Verwaltungsbeirat Wahl: Beirat wählen, Zahl der Mitglieder und Amtszeit

Ein guter Verwaltungsbeirat beginnt mit einer sauberen Wahl. Fehler bei der Tagesordnung, beim Wahlmodus oder bei der Besetzung machen den Beschluss anfechtbar, und dann steht die Eigentümergemeinschaft im Zweifel ohne handlungsfähigen Beirat da. Dieser Beitrag richtet sich an Wohnungseigentümer, die einen Beirat wählen oder selbst kandidieren wollen, an Beiräte, deren Amtszeit endet, und an Verwalter, die die Wahl vorbereiten.

Verwaltungsbeirat Wahl: Grundlagen nach § 29 WEG

Rechtsgrundlage ist das Wohnungseigentumsgesetz (§ 29 WEG). Beirat wird, wen die Wohnungseigentümer durch Beschluss zum Mitglied des Verwaltungsbeirats bestellen. Die Bestellung eines Verwaltungsbeirats ist also ein gewöhnlicher Beschluss der Eigentümerversammlung.

Ein Verwaltungsbeirat ist freiwillig. Der Bundesgerichtshof nennt ihn „kein notwendiges Organ“; seine Einsetzung stehe grundsätzlich im Belieben der Eigentümer, und die Gemeinschaft sei auch ohne Beirat voll handlungsfähig (BGH, Urteil vom 5. Februar 2010, V ZR 126/09, Rn. 8).

Neben Eigentümerversammlung und Verwalter ist der Verwaltungsbeirat damit ein zusätzliches Verwaltungsorgan der Wohnungseigentümergemeinschaft, dessen Einrichtung die Eigentümer selbst in der Hand haben. In der Praxis haben viele Wohnungseigentümergemeinschaften einen Verwaltungsbeirat, weil der Beirat ein Bindeglied zwischen Eigentümer und Verwaltung ist.

Wählen die Eigentümer einen Verwaltungsbeirat, müssen sie die Regelungen des Gesetzes einhalten: Bezeichnung in der Einladung, Stimmenmehrheit, wählbare Personen und bei mehreren Mitgliedern ein Vorsitzender mit Stellvertreter. Die Gemeinschaftsordnung kann weitere Regelungen enthalten, etwa zur Amtszeit.

Welche Aufgaben, Rechte und Pflichten der gewählte Verwaltungsbeirat hat, zeigt dieser Artikel weiter unten nur im Überblick. Im Mittelpunkt steht hier alles rund um die Wahl: der Weg des Beirats ins Amt und wieder hinaus.

Vorbereitung der Wahl des Verwaltungsbeirats: Tagesordnung und Kandidaten

Ein Beschluss ist nur gültig, wenn der Gegenstand bei der Einberufung bezeichnet ist (§ 23 Abs. 2 WEG). Die Wahl des Verwaltungsbeirats muss deshalb als eigener Tagesordnungspunkt in der Einladung stehen.

Bewährt hat sich eine Formulierung wie „Wahl des Verwaltungsbeirats: Zahl der Mitglieder, Wahl der Mitglieder, Amtszeit“. So wissen alle Eigentümer, worüber abgestimmt wird, und die Eigentümerversammlung kann alle Punkte in einem Zug regeln.

Eingeladen wird in Textform, also etwa per E-Mail, mit einer Frist von in der Regel mindestens drei Wochen (§ 24 Abs. 4 WEG). Wer die Wahl auf die Tagesordnung bringen will, wendet sich an die Verwaltung; wie Eigentümer und Beirat notfalls selbst einladen, steht im Beitrag Eigentümerversammlung einberufen.

Kandidaten finden: Eine Bewerbungsfrist kennt das Gesetz nicht. In der Praxis verbindet die Verwaltung die Einladung mit dem Angebot an alle Eigentümer, sich vorab als Kandidat für den Beirat zu melden und in der Versammlung kurz vorzustellen.

Kandidaten können auch noch in der Eigentümerversammlung vorgeschlagen werden, solange der Tagesordnungspunkt die Wahl abdeckt. Für die Aufgaben im Beirat braucht es Zeit, Interesse an Zahlen und die Bereitschaft, mit dem Verwalter und den Miteigentümern sachlich umzugehen.

Wahl ohne Präsenz: Die Eigentümer können beschließen, dass eine Online-Teilnahme möglich ist (§ 23 Abs. 1 Satz 2 WEG); mit drei Vierteln der abgegebenen Stimmen auch eine rein virtuelle Versammlung (§ 23 Abs. 1a WEG). Einzelheiten erklärt der Beitrag Virtuelle Eigentümerversammlung.

Eine Wahl im Umlaufverfahren ist ebenfalls möglich. Sie braucht aber die Zustimmung aller Wohnungseigentümer in Textform, wenn die Versammlung nicht vorher für diesen Gegenstand etwas anderes beschlossen hat (§ 23 Abs. 3 WEG).

Abstimmung: Mehrheit, Stimmrecht, Einzelwahl oder Blockwahl

Für die Wahl genügt die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Eine Mindestzahl anwesender Eigentümer verlangt das Gesetz seit der Reform nicht mehr.

Enthaltungen zählen nicht mit. Entscheidend ist allein, ob die Ja-Stimmen die Nein-Stimmen überwiegen (BGH, Urteil vom 18. Januar 2019, V ZR 324/17, Rn. 8). Bei Stimmengleichheit ist der Kandidat nicht gewählt.

Jeder Wohnungseigentümer hat eine Stimme, also eine Stimme pro Kopf; Miteigentümer einer Wohnung stimmen einheitlich ab (§ 25 Abs. 2 WEG). Die Gemeinschaftsordnung kann stattdessen nach Miteigentumsanteilen oder Einheiten abstimmen lassen. Vollmachten bedürfen der Textform (§ 25 Abs. 3 WEG).

Darf der Kandidat mitstimmen? Ja. Für die Bestellung eines Eigentümers zum Verwalter hat der BGH festgehalten, dass es sich nicht um ein Rechtsgeschäft im Sinne des Stimmverbots (damals § 25 Abs. 5 WEG, heute § 25 Abs. 4 WEG) handelt, sondern um die Wahrnehmung mitgliedschaftlicher Interessen (BGH, Beschluss vom 19. September 2002, V ZB 30/02). Für die Wahl in den Beirat gilt nach herrschender Ansicht dasselbe.

Einzelwahl: Über jeden Kandidaten wird getrennt abgestimmt. Das dauert etwas länger, ist aber die sichere Art der Wahl: Ist ein Kandidat für den Beirat nicht wählbar, betrifft ein Fehler nur diesen einen Beschluss.

Blockwahl: Alle Kandidaten werden in einem Beschluss gewählt. Nach überwiegender Auffassung ist dieses Verfahren zulässig, wenn niemand widerspricht oder die Eigentümerversammlung es beschließt. Der Nachteil: Wer nur einen Kandidaten ablehnt, kann nicht differenziert abstimmen.

Mehr Kandidaten als Plätze: Das Gesetz regelt diesen Fall nicht. In der Praxis legt die Eigentümerversammlung vorher fest, wie der Beirat gewählt wird, zum Beispiel Einzelabstimmung, bis alle Plätze besetzt sind, oder Wahl der Kandidaten mit den meisten Ja-Stimmen, sofern jeder mehr Ja- als Nein-Stimmen erhält.

Eine geheime Wahl schreibt das Gesetz nicht vor. Üblich ist die offene Abstimmung per Handzeichen oder Stimmkarte; nach überwiegender Ansicht kann die Versammlung eine geheime Abstimmung beschließen.

Am Ende stellt der Versammlungsleiter, meist der Verwalter (§ 24 Abs. 5 WEG), das Ergebnis fest und verkündet es. Der Inhalt des verkündeten Beschlusses kommt in die Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7 WEG), und die Niederschrift hält fest, wer gewählt ist.

Zahl der Mitglieder seit der WEG Reform, Annahme und Vorsitz

Bis zum 30. November 2020 musste der Verwaltungsbeirat aus drei Wohnungseigentümern bestehen. Der BGH erklärte deshalb die Wahl von nur zwei Mitgliedern für ungültig, weil keine Vereinbarung eine andere Zahl zuließ (BGH, V ZR 126/09, Rn. 4 und 5).

Mit der Änderung durch das Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz gilt seit dem 1. Dezember 2020 eine neue Rechtslage: Die Eigentümer legen die Zahl der Mitglieder durch Beschluss fest. Nach der Gesetzesbegründung kann auch ein einzelner Eigentümer alleiniges Mitglied sein; er ist dann automatisch Vorsitzender (BT-Drs. 19/18791, S. 78).

Der Gesetzgeber nennt dafür das Bedürfnis der Praxis, die Zahl der Beiratsmitglieder flexibel festlegen zu können. Die Reform dient insgesamt der Stärkung des Amtes: Die Tätigkeit im Beirat soll attraktiver werden, damit mehr Eigentümer sie übernehmen (BT-Drs. 19/18791, S. 78).

Wie viele Mitglieder des Verwaltungsbeirats sinnvoll sind, hängt von der Größe der Wohnanlage und den Aufgaben ab. In kleinen Gemeinschaften reicht oft ein Beiratsmitglied, in größeren Anlagen sind drei Mitglieder üblich. Eine ungerade Zahl vermeidet Pattsituationen bei internen Abstimmungen.

Gemeinschaftsordnung mit fester Zahl: Schreibt eine Vereinbarung eine bestimmte Mitgliederzahl vor, geht sie nach überwiegender Auffassung vor (§ 10 Abs. 1 Satz 2 WEG). Dann sollte die Versammlung diese Zahl einhalten oder die Gemeinschaftsordnung ändern.

Annahme der Wahl: Niemand muss Beirat werden. Der BGH stellt darauf ab, dass die Bestimmung eines Beiratsmitglieds, gleich ob durch Beschluss oder durch das Gericht, in jedem Fall die Bereitschaft des Eigentümers zur Übernahme des Amtes voraussetzt (BGH, V ZR 126/09, Rn. 7). Nach allgemeiner Auffassung wird die Bestellung erst mit der Annahme wirksam.

In der Praxis fragt der Versammlungsleiter direkt nach der Abstimmung, ob das gewählte Beiratsmitglied annimmt; die Antwort gehört ins Protokoll. Wer in Abwesenheit gewählt wird, kann vorher in Textform erklären, dass er im Fall der Wahl annimmt, oder die Annahme später gegenüber der Verwaltung erklären.

Vorsitz und Stellvertretung: Hat der Beirat mehrere Mitglieder, ist ein Vorsitzender und ein Stellvertreter zu bestimmen (§ 29 Abs. 1 Satz 2 WEG). Die Eigentümer können den Vorsitzenden wählen; andernfalls bestimmen ihn die Beiratsmitglieder selbst (BT-Drs. 19/18791, S. 78).

Der Vorsitz ist mehr als eine Formalie: Der Vorsitzende beruft den Beirat nach Bedarf ein, vertritt die Gemeinschaft gegenüber dem Verwalter (§ 9b Abs. 2 WEG), unterschreibt die Niederschrift und kann die Versammlung einberufen, wenn ein Verwalter fehlt oder sich pflichtwidrig weigert (§ 24 Abs. 3 und 6 WEG). In der Praxis einigen sich die Mitglieder im Verwaltungsbeirat deshalb meist noch in der Eigentümerversammlung.

Wählbarkeit nach dem WEG: Beirat aus Eigentümern oder Dritten?

Nach dem Wortlaut des Wohnungseigentumsgesetzes können nur Wohnungseigentümer in den Verwaltungsbeirat gewählt werden. Dazu gehört auch, wem eine Wohnung zusammen mit anderen gehört, etwa Ehepartnern als Miteigentümern.

Nichteigentümer: Mieter, Angehörige oder externe Fachleute wie ein Steuerberater können nach herrschender Meinung nur gewählt werden, wenn die Gemeinschaftsordnung oder eine andere Vereinbarung das zulässt (§ 10 Abs. 1 Satz 2 WEG). Beirat wird ein Dritter also nicht schon durch einfachen Mehrheitsbeschluss.

Wählt die Versammlung trotzdem einen Nichteigentümer, ist der Beschluss nach überwiegender Auffassung anfechtbar. Wird er nicht innerhalb der Frist angefochten, bleibt er gültig (§ 23 Abs. 4 Satz 2 WEG).

Der Verwalter: Der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht den Verwalter. Der Verwalter, seine Mitarbeiter oder Geschäftsführer können deshalb nach überwiegender Auffassung nicht Beiratsmitglied sein, weil sie sich sonst selbst kontrollieren würden.

Persönliche Eignung: Besondere Voraussetzungen nennt das Gesetz nicht. Ein Interessenkonflikt, etwa eine enge geschäftliche Verbindung zu einem Auftragnehmer der Gemeinschaft, kann aber aus wichtigen Gründen gegen ordnungsmäßige Verwaltung sprechen. Kandidaten sollten solche Verbindungen vor der Wahl offenlegen.

Was ist ein Beiratsmitglied rechtlich? Ein Beiratsmitglied ist ein Wohnungseigentümer, der ein Ehrenamt in einem Organ der Gemeinschaft übernimmt. Er bleibt Eigentümer mit vollem Stimmrecht und wird durch die Wahl weder Angestellter noch Vertreter der Verwaltung.

Amtszeit im WEG: Gesetz, Nachwahl, Rücktritt und Abwahl

Eine gesetzliche Amtszeit gibt es nicht. Ohne Regelungen im Wahlbeschluss oder in der Gemeinschaftsordnung gilt die Bestellung nach allgemeiner Auffassung auf unbestimmte Zeit, also bis zur Abberufung oder Niederlegung.

Viele Gemeinschaften befristen die Amtszeit deshalb im Wahlbeschluss, in der Praxis oft auf zwei bis vier Jahre. Das schafft einen festen Anlass, die Besetzung zu überprüfen. Eine Wiederwahl ist unbegrenzt möglich.

Endet eine befristete Amtszeit ohne rechtzeitige Neuwahl, ist der Beirat nicht mehr im Amt. Die Verwaltung sollte die Neuwahl deshalb in die letzte Versammlung vor Ablauf der Amtszeit aufnehmen.

Nachwahl: Scheidet ein Beiratsmitglied vorzeitig aus, kann die nächste Eigentümerversammlung einen Nachfolger in den Beirat wählen. Der Beschluss sollte sagen, ob das neue Mitglied für die restliche oder für eine neue Amtszeit gewählt wird.

Rücktritt: Jedes Mitglied kann sein Amt nach allgemeiner Auffassung jederzeit niederlegen, am besten in Textform gegenüber Verwaltung und übrigen Mitgliedern. Verkauft ein Mitglied seine Wohnung, endet das Amt nach überwiegender Auffassung mit dem Verlust der Eigentümerstellung, wenn keine Vereinbarung Nichteigentümer zulässt.

Abwahl: Die Eigentümer können ein Mitglied nach allgemeiner Auffassung jederzeit durch Beschluss abberufen; einen wichtigen Grund braucht es dafür nicht, wenn die Gemeinschaftsordnung nichts anderes bestimmt. Ablauf, Folgen und gerichtliche Abberufung erklärt der Beitrag Beirat abwählen.

Tipp: Musterformulierung für den Wahlbeschluss „Der Verwaltungsbeirat besteht aus drei Mitgliedern. Gewählt wird Frau A für die Dauer von drei Jahren ab heute.“ Danach folgt je Kandidat ein eigener Beschluss, die Annahme und die Bestimmung des Vorsitzenden.

Nach der Wahl: Rechte und Pflichten nach § 29 Abs. 2 WEG

Mit der Annahme beginnen die Aufgaben des Beirats. Der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben (§ 29 Abs. 2 Satz 1 WEG). Unterstützung heißt Beratung und kurze Wege zur Verwaltung, Überwachung heißt Kontrolle, ob der Verwalter Beschlüsse umsetzt und seine Aufgaben erfüllt.

Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung soll der Verwaltungsbeirat vor der Beschlussfassung prüfen und mit einer Stellungnahme versehen. Wie gründlich er Belege und jede größere Ausgabe prüfen muss, erklärt der Beitrag Beirat: Jahresabrechnung prüfen.

Seine Rolle hat Grenzen: Der Verwaltungsbeirat beschließt nicht an Stelle der Eigentümerversammlung, erteilt dem Verwalter keine Weisungen und beauftragt keine Handwerker; was der Verwalter ohne Beschluss erledigen darf, regelt § 27 WEG. Verwaltung im Alltag bleibt Sache des Verwalters, die Entscheidungen bleiben Sache der Eigentümer. Mehr darf der Beirat nur, wenn ein Beschluss ihm Aufgaben in einem festen Rahmen überträgt.

Haftung: Sind Beiratsmitglieder unentgeltlich tätig, haften sie nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit (§ 29 Abs. 3 WEG). Wer eine Vergütung erhält, haftet nach allgemeinen Regeln auch für einfache Fahrlässigkeit. Gerichtsentscheidungen zur Haftung zeigt der Beitrag Beirat: Haftung und Belegprüfung.

Was bekommt man als Beirat? Das Amt ist in der Regel ein Ehrenamt. Auslagen wie Porto oder Fahrtkosten kann die Gemeinschaft erstatten; ob es eine Pauschale gibt, beschließen die Eigentümer. In der Praxis schließen viele Gemeinschaften zudem per Beschluss eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung für den Beirat ab.

Wie wir als Hausverwaltung mit Büros in München, Fürstenfeldbruck und Landsberg den Beirat nach der Wahl entlasten, mit vorbereiteten Unterlagen und digitaler Belegprüfung, zeigt unsere Seite für den Beirat.

Wahl anfechten: Fristen und typische Fehler

Jeder Wohnungseigentümer kann den Wahlbeschluss mit der Anfechtungsklage angreifen (§ 44 Abs. 1 WEG). Die Klage richtet sich gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (§ 44 Abs. 2 Satz 1 WEG), nicht gegen die gewählten Beiratsmitglieder.

Die Klage muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb zweier Monate begründet werden (§ 45 WEG). Bis zu einem rechtskräftigen Urteil bleibt der Beschluss gültig (§ 23 Abs. 4 Satz 2 WEG). Beirat bleibt also zunächst, wer gewählt wurde.

Typische Fehler: Die Wahl stand nicht erkennbar auf der Tagesordnung. Ein Nichteigentümer wurde ohne Grundlage in der Gemeinschaftsordnung gewählt. Die Stimmen wurden falsch ausgezählt, etwa mit Enthaltungen als Nein-Stimmen.

Weitere Fehlerquellen sind eine Mitgliederzahl, die einer Vereinbarung widerspricht, oder ein Kandidat mit erheblichem Interessenkonflikt. Wer solche Fragen vor der Eigentümerversammlung klärt, erspart der Gemeinschaft einen Rechtsstreit.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlage: §§ 9b, 10, 23, 24, 25, 27, 29, 44, 45 WEG; BT-Drs. 19/18791; BGH, Urteil vom 05.02.2010 – V ZR 126/09; BGH, Urteil vom 18.01.2019 – V ZR 324/17; BGH, Beschluss vom 19.09.2002 – V ZB 30/02

Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.