Hausverwaltung kaufen: Bewertung, Ablauf und Risiken

Sie sind Hausverwalter und wollen wachsen, möchten als Nachfolger oder Quereinsteiger eine Verwaltung übernehmen oder prüfen als Investor einen Einstieg? Dieser Ratgeber erklärt, was eine Hausverwaltung wert ist, wie der Kauf abläuft und welche Risiken Sie vor der Unterschrift prüfen sollten.

Was bedeutet es, eine Hausverwaltung zu kaufen?

Eine Hausverwaltung kaufen heißt, ein Unternehmen mit laufenden Verwaltungsverträgen zu übernehmen: WEG-Verwaltung, Mietverwaltung oder die Verwaltung von Sondereigentum samt Mitarbeitern, Verwaltungssoftware und Unterlagen. Rechtlich ist das ein Unternehmenskauf, wirtschaftlich der Kauf eines Kundenstamms mit planbarem Umsatz.

Anders als beim Kauf von Immobilien erwirbt der Käufer kaum greifbare Werte. Der Wert einer Hausverwaltung steckt in den Verträgen mit Eigentümergemeinschaften und Vermietern, im Fachwissen der Mitarbeiter und in der Beziehung zu den Kunden. Genau diese Werte können nach dem Kauf wegbrechen, wenn der Übergang schlecht vorbereitet ist. Deshalb ist der Kauf einer Hausverwaltung ein klassisches M&A-Vorhaben, das zugleich eine Nachfolgeregelung für den bisherigen Inhaber ist.

Der Kauf einer bestehenden Hausverwaltung ist deshalb ein Kauf auf Vertrauen. Der Käufer übernimmt ein Portfolio aus Verträgen, Kunden und Mitarbeitern und damit stabile, wiederkehrende Einnahmen, denn Verwaltungsverträge laufen über Jahre. Ein eingespieltes Team ist dabei oft wertvoller als jede Kundenliste. Für den Käufer zählt am Ende eine Frage: Bleiben die Eigentümer nach der Übernahme? Alle Schritte in diesem Überblick, von der Bewertung über den Kaufvertrag bis zur Betreuung nach dem Übergang, dienen diesem Ziel.

WEG-Verwaltung, Mietverwaltung, Sondereigentum: Was übernimmt man genau?

Eine Hausverwaltung kann drei Arten von Verträgen haben: WEG-Verwaltung für das Gemeinschaftseigentum einer Eigentümergemeinschaft, Mietverwaltung für das Tagesgeschäft der Vermietung ganzer Häuser und die Verwaltung einzelner vermieteter Wohnungen. Welche Mischung im Bestand steckt, bestimmt Aufgaben, Risiken und Wert.

Eine WEG-Verwaltung wird für höchstens fünf Jahre bestellt, nach der Begründung von Wohnungseigentum für höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG). Danach entscheidet die Eigentümergemeinschaft erneut per Beschluss. Mietverwaltungsverträge sind dagegen frei verhandelbar und oft kürzer kündbar; auch hier muss der Verwalter eine ordnungsgemäße Verwaltung sicherstellen. Die Vergütung der Mietverwaltung ist für Vermieter nicht auf die Mieter umlagefähig und mindert die Mieteinnahmen, deshalb verhandeln Eigentümer hier besonders genau. Für Käufer heißt das: Die Restlaufzeiten der Bestellungen sind eine der wichtigsten Kennzahlen.

Ein Hinweis für Käufer, die aus der Selbstverwaltung eigener Immobilien kommen: Das Tagesgeschäft einer Hausverwaltung ist arbeitsintensiv und oft konfliktbehaftet. Eigentümer, Mieter, Handwerker und Beiräte erwarten schnelle Antworten. Wer eine Hausverwaltung kaufen will, kauft auch diese Arbeit.

Wer kauft Hausverwaltungen und warum gerade jetzt?

Hausverwaltungen kaufen vor allem andere Hausverwalter, die wachsen wollen, Nachfolger aus dem eigenen Team, Quereinsteiger mit Immobilienerfahrung und zunehmend Investoren, die mehrere Verwaltungen in einer Gruppe bündeln. Treiber sind fehlende Nachfolger, Fachkräftemangel und der Aufwand der Digitalisierung.

Viele Inhaber kleiner Verwaltungen haben das Rentenalter erreicht oder stehen kurz davor, ohne Nachfolger in der Familie. Gleichzeitig ist es schwer geworden, neue WEG-Verwaltungen auf dem freien Markt zu gewinnen, weil viele Verwalter ausgelastet sind. Laut VDIV-Branchenbarometer 2025 arbeiten 42,1 % der Verwaltungen mit einer Mindestgröße für neue Objekte, 14,0 % lehnen neue Eigentümergemeinschaften grundsätzlich ab. Wer wachsen will, kauft deshalb lieber einen bestehenden Bestand, als jede Einheit einzeln zu akquirieren.

Für Verkäufer ist ein Käufer aus der Region oft die beste Lösung: Die Eigentümer behalten Ansprechpartner in der Nähe, Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz, und der Inhaber kann seine Arbeit in geordnete Hände übergeben.

Voraussetzungen: Was braucht ein Käufer?

Wer eine Hausverwaltung kaufen und betreiben will, braucht eine Erlaubnis als Wohnimmobilienverwalter nach § 34c Abs. 1 Nr. 4 GewO, eine Berufshaftpflichtversicherung und muss 20 Stunden Weiterbildung in drei Kalenderjahren nachweisen. Dazu kommen Fachwissen im WEG-Recht und Erfahrung in der Verwaltung.

Die Erlaubnis erteilt die zuständige IHK oder Gewerbebehörde. Geprüft werden Zuverlässigkeit, geordnete Vermögensverhältnisse und die Versicherung. Wer ohne Erlaubnis Wohnimmobilien für Dritte verwaltet, handelt ordnungswidrig (§ 144 GewO); ein Einstieg ohne gültige Erlaubnis ist also nicht zulässig. Eine Sachkundeprüfung ist für Verwalter gesetzlich nicht vorgeschrieben, wohl aber die regelmäßige Weiterbildung (§ 34c Abs. 2a GewO).

Wichtig für die Praxis: Seit dem 1. Dezember 2022 kann jeder Wohnungseigentümer verlangen, dass die Gemeinschaft einen zertifizierten Verwalter bestellt (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG in Verbindung mit § 26a WEG). Ein Käufer ohne IHK-Zertifizierung riskiert, bei der nächsten Bestellung WEG-Verträge zu verlieren. Bei Gesellschaften genügt es, wenn die Personen, die die Verwaltung tatsächlich führen, zertifiziert sind.

Erfahrung ist keine formale Voraussetzung, aber ein Profi-Thema: Eigentümerversammlungen leiten, Jahresabrechnungen erstellen, Beschlüsse umsetzen und Erhaltungsmaßnahmen begleiten lernt man nicht in wenigen Wochen. Quereinsteiger sollten eine Übergangsphase mit dem bisherigen Inhaber oder erfahrene Mitarbeiter fest einplanen.

Asset Deal oder Share Deal: Was geht auf den Käufer über?

Beim Share Deal kauft der Käufer die Anteile der Verwaltungsgesellschaft; die Gesellschaft bleibt Verwalterin, alle Verträge laufen weiter. Beim Asset Deal kauft er einzelne Wirtschaftsgüter; die Verwalterbestellung ist an die Person gebunden, deshalb muss jede Eigentümergemeinschaft den Käufer neu bestellen.

Die Wahl der Kaufform entscheidet darüber, wie sicher der Bestand nach dem Kauf ist.

Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass Verwalteramt und Verwaltervertrag bei einer Verschmelzung der Verwaltungsgesellschaft auf den übernehmenden Rechtsträger übergehen (BGH, Urteil vom 21.02.2014, V ZR 164/13). Die Eigentümer können den Verwalter zwar seit der WEG-Reform jederzeit abberufen; der Vertrag endet dann spätestens sechs Monate danach (§ 26 Abs. 3 WEG). Ein Share Deal ist deshalb die sicherere Lösung für WEG-Bestände, ein Asset Deal kommt eher bei Einzelunternehmen in Frage.

Was ist eine Hausverwaltung wert?

Der Wert einer Hausverwaltung ergibt sich meist aus dem nachhaltig erzielbaren Ergebnis, multipliziert mit einem Faktor, der Risiko und Qualität des Bestands abbildet. Die Zahl der Wohnungen und der Jahresumsatz liefern nur eine erste Orientierung; entscheidend ist, wie viel Gewinn nach einem angemessenen Inhabergehalt übrig bleibt.

Die Rentabilität einer Hausverwaltung wird meist am EBITDA gemessen, also am Ergebnis vor Zinsen, Steuern und Abschreibungen. Gängig sind zwei Methoden: das Multiplikatorverfahren auf Basis von EBITDA oder EBIT und das Ertragswertverfahren, bei dem künftige Überschüsse abgezinst werden. Zur Orientierung nennen Unternehmensbörsen und Branchenberater folgende Faustregeln (Marktangaben 2025/2026, ohne amtliche Statistik):

Solche Faustregeln je Einheit sind ein Startpunkt, ersetzen aber keine Bewertung: Eine Einheit in einer gut organisierten Anlage mit 80 Wohnungen ist etwas anderes wert als eine Einheit in einer zerstrittenen Gemeinschaft mit vier Parteien.

Beispiel mit angenommenen Zahlen: Eine Verwaltung erzielt einen Jahresumsatz von 600.000 € und nach Abzug eines marktüblichen Geschäftsführergehalts ein bereinigtes Ergebnis von 120.000 €. Mit dem Faktor 4 auf das EBITDA liegt der Kaufpreis bei 480.000 €, mit dem Faktor 5 bei 600.000 €. Die Umsatz-Faustregel ergäbe 480.000 bis 900.000 €. Liegen die Methoden so weit auseinander, ist meist das Ergebnis die verlässlichere Basis. Der Faktor ist Verhandlungssache und hängt von den Punkten in der folgenden Tabelle ab.

Ein Hinweis zur Vergütung: Die Preise für Hausverwaltungen variieren je nach Region, Objektgröße und Objektzustand, deshalb sagt der Umsatz je Einheit allein wenig über die Qualität eines Bestands. Laut VDIV-Branchenbarometer 2025 planten Verwaltungen, ihre Vergütung im Bestand um durchschnittlich 12,4 % anzuheben, bei kleinen Objekten um bis zu 17,4 %. Käufer sollten prüfen, ob solche Anpassungen bereits umgesetzt sind oder als Potenzial im Kaufpreis stecken.

Welche Dokumente prüfen Käufer vor dem Kauf?

Vor dem Kauf prüfen Käufer in einer Due Diligence alle Verwaltungsverträge und Bestellungsbeschlüsse, die Jahresabschlüsse der letzten drei Jahre, offene Abrechnungen, Arbeitsverträge, laufende Rechtsstreitigkeiten sowie die Erlaubnis und Versicherung des Verkäufers. Steuerberater und Anwalt sollten früh eingebunden sein.

Besonders wichtig sind die Vertragslage mit Restlaufzeiten, laufende Rechtsstreitigkeiten und Altlasten sowie die Qualität der Verwaltungssoftware. Eine ausführliche Liste für die Übergabe der Unterlagen bietet unsere Übergabe-Checkliste. Ein Blick in die Bewertungen der Verwaltung im Internet und in die Anfragen und Beschwerden der letzten Monate zeigt oft mehr über Erreichbarkeit und Betreuung als jede Bilanz.

Risiken beim Kauf einer Hausverwaltung

Das größte Risiko beim Kauf einer Hausverwaltung ist der Verlust von Verträgen nach dem Übergang, weil Eigentümer den neuen Verwalter abberufen oder nicht wiederbestellen. Dazu kommen Altlasten aus fehlerhaften Abrechnungen, Haftung für Verbindlichkeiten des Verkäufers und der Weggang von Mitarbeitern.

• Kundenverlust: Eigentümergemeinschaften entscheiden per Beschluss über ihren Verwalter. Ist das Vertrauen an die Person des Inhabers gebunden, kündigen manche nach dem Verkauf. Diese Abwanderung von Mandaten ist das zentrale Kündigungsrisiko.
• Haftung: Beim Share Deal übernimmt der Käufer wirtschaftlich alle Verbindlichkeiten der Gesellschaft, auch unbekannte. Beim Asset Deal haftet er bei Fortführung der Firma nach § 25 HGB für Altverbindlichkeiten, wenn das nicht im Handelsregister ausgeschlossen wird.
• Altlasten: Fehlerhafte Jahresabrechnungen, versäumte Fristen oder ungeprüfte Zahlungen fallen dem neuen Verwalter auf die Füße, auch wenn er sie nicht verursacht hat.
• Personal: Bei einem Asset Deal gehen Arbeitsverhältnisse nach § 613a BGB auf den Käufer über. Mitarbeiter können binnen eines Monats nach der Unterrichtung widersprechen.
• Datenschutz: Kundendaten dürfen beim Asset Deal nicht ohne Weiteres übertragen werden. Die Datenschutzkonferenz hat dazu 2019 Leitlinien beschlossen, die Widerspruchs- oder Einwilligungslösungen vorsehen.

Gegen diese Risiken hilft ein Kaufvertrag, der alle wesentlichen Punkte rechtssicher regelt: Garantien und Freistellungen, ein Teil des Kaufpreises als Earn-out, der an den Erhalt der Verträge gekoppelt ist, und eine verbindliche Übergangsphase mit dem Verkäufer.

Ablauf: In sieben Schritten zur Übernahme

Der Kauf einer Hausverwaltung dauert in der Praxis meist sechs bis zwölf Monate bis zur Unterschrift, danach folgt eine Übergangsphase. Die Schritte: Suche, Erstgespräch mit Vertraulichkeitsvereinbarung, Absichtserklärung, Due Diligence, Kaufvertrag, Vollzug und Übergang.

1. Suche: Angebote finden Käufer über Netzwerke, Verbände, Berater und Unternehmensbörsen. Viele Verkäufe laufen diskret ohne öffentliches Inserat.
2. Vertraulichkeit: Vor Einsicht in Zahlen und Kundenlisten unterschreibt der Käufer eine Vertraulichkeitsvereinbarung.
3. Absichtserklärung (Letter of Intent): Kaufpreisrahmen, Kaufform und Zeitplan werden festgehalten, meist mit Exklusivität.
4. Due Diligence: Prüfung aller Dokumente mit Steuerberater und Anwalt.
5. Kaufvertrag: Preis, Zahlungen, Garantien, Earn-out, Wettbewerbsverbot und Mitarbeit des Verkäufers; bei GmbH-Anteilen vor dem Notar.
6. Vollzug: Übertragung der Anteile oder Werte, Anzeige bei der Erlaubnisbehörde, Anpassung von Bankvollmachten.
7. Übergang: Information der Eigentümer, Vorstellung auf den nächsten Eigentümerversammlungen, bei Asset Deal Neubestellung in jeder WEG.

Welche Zusatzkosten fallen neben dem Kaufpreis an?

Neben dem Kaufpreis fallen Kosten für Steuerberater, Anwalt und gegebenenfalls Notar an, außerdem für Software-Umstellung, Datenmigration, Zertifizierung und Weiterbildung sowie für die Einarbeitung in der Übergangsphase. Käufer sollten diese Zusatzkosten in die Finanzierung einplanen.

Häufig unterschätzt werden die Kosten der Integration: zwei Verwaltungssoftwares zusammenführen, Konten der Gemeinschaften umstellen, Vorlagen vereinheitlichen und Mitarbeiter schulen. Auch ein höherer Versicherungsbeitrag für die Berufshaftpflicht bei größerem Bestand gehört dazu. Wer die Übernahme mit einem Bankkredit finanziert, sollte die Tilgung so planen, dass sie auch bei einem Verlust einzelner Verträge tragbar bleibt.

Übergang: Eigentümer, Mitarbeiter und Verwaltungssoftware

Ein guter Übergang beginnt mit offener Information: Eigentümer, Beiräte und Mieter erfahren vom neuen Inhaber, wer ihr Ansprechpartner ist und was sich ändert. Der bisherige Inhaber begleitet die ersten Eigentümerversammlungen, damit das Vertrauen auf den Käufer übergeht.

Eine gut vorbereitete Übergabe und offene Kommunikation entscheiden über den Erfolg nach dem Kauf. Was Eigentümer nach dem Wechsel der Hausverwaltung am meisten interessiert, sind Erreichbarkeit, persönliche Ansprechpartner und pünktliche Abrechnungen. Käufer sollten deshalb in den ersten Monaten nichts Grundlegendes an Leistungen oder Preisen ändern. Gebührenanpassungen kommen erst, wenn die Qualität sichtbar besser ist.

Bei den Mitarbeitern zählen Klarheit und Perspektive: Wer bleibt in welchem Bereich, welche Software wird genutzt, wie wird die Arbeit verteilt? Die Datenübernahme in die Verwaltungssoftware des Käufers sollte vor dem Stichtag getestet sein, damit Zahlungen, Nebenkosten- und Jahresabrechnungen ohne Unterbrechung weiterlaufen.

Wie LIKKA Verwalterwechsel und Übergaben begleitet

LIKKA Immobilien übernimmt regelmäßig Eigentümergemeinschaften von anderen Verwaltern und kennt den Übergang aus der Praxis: Unterlagen sichten, Konten umstellen, offene Abrechnungen klären und die Eigentümer persönlich begleiten.

Unsere zertifizierten Verwalter betreuen über 2.500 Einheiten in Oberbayern mit persönlichen Ansprechpartnern und einem eigenen Konto für jede Gemeinschaft. Inhaber, die für ihre Verwaltung eine Nachfolge suchen, und Eigentümergemeinschaften, deren Verwaltung verkauft wird, sprechen uns gern vertraulich an. Wie ein Wechsel abläuft, lesen Sie unter Verwaltung wechseln.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlage: § 34c, § 144 GewO; §§ 19, 26, 26a WEG; § 25 HGB; § 613a BGB; § 15 GmbHG; BGH, Urteil vom 21.02.2014 – V ZR 164/13

Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.