Verwaltungsbeirat Aufgaben: Rechte und Pflichten nach § 29 WEG

In vielen Eigentümergemeinschaften ist der Verwaltungsbeirat die wichtigste Verbindung zwischen den Eigentümern und der Hausverwaltung. Seine Mitglieder arbeiten meist ehrenamtlich, prüfen die Abrechnung, sprechen mit dem Verwalter und tragen Verantwortung, ohne selbst zu verwalten. Seit der WEG-Reform hat das Gesetz den Beirat gestärkt: Der Verwaltungsbeirat überwacht den Verwalter, vertritt die Gemeinschaft ihm gegenüber und haftet nur noch eingeschränkt. Dieser Beitrag richtet sich an Wohnungseigentümer, die für den Beirat kandidieren oder ihm bereits angehören, und an Gemeinschaften, die einen Beirat einrichten wollen. Er erklärt Schritt für Schritt, was § 29 WEG regelt, welche Rechte und Pflichten daraus folgen und wo die Grenzen liegen.

Verwaltungsbeirat Aufgaben im Überblick: Was § 29 WEG regelt

Der Verwaltungsbeirat ist neben der Eigentümerversammlung und dem Verwalter das dritte Organ der Wohnungseigentümergemeinschaft. Seine Rechtsgrundlage ist § 29 WEG. Die Vorschrift ist kurz und hat nur drei Absätze: Bestellung, Aufgaben und Haftung.

Ein Beirat ist kein Pflichtorgan. Das Gesetz sagt, dass Wohnungseigentümer durch Beschluss zum Mitglied des Verwaltungsbeirats bestellt werden „können“ (§ 29 Abs. 1 Satz 1 WEG). Beirat wird also nur, wen die Eigentümerversammlung wählt.

Die Verwaltungsbeirat Aufgaben lassen sich nach dem Inhalt des Gesetzes in vier Gruppen ordnen. Erstens unterstützt und überwacht der Verwaltungsbeirat den Verwalter. Zweitens prüft er Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung und gibt eine Stellungnahme ab (§ 29 WEG). Beirat bedeutet also vor allem Kontrolle und Mitarbeit.

Drittens vertritt der Vorsitzende die Gemeinschaft, wenn es um Geschäfte mit dem Verwalter geht (§ 9b Abs. 2 WEG). Beirat und Verwalter sitzen dann auf verschiedenen Seiten des Tisches. Viertens hat der Beirat Sonderrechte bei der Eigentümerversammlung: Sein Vorsitzender oder dessen Vertreter kann sie einberufen, wenn der Verwalter fehlt oder sich pflichtwidrig weigert, und sein Vorsitzender unterschreibt die Niederschrift (§ 24 Abs. 3 und 6 WEG).

Wichtig für das Verständnis der Rolle: Der Beirat ist eine Kontrollinstanz und ein Bindeglied zwischen Eigentümern und Verwaltung, kein zweiter Verwalter. Die Verantwortung für die laufende Verwaltung liegt bei der Gemeinschaft und dem Verwalter (§§ 18, 27 WEG). Verwaltung im Alltag ist also nicht Aufgabe des Beirats.

Dieser Beitrag gibt einen Überblick über alle Aufgaben und Pflichten sowie die Rechte des Beirats. Einzelne Fragen wie den genauen Prüfungsumfang, die Haftung oder die Abwahl vertiefen eigene Beiträge, die an der passenden Stelle verlinkt sind.

Das Wohnungseigentumsgesetz kennt damit drei Organe mit klar getrennten Verantwortlichkeiten. Die Eigentümerversammlung entscheidet, der Verwalter führt aus, und der Verwaltungsbeirat kontrolliert und berät. Wer diese Aufteilung kennt, versteht fast alles, was der Verwaltungsbeirat darf und was nicht.

Verwaltungsbeiräte gibt es in kleinen wie in großen Eigentümergemeinschaften. In einer Wohnanlage mit wenigen Einheiten genügt oft ein einzelnes Mitglied, in großen Anlagen sind drei bis fünf Beiratsmitglieder üblich, damit sich die Arbeit verteilen lässt.

Rolle im Gefüge der WEG: Beirat ist kein Ehrentitel, sondern ein Amt mit Aufgaben, Rechten und Pflichten. Der Verwaltungsbeirat ist ein Organ der Gemeinschaft, aber ohne eigene Entscheidungsmacht. Seine Rolle ist die einer Kontrolle von innen: Der Verwaltungsbeirat kennt die Wohnanlage, die Miteigentümer und die Geschichte der Beschlüsse.

Die Aufgaben des Verwaltungsbeirats haben sich mit dem WEMoG verändert, wie die Begründung zum WEMoG zeigt. Vor der Änderung des Gesetzes war der Beirat vor allem Helfer des Verwalters, heute ist er auch dessen Kontrolleur. Für Beiratsmitglieder heißt das: mehr Rechte, aber auch mehr Erwartungen der Eigentümer an die Durchführung ihrer Aufgaben.

Wahl nach § 29: Verwaltungsbeirat bestellen, Mitglieder, Amtszeit und WEG Reform

Die Bestellung erfolgt durch Beschluss der Eigentümer in der Eigentümerversammlung. Es entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Die Wahl ist auch im Umlaufverfahren möglich, wenn alle Eigentümer in Textform zustimmen oder die Gemeinschaft für diesen Gegenstand die Mehrheit genügen lässt (§ 23 Abs. 3 WEG).

Beirat wird nur, wer will: Kein Eigentümer muss das Amt übernehmen. Nach allgemeiner Auffassung wird die Bestellung erst wirksam, wenn der Gewählte die Wahl annimmt; in der Praxis erklärt er das direkt in der Versammlung, und es wird im Protokoll festgehalten.

Die WEG-Reform durch das Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG) hat zum 1. Dezember 2020 die Zusammensetzung flexibel gemacht. Bis dahin musste der Beirat, soweit keine Vereinbarung etwas anderes bestimmte, aus genau drei Wohnungseigentümern bestehen. Der Bundesgerichtshof hatte einen Beschluss, mit dem nur zwei Mitglieder gewählt wurden, deshalb für ungültig erklärt (BGH, Urteil vom 5. Februar 2010, V ZR 126/09).

Heute legen die Eigentümer die Zahl der Mitglieder selbst fest. Nach der Gesetzesbegründung kann auch ein einzelner Eigentümer alleiniges Mitglied sein; er ist dann automatisch Vorsitzender (BT-Drs. 19/18791, S. 78). Hat der Beirat mehrere Mitglieder, sind ein Vorsitzender und ein Stellvertreter zu bestimmen (§ 29 WEG).

Wer den Vorsitzenden bestimmt, lässt das Gesetz bewusst offen. Die Eigentümer können den Vorsitzenden durch Beschluss wählen; tun sie das nicht, wählen die Beiratsmitglieder ihn aus ihrer Mitte (BT-Drs. 19/18791, S. 78). Einberufen wird der Beirat vom Vorsitzenden nach Bedarf.

Wer kann Beirat werden? Nach dem Wortlaut nur Wohnungseigentümer. Ein Nichteigentümer, etwa ein Mieter, ein Steuerberater oder der Ehepartner eines Eigentümers, kann nach herrschender Meinung nur gewählt werden, wenn die Gemeinschaftsordnung oder eine andere Vereinbarung das zulässt (§ 10 Abs. 1 Satz 2 WEG).

Amtszeit: Eine gesetzliche Amtszeit gibt es nicht. Ohne Regelung gilt die Bestellung auf unbestimmte Zeit. In der Praxis befristen viele Gemeinschaften die Amtszeit im Wahlbeschluss, etwa auf zwei oder drei Jahre, oder die Gemeinschaftsordnung enthält eine Vorgabe.

Voraussetzungen für eine wirksame Wahl: Der Gegenstand muss bei der Einberufung bezeichnet sein (§ 23 Abs. 2 WEG), und der Beschluss sollte Namen, Zahl der Mitglieder und gegebenenfalls die Amtszeit enthalten. Besondere persönliche Voraussetzungen kennt das Gesetz nicht; Fachkenntnisse in Buchhaltung oder Technik helfen aber bei allen Aufgaben.

Bei der Form der Wahl hat die Eigentümerversammlung Spielraum: Sie kann nach überwiegender Auffassung einzeln oder im Block wählen. Wer sicher gehen will, lässt über jeden Kandidaten einzeln abstimmen, damit ein Fehler bei einer Person nicht die ganze Wahl angreifbar macht.

Ebenso einfach endet das Amt: Die Eigentümerversammlung kann ein Mitglied mit einfacher Mehrheit abberufen, und jedes Mitglied kann sein Amt niederlegen. Ablauf, Gründe und Anfechtung zeigt der Beitrag Beirat abwählen.

Aufgaben und Pflichten des Verwaltungsbeirats: unterstützen und überwachen

Kern der Aufgaben und Pflichten des Verwaltungsbeirats ist § 29 Abs. 2 Satz 1 WEG: Der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben. Das Wort „überwacht“ stand im ursprünglichen Gesetzentwurf noch nicht.

Der Rechtsausschuss des Bundestags hat es ergänzt, um der gestiegenen Bedeutung des Beirats Rechnung zu tragen (BT-Drs. 19/22634, S. 47). Er verweist dabei auf die Einberufung, die Prüfung der Zahlenwerke, die Unterschrift unter die Niederschrift und vor allem die Vertretung gegenüber dem Verwalter.

Unterstützen heißt in der Praxis: Der Beirat ist erster Ansprechpartner des Verwalters zwischen den Versammlungen. Der Verwaltungsbeirat bespricht die Tagesordnung, gibt Hinweise aus der Wohnanlage weiter und hilft, Beschlussvorlagen verständlich zu formulieren.

Bei größeren Erhaltungsmaßnahmen am Gemeinschaftseigentum wird der Verwaltungsbeirat oft in die Vorbereitung eingebunden, etwa beim Vergleich von Angeboten oder bei der Objektbegehung. Die ordnungsmäßige Erhaltung bleibt aber Aufgabe der Eigentümergemeinschaft (§ 19 Abs. 2 Nr. 2 WEG).

Überwachen heißt: Der Beirat achtet darauf, dass der Verwalter Beschlüsse umsetzt, Fristen einhält und das Geld der Eigentümergemeinschaft ordentlich verwaltet. Stellt der Verwaltungsbeirat Mängel fest, spricht er sie an und informiert notfalls die Wohnungseigentümer in der Eigentümerversammlung.

Eine Weisungsbefugnis folgt daraus nicht. Der Rechtsausschuss stellt ausdrücklich klar, dass die Vorschrift dem Beirat nicht das Recht verleiht, sich die Kompetenzen des Verwalters anzueignen (BT-Drs. 19/22634, S. 47).

Als Bindeglied hat der Verwaltungsbeirat auch eine Rolle gegenüber den Miteigentümern. Eine ausdrückliche gesetzliche Berichtspflicht gibt es neben dem Prüfergebnis zu den Zahlenwerken nicht. In der Praxis berichtet der Beirat in der Eigentümerversammlung kurz über seine Tätigkeit und beantwortet Fragen.

Die Eigentümer können dem Verwaltungsbeirat durch Beschluss weitere Aufgaben übertragen, etwa die Mitwirkung bei der Auswahl eines neuen Verwalters oder bei der Vorbereitung einer Sanierung. Solche Erweiterungen sollten klar umrissen sein, damit Rolle und Verantwortung erkennbar bleiben.

Pflichten im Einzelnen: Aus den Aufgaben ergeben sich konkrete Pflichten des Verwaltungsbeirats. Der Beirat muss die übernommenen Aufgaben sorgfältig erledigen, Interessenkonflikte offenlegen, etwa wenn ein Beiratsmitglied mit einem Auftragnehmer der Eigentümergemeinschaft verbunden ist, und vertrauliche Informationen schützen.

Die Beiratsmitglieder handeln dabei im Interesse aller Eigentümer, nicht im Interesse einzelner Miteigentümer oder einer Gruppe. Ein Verwaltungsbeirat, der nur eine Seite vertritt, verliert schnell das Vertrauen der Eigentümergemeinschaft und riskiert seine Abwahl.

Rechte und Aufgaben gehören zusammen: Wer als Mitglied des Verwaltungsbeirats prüfen soll, braucht Zugang zu den Unterlagen, rechtzeitige Information durch die Hausverwaltung und Zeit vor der Eigentümerversammlung. Eine gute Verwaltung plant die Prüfung durch die Beiratsmitglieder deshalb mehrere Wochen vor der Einladung ein.

Die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums obliegt der Gemeinschaft (§ 18 Abs. 1 WEG). Verwaltung im rechtlichen Sinn bleibt damit Sache der Eigentümer und des Verwalters; der Beirat begleitet sie. Je klarer die Rollen in der Wohnungseigentümergemeinschaft verteilt sind, desto weniger Streit entsteht.

In der Praxis entsteht eine gute Zusammenarbeit zwischen Beirat und Hausverwaltung durch feste Abläufe: ein Termin vor der Versammlung, ein Termin zur Prüfung der Abrechnung und kurze Wege bei Eilfällen. Viele Fragen der Miteigentümer lassen sich so schon vor der Eigentümerversammlung klären.

Rechnungsprüfung nach § 29 Abs. 2 WEG: Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung

Die bekannteste Aufgabe ist die Rechnungsprüfung. Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung sollen, bevor die Eigentümer über Vorschüsse und Nachschüsse beschließen, vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden (§ 29 Abs. 2 Satz 2 WEG).

Aufgestellt werden beide Zahlenwerke vom Verwalter (§ 28 Abs. 1 Satz 2 und Abs. 2 Satz 2 WEG). Der Beirat prüft sie nur. Seit der Reform beschließen die Eigentümer nicht mehr über das ganze Zahlenwerk, sondern über die Vorschüsse und über Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse (§ 28 Abs. 1 Satz 1 und Abs. 2 Satz 1 WEG).

Früher nannte das Gesetz zusätzlich „Rechnungslegungen und Kostenanschläge“. Diese Worte hat die Reform gestrichen. Nach der Gesetzesbegründung bleiben Rechnungen und Kostenanschläge aber Gegenstand der Prüfung, soweit sie Grundlage von Wirtschaftsplan oder Jahresabrechnung sind (BT-Drs. 19/18791, S. 78).

Es handelt sich um eine Soll-Vorschrift. Unterbleibt die Prüfung, ist der Beschluss über die Jahresabrechnung deshalb nicht automatisch fehlerhaft. Wer das Amt annimmt, sollte die Prüfung aber ernst nehmen; ein sorgfältiger Prüfbericht ist das beste Mittel, um Fehler vor der Versammlung zu finden.

In der Praxis prüft der Verwaltungsbeirat die Kontostände zum Jahresende, die Entwicklung der Erhaltungsrücklage, die Verteilung der Kosten nach dem richtigen Schlüssel und eine Stichprobe einzelner Belege. Dazu kommt der Vermögensbericht, den der Verwalter jährlich erstellt (§ 28 Abs. 4 WEG).

Das Prüfergebnis wird in der Regel schriftlich abgegeben und mit der Einladung verschickt oder in der Versammlung vorgetragen. Sie sollte sagen, was geprüft wurde, welche Fragen offen sind und ob der Beirat die Beschlussfassung empfiehlt.

Wie gründlich die Prüfung sein muss, wie eine Stichprobe aussieht und was Gerichte dazu entschieden haben, steht im Beitrag Beirat: Jahresabrechnung prüfen und Belege kontrollieren. Wie die Prüfung digital und ohne Aktenordner abläuft, zeigt unsere Seite für den Beirat.

Kurze Checkliste für die Prüfung: Stimmen Anfangs- und Endbestände mit den Kontoauszügen überein? Ist die Erhaltungsrücklage richtig fortgeschrieben? Wurden die Kosten nach dem Schlüssel aus Gemeinschaftsordnung oder Beschluss verteilt? Sind größere Rechnungen durch einen Beschluss oder die Befugnisse des Verwalters gedeckt? Passen die Vorschüsse im neuen Wirtschaftsplan zur tatsächlichen Kostenentwicklung?

Vertretung gegenüber dem Verwalter: Was der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats darf

Seit der Reform wird die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) nach außen grundsätzlich vom Verwalter vertreten (§ 9b Abs. 1 Satz 1 WEG). Das passt nicht, wenn es um Geschäfte mit dem Verwalter selbst geht. Für diesen Fall bestimmt § 9b Abs. 2 WEG: Dem Verwalter gegenüber vertritt der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats die Gemeinschaft.

Alternativ kann die Eigentümerversammlung einen anderen Wohnungseigentümer durch Beschluss dazu ermächtigen. Das ist sinnvoll, wenn es keinen Beirat gibt oder der Vorsitzende befangen ist.

Typische Fälle sind der Abschluss, die Änderung und die Kündigung des Verwaltervertrags. Beiratsmitglieder sollten solche Unterschriften nur auf Grundlage eines klaren Beschlusses leisten. Der Vorsitzende unterschreibt den Vertrag für die Eigentümergemeinschaft, nachdem die Eigentümer die Bestellung und die Eckpunkte des Vertrags beschlossen haben (§ 26 Abs. 1 WEG).

Nach der Begründung des Rechtsausschusses ist der Beirat vor allem dann zur Vertretung berufen, wenn Ansprüche gegen den Verwalter durchgesetzt werden sollen (BT-Drs. 19/22634, S. 47). Das betrifft etwa die Herausgabe von Unterlagen oder Schadensersatz nach einem Verwalterwechsel.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Vertretung und Entscheidung. § 9b Abs. 2 WEG regelt, wer für die Gemeinschaft handelt, nicht, wer entscheidet. Ob ein Vertrag geschlossen, gekündigt oder ein Anspruch eingeklagt wird, liegt die Entscheidung nach herrschender Meinung bei den Wohnungseigentümern.

Wie Ansprüche gegen einen früheren Verwalter geltend gemacht werden und welche Fristen gelten, zeigt der Beitrag Schadensersatz vom Verwalter.

Und wenn es keinen Verwalter gibt? Dann wird die Gemeinschaft durch die Wohnungseigentümer gemeinschaftlich vertreten (§ 9b Abs. 1 Satz 2 WEG). Beirat oder Vorsitzender sind in diesem Fall nicht automatisch Vertreter; die Eigentümer können aber einzelne Personen bevollmächtigen.

Für die Wohnungseigentümergemeinschaft ist die Regelung ein Schutz. Ohne § 9b Abs. 2 WEG müsste der Verwalter mit sich selbst verhandeln, etwa über seine eigene Vergütung oder eine Kündigung. Beirat und Eigentümer haben damit ein Werkzeug, um die Rechte der Eigentümergemeinschaft auch gegen den eigenen Verwalter durchzusetzen.

Rechte und Pflichten in der WEG: Beirat, Einsicht, Einberufung und Protokoll

Einsicht in die Verwaltungsunterlagen: Ein eigenes, weitergehendes Einsichtsrecht des Beirats regelt das Gesetz nicht. Jedes Mitglied hat aber, wie jeder Wohnungseigentümer, einen Anspruch auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen (§ 18 Abs. 4 WEG).

Die Gesetzesbegründung betont, dass die Informationsrechte des Beirats durch die Reform nicht eingeschränkt werden; jedes Mitglied hat den Einsichtsanspruch nach § 18 Abs. 4 WEG (BT-Drs. 19/18791, S. 78). Ohne Einblick in Konten, Rechnungen und Verträge kann der Beirat seine Prüfung nicht leisten. Umfang, Ort und Kosten der Einsicht erklärt der Beitrag Einsichtsrecht in Verwaltungsunterlagen.

Einberufung der Eigentümerversammlungen: Grundsätzlich lädt die Verwaltung, also der Verwalter, mindestens einmal im Jahr ein (§ 24 Abs. 1 WEG). Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, kann der Vorsitzende des Beirats, sein Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Wohnungseigentümer die Versammlung einberufen (§ 24 Abs. 3 WEG).

Für die Einladung gelten dieselben Regeln wie für den Verwalter: Textform, also etwa E-Mail, und eine Frist, die mindestens drei Wochen betragen soll, sofern kein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt (§ 24 Abs. 4 WEG). Eine unterschriebene Papierform verlangt das Gesetz nicht mehr.

Unterschrift unter die Niederschrift: Über die Beschlüsse ist unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen. Sie unterschreiben der Versammlungsvorsitzende, ein Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, auch dessen Vorsitzender oder sein Vertreter (§ 24 Abs. 6 WEG). Beirat und Versammlungsleitung bestätigen so gemeinsam, was beschlossen wurde.

Diese Unterschrift hat praktische Bedeutung. Muss der Verwalter seine Bestellung etwa gegenüber dem Grundbuchamt nachweisen, genügt eine Niederschrift über den Bestellungsbeschluss mit öffentlich beglaubigten Unterschriften der in § 24 Abs. 6 genannten Personen (§ 26 Abs. 4 WEG). Vom Vorsitzenden des Beirats wird deshalb erwartet, dass er das Protokoll vor der Unterschrift gründlich liest.

Aufwendungsersatz: Beiratsmitglieder arbeiten meist ehrenamtlich. Auslagen wie Porto oder Fahrtkosten kann die Eigentümergemeinschaft erstatten. Ob und in welcher Höhe eine pauschale Vergütung gezahlt wird, beschließt die Versammlung; das hat Folgen für die Haftung, wie der nächste Abschnitt zeigt.

Erhaltung des Gemeinschaftseigentums: Viele Verwaltungsbeiräte begleiten den Verwalter bei der jährlichen Begehung und bei der Planung größerer Maßnahmen. Entscheiden müssen über die Erhaltung des Gemeinschaftseigentums aber die Eigentümer (§ 19 Abs. 1 WEG). Beirat und Verwalter bereiten diese Entscheidungen nur vor.

Zusammenarbeit zwischen den Eigentümerversammlungen: Zwischen zwei Eigentümerversammlungen ist der Verwaltungsbeirat oft der einzige Ansprechpartner, der die Interessen aller kennt. Der Verwaltungsbeirat kann den Verwalter auf Mängel in der Wohnanlage hinweisen, Rückfragen zur Jahresabrechnung sammeln und Vorschläge für die nächste Tagesordnung machen. Ein Recht, Punkte selbst auf die Tagesordnung zu setzen, hat der Beirat nach dem Wohnungseigentumsgesetz nicht; er kann sie wie jeder Eigentümer beim Verwalter beantragen.

Fragen der Miteigentümer: Viele Eigentümer wenden sich mit Anliegen zuerst an den Verwaltungsbeirat, weil sie ihn aus dem Haus kennen. Der Beirat kann solche Fragen bündeln und an die Hausverwaltung weitergeben. Eine Pflicht, jedem Miteigentümer Auskunft aus den Unterlagen zu geben, hat er nicht; dafür besteht das Einsichtsrecht jedes Eigentümers gegenüber der Gemeinschaft.

Haftung nach § 29 Abs. 3 WEG: Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit

Sind Mitglieder des Verwaltungsbeirats unentgeltlich tätig, haben sie nur Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit zu vertreten (§ 29 Abs. 3 WEG). Die Haftung für einfache Fahrlässigkeit ist damit ausgeschlossen.

Diese Haftungsbeschränkung ist eine der wichtigsten Neuerungen der WEG-Reform. Sie soll nach der Gesetzesbegründung die Bereitschaft fördern, sich unentgeltlich im Beirat zu engagieren (BT-Drs. 19/18791, S. 79).

Erhält ein Mitglied eine Vergütung, gilt das Privileg nicht. Dann haftet es nach dem allgemeinen Maßstab für Vorsatz und jede Fahrlässigkeit (§ 276 Abs. 1 BGB). Ob die bloße Erstattung tatsächlicher Auslagen schon eine Vergütung ist, wird nach herrschender Meinung verneint; bei Pauschalen ist die Frage umstritten.

Grob fahrlässig handelt, wer die erforderliche Sorgfalt in ungewöhnlich hohem Maß verletzt. Ein Beispiel: Der Beirat bestätigt eine Abrechnung als geprüft, obwohl er keine einzige Unterlage gesehen hat.

Haftet ein Mitglied, haftet es grundsätzlich persönlich. In der Praxis schließen viele Gemeinschaften deshalb per Beschluss eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung für den Beirat auf Kosten der Wohnungseigentümergemeinschaft ab; das gilt nach überwiegender Auffassung als ordnungsmäßige Verwaltung.

Welche Gerichtsentscheidungen es zur Belegprüfung und zur Haftung gibt, zeigt der Beitrag Beirat: Haftung und Belegprüfung. Ob und wann die Versammlung den Beirat entlasten sollte und was das bewirkt, steht im Beitrag Entlastung des Beirats.

Grenzen: Was der Verwaltungsbeirat nicht darf

Der Verwaltungsbeirat ist kein Verwalter. Der Beirat trifft keine Entscheidungen, die der Eigentümerversammlung oder dem Verwalter zustehen. Was der Verwalter ohne Beschluss erledigen darf, regelt § 27 WEG. Verwalter und Beirat haben getrennte Aufgaben; diese Befugnisse gehen nicht auf den Beirat über.

Der Beirat darf deshalb grundsätzlich keine Handwerker beauftragen, keine Verträge im Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft schließen und keine Zahlungen anweisen. Eine Ausnahme ist die Vertretung gegenüber dem Verwalter nach § 9b Abs. 2 WEG, und die Eigentümer können ihm durch Beschluss einzelne Befugnisse übertragen.

Der Verwaltungsbeirat kann dem Verwalter keine Weisungen erteilen und ihn nicht abberufen. Über Bestellung und Abberufung des Verwalters beschließen allein die Wohnungseigentümer (§ 26 Abs. 1 WEG). Verwalter bleibt also, wen die Eigentümer bestellt haben.

Der Verwaltungsbeirat beschließt nicht an Stelle der Eigentümerversammlung. Seine Stellungnahme zur Abrechnung ist eine Empfehlung; abstimmen müssen die Eigentümer. Auch über den Verwaltervertrag entscheidet nicht der Beirat allein.

Schließlich darf der Beirat Informationen aus den Unterlagen nicht beliebig weitergeben. Belege und Kontoauszüge enthalten personenbezogene Daten der Miteigentümer, etwa Hausgeldrückstände. In der Praxis sollten Beiratsmitglieder solche Angaben vertraulich behandeln und nur im Rahmen ihrer Aufgabe nutzen.

Gute Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Verwaltungsbeirat lebt von klaren Rollen und Verantwortlichkeiten. Als Hausverwaltung mit Büros in München, Fürstenfeldbruck und Landsberg legen wir dem Beirat die Unterlagen vollständig vor, beantworten Rückfragen am Beleg und halten die Prüfung nachvollziehbar fest.

Kommt es dennoch zum Konflikt zwischen Beirat und Verwalter, entscheidet am Ende die Eigentümerversammlung. Sie kann Aufgaben neu verteilen, den Beirat neu wählen oder über die Abberufung des Verwalters beschließen. Für alles andere gilt: Der Beirat berät, die Eigentümer entscheiden, der Verwalter setzt um.

Merksatz: Was der Verwaltungsbeirat darf, steht in § 29, § 9b Abs. 2 und § 24 WEG. Beirat sein heißt prüfen, beraten und kontrollieren. Was darüber hinausgeht, braucht einen Beschluss; ohne ihn handelt der Verwaltungsbeirat außerhalb seiner Aufgaben und Rechte, und die Verwaltung bleibt Sache des Verwalters.

Tipp: Aufgaben klar beschließen Soll der Beirat mehr tun als das Gesetz vorsieht, etwa Angebote einholen oder einen Verwaltervertrag verhandeln, sollte die Versammlung Umfang, Grenzen und Kostenrahmen ausdrücklich beschließen. Das schützt Beirat und Gemeinschaft.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlage: §§ 9b, 10, 18, 19, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29 WEG; § 276 BGB; BT-Drs. 19/18791 und 19/22634; BGH, Urteil vom 05.02.2010 – V ZR 126/09

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