Die Bank verlangt eine Verwaltervollmacht, der Eigentümer fragt nach dem Dokument, der neue Hausverwalter sucht ein Muster. Dieser Ratgeber richtet sich an Wohnungseigentümer, Beiräte und Verwalter einer WEG. Er klärt, was seit der WEG-Reform zum 1. Dezember 2020 gilt: Der Verwalter vertritt die Eigentümergemeinschaft kraft Gesetzes (§ 9b Abs. 1 WEG), auch ohne Vollmacht. Es geht daher meist nur um den Nachweis. Sie erfahren, wann eine Vollmacht trotzdem gefragt ist, was in die Urkunde gehört und was beim Verwalterwechsel zu tun ist.
Das Wichtigste in Kürze
- Der Verwalter vertritt die WEG kraft Gesetzes (§ 9b Abs. 1 WEG); eine Verwaltervollmacht ist dafür nicht Voraussetzung.
- Für die Vertretungsmacht setzen nur Grundstückskauf- und Darlehensverträge einen Beschluss der Wohnungseigentümer voraus.
- § 27 WEG regelt, was der Verwalter darf; Beschränkungen wirken gegenüber Dritten nicht.
- Beim Grundbuchamt zählt die Niederschrift mit öffentlich beglaubigten Unterschriften (§ 26 Abs. 4 WEG, § 29 GBO).
Verwaltervollmacht: Missverständnisse und Bedeutung
Zwei Missverständnisse halten sich: Ohne Verwaltervollmacht könne der Hausverwalter keine Verträge schließen, und die Verwaltervollmacht müsse schriftlich sein, um gültig zu sein. Beides ist falsch. Die Vertretungsmacht folgt aus dem Gesetz und knüpft an die Bestellung zum Verwalter an (§§ 9b Abs. 1, 26 Abs. 1 WEG).
Auch für eine echte Vollmacht verlangt das Gesetz keine allgemeine Schriftform (§ 167 BGB). Eine Verwaltervollmacht ist also ein Instrument des Nachweises. Sie begründet die Befugnisse des Verwalters nicht, die Grundlage bleibt das Gesetz.
Vertretungsmacht: Was der WEG Verwalter nach § 9b WEG kann
Der Verwalter vertritt die Wohnungseigentümergemeinschaft gerichtlich und außergerichtlich. Das Bundesarbeitsgericht beschreibt das als grundsätzlich gegenüber jedermann unbeschränkte Vertretungsmacht, für Verträge ebenso wie für einseitige Rechtsgeschäfte (BAG, 2 AZR 115/24). Der WEG Verwalter kann daher im Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft Rechtsgeschäfte mit Handwerkern, Versorgungsunternehmen oder Behörden schließen, auch ohne Verwaltervollmacht. Ein Beispiel: Beauftragt der Verwalter im Namen der Gemeinschaft einen Handwerker, wird die Gemeinschaft Vertragspartner.
Eine Beschränkung im Umfang ist gegenüber Dritten unwirksam (§ 9b Abs. 1 Satz 3 WEG). Dritter kann auch ein Eigentümer sein, wenn er der Wohnungseigentümergemeinschaft wie ein Außenstehender gegenübertritt, im entschiedenen Fall als angestellter Hausmeister.
Die gesetzliche Grenze: Beim Abschluss eines Grundstückskauf- oder Darlehensvertrags vertritt der WEG Verwalter die Gemeinschaft nur aufgrund eines Beschlusses der Wohnungseigentümer. Fehlt er, hängt die Wirksamkeit von der Genehmigung ab (§ 177 BGB), und dem Verwalter droht die Haftung nach § 179 BGB. Diese Ausnahme gilt nach ihrem Wortlaut nur für diese beiden Vertragsarten (BAG, 2 AZR 115/24).
Wortlaut nach Gesetze im Internet, Bundesministerium der Justiz(1) Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer wird durch den Verwalter gerichtlich und außergerichtlich vertreten, beim Abschluss eines Grundstückskauf- oder Darlehensvertrags aber nur aufgrund eines Beschlusses der Wohnungseigentümer. Hat die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer keinen Verwalter, wird sie durch die Wohnungseigentümer gemeinschaftlich vertreten. Eine Beschränkung des Umfangs der Vertretungsmacht ist Dritten gegenüber unwirksam.
Innenverhältnis: Aufgaben, Befugnisse und Grenzen
Dass ein Vertrag im Außenverhältnis wirkt, heißt nicht, dass der Verwalter ihn schließen durfte. Seine Aufgaben und Befugnisse gegenüber der Eigentümergemeinschaft stehen in § 27 Abs. 1 WEG. Danach darf er nur Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung treffen, die untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen oder die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind. Für solche Maßnahmen der laufenden Verwaltung braucht er keinen gesonderten Beschluss der Eigentümer.
Andere Entscheidungen treffen die Eigentümer durch Beschluss in der Eigentümerversammlung (§ 19 Abs. 1 WEG), etwa zu einer teuren Sanierung oder zu baulichen Veränderungen (§ 20 Abs. 1 WEG). In wesentlichen Belangen braucht der Verwalter im Innenverhältnis also die Zustimmung der Eigentümer durch Beschluss; seine Vertretungsmacht gegenüber Dritten nach § 9b WEG berührt das nicht. Die Rechte und Pflichten des Verwalters lassen sich durch Beschluss einschränken oder erweitern (§ 27 Abs. 2 WEG). Solche Regelungen wirken nach der Gesetzesbegründung aber nur intern (BT-Drs. 19/18791). Wie die Durchführung im Alltag der WEG Verwaltung aussieht, zeigt unsere Seite zur Verwaltung von Eigentümergemeinschaften.
Überschreitet der Verwalter seine Grenzen, bleibt der Vertrag in der Regel wirksam, doch er kann der Wohnungseigentümergemeinschaft aus dem Verwaltervertrag haften (§ 280 Abs. 1 BGB). Wie solche Ansprüche durchgesetzt werden, erklärt der Beitrag zum Schadensersatz vom Verwalter. Zu seinen Aufgaben zählt die ordnungsmäßige Verwaltung eingenommener Gelder (BT-Drs. 19/22634). In der Praxis führt er sie auf dem Konto der Gemeinschaft, getrennt von seinem Privatvermögen; eine eigene Trennungsvorschrift enthält das WEG heute nicht. Pflichten und Vergütung regelt der Verwaltervertrag; die Vertretungsmacht gegenüber Dritten kann auch der Verwaltervertrag nicht begrenzen.
| Außenverhältnis | Intern |
|---|---|
| Was der Verwalter rechtlich kann: Vertretung gegenüber Dritten, Beschluss nur bei Grundstückskauf und Darlehen | Nach § 27 Abs. 1 WEG darf der Verwalter: kleine und eilige Maßnahmen, im Übrigen Beschluss |
Vollmachtsurkunde: Inhalt, Vorlage und Unterschrift der Vollmacht
Bis zur Reform konnte der Verwalter nach § 27 Abs. 6 WEG alter Fassung von den Wohnungseigentümern eine Vollmachts- und Ermächtigungsurkunde verlangen. Das WEMoG hat § 27 WEG neu gefasst; die heutige Fassung enthält diesen Anspruch nicht mehr. Das WEG kennt also keine Pflicht zu einer solchen Vollmacht. Der Verwaltervertrag kann sie aber vorsehen.
Der BGH hat zum alten Recht zudem betont, dass gesetzliche Vertretungsmacht nicht durch eine Vollmachtsurkunde nachgewiesen werden kann (III ZR 443/13, Rn. 14). Aussagekräftig ist deshalb vor allem der Nachweis der Bestellung. Eine Vorlage oder ein Muster für eine Vollmacht ersetzt ihn nicht.
Wird trotzdem eine Vollmacht gewünscht, gehört in der Praxis hinein: Name der Eigentümergemeinschaft als Vollmachtgeber, Person des Verwalters als Vertreter, Datum und Dauer der Bestellung, der Hinweis auf § 9b WEG, Ort, Datum und Unterschrift. Ist der Verwalter eine juristische Person, etwa eine GmbH, nennt die Vollmacht in der Praxis die Firma und die handelnde Person. In der Praxis sollte sie den Umfang der Befugnisse klar benennen und die wesentlichen Aufgaben aufführen; die gesetzliche Vertretungsmacht begrenzt sie nicht. Für die Wohnungseigentümergemeinschaft unterschreibt der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer (§ 9b Abs. 2 WEG). Eine Beglaubigung ist dafür gesetzlich nicht vorgeschrieben.
§ 174 BGB: Zurückweisung bei Kündigung
Nach § 174 BGB kann die Person, die ein einseitiges Rechtsgeschäft eines Bevollmächtigten empfängt, etwa eine Kündigung, es unverzüglich zurückweisen, wenn keine Vollmachtsurkunde vorgelegt wird. Das entfällt, wenn der Vollmachtgeber ihn von der Bevollmächtigung in Kenntnis gesetzt hatte (§ 174 Satz 2 BGB). Solche Handlungen betreffen zum Beispiel die Kündigung eines Dienstvertrags, wie im vom BGH entschiedenen Fall. Unter altem Recht galt das auch für den Hausverwalter, soweit seine Befugnis auf einer Vereinbarung oder einem Beschluss beruhte (BGH, III ZR 443/13).
Für § 9b WEG sagt die Gesetzesbegründung das Gegenteil: Eine Zurückweisung komme nicht mehr in Betracht, weil § 174 BGB jedenfalls auf unbeschränkt vertretungsberechtigte Organe nicht anwendbar sei (BT-Drs. 19/18791). Das Bundesarbeitsgericht ist dem für eine Kündigung durch die Verwalterin gefolgt (2 AZR 115/24, Rn. 19, 23). Ein Urteil des BGH zur neuen Rechtslage haben wir nicht gefunden; Kommentarliteratur zu einer herrschenden Meinung haben wir nicht ausgewertet.
Verwalternachweis: Bank und Grundbuchamt
Ein Register der WEG Verwalter gibt es nicht. In der Praxis fordern Banken deshalb oft eine Verwaltervollmacht oder einen anderen Nachweis, bevor sie Konten umstellen, meist die Niederschrift über den Bestellungsbeschluss. Für einen Kredit braucht die Bank zusätzlich den Beschluss nach § 9b Abs. 1 WEG. In der Praxis prüft sie dabei, welche Person für die Gemeinschaft handelt. Welche Form sie akzeptiert, regeln ihre eigenen Vorgaben.
Beim Grundbuchamt ist die Form streng: Eintragungsunterlagen sind durch öffentliche oder öffentlich beglaubigte Urkunden nachzuweisen (§ 29 Abs. 1 GBO). Dafür genügt die Niederschrift über den Bestellungsbeschluss mit öffentlich beglaubigten Unterschriften der in § 24 Abs. 6 WEG genannten Personen (§ 26 Abs. 4 WEG). Das betrifft etwa die Verwalterzustimmung zum Verkauf einer Immobilie nach § 12 WEG, wenn sie vereinbart ist.
Wer die Niederschrift gleich nach der Eigentümerversammlung beglaubigen lässt, spart beim ersten Verkauf Zeit. Müssen Beteiligte später erst gesucht werden, wird es oft mühsam.
Wortlaut nach Gesetze im Internet, Bundesministerium der Justiz(4) Soweit die Verwaltereigenschaft durch eine öffentlich beglaubigte Urkunde nachgewiesen werden muss, genügt die Vorlage einer Niederschrift über den Bestellungsbeschluss, bei der die Unterschriften der in § 24 Absatz 6 bezeichneten Personen öffentlich beglaubigt sind.
Tipp: Beschluss gleich absichern Lassen Sie die Niederschrift über die Bestellung nach der Eigentümerversammlung öffentlich beglaubigen. Dann liegt der Nachweis für das Grundbuchamt schon vor.
Verwalterwechsel: Abberufung, Kündigung und Rückgabe
Die Vertretungsmacht hängt am Amt, nicht am Dokument. Der Hausverwalter kann jederzeit abberufen werden; dafür ist ein Beschluss der Eigentümer erforderlich (§ 26 Abs. 1 WEG). Der Verwaltervertrag kann danach zunächst bestehen bleiben, er endet aber spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 WEG). Aus § 9b und § 26 WEG folgt: Schon mit dem Ende der Bestellung fehlt die Vertretungsbefugnis nach § 9b WEG, selbst wenn der Verwaltervertrag noch läuft oder die Kündigung noch streitig ist. Der bloße Entzug einer Verwaltervollmacht ersetzt die Abberufung dagegen nicht. Eine zusätzlich erteilte Vollmacht ist grundsätzlich widerruflich (§ 168 Satz 2 BGB). Nach unserem Verständnis entscheiden über den Widerruf intern die Eigentümer durch Beschluss (§ 19 Abs. 1 WEG); erklärt wird er gegenüber dem Verwalter durch den Vertreter nach § 9b Abs. 2 WEG.
Eine erteilte Vollmacht sollte die Gemeinschaft im Original zurückverlangen (§ 175 BGB), weil eine ausgehändigte Vollmachtsurkunde gegenüber gutgläubigen Dritten weiterwirken kann, bis sie zurückgegeben oder für kraftlos erklärt ist (§§ 172 Abs. 2, 173 BGB). Für die Urkunde nach § 27 Abs. 6 WEG alter Fassung hat der BGH das bejaht (III ZR 443/13, Rn. 18); zur neuen Rechtslage ist es unsere Ableitung. Banken, Behörden und Vertragspartner sollte man zeitnah informieren. Die weiteren Schritte zeigt der Fahrplan zum Verwalterwechsel; ohne Nachfolger greift das zur WEG ohne Verwalter Gesagte (§ 9b Abs. 1 Satz 2 WEG).
Vollmacht für Vermieter und Versammlung: andere Fälle
Anders liegt es, wenn ein einzelner Vermieter eine Hausverwaltung für seine Wohnung beauftragt. Hier gibt es keine gesetzliche Vertretung; die Hausverwaltung braucht eine echte Vollmacht des Vermieters. Ohne Vollmacht handelt die Hausverwaltung als Person ohne Vertretungsmacht. In der Praxis sollte die Vollmacht festlegen, ob sie etwa für Mieterhöhung, Kündigung und Abrechnung gegenüber Mietern gilt. Gegenüber Mietern gilt § 174 BGB unmittelbar; in der Praxis liegt der Kündigung deshalb das Original der Vollmacht bei. Auch bei der Mieterhöhung spielt die Vollmacht eine Rolle.
Ebenfalls ein eigenes Thema ist die Vollmacht für die Eigentümerversammlung, mit der ein Eigentümer sein Stimmrecht übertragen lässt; sie bedarf der Textform (§ 25 Abs. 3 WEG).
Häufige Fragen
Ist eine Verwaltervollmacht notwendig?
Für die Vertretung der WEG nicht, denn der Verwalter handelt kraft Gesetzes. Eine Verwaltervollmacht oder ein anderer Nachweis ist sinnvoll, wenn ein Vertragspartner ihn verlangt.
Rechtsgrundlage: § 9b Abs. 1 WEG
Was steht in einer Verwaltervollmacht?
In der Praxis die Eigentümergemeinschaft, die Person des Verwalters, Datum und Dauer der Bestellung, der Hinweis auf § 9b WEG sowie Ort, Datum und Unterschrift.
Rechtsgrundlage: § 9b WEG
Gibt es eine Vorlage für eine Vollmacht für die Hausverwaltung?
Ein gesetzliches Muster für die Verwaltervollmacht gibt es nicht. Oft ist die Niederschrift über den Bestellungsbeschluss der bessere Nachweis.
Rechtsgrundlage: § 26 Abs. 4 WEG
Wer unterschreibt eine Verwaltervollmacht?
Für die Gemeinschaft der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer. Bei einem einzelnen Vermieter unterschreibt dieser selbst.
Rechtsgrundlage: § 9b Abs. 2 WEG
Wann endet die Vertretungsmacht?
Mit dem Ende der Bestellung, nicht erst mit dem Ablauf des Verwaltervertrags. Eine Vollmacht als Dokument ist zurückzugeben.
Rechtsgrundlage: § 26 Abs. 3 WEG; § 175 BGB
Rechtsgrundlage: §§ 9b, 12, 19, 20, 24, 25, 26, 27 WEG; §§ 167, 168, 172 bis 175, 177, 179, 280 BGB; § 29 GBO; BGH, Urteil vom 20.02.2014 – III ZR 443/13; BAG, Urteil vom 06.03.2025 – 2 AZR 115/24; BT-Drs. 19/18791
Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.
