 BGB). Genehmigt die Eigentümergemeinschaft nicht, trifft den Handelnden die Haftung gegenüber dem Vertragspartner, nach dessen Wahl auf Erfüllung oder Schadensersatz (§ 179 Abs. 1 BGB). Beiratsmitglieder müssen die Rechnung dann womöglich selbst bezahlen.

Eine Ausnahme kennt das Gesetz nur für Notfälle: Jeder Wohnungseigentümer, also auch Beiratsmitglieder, darf ohne Zustimmung der anderen die Maßnahmen treffen, die zur Abwendung eines dem Gemeinschaftseigentum unmittelbar drohenden Schadens notwendig sind (§ 18 Abs. 3 WEG). Gemeint ist etwa das Abstellen des Wassers bei einem Rohrbruch, nicht die Beauftragung einer Sanierung.

Aufgaben des Verwaltungsbeirats: Kontrolle statt Weisungen an den WEG Verwalter

Der Verwaltungsbeirat hat kein Weisungsrecht gegenüber dem Verwalter. Das Gesetz gibt ihm die Aufgabe, den Verwalter zu unterstützen und zu überwachen (§ 29 Abs. 2 Satz 1 WEG), nicht ihn zu führen. Nach dem Rechtsausschuss verleiht § 29 Abs. 2 Satz 1 WEG dem Beirat nicht das Recht, sich die Kompetenzen des Verwalters anzueignen (BT-Drs. 19/22634, S. 47). Weisungen an den WEG Verwalter erteilt die Eigentümergemeinschaft durch Beschluss der Eigentümer; der Vorsitzende kann einen solchen Beschluss dem Verwalter gegenüber erklären (§ 9b Abs. 2 WEG).

Auch die Befugnisse des Verwalters kann der Beirat nicht verändern. Was der Verwalter ohne Beschluss erledigen darf, bestimmt § 27 Abs. 1 WEG; einschränken oder erweitern können diese Rechte und Pflichten nur die Wohnungseigentümer durch Beschluss (§ 27 Abs. 2 WEG). Über Bestellung und Abberufung des Verwalters beschließen ebenfalls allein die Wohnungseigentümer (§ 26 Abs. 1 WEG).

Das heißt nicht, dass der WEG Beirat schweigen muss. Der Beirat darf nachfragen, Belege anfordern, auf Fristen hinweisen und Missstände in der Eigentümerversammlung offenlegen. In der Praxis erfüllt ein gut vorbereiteter Beirat seine Rolle gerade durch diese Kontrolle: Er sorgt dafür, dass Probleme auf die Tagesordnung kommen und die Eigentümer im Interesse aller informiert entscheiden.

Keine Beschlüsse anstelle der Eigentümerversammlung: Pflichten des Verwaltungsbeirats nach § 29 Abs. 2

Angelegenheiten, über die die Wohnungseigentümer durch Beschluss entscheiden, werden in einer Versammlung der Wohnungseigentümer geordnet (§ 23 Abs. 1 WEG), die auch virtuell stattfinden kann, wenn das mit drei Vierteln der abgegebenen Stimmen beschlossen ist (§ 23 Abs. 1a WEG). Ohne Versammlung ist ein Beschluss nur im Umlaufverfahren gültig, wenn alle Wohnungseigentümer in Textform zustimmen, sofern die Eigentümer für den Gegenstand nicht die Mehrheit haben genügen lassen (§ 23 Abs. 3 WEG). Eine Abstimmung im Beirat ist kein Beschluss der Wohnungseigentümergemeinschaft, auch wenn alle Mitglieder einverstanden sind.

Die Stellungnahme zu Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung ist deshalb eine Empfehlung. Beschließen müssen die Eigentümer (§ 28 Abs. 1 und 2 WEG). Fehlt die Prüfung durch den Beirat, macht das den Beschluss nach herrschender Meinung in der Regel nicht ungültig, denn die Prüfpflicht ist im Wohnungseigentumsgesetz als Soll-Vorschrift gefasst. Wie gründlich die Rechnungsprüfung sein muss, steht im Beitrag Beirat: Jahresabrechnung prüfen.

Selbst einberufen darf der Vorsitzende des Beirats die Eigentümerversammlung nur ausnahmsweise: wenn ein Verwalter fehlt oder sich pflichtwidrig weigert, die Versammlung einzuberufen (§ 24 Abs. 3 WEG). Neben dem Vorsitzenden können dann dessen Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Wohnungseigentümer einladen. Ein Konflikt mit dem Verwalter allein genügt dafür nicht.

Delegation an den WEG Beirat: Wo die BGH-Rechtsprechung Grenzen zieht

Viele Gemeinschaften möchten Entscheidungen zwischen zwei Eigentümerversammlungen nicht aufschieben und übertragen sie deshalb per Beschluss. Für den Verwalter hat der BGH dazu Klarheit geschaffen: Seit der WEG Reform (WEMoG) können die Eigentümer Entscheidungen über die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums nach § 27 Abs. 2 WEG auf den Verwalter delegieren (BGH, Urteil vom 5. Juli 2024, V ZR 241/23).

Ordnungsmäßig ist eine solche Delegation bei Erhaltungsmaßnahmen nach dem BGH jedenfalls dann, wenn die Eigentümer die grundlegende Entscheidung selbst getroffen haben und der Verwalter nur über die Ausführung im Einzelnen entscheidet. Im entschiedenen Fall hatten die Eigentümer den Fensteraustausch, die Finanzierung aus der Erhaltungsrücklage und ein Jahresbudget selbst beschlossen. Nach altem Recht war eine Kompetenzverlagerung nur bei einem begrenzten und überschaubaren finanziellen Risiko zulässig (BGH, Urteil vom 11. Juni 2021, V ZR 215/20).

Für den Verwaltungsbeirat fehlt eine vergleichbare Vorschrift. § 27 Abs. 2 WEG erlaubt Änderungen und Erweiterungen der Befugnisse des Verwalters, nicht des Beirats, und eine Vertretung nach außen ist dem Beirat verschlossen. Nach herrschender Meinung können die Eigentümer dem Beirat deshalb durch Beschluss oder in der Gemeinschaftsordnung zusätzliche Aufgaben übertragen, die vorbereiten und mitwirken, etwa Angebote vergleichen, eine Vorauswahl treffen oder einer Vergabe durch den Verwalter zustimmen. Die grundlegende Entscheidung über Maßnahme und Kosten bleibt bei der Eigentümerversammlung.

In der Praxis sollte ein solcher Beschluss genau festlegen, in welcher Form der WEG Beirat mitwirkt: Zustimmung, Anhörung oder nur Information. Ein Zustimmungsvorbehalt des Beirats ist eine Einschränkung der Befugnisse des Verwalters im Innenverhältnis, die der Rechtsausschuss ausdrücklich für möglich hält (BT-Drs. 19/22634, S. 47); nach außen bleibt der Verwalter Vertreter der Gemeinschaft (§ 9b Abs. 1 Satz 3 WEG). Zur Planung gehören außerdem ein Kostenrahmen und die Finanzierung, denn eine Auftragsvergabe entspricht nach dem BGH nur dann ordnungsmäßiger Verwaltung, wenn die Mittel gesichert sind (V ZR 241/23, Rn. 14).

Tipp: Mitwirkung des Beirats klar beschließen Legen Sie im Beschluss fest, ob der Beirat zustimmen, angehört oder nur informiert werden soll, und beschließen Sie Maßnahme, Kostenrahmen und Finanzierung selbst. Die Vergabe bleibt Sache des Verwalters.

Datenschutz: Rechte bei der Einsicht in die Verwaltungsunterlagen

Ein besonderes Einsichtsrecht hat der Verwaltungsbeirat nicht. Beiratsmitglieder können, wie jeder Wohnungseigentümer, Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG); so steht es ausdrücklich in der Gesetzesbegründung (BT-Drs. 19/18791, S. 78). Für die Prüfung der Jahresabrechnung und des Wirtschaftsplans legt der Verwalter dem Beirat die Unterlagen in der Praxis ohnehin vor. Einzelheiten zu Umfang, Ort und Kosten stehen im Beitrag Einsichtsrecht in Verwaltungsunterlagen.

Kontoauszüge, Belege und Mahnlisten enthalten personenbezogene Daten der Miteigentümer, etwa Hausgeldrückstände oder Bankverbindungen. Für die Verarbeitung solcher Daten gelten die Grundsätze der Datenschutz-Grundverordnung: Zweckbindung (Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO), Datenminimierung (lit. c) sowie Integrität und Vertraulichkeit (lit. f).

Für Beiratsmitglieder heißt das in der Praxis: Informationen aus der Belegprüfung dienen der Prüfung der Abrechnung, nicht dem Austausch in der Nachbarschaft. Keine Fotos von Kontoauszügen in Messenger-Gruppen, keine Weitergabe von Rückstandslisten an Dritte, Kopien nach der Prüfung zurückgeben oder vernichten. Im Bericht an die Eigentümerversammlung genügen in der Regel zusammengefasste Ergebnisse ohne Namen.

Haftung bei Überschreitung: § 29 Abs. 3 WEG und grobe Fahrlässigkeit

Sind Mitglieder des Verwaltungsbeirats unentgeltlich tätig, haben sie nur Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit zu vertreten (§ 29 Abs. 3 WEG). Die Haftung für einfache Fahrlässigkeit im Innenverhältnis, also gegenüber der Eigentümergemeinschaft und nach herrschender Meinung auch gegenüber den einzelnen Eigentümern, ist damit ausgeschlossen. Ziel war nach der Gesetzesbegründung, die Bereitschaft zum ehrenamtlichen Engagement im Beirat zu fördern (BT-Drs. 19/18791, S. 79).

Wichtig ist die Abgrenzung: Der Ersatz tatsächlicher Auslagen wie Porto oder Fahrtkosten macht die Tätigkeit der Beiratsmitglieder nach herrschender Meinung nicht entgeltlich (vgl. § 670 BGB). Eine Vergütung oder Pauschale, die über den Aufwand hinausgeht, lässt das Haftungsprivileg nach dem Wortlaut („unentgeltlich“) dagegen in der Regel entfallen, auch wenn die Gemeinschaftsordnung sie vorsieht; dann gilt der allgemeine Maßstab, also auch einfache Fahrlässigkeit.

Gerade bei Überschreitung der Befugnisse hilft das Haftungsprivileg oft nicht weiter. Die Haftung des Vertreters ohne Vertretungsmacht gegenüber dem Vertragspartner nach § 179 BGB setzt kein Verschulden voraus; das Haftungsprivileg betrifft nach herrschender Meinung nur das Innenverhältnis zur Eigentümergemeinschaft und zu den Eigentümern. Und wer bewusst ohne Beschluss Aufträge erteilt, handelt nicht mehr leicht fahrlässig.

Haftungsrisiken entstehen in der Praxis vor allem bei einer unzureichenden Prüfung der Abrechnung. Was Gerichte dazu entschieden haben, zeigt der Beitrag Beirat: Haftung und Belegprüfung. Eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung für den Beirat ist in der Praxis verbreitet und wird häufig empfohlen. Die Entlastung durch die Eigentümerversammlung schließt nach herrschender Meinung in der Regel Ansprüche wegen Vorgängen aus, die den Eigentümern bei der Beschlussfassung bekannt oder erkennbar waren. Ordnungsmäßiger Verwaltung widerspricht die Entlastung des Beirats nach dem BGH allerdings, wenn Ansprüche gegen ihn in Betracht kommen und kein Grund für einen Verzicht ersichtlich ist, insbesondere wenn die von ihm geprüfte Abrechnung fehlerhaft ist (BGH, Urteil vom 4. Dezember 2009, V ZR 44/09, zum alten Recht).

Klare Rollen und Verantwortlichkeiten schützen Beirat, Verwalter und Wohnungseigentümergemeinschaft. Als Hausverwaltung mit Büros in München, Fürstenfeldbruck und Landsberg legen wir dem WEG Beirat die Unterlagen vollständig und digital vor, setzen Beschlüsse in eigener Verantwortung im Rahmen der WEG Verwaltung um und halten Rückfragen am Beleg fest. So bleibt der Beirat bei seinen eigentlichen Aufgaben: prüfen, beraten, kontrollieren. Wie wir mit Beiräten zusammenarbeiten, steht auf der Seite Beirat.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlage: §§ 9b, 18, 23, 24, 26, 27, 28, 29 WEG; §§ 177, 179, 670 BGB; Art. 5 DSGVO; BGH, Urteile vom 04.12.2009 – V ZR 44/09, 27.02.2015 – V ZR 114/14, 05.07.2019 – V ZR 278/17, 11.06.2021 – V ZR 215/20 und 05.07.2024 – V ZR 241/23

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