Kleine WEG sucht Verwalter: Die Anfrage, die angenommen wird

Kleine WEG, Verwalter gesucht: Wer als kleine Gemeinschaft ein Hausverwaltung-Angebot einholen will, bekommt oft keine Antwort. Das Problem liegt nicht nur am Markt, sondern auch an der Anfrage: Eine Verwaltung kann ohne Informationen und Unterlagen nicht einschätzen, was auf sie zukommt. Dieser Beitrag zeigt Ihnen als Eigentümer, was in die Anfrage gehört, wie Sie Absagen einordnen, Angebote vergleichen und zum Beschluss kommen.

Hausverwaltung-Angebot einholen: Wer sucht einen neuen Verwalter für die WEG?

Das Gesetz bestimmt keinen Zuständigen für die Suche. In kleinen Eigentümergemeinschaften übernimmt sie meist der Verwaltungsbeirat oder ein Eigentümer. Es ergibt Sinn, dass eine Person für alle Wohnungseigentümer spricht und alle Anfragen über sie laufen.

Über die Bestellung beschließen allein die Wohnungseigentümer (§ 26 Abs. 1 WEG). Die Suche selbst ist nur Vorbereitung und bindet die Gemeinschaft noch nicht. Sagen Sie den übrigen Wohnungseigentümern im Vorfeld trotzdem Bescheid, damit nicht mehrere Eigentümer dieselbe Hausverwaltung anschreiben. Doppelte Anfragen wirken schnell wie ein Zeichen von Streit.

Klären Sie auch, was Sie suchen. Die WEG-Verwaltung, auch Wohnungseigentumsverwaltung genannt, betreut die Eigentümergemeinschaft und die Erhaltung des Gemeinschaftseigentums. Die Mietverwaltung arbeitet dagegen zwischen Vermieter und Mieter einer Immobilie, etwa einer einzelnen Eigentumswohnung. Schreiben Sie deshalb in den ersten Satz „WEG-Verwaltung“, sonst landet die Anfrage bei einer Hausverwaltung mit großer Mietverwaltung leicht beim falschen Team.

Anfrage an die Hausverwaltung: Welche Angaben braucht die WEG-Verwaltung?

Alle Informationen, mit denen eine Hausverwaltung Aufwand und Risiko des Objekts einschätzen kann: Größe des Gebäudes, Technik, Finanzen, Unterlagen, offene Themen und Termine. Die Checkliste zeigt, was in die E-Mail gehört und was Sie bereithalten.

Wenn Unterlagen fehlen: Jeder Wohnungseigentümer hat das Recht, von der Gemeinschaft Einsicht in die Verwaltungsunterlagen zu verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG), in die Beschluss-Sammlung ebenso (§ 24 Abs. 7 WEG). Fordern Sie Fehlendes früh an und schreiben Sie in die Anfrage offen, was nicht vorliegt. Eigentümerlisten und Kontodaten gehören nicht in die erste E-Mail, Sie teilen sie erst nach der Beauftragung.

Was eine Hausverwaltung schätzt: Das ist unsere Erfahrung aus der Praxis einer Verwaltung, keine Statistik. Eine geordnete Anfrage zeigt, dass die Gemeinschaft Entscheidungen trifft und mitarbeitet. Das zählt bei einem kleinen Objekt oft mehr als die Zahl der Einheiten, denn Ärger und mangelnde Organisation binden die meiste Zeit. Benennen Sie auch schwierige Situationen wie einen Streit deshalb offen. Er fällt spätestens beim Lesen der Protokolle auf, und eine verschwiegene Auseinandersetzung kostet mehr Vertrauen als eine gut erklärte.

Mustertext für die E-Mail-Anfrage

Der folgende Text passt auf eine Bildschirmseite. Alle Namen, Orte und Zahlen sind Beispieldaten für eine erfundene Gemeinschaft. Ersetzen Sie sie vollständig durch Ihre eigenen Angaben.

Betreff: Anfrage WEG-Verwaltung: kleine WEG mit 6 Einheiten in Beispielstadt, Beginn 1. Januar

Guten Tag, wir sind eine Wohnungseigentümergemeinschaft und suchen eine neue Hausverwaltung für die WEG-Verwaltung. Ich schreibe als Beiratsvorsitzende im Auftrag der Eigentümer. Bitte teilen Sie uns mit, ob Sie ein Angebot einschließlich Verwaltervertrag abgeben möchten.

Objekt (Beispieldaten): Beispielstraße 5, Beispielstadt. 6 Wohnungen, 6 Stellplätze, 5 Eigentümer, Baujahr 1994, kein Aufzug. Gas-Zentralheizung von 2011. Dach 2018 erneuert.

Finanzen (Beispieldaten): Erhaltungsrücklage zum 31.12. rund 48.000 €, Hausgeld laut Wirtschaftsplan rund 24.000 € im Jahr. Keine Rückstände.

Unterlagen: Beschluss-Sammlung, Protokolle der letzten drei Jahre, die letzte Jahresabrechnung, der Wirtschaftsplan und die Teilungserklärung liegen vor. Wir senden sie Ihnen bei Bedarf gern zu.

Offene Themen (Beispieldaten): Die Fassade soll in den nächsten drei Jahren gestrichen werden, ein Beschluss steht aus. Zwischen zwei Eigentümern gab es Streit um einen Stellplatz, das Thema ist geklärt, es läuft kein Verfahren.

Termine (Beispieldaten): Der Vertrag der bisherigen Verwaltung endet am 31.12. Wir möchten am 15. Oktober in der Eigentümerversammlung beschließen. Dafür brauchen wir Ihre Rückmeldung bis zum 1. September, möglichst mit Angebot und Entwurf des Verwaltervertrags.

Eine kurze Absage hilft uns ebenfalls. Damit Sie sich ein Bild machen können, stehen wir für eine Besichtigung und ein Gespräch gern bereit. Mit freundlichen Grüßen, Erika Beispiel, Beiratsvorsitzende, Telefon und E-Mail.

WEG-Verwalter finden: An wie viele Verwaltungen geht die Anfrage?

Rechnen Sie vom Ziel zurück: Bei der Bestellung eines neuen Verwalters sind im Regelfall mindestens drei Vergleichsangebote einzuholen. Weil kleine Objekte häufig Absagen bekommen, empfehlen wir aus unserer Praxis etwa sechs bis acht Anfragen an eine Hausverwaltung in der Region.

Der Gesetzgeber nennt die Zahl von drei Angeboten nicht, sie stammt aus der Rechtsprechung, die den Eigentümern eine tragfähige Entscheidungsgrundlage sichern will. Findet sich trotz ernsthafter Suche nur ein Angebot, kann das im Einzelfall nach Gerichtsentscheidungen ausnahmsweise genügen. Fehlen Vergleichsangebote ohne solchen Grund, ist die Verwalterbestellung anfechtbar. Dokumentieren Sie deshalb jede Anfrage und jede Absage.

Schicken Sie alle Anfragen möglichst am selben Tag los, einzeln und mit derselben Frist. Diese Vorgehensweise macht die Antworten vergleichbar. Bei der Auswahl zählt vor allem die Nähe, schreiben Sie auch kleinere Betriebe an. Hilfe bei der Suche bieten das Mitgliederverzeichnis des Berufsverbands VDIV, der Beirat einer Nachbaranlage oder die Empfehlung von Eigentümern aus der Region. Nach dem VDIV-Verwalter-Monitor 6/2024 lehnten 26,3 Prozent der Verwaltungen eine WEG bis zehn Einheiten ab, bei kleinen Verwaltungen waren es nur 11,2 Prozent. Wer die neue Hausverwaltung in einem weiteren Radius sucht, erreicht ebenfalls mehr Anbieter.

Wann anfangen? Unsere Einschätzung: Planen Sie mindestens sechs Monate vor dem Vertragsende ein. Kontaktaufnahme, Rückfragen, Besichtigungen, Einladung und Beschlussfassung brauchen Zeit, und die Übergabe kommt danach. Eine Übernahme zum Jahreswechsel erleichtert die Abrechnung, Pflicht ist sie aber nicht.

Wie ordnet man Absagen und Abwehrangebote ein?

Absagen sind bei kleinen Objekten normal, ein Blick auf den Grund lohnt trotzdem. Die Tatsache, dass eine Verwaltung absagt, sagt meist wenig über Ihre Gemeinschaft aus. Ein Abwehrangebot einer Hausverwaltung erkennen Sie daran, dass der Preis nicht erklärt wird und niemand das Objekt kennenlernen will.

Das VDIV-Branchenbarometer 2026 beschreibt das Phänomen: Bei 45,9 Prozent der Verwaltungen wurde mehr als die Hälfte der Gesuche von Eigentümergemeinschaften abgelehnt, nicht weiter verfolgt oder mit einem Abwehrangebot beantwortet. Ein Abwehrangebot ist ein Angebot, das die Hausverwaltung bewusst so hoch ansetzt, dass die Gemeinschaft es voraussichtlich nicht annimmt. Fehlende Kapazität ist also oft der Grund, nicht Ihre Immobilie.

Prüfen Sie im Fall eines hohen Preises zuerst die Rechnung. Ein kleines Haus verteilt Versammlung, Abrechnung und Wirtschaftsplan auf wenige Wohnungen, der Preis je Einheit liegt deshalb höher. Ein Angebot zählt für den Vergleich erst, wenn die Hausverwaltung die Übernahme wirklich will. Kommen keine Angebote zustande, zeigt der Beitrag WEG ohne Verwalter die nächsten Schritte.

Neue Hausverwaltung wählen: Wie vergleicht man die Angebote?

Vergleichen Sie vor der Wahl nicht nur den Monatspreis, sondern Leistung, Zusatzkosten, Laufzeit und Person. Schreiben Sie Ihre Anforderungen an Leistung und Erreichbarkeit in die Anfrage. Dieses einheitliche Anforderungsprofil macht die Angebote erst vergleichbar.

Wer gewerblich Wohnimmobilien verwaltet, braucht als Hausverwalter eine Erlaubnis und muss eine Berufshaftpflichtversicherung nachweisen (§ 34c GewO), mit mindestens 500.000 € je Versicherungsfall (§ 15 MaBV). Nach dem Zertifikat dürfen Sie fragen, denn seit der WEG-Reform kann jeder Eigentümer grundsätzlich einen zertifizierten Verwalter verlangen (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Die Einzelheiten stehen unter zertifizierter Verwalter.

Für die Einordnung des Preises: Bei LIKKA kostet die WEG-Verwaltung je nach Objektgröße rund 30 bis 70 € netto je Einheit und Monat, bei 3 bis 9 Einheiten rund 40 bis 100 € netto, mit einer Mindestpauschale von 300 € netto je Objekt und Monat. Weitere Beispiele stehen im Beitrag Kosten der Hausverwaltung. Rechnen Sie die Angebote jeder Hausverwaltung immer auf dieselbe Basis um, also Gesamtkosten im Jahr für die Gemeinschaft, netto oder brutto einheitlich.

Vom Angebot zum Beschluss: Wie bestellt die Gemeinschaft den WEG-Verwalter?

Die Angebote gehen mit der Einladung an alle Wohnungseigentümer, die Versammlung entscheidet per Beschluss, und danach wird der Verwaltervertrag unterschrieben. Die Verwalterbestellung braucht bei der Beschlussfassung die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1, § 26 Abs. 1 WEG).

Einladung: Die Einberufungsfrist soll mindestens drei Wochen betragen (§ 24 Abs. 4 WEG). Der BGH verlangt, dass die Eigentümer die Bewerber und die Eckdaten ihrer Angebote, etwa Laufzeit und Vergütung, innerhalb der Einladungsfrist erfahren (Urteil vom 24.01.2020, V ZR 110/19). Es reicht nicht, die Angebote erst in der Versammlung vorzustellen. Am sichersten ist es, alle Angebote und Vertragsentwürfe mit allen Details im Vorfeld direkt mit der Einladung zu senden. Fehlt ein Verwalter, lädt der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, sein Vertreter oder ein ermächtigter Eigentümer ein (§ 24 Abs. 3 WEG), mehr dazu unter Eigentümerversammlung einberufen.

Tagesordnung: Bezeichnen Sie den Punkt genau, zum Beispiel „Bestellung eines neuen Verwalters und Abschluss des Verwaltervertrags“. Der Beschluss sollte den Namen der Verwaltung, den Beginn, die Dauer und die Vergütung nennen und festlegen, wer den Verwaltervertrag für die Gemeinschaft unterschreibt. Das kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer sein (§ 9b Abs. 2 WEG). Prüfen Sie auch, ob Ihre Gemeinschaftsordnung abweichende Vorgaben für die Wahl des Verwalters enthält.

Laufzeit und Altvertrag: Die Bestellung ist auf höchstens fünf Jahre möglich, bei der ersten Bestellung nach Begründung von Wohnungseigentum auf höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG). Läuft die alte Bestellung noch, kann die Versammlung den bisherigen Verwalter jederzeit abberufen, sein Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate später (§ 26 Abs. 3 WEG). Den Ablauf des Wechsels und der Übergabe beschreibt die Seite Verwaltung wechseln.

Anfrage an LIKKA: So gehen wir damit um

LIKKA übernimmt die WEG-Verwaltung für Eigentümergemeinschaften in Oberbayern und Schwaben ab 3 Einheiten. Ob wir Ihre Gemeinschaft im Einzelfall übernehmen können, hängt von Lage, Zustand und Aufwand ab, und das sagen wir Ihnen nach dem Erstgespräch offen.

Unsere zertifizierten Verwalter führen für jede Gemeinschaft ein eigenes Konto, arbeiten mit digitaler Belegprüfung und Kundenportal und sind persönliche Ansprechpartner für Eigentümer und Beirat. Weitere Infos zu Leistungen, Betreuung und Ablauf finden Sie unter WEG-Verwaltung.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlage: §§ 9b, 18, 19, 24, 25, 26, 26a WEG; § 34c GewO; § 15 MaBV; BGH, Urteil vom 24.01.2020 – V ZR 110/19; BGH, Urteil vom 27.03.2026 – V ZR 7/25

Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.