Wer die Hausverwaltung wechselt, braucht eine strukturierte und lückenlose Übergabe: Die alte Verwaltung muss alle Verwaltungsunterlagen, Konten, Verträge und Daten der Gemeinschaft an die neue Verwaltung herausgeben. Dieser Ratgeber ist ein Leitfaden und eine Anleitung für Beiräte und Eigentümergemeinschaften. Die Checkliste zeigt, welche Unterlagen dazugehören, wie die Übergabe abläuft und was ins Übergabeprotokoll gehört. Außerdem erfahren Sie, was Sie tun können, wenn Unterlagen fehlen.
Das Wichtigste in Kürze
- Die alte Verwaltung muss beim Verwalterwechsel alle Verwaltungsunterlagen der Gemeinschaft herausgeben, auch digitale Daten (§§ 667, 675 BGB).
- Vereinbaren Sie die Übergabe mit Stichtag und halten Sie sie in einem Übergabeprotokoll fest, das beide Seiten unterschreiben.
- Kontostände, Erhaltungsrücklage und Hausgeldrückstände gehören zum Stichtag abgeglichen; das WEG-Konto bleibt bestehen.
- Verträge, laufende Schadensfälle, Schlüssel und Zugänge werden einzeln aufgelistet und der neuen Verwaltung zugeordnet.
- Fehlende Unterlagen fordern Sie schriftlich mit Frist an; hilft das nicht, kann die Gemeinschaft den Herausgabeanspruch gerichtlich durchsetzen.
Muss die Hausverwaltung Unterlagen herausgeben?
Ja. Alles, was die alte Verwaltung für die Gemeinschaft erhalten oder angelegt hat, gehört der Gemeinschaft und muss nach dem Ende ihres Amtes herausgegeben werden (§§ 667, 675 BGB).
Dieser Anspruch steht der Wohnungseigentümergemeinschaft zu, nicht dem einzelnen Eigentümer. Der WEG-Verwalter führt die Unterlagen nur treuhänderisch.
Unterlagen müssen rechtzeitig und vollständig übergeben werden. Die neue Verwaltung sollte sie unmittelbar nach ihrer Bestellung erhalten; die Übergabe erfolgt in der Regel im Büro der alten Verwaltung.
Die Pflicht umfasst Papier und digitale Daten, also auch E-Mails, Tabellen und Buchhaltungsdaten aus der Verwaltungssoftware. Sie endet nicht, weil der Verwaltervertrag noch läuft oder Streit über die Abberufung besteht.
Ein Zurückbehaltungsrecht wegen offener Vergütung lehnt die überwiegende Auffassung ab. Die Unterlagen gehören der Gemeinschaft, und die neue Verwaltung braucht sie, um ihre Arbeit aufzunehmen. Einzelne Eigentümer können zusätzlich Einsicht verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG); mehr dazu im Beitrag zur Einsicht in die Verwaltungsunterlagen.
Was muss vor der Übergabe feststehen, wenn Sie die Hausverwaltung wechseln?
Vor der Übergabe muss die Eigentümerversammlung die alte Verwaltung abberufen und die neue bestellt haben. Für diese Entscheidung genügt in der Regel die einfache Mehrheit (§ 26 WEG, § 25 Abs. 1 WEG).
Ein Wechsel der Hausverwaltung kann mehrere Monate dauern. Beginnen Sie die Suche nach einer neuen Verwaltung deshalb früh, am besten mehrere Monate vor dem geplanten Wechsel. Die Wahl der neuen Verwaltung treffen die Wohnungseigentümer in der Versammlung; die Verwalterauswahl gelingt am besten nach dem Vergleich mehrerer Angebote; ratsam sind mindestens drei. Abberufung und Bestellung gehören ausdrücklich auf die Tagesordnung, die Einladung zur Versammlung muss mindestens drei Wochen vorher in Textform zugehen (§ 24 Abs. 4 WEG). Der Grund für den Wechsel, etwa Unzufriedenheit mit der bisherigen Verwaltung, spielt für die spätere Übergabe keine Rolle. Die Herausgabepflicht gilt in jedem Fall.
Seit der WEG-Novelle zum 1. Dezember 2020 ist der Wechsel ohne wichtigen Grund möglich, die Eigentümer können den Verwalter jederzeit abberufen. Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 WEG).
Der Beschluss sollte festlegen, ab wann die neue Verwaltung im Amt ist. Dieser Übergang ist der Stichtag für Unterlagen, Konten und Verträge. Die Eigentümergemeinschaft und ihre WEG-Mitglieder sollten ihn gemeinsam mit der neuen Hausverwaltung planen.
Verwalterwechsel Übergabe Checkliste: Welche Unterlagen gehören dazu?
Zur Übergabe gehören alle Verwaltungsunterlagen der Gemeinschaft, geordnet nach Grundlagen, Beschlüssen, Finanzen, Verträgen, Technik, laufenden Vorgängen und Zugängen.
Die folgende Checkliste hilft Beirat und neuer Verwaltung, nichts zu übersehen. Haken Sie jeden Punkt beim Übergabetermin ab und notieren Sie, was fehlt.
| Bereich | Was dazugehört |
|---|---|
| Grundlagen | Teilungserklärung mit den Miteigentumsanteilen, Gemeinschaftsordnung, Aufteilungspläne, Grundbuchauszüge und die Eigentümerliste mit Kontaktdaten. |
| Beschlüsse | Protokolle der Versammlungen, die Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7 WEG), Bestellungsbeschluss und Verwaltervertrag. |
| Finanzen | Jahresabrechnungen, Wirtschaftspläne, Vermögensberichte, Kontoauszüge, Belege und eine Aufstellung der Hausgeldrückstände. |
| Verträge | Versicherungen, Wartung, Hausmeister, Reinigung, Energie und Messdienst sowie Unterlagen zu Darlehen, falls vorhanden. |
| Technik und Bau | Baupläne, Energieausweis, Prüfberichte und Wartungsnachweise für die Technik des Hauses sowie Gewährleistungsunterlagen. |
| Laufende Vorgänge | Korrespondenz, unbezahlte Rechnungen, Schadensfälle, Mahnverfahren und laufende Gerichtsverfahren. |
| Zugänge | Schlüssel, Codes, Zugangsdaten zu Portalen und Online-Konten der Gemeinschaft. |
Was passiert mit Konten, Rücklage und Finanzen beim Wechsel?
Das WEG-Konto gehört der Gemeinschaft und bleibt beim Wechsel bestehen. Nur die Verfügungsberechtigung geht auf die neue Verwaltung über.
Die neue Verwaltung weist sich bei der Bank mit dem Protokoll der Versammlung aus. Der Nachweis der Verwalterstellung erfolgt durch die Niederschrift des Bestellungsbeschlusses mit beglaubigten Unterschriften (§ 26 Abs. 4 WEG).
Gleichen Sie zum Stichtag alle Konten ab: Kontostände, Erhaltungsrücklage, offene Posten und Hausgeldrückstände. Alle offenen Posten müssen beim Verwalterwechsel dokumentiert werden. Die Rücklage gehört zum Vermögen der Gemeinschaft und muss lückenlos nachvollziehbar sein.
Prüfen Sie außerdem, ob alle Konten auf den Namen der Gemeinschaft laufen. Konten auf den Namen der Hausverwaltung sind ein Risiko; mehr dazu im Beitrag zum WEG-Konto bei der Bank.
Welche Verträge und Vorgänge übergibt der WEG-Verwalter?
Verträge mit Versicherern, Versorgern und Dienstleistern schließt in der Regel die Gemeinschaft. Sie laufen beim Wechsel weiter, die neue Verwaltung tritt als Vertreterin der Gemeinschaft auf.
Die neue Verwaltung braucht dafür Kopien aller Verträge samt Laufzeiten und Kündigungsfristen. Teilen Sie Versicherern, Hausmeister, Reinigungsfirma, Wartungsfirmen und dem Messdienst die geänderte Vertretung mit.
Listen Sie laufende Schadensfälle, offene Aufträge, Angebote und Rechtsstreitigkeiten einzeln auf. Wer in welchem Stadium ist, entscheidet oft darüber, ob Fristen gewahrt bleiben.
Auch der bisherige Verwaltervertrag gehört in die Übergabe. Ein Blick hinein zeigt, welche Leistungen geschuldet waren und bis wann.
Wie werden digitale Daten, E-Mails, Schlüssel und Zugänge übergeben?
Digitale Daten werden in einem lesbaren Format übergeben, Schlüssel und Zugangsmedien gegen Quittung. Beides gehört ins Übergabeprotokoll.
Fordern Sie einen Export aus der Verwaltungssoftware an, zum Beispiel Eigentümerstammdaten, Buchungen, Belege und Zählerstände. Ein Stapel PDF-Dateien ohne Ordnung hilft der neuen Verwaltung kaum.
Bei Schlüsseln lohnt eine Schlüsselliste: Welcher Schlüssel gehört zu welcher Tür, wer hat Duplikate, wo liegt der Generalschlüssel? Ergänzen Sie Codes für Haustechnik, Tore und Portale sowie Zugangsdaten zu Online-Konten der Gemeinschaft.
Beim Umgang mit den Daten gilt der Datenschutz. Die Eigentümerdaten gehen in der Regel an die neue Verwaltung, weil diese sie für die Verwaltung der Gemeinschaft benötigt.
Wie läuft die Übergabe beim Wechsel der Hausverwaltung ab?
Die Übergabe läuft in sechs Schritten: Stichtag festlegen, Unterlagen anfordern, Konten abgleichen, Protokoll unterschreiben, Vollständigkeit prüfen und Vertragspartner informieren.
Die Planung des Prozesses beginnt idealerweise vor der Versammlung. Wie der Wechsel der Hausverwaltung insgesamt abläuft, erklärt der Fahrplan zum Verwalterwechsel; zum Ende des Amtes lesen Sie die Abberufung des Verwalters.
Organisieren Sie den Wechsel in mehreren Phasen und informieren Sie die Eigentümer rechtzeitig über den Wechsel und die neuen Kontaktdaten. Fehlende Kommunikation gilt als häufiges Problem; ein Rundschreiben der Verwaltung hilft.
In der Praxis hängt viel von der Zusammenarbeit beider Verwaltungen ab. Klare Kommunikation und feste Termine helfen; die Angst vor Chaos beim Übergang ist meist unbegründet, wenn Stichtag und Unterlagenliste stehen. Die größte Herausforderung ist in der Regel die Vollständigkeit der Unterlagen, nicht der Termin.
Planen Sie nach dem Beschluss einige Wochen für die Übergabe ein. Wo der Verwaltervertrag Fristen vorsieht, sollten Sie den Übergabetermin dazu abstimmen.
| Schritt | Was passiert | Wer |
|---|---|---|
| 1 | Stichtag und Übergabetermin vereinbaren, Verwaltervertrag und Bestellungsbeschluss prüfen | Beirat, neue Verwaltung |
| 2 | Unterlagenliste an die alte Verwaltung senden und Frist für die Herausgabe setzen | Neue Verwaltung oder Beirat |
| 3 | Konten abgleichen, Rücklage und Hausgeldrückstände zum Stichtag feststellen | Alte und neue Verwaltung |
| 4 | Unterlagen, Daten und Schlüssel übernehmen, Übergabeprotokoll unterschreiben | Alte und neue Verwaltung, Beirat |
| 5 | Vollständigkeit prüfen, Fehlendes schriftlich nachfordern | Neue Verwaltung, Beirat |
| 6 | Verträge, Hausmeister und Dienstleister über die neue Verwaltung informieren | Neue Verwaltung |
Was gehört in ein Übergabeprotokoll beim Verwalterwechsel?
Ein Übergabeprotokoll hält fest, was wann an wen übergeben wurde und was noch fehlt. Beide Verwaltungen unterschreiben es, der Beirat sollte dabei sein.
Das Protokoll ist Ihr Nachweis. Ohne Liste lässt sich später kaum belegen, was fehlte. Nehmen Sie deshalb auch unvollständige Unterlagen nur mit Vorbehalt entgegen und vermerken Sie Lücken ausdrücklich.
| Angabe | Inhalt |
|---|---|
| Beteiligte | Gemeinschaft, alte und neue Verwaltung mit Namen und Anschrift |
| Stichtag | Datum und Uhrzeit der Übergabe, Ort |
| Unterlagen | Einzelne Aufstellung der übergebenen Unterlagen und Daten |
| Kontostände | Stand aller Konten und der Erhaltungsrücklage zum Stichtag |
| Schlüssel und Zugänge | Anzahl und Art der Schlüssel, Codes, Zugangsdaten |
| Mängel | Fehlende Unterlagen mit Frist zur Nachlieferung |
| Unterschriften | Beider Verwaltungen, möglichst auch des Beirats |
Was tun, wenn die alte Verwaltung Unterlagen zurückhält?
Fordern Sie die fehlenden Unterlagen schriftlich mit Frist an. Reagiert die alte Verwaltung nicht, kann die Gemeinschaft den Herausgabeanspruch gerichtlich durchsetzen.
Beziehen Sie sich im Schreiben auf das Übergabeprotokoll und listen Sie die fehlenden Dokumente einzeln auf. Eine kurze, klare Frist hilft. Die neue Verwaltung vertritt die Gemeinschaft dabei nach außen (§ 9b WEG).
Bleibt das Schreiben ohne Erfolg, kommt eine Klage auf Herausgabe in Betracht, in Eilfällen auch eine einstweilige Verfügung. Bei Zweifeln an der Vollständigkeit kann unter Umständen eine eidesstattliche Versicherung verlangt werden (§ 260 Abs. 2 BGB). Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung; die Rechtslage im Einzelfall klärt ein Fachanwalt.
Wie die Gemeinschaft dabei vorgeht, steht im Beitrag zur Herausgabe der Unterlagen durch den Vorverwalter.
Wer macht beim Verwalterwechsel die Abrechnung?
Die Jahresabrechnung für das abgelaufene Jahr erstellt, wer bei ihrer Fälligkeit nach Ende des Wirtschaftsjahres Verwalter ist (BGH, Urteil vom 16.2.2018, V ZR 89/17).
Es kommt auf diesen Zeitpunkt an, nicht darauf, welche Verwaltung das Jahr überwiegend betreut hat. Die neue Verwaltung braucht dafür die Jahresabrechnungen, Belege und Kontoauszüge der alten Verwaltung.
Für ihre Amtszeit schuldet die bisherige Verwaltung Rechenschaft (§§ 666, 675 BGB). Regeln Sie im Beschluss und im neuen Verwaltervertrag, wer welche Abrechnung übernimmt. Details: Jahresabrechnung beim Verwalterwechsel.
Welche Fehler vermeiden Eigentümer bei der Übergabe an die neue Hausverwaltung?
Die meisten Probleme entstehen, weil Stichtag, Unterlagenliste oder Protokoll fehlen. Wer diese drei Punkte klärt, vermeidet die häufigsten Streitigkeiten und schützt den Wert der Immobilie und die Handlungsfähigkeit der Gemeinschaft.
Das Thema Übergabe verläuft meist an denselben Stellen holprig. Die Tabelle zeigt, wo es bei einem Wechsel der Hausverwaltung erfahrungsgemäß hakt.
| Lücke | Folge | So vermeiden Sie sie |
|---|---|---|
| Kein Stichtag | Zuständigkeiten und Kontostände bleiben unklar | Stichtag schriftlich festlegen |
| Keine Einzelliste der Unterlagen | Fehlendes lässt sich später nicht beweisen | Unterlagen im Übergabeprotokoll einzeln aufführen |
| Digitale Daten vergessen | Die neue Verwaltung muss Buchungen mühsam nachtragen | Export aus der Software verlangen |
| Schlüssel ohne Quittung | Unklar, wer Zugang hat | Schlüsselliste mit Unterschrift |
| Verträge nicht gemeldet | Rechnungen und Kündigungen gehen an die falsche Adresse | Vertragspartner schriftlich informieren |
| Übergabe ohne Beirat | Niemand kontrolliert für die Gemeinschaft | Beirat zum Übergabetermin einladen |
Wie LIKKA als WEG-Verwaltung die Übergabe begleitet
LIKKA übernimmt die WEG-Verwaltung für Eigentümergemeinschaften in Oberbayern und Schwaben und begleitet die Übergabe von der ersten Anfrage bis zur vollständigen Übernahme der Unterlagen.
Im Erstgespräch sehen wir uns Verwaltervertrag, Beschlusslage und vorhandene Unterlagen an und besprechen mit dem Beirat Stichtag und Zeitplan. Auf Wunsch bereiten wir Übergabeprotokoll und Unterlagenliste mit vor, damit die Verwaltungsaufgaben ohne Lücke weiterlaufen.
Unsere zertifizierten Verwalter führen für jede Gemeinschaft ein eigenes Konto, arbeiten mit digitaler Belegprüfung und Kundenportal und sind persönliche Ansprechpartner für Eigentümer und Beirat. Mehr zum Ablauf finden Sie unter Verwaltung wechseln; was Eigentümer von der neuen Verwaltung erwarten dürfen, zeigt der Beitrag zum zertifizierten Verwalter.
Häufige Fragen
Welche Unterlagen müssen bei Verwalterwechsel übergeben werden?
Alle Verwaltungsunterlagen der Gemeinschaft: Teilungserklärung, Protokolle und Beschluss-Sammlung, Abrechnungen, Wirtschaftspläne, Kontoauszüge, Belege, Verträge, technische Unterlagen, laufende Korrespondenz, digitale Daten sowie Schlüssel und Zugangsdaten.
Rechtsgrundlage: §§ 667, 675 BGB
Muss die Hausverwaltung Unterlagen herausgeben?
Ja. Was die Verwaltung für die Gemeinschaft erlangt hat, gehört der Gemeinschaft und ist nach dem Ende des Amtes herauszugeben, auch in digitaler Form. Ein Zurückbehaltungsrecht wegen offener Vergütung lehnt die überwiegende Auffassung ab.
Rechtsgrundlage: §§ 667, 675 BGB
Was gehört in ein Übergabeprotokoll beim Verwalterwechsel?
Beteiligte, Stichtag, eine Einzelliste der übergebenen Unterlagen und Daten, die Kontostände samt Rücklage, Schlüssel und Zugänge, fehlende Unterlagen mit Nachlieferfrist und die Unterschriften beider Verwaltungen.
Was kann ich tun, wenn meine Hausverwaltung die Unterlagen verweigert?
Fordern Sie die Unterlagen schriftlich mit Frist an. Bleibt das ohne Erfolg, kann die Gemeinschaft auf Herausgabe klagen, in Eilfällen auch per einstweiliger Verfügung. Als einzelner Eigentümer können Sie zusätzlich Einsicht verlangen.
Rechtsgrundlage: §§ 666, 667 BGB; § 18 Abs. 4 WEG
Wer muss bei Verwalterwechsel die Abrechnung machen?
Die Jahresabrechnung erstellt, wer bei ihrer Fälligkeit nach Ende des Wirtschaftsjahres Verwalter ist. Die bisherige Verwaltung schuldet Rechenschaft für ihre Amtszeit; diese Angaben braucht die neue Verwaltung.
Rechtsgrundlage: § 28 WEG; §§ 666, 675 BGB
Was passiert beim Verwalterwechsel mit dem WEG-Konto?
Das Konto gehört der Gemeinschaft und bleibt bestehen. Die neue Verwaltung erhält die Verfügungsberechtigung und weist sich bei der Bank mit dem Beschluss-Protokoll aus.
Rechtsgrundlage: § 26 Abs. 4 WEG
Wie lange muss ein Hausverwalter Unterlagen aufbewahren?
Eine einheitliche gesetzliche Frist für WEG-Unterlagen gibt es nicht. Je nach Dokument gelten mehrere Jahre bis zu zehn Jahren; Beschlüsse und Gemeinschaftsdokumente sollten dauerhaft vorhanden bleiben. Mit dem Wechsel gehen die Unterlagen an die neue Verwaltung.
Rechtsgrundlage: §§ 666, 667, 675 BGB; §§ 18, 24, 26, 28 WEG; § 260 BGB
Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.
Änderungsverlauf
Aktualisiert am 07.10.2026: Überarbeitet: Checkliste nach Bereichen, Zeitplan, Übergabeprotokoll und Vorgehen bei fehlenden Unterlagen ergänzt
Aktualisiert am 03.10.2026: Häufige Fragen mit Rechtsgrundlagen ergänzt
