Beirat Haftung Belegprüfung: Was eine oberflächliche Prüfung kostet

Der Verwaltungsbeirat soll Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung prüfen, bevor die Versammlung beschließt. Viele Beiräte verstehen die Belegprüfung als Formsache. Ein Urteil des Landgerichts Traunstein, bestätigt vom Oberlandesgericht München, zeigt, was das kosten kann: Eine Gemeinschaft verlor 37.773,23 Euro, weil ihre Beiräte nur die Schlüssigkeit der Abrechnung prüften. Der Beirat nimmt damit eine Kontrollfunktion wahr, die für Transparenz in der Eigentümergemeinschaft sorgt. Dieser Beitrag richtet sich an Beiräte und Eigentümer und erklärt, wann ein Beirat haftet, was eine ordentliche Prüfung umfasst und wie sich Gemeinschaften absichern.

Was haben das Landgericht Traunstein und das Oberlandesgericht München entschieden?

Eine Gemeinschaft verlor 37.773,23 Euro, weil ihre Beiräte die Jahresabrechnung nur oberflächlich geprüft hatten: Der Rückforderungsanspruch war verjährt (LG Traunstein, Endurteil vom 20.03.2026, 3 O 363/24; OLG München, Beschluss vom 24.06.2026, 31 U 1110/26 e).

Der Fall: Eine Verwaltungsgesellschaft hatte am 22. August 2018 den Betrag vom Konto einer Wohnungseigentümergemeinschaft auf das Konto einer anderen Gemeinschaft überwiesen, ohne rechtlichen Grund. Die Gesellschaft wurde 2021 insolvent. Die geschädigte Gemeinschaft verlangte das Geld von der anderen Gemeinschaft zurück und reichte im Februar 2024 Klage ein.

Das Landgericht wies die Klage ab, das Oberlandesgericht München bestätigte das. Der Grund liegt nicht im Anspruch selbst, sondern in der Verjährung: Der Beirat hatte die Jahresabrechnung für 2018 im Jahr 2019 etwa eine Stunde lang geprüft. Das Gericht hielt diese Prüfung nicht für ausreichend sorgfältig.

Das Urteil betrifft die Frage, ab wann die Gemeinschaft den Fehler hätte erkennen müssen. Es sagt nichts darüber, ob die Beiräte der Gemeinschaft persönlich Schadensersatz schuldeten.

Wann verjährt der Anspruch der Gemeinschaft, wenn der Beirat nicht genau hinsieht?

Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre. Sie beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und die Gemeinschaft davon erfuhr oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätte erfahren müssen (§§ 195, 199 Abs. 1 BGB).

Entscheidend ist damit nicht, wann jemand den Fehler tatsächlich bemerkt, sondern wann er bei sorgfältiger Prüfung aufgefallen wäre. Die Gerichte rechneten das Wissen und die Unkenntnis des Beirats der Gemeinschaft zu. Im Traunsteiner Fall lief die Frist deshalb schon ab der Prüfung der Jahresabrechnung für 2018, nicht erst ab dem späteren Fund.

Dahinter steht kein Sonderrecht für Beiräte, sondern die allgemeine Verjährung. Sie macht aber sichtbar, was eine oberflächliche Prüfung kosten kann: Anspruch und Geld sind weg, bevor die Gemeinschaft überhaupt von dem Fehler weiß.

Wann ist eine Belegprüfung grob fahrlässig?

Grob fahrlässig handelt ein Beirat, wenn er offensichtliche Unstimmigkeiten übersieht, die bei ordentlicher Kontrolle im Rahmen seiner Prüfpflicht aufgefallen wären.

So formulierte es das Oberlandesgericht München. Wer nur prüft, ob die Jahresabrechnung in sich schlüssig ist, aber die Kontoauszüge nicht ansieht, prüft die Richtigkeit nicht, sondern nur die Rechenlogik.

Dass die Überweisung höher war als die gesamten Jahresausgaben der Gemeinschaft von rund 32.500 Euro, hätte nach Ansicht des Gerichts sofort auffallen müssen. Ein Kontoauszug mit einer einzelnen Abbuchung in dieser Größenordnung ist kein Detail, das man übersieht.

Eine kurze Prüfung ist nicht automatisch grob fahrlässig. Maßgeblich ist, ob sie auf die Punkte zielte, an denen Fehler und Veruntreuung sichtbar werden: Zahlungsflüsse, Kontostände und ungewöhnliche Beträge.

Beirat Haftung bei der Belegprüfung: Wann haften Verwaltungsbeiräte persönlich?

Ein unentgeltlich tätiger Verwaltungsbeirat haftet nach § 29 Abs. 3 WEG nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Wird er für seine Arbeit vergütet, gilt der allgemeine Sorgfaltsmaßstab. Auch nach der WEG-Reform bleibt es bei dieser Haftungsgrenze für ehrenamtliche Beiräte.

Über die persönliche Haftung der Beiräte hatte das Gericht in Traunstein nicht zu entscheiden. Das Gesetz gibt den Maßstab aber vor, und die Entscheidung zeigt, dass eine nur auf Schlüssigkeit gerichtete Prüfung in den Bereich der groben Fahrlässigkeit geraten kann.

Ob ein Beirat im Einzelfall haftet, hängt vom Schaden, von seinem Verhalten und von der Frage ab, ob die Prüfung den Schaden verhindert hätte. Über die Entlastung des Beirats entscheiden die Eigentümer durch Entlastungsbeschluss; eine wirksame Entlastung kann Ansprüche der Gemeinschaft gegen den Beirat in der Regel nur für Pflichtverletzungen ausschließen, die für die Eigentümer erkennbar waren. Jedes Beiratsmitglied haftet für sein eigenes Verschulden. Wer die Haftungsgrenze nicht ausreizen will, prüft deshalb gründlich und dokumentiert seine Arbeit.

Wie sich eine Entlastung auf Ansprüche auswirkt, erklärt der Beitrag zur Entlastung des Beirats.

Ist der Verwaltungsbeirat verpflichtet, die Belegprüfung durchzuführen?

Das Gesetz sieht vor, dass der Beirat Wirtschaftsplan, Rechnungslegung und Abrechnungen prüft und mit einer Stellungnahme versieht, bevor die Eigentümerversammlung darüber beschließt (§ 29 Abs. 2 WEG).

Der Verwaltungsbeirat ist ein Organ der Eigentümergemeinschaft, das den Verwalter unterstützt und überwacht. Ob eine Gemeinschaft überhaupt einen Beirat bestellt, entscheiden die Eigentümer selbst. Wer das Amt übernimmt, übernimmt auch diese Kontrollfunktion: Der Beirat prüft den Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung vor der Beschlussfassung.

Der Beirat hat gegenüber dem Verwalter keine Weisungsbefugnis. Er prüft, fragt nach und gibt eine Stellungnahme ab; verbindlich beschließen müssen die Eigentümer. Die Stellungnahme ist keine formelle Abnahme der Jahresabrechnung, und die Verantwortung für eine ordnungsgemäße Abrechnung liegt beim Verwalter (§ 28 WEG).

Die Prüfung ist keine Formalität vor dem Beschluss, sondern die Kontrolle der Verwaltung durch die Eigentümer selbst. Der Beirat schaut dem Verwalter auf die Finger, weil sonst niemand die Zahlen vor der Abstimmung unabhängig ansieht.

Wie weit die Prüfung im Einzelnen reicht, zeigt der Beitrag Wie gründlich muss der Beirat prüfen?

Welche Aufgaben hat der Verwaltungsbeirat in der Eigentümergemeinschaft?

Der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben (§ 29 Abs. 2 WEG). Die Grundlage dafür ist § 29 WEG, der für jede WEG-Verwaltung gilt. Jeder Wohnungseigentümer kann zum Mitglied bestellt werden; die Wohnungseigentümer entscheiden darüber per Beschluss.

Praktisch heißt das: Der Beirat ist die Verbindung zwischen Eigentümern und Verwalter. Er bespricht mit der Verwaltung laufende Themen wie Instandhaltung und Beschlussumsetzung und kann die Eigentümerversammlung mit vorbereiten. Seine wichtigste Kontrollfunktion ist die Prüfung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung, also der Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft.

Die WEG-Reform 2020 hat die Regeln zum Beirat in § 29 WEG neu gefasst. Die Eigentümer können die Organisation der Beiratsarbeit und die Zusammenarbeit mit dem Verwalter durch Beschluss regeln. Das schafft einen klaren Rahmen für die Rolle des Beirats. Eine gute Zusammenarbeit lebt von offener Kommunikation: Verwalter und Beirat sprechen offen über Zahlen. Vertrauen ersetzt die Kontrolle aber nicht.

Wer ist wofür zuständig: Verwalter, Beirat und Eigentümer?

Der Verwalter erstellt Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung, der Beirat prüft sie und gibt eine Stellungnahme ab, und die Eigentümerversammlung beschließt.

Diese Aufgabenteilung ist wichtig für die Haftung: Jede Rolle hat eigene Pflichten, und keine ersetzt die andere. Eine gute Prüfung durch den Beirat nimmt dem Verwalter nicht die Verantwortung für eine richtige Abrechnung, und eine Abrechnung des Verwalters entbindet den Beirat nicht von der Prüfung.

Hilfreich sind feste Termine für die Belegprüfung vor jeder Versammlung.

Was darf ein Verwaltungsbeirat nicht? Befugnisse und Grenzen

Ein Verwaltungsbeirat darf dem Verwalter keine Weisungen erteilen und nicht anstelle der Eigentümerversammlung entscheiden. Er unterstützt, prüft und berät.

Gegenüber dem Verwalter vertritt der Vorsitzende des Beirats die Gemeinschaft, ebenso ein durch Beschluss ermächtigter Wohnungseigentümer (§ 9b Abs. 2 WEG). Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, die Versammlung einzuberufen, kann auch der Beiratsvorsitzende einladen (§ 24 Abs. 3 WEG).

Ein Beirat ist außerdem nicht zwingend. Die Wohnungseigentümer entscheiden durch Beschluss, ob sie Mitglieder bestellen (§ 29 Abs. 1 WEG). Ohne Beirat bleibt der Verwalter für die Jahresabrechnung verantwortlich, und die Eigentümer können die Prüfung selbst organisieren.

Kann man als Verwaltungsbeirat Geld verlangen?

Viele Beiräte üben ihre Tätigkeit ehrenamtlich aus. Die Eigentümer können aber durch Beschluss eine Vergütung oder eine Aufwandsentschädigung festlegen. Typische Auslagen wie Porto, Kopien oder Fahrtkosten kann ein Beirat in der Regel als Aufwendungsersatz erstattet verlangen.

Das ist für die Haftung wichtig: Die Haftungsprivilegierung in § 29 Abs. 3 WEG gilt für unentgeltlich tätige Mitglieder. Eine Vergütungsregelung sollte deshalb bewusst getroffen werden, am besten im Beschluss zur Bestellung des Beirats oder in einem Beiratsvertrag.

Ob die Gemeinschaft für den Beirat eine Versicherung abschließt, entscheiden die Eigentümer. Eine Versicherung ersetzt die sorgfältige Prüfung nicht.

Was gehört zu einer ordentlichen Belegprüfung durch den Beirat?

Zu einer ordentlichen Prüfung gehören der Abgleich der Kontoauszüge mit der Jahresabrechnung, die Kontrolle ungewöhnlicher Zahlungen und Stichproben der Rechnungen.

Die folgende Checkliste ist eine praktische Orientierung, kein Gesetzestext. Sie beschreibt, worauf ein Beirat bei der Jahresabrechnung achten sollte, damit Fehler und Unregelmäßigkeiten auffallen. Wie viel Zeit die Prüfung braucht, hängt vom Objekt und von der Zahl der Buchungen ab.

Der Beirat muss kein Buchprüfer sein. In der Regel genügen Stichproben und eine Plausibilitätskontrolle der Belege, sie müssen aber so angelegt sein, dass Unregelmäßigkeiten auffallen können. Der Beirat kann vom Verwalter Einsicht in die Belege verlangen und sollte möglichst mit den Originalunterlagen und zu zweit nach dem Vier-Augen-Prinzip prüfen.

Stellen Sie dem Beirat die Unterlagen rechtzeitig zur Verfügung und planen Sie genug Zeit ein. Eine Prüfung, die nur einen Bruchteil der Unterlagen sieht, dient der Gemeinschaft wenig und schützt auch den Beirat nicht.

Ist eine Rechnungsprüfung ohne Verwaltungsbeirat möglich?

Ja. Jeder Wohnungseigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen, und die Gemeinschaft kann durch Beschluss einzelne Eigentümer oder einen Dritten mit der Prüfung beauftragen.

Das Einsichtsrecht folgt aus § 18 Abs. 4 WEG. Es besteht unabhängig davon, ob die Gemeinschaft einen Beirat hat, und jeder Eigentümer einer Wohnung kann es ausüben. Ein Beschluss kann zum Beispiel eine Prüferin oder einen Prüfer bestimmen, die die Belege einmal im Jahr durchsehen.

Auch wer einen Beirat hat, kann eine zusätzliche Prüfung beschließen, etwa bei Verwalterwechsel oder wenn die Zahlen auffällig sind. Die Kosten für einen externen Prüfer trägt in der Regel die Gemeinschaft, und ein solcher Beauftragter schuldet die im Auftrag vereinbarte Sorgfalt. Auch für diese Prüfung hilft die Checkliste oben. Mehr dazu im Beitrag zur Einsicht in die Verwaltungsunterlagen.

Wie können sich Beirat und Gemeinschaft absichern?

Beirat und Gemeinschaft sichern sich ab, indem sie sorgfältig prüfen, das Ergebnis schriftlich festhalten und Fachleute hinzuziehen, wenn die Zahlen der Hausverwaltung auffallen.

Es geht um das Vermögen der Gemeinschaft: Eine sorgfältige Prüfung schafft Sicherheit für Rücklage, Einnahmen und Ausgaben. Auch beim Verkauf einer Wohnung zählt saubere Dokumentation, denn Kaufinteressenten lassen sich Abrechnungen und Beschlüsse oft vorlegen.

Ein Prüfprotokoll zeigt, was der Beirat angesehen hat und was nicht. Es schafft Transparenz gegenüber den Eigentümern, hilft der Gemeinschaft, Auffälligkeiten früh zu verfolgen, und dem Beirat, seine Arbeit nachzuweisen.

Geben Sie dem Beirat die Mittel zur Prüfung: Zugang zu den Kontoauszügen, zu den Belegen und genügend Zeit vor der Versammlung. Sprechen Sie Auffälligkeiten sofort beim Verwalter an, und verlangen Sie eine schriftliche Erklärung.

Wird tatsächlich Geld veruntreut, helfen die Beiträge Wenn der Verwalter in die Kasse greift und Schadensersatz gegen den Vorverwalter weiter.

Was tut der Beirat, wenn ihm bei der Prüfung etwas auffällt?

Der Beirat hält die Auffälligkeit schriftlich fest, bittet den Verwalter um eine Erklärung und informiert die Eigentümer, bevor die Versammlung über die Jahresabrechnung beschließt.

Ergibt sich ein möglicher Schaden, kann die Gemeinschaft den Beschluss über die Jahresabrechnung zurückstellen und die Unterlagen genauer prüfen lassen. Einen Fehler der Hausverwaltung sollte sie nicht erst nach Monaten verfolgen, denn die Verjährung läuft.

Weist die Wirtschaftsführung der Verwaltung erkennbare Nachteile für die Gemeinschaft auf, sollte der Beirat die Eigentümer darauf hinweisen.

Die Verjährung kann gehemmt werden, etwa durch Klage oder Mahnbescheid (§ 204 BGB). Wer einen Anspruch hat, sollte ihn deshalb rechtzeitig geltend machen und sich bei höheren Beträgen rechtlich beraten lassen. Liegt ein Urteil vor, kann die Gemeinschaft daraus die Vollstreckung betreiben.

Welche Fehler machen Beiräte bei der Belegprüfung?

Die häufigsten Fehler sind die reine Summenprüfung, zu wenig Zeit und fehlende Dokumentation.

Wer die Rechnungen nur auf rechnerische Richtigkeit durchsieht, übersieht Zahlungen, die dort nie hätten auftauchen dürfen.

Wie LIKKA als WEG-Hausverwaltung die Beiratsarbeit begleitet

LIKKA stellt als Hausverwaltung Beiräten die Unterlagen für die Prüfung der Jahresabrechnung bereit und arbeitet dabei mit digitaler Belegprüfung. Das Ziel ist, dass der Beirat Zahlungen und Belege nachvollziehen kann.

Unsere zertifizierten Verwalter führen für jede Gemeinschaft ein eigenes Konto, arbeiten mit Kundenportal und sind persönliche Ansprechpartner für Eigentümer und Beirat. Wie die Prüfung bei uns abläuft, steht unter digitale Belegprüfung; Hintergründe zum Gremium finden Sie auf der Seite Verwaltungsbeirat.

Für die WEG-Verwaltung berechnet LIKKA je nach Objektgröße rund 30 bis 70 € netto je Einheit und Monat. Wenn Sie über einen Wechsel nachdenken, finden Sie den Ablauf unter Verwaltung wechseln.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlage: § 29 Abs. 2 und 3 WEG, § 18 Abs. 4 WEG, §§ 195, 199 BGB, LG Traunstein 3 O 363/24, OLG München 31 U 1110/26 e

Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.