Das Dach ist undicht, die Heizung fällt aus oder das Hausgeld einzelner Eigentümer bleibt aus: Dann richtet sich der Blick schnell auf die Erhaltungsrücklage. Doch das Geld auf dem Rücklagenkonto steht nicht frei zur Verfügung. Dieser Ratgeber richtet sich an Wohnungseigentümer, Verwaltungsbeiräte und Käufer einer Eigentumswohnung. Das Thema: wann die Wohnungseigentümergemeinschaft Mittel aus der Erhaltungsrücklage nutzen darf, was das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) dazu regelt und wie der Bundesgerichtshof (BGH) entschieden hat.
Das Wichtigste in Kürze
- Über die Verwendung der Erhaltungsrücklage entscheiden die Eigentümer per Beschluss mit einfacher Mehrheit (§ 19 Abs. 1, § 25 Abs. 1 WEG).
- Die Rücklage ist zweckgebunden für Instandhaltung und Instandsetzung; ein Anspruch einzelner Eigentümer auf bestimmte Reparaturen aus der Rücklage besteht nicht (BGH, V ZR 81/23).
- Im Notfall darf der Verwalter nach § 27 Abs. 1 WEG die nötige Reparatur ohne Beschluss beauftragen; die Sanierung beschließt die Versammlung.
- Jede Entnahme gehört in den Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG; danach sollte die Instandhaltungsrücklage planmäßig aufgefüllt werden.
Erhaltungsrücklage Entnahme: Rechtslage und Begriff
Erhaltungsrücklage und Instandhaltungsrücklage meinen dasselbe. Der Begriff Erhaltungsrücklage gilt seit dem Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG) vom 1. Dezember 2020; Instandhaltungsrücklage oder Instandhaltungsrückstellung sind die früheren, umgangssprachlich weiter verbreiteten Bezeichnungen. Trotz des alten Namens Instandhaltungsrückstellung ist sie keine Rückstellung, sondern echtes Geld auf einem Konto der Wohnungseigentümergemeinschaft.
Die Ansammlung einer angemessenen Erhaltungsrücklage ist nach § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG ein Teil ordnungsmäßiger Verwaltung. Jeder Eigentümer kann sie deshalb nach § 18 Abs. 2 WEG verlangen; das Gesetz gibt ihm diesen Anspruch gegen die Gemeinschaft.
Die Beiträge zur Instandhaltungsrücklage beschließen die Eigentümer nach § 28 Abs. 1 WEG mit dem Wirtschaftsplan. Das Geld ist Gemeinschaftsvermögen (§ 9a Abs. 3 WEG) und gehört nicht dem einzelnen Eigentümer; beim Verkauf einer Wohnung bleibt der Anteil in der Erhaltungsrücklage. Mehr dazu im Beitrag Wem gehört die Erhaltungsrücklage.
Eine eigene Vorschrift zur Auszahlung enthält das Wohnungseigentumsgesetz nicht. Die Regeln folgen aus dem Zweck der Erhaltungsrücklage, aus der Beschlusskompetenz der Eigentümer (§ 19 Abs. 1 WEG) und aus den Befugnissen des Verwalters (§ 27 WEG).
Wortlaut nach Gesetze im Internet, Bundesministerium der Justiz(1) Die Wohnungseigentümer beschließen über die Vorschüsse zur Kostentragung und zu den nach § 19 Absatz 2 Nummer 4 oder durch Beschluss vorgesehenen Rücklagen. Zu diesem Zweck hat der Verwalter jeweils für ein Kalenderjahr einen Wirtschaftsplan aufzustellen, der darüber hinaus die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben enthält.
Beschluss: Wie Geld aus der Erhaltungsrücklage entnommen wird
Über den Einsatz der Erhaltungsrücklage entscheiden die Wohnungseigentümer in der Eigentümerversammlung. Für den WEG Beschluss genügt die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG); einzelne Eigentümer dürfen nicht eigenmächtig auf das Konto zugreifen, und auch der Verwalter darf ohne Beschluss nicht alles bezahlen.
In der Regel beschließt die Versammlung zwei Dinge zusammen: die Erhaltungsmaßnahme selbst und ihre Finanzierung. Ein guter Beschluss nennt die Art der Maßnahme, den Auftragnehmer oder das Vergabeverfahren, einen Kostenrahmen und die Höhe des Betrags, der aus der Erhaltungsrücklage finanziert wird.
Der Gegenstand muss bei der Einberufung bezeichnet sein (§ 23 Abs. 2 WEG). Kündigt die Tagesordnung der Eigentümerversammlung die Finanzierung aus der Instandhaltungsrücklage nicht erkennbar an, droht die Anfechtung des Beschlusses.
Den Beschluss setzt die Verwaltung um. Der Verwalter vertritt die Eigentümergemeinschaft und überweist den beschlossenen Betrag vom Rücklagenkonto auf das Bewirtschaftungskonto oder direkt an den Handwerker.
| Schritt | Was zu tun ist |
|---|---|
| Tagesordnung | Maßnahme und Finanzierung ankündigen |
| Beschluss | Mehrheit der abgegebenen Stimmen |
| Umsetzung | Verwalter beauftragt und überweist |
| Bericht | Ausweis im Vermögensbericht |
Zweckbindung: Was aus der Erhaltungsrücklage finanziert wird
Die Erhaltungsrücklage dient dem Erhalt der Substanz: Sie ist für Maßnahmen am Gemeinschaftseigentum bestimmt. Gemeint ist nach dem Gesetz (§ 13 Abs. 2 WEG) die Instandhaltung und Instandsetzung (Erhaltung), also Wartung, Reparaturen und der Ersatz verbrauchter Bauteile an Haus und Grundstück.
Der BGH hat im Urteil vom 22. März 2024 (V ZR 81/23, Rn. 16) bestätigt: Die Erhaltungsrücklage soll notwendige größere Erhaltungsmaßnahmen wirtschaftlich absichern und das Risiko verringern, dass Eigentümer durch plötzliche Sonderumlagen finanziell überfordert werden. Sie ist entsprechend ihrer Zweckbindung zu verwenden.
Zugleich stellte der BGH klar: Ein einzelner Eigentümer hat keinen Anspruch darauf, dass die Instandhaltungsrücklage für eine bestimmte Maßnahme eingesetzt wird. Ob die Eigentümergemeinschaft aus der Rücklage, per Sonderumlage oder anders finanziert, entscheiden die Eigentümer deshalb per Beschluss im Rahmen ordnungsmäßiger Verwaltung (§ 19 Abs. 1 WEG).
Typische Posten sind Reparaturen und Instandsetzungsmaßnahmen an Dach, Fassade, Fenstern, Aufzug, Leitungen oder Heizungsanlage, größere Instandhaltungsmaßnahmen, Gutachten zur Vorbereitung von Sanierungen sowie die modernisierende Instandsetzung, bei der ein defektes Bauteil durch eine zeitgemäße Lösung ersetzt wird.
Nicht aus der Erhaltungsrücklage werden laufende Kosten wie Hausmeister, Versicherung oder Verwaltervergütung bezahlt; sie gehören in den Wirtschaftsplan und werden über das Hausgeld bezahlt. Reparaturen am Sondereigentum, etwa in der eigenen Wohnung, trägt der jeweilige Eigentümer selbst; nicht alles im Haus ist Gemeinschaftseigentum.
| Aus der Rücklage | Aus dem Hausgeld |
|---|---|
| Größere Reparaturen, Austausch von Bauteilen, Sanierungsgutachten | Hausmeister, Versicherung, Verwaltervergütung, kleine Instandhaltung |
Bauliche Veränderungen: Rücklage für Modernisierung?
Schwieriger ist der Einsatz für bauliche Veränderungen, die über den Erhalt hinausgehen, etwa einen neuen Aufzug oder eine Photovoltaikanlage. Für sie gilt die besondere Kostenverteilung des § 21 WEG.
Nach § 21 Abs. 3 WEG tragen bei vielen baulichen Veränderungen nur die zustimmenden Eigentümer die Kosten. Würde die Maßnahme aus der gemeinsam angesparten Erhaltungsrücklage bezahlt, zahlten die überstimmten Eigentümer mittelbar mit; nach § 21 Abs. 5 Satz 2 WEG dürfen ihnen aber auch durch Beschluss keine Kosten auferlegt werden.
Nach herrschender Meinung ist die Finanzierung einer Modernisierung aus der allgemeinen Rücklage deshalb nur unproblematisch, wenn alle Eigentümer die Kosten nach § 21 Abs. 2 WEG ohnehin tragen: bei einem Beschluss mit mehr als zwei Dritteln der abgegebenen Stimmen und der Hälfte aller Miteigentumsanteile oder wenn sich die Maßnahme in angemessener Zeit amortisiert.
In der Praxis bilden Eigentümergemeinschaften für größere Vorhaben oft eine eigene, zweckgebundene Rücklage; § 28 Abs. 1 WEG erlaubt neben der Erhaltungsrücklage ausdrücklich weitere „durch Beschluss vorgesehene Rücklagen“. Andere finanzieren solche Vorhaben per Sonderumlage.
Notfall und Liquiditätsengpass: Grenzen der Nutzung
Nicht jede Reparatur kann bis zur nächsten Versammlung warten. Nach § 27 Abs. 1 WEG darf und muss der Verwalter Maßnahmen treffen, die untergeordnete Bedeutung haben oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind.
Bei einem Rohrbruch, einem Sturmschaden an der Fassade oder einem Ausfall der Heizungsanlage beauftragt er deshalb die Notreparatur selbst und darf sie nach herrschender Meinung auch aus der Erhaltungsrücklage bezahlen. Größere Sanierungen bleiben Sache der Versammlung.
Die Eigentümergemeinschaft kann diese Befugnisse nach § 27 Abs. 2 WEG durch Beschluss erweitern, zum Beispiel mit einer Wertgrenze je Auftrag. Droht dem Gemeinschaftseigentum unmittelbar ein Schaden, darf nach § 18 Abs. 3 WEG auch jeder Eigentümer das Nötige tun.
Fallen Hausgeldzahlungen aus, liegt ein Griff in die Instandhaltungsrücklage nahe. Nach herrschender Meinung ist ein solcher zweckfremder Einsatz nur ausnahmsweise zulässig: mit Beschluss, vorübergehend und mit einem Plan, wie der Betrag zurückgeführt wird. Bei dauerhaften Fehlbeträgen ist eine Sonderumlage der richtige Weg, denn die Sonderumlage verteilt den Bedarf nach dem geltenden Schlüssel auf alle Eigentümer; eine Wohnungseigentümergemeinschaft kann nicht insolvent werden (§ 9a Abs. 5 WEG, siehe Eigentümergemeinschaft und Insolvenz).
Wortlaut nach Gesetze im Internet, Bundesministerium der Justiz(1) Der Verwalter ist gegenüber der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer berechtigt und verpflichtet, die Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung zu treffen, die 1. untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen oder 2. zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind.
(2) Die Wohnungseigentümer können die Rechte und Pflichten nach Absatz 1 durch Beschluss einschränken oder erweitern.
Höhe der Instandhaltungsrücklage: Peterssche Formel und Berechnung
Wie viel nach einer Entnahme übrig bleiben sollte, hängt von der Höhe der Instandhaltungsrücklage ab, die zum Gebäude passt. Eine feste Höhe nennt das Gesetz nicht; § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG verlangt nur eine „angemessene“ Rücklage, maßgeblich sind Alter, Zustand und Substanz des Gebäudes, denn die Instandhaltungskosten steigen mit dem Alter.
Für die Berechnung der Höhe nutzt die Praxis Faustformeln, vor allem die Peterssche Formel. Die Peterssche Formel aus der Fachliteratur setzt die Herstellungskosten mal 1,5, geteilt durch 80 Jahre, an; davon entfällt ein Teil von etwa 65 bis 70 Prozent auf das Gemeinschaftseigentum. Das Ergebnis ist der jährliche Betrag der Zuführung für die ganze Immobilie; auf die einzelne Wohnung wird er nach Miteigentumsanteilen verteilt.
Zur Höhe pro Quadratmeter werden oft Werte aus § 28 Abs. 2 der Zweiten Berechnungsverordnung (II. BV) zitiert, etwa ursprünglich 11,50 Euro pro Quadratmeter Wohnfläche und Jahr für Wohnungen ab 32 Jahren. Diese Instandhaltungskosten pro Quadratmeter gelten aber nur für preisgebundenen Wohnraum, werden alle drei Jahre indexiert (§ 28 Abs. 5a, § 26 Abs. 4 II. BV) und sind keine Obergrenze für eine Eigentümergemeinschaft.
Für eine Eigentumswohnung in einer älteren Immobilie fällt die Höhe der Instandhaltungsrücklage meist höher aus als im Neubau. Alle Details zur Berechnung (Stichwort Peterssche Formel) und weitere Tipps zur Höhe der Rücklage stehen im Beitrag Erhaltungsrücklage: Welche Höhe ist angemessen.
Mindestbestand und Auffüllung: Höhe der Rücklage nach der Entnahme
Nach herrschender Meinung darf die Erhaltungsrücklage nicht vollständig aufgebraucht werden, solange weitere Instandhaltungsmaßnahmen absehbar sind. Ein Restbestand für unvorhergesehene Schäden gehört zu ordnungsmäßiger Verwaltung; seine Höhe ergibt sich aus der Berechnung der anstehenden Maßnahmen. Er schützt die Immobilie vor Wertverlust durch Instandhaltungsstau.
Nach einer größeren Auszahlung sollte die Wohnungseigentümergemeinschaft die Auffüllung der Rücklage planen: über höhere Beiträge im Wirtschaftsplan (§ 28 Abs. 1 WEG) oder, wenn es schnell gehen muss, über eine Sonderumlage. Wichtig ist, dass die Höhe der Erhaltungsrücklage danach wieder zum Zustand des Gebäudes passt.
Für die Beiträge zur Rücklage gilt grundsätzlich der Schlüssel nach Miteigentumsanteilen (§ 16 Abs. 2 Satz 1 WEG). Die Eigentümer dürfen aber einen anderen Schlüssel beschließen; das hat der BGH am 14. Februar 2025 klargestellt (V ZR 128/23).
Tipp: Auffüllung gleich mitbeschließen Wer eine größere Auszahlung beschließt, legt am besten im selben Beschluss fest, wie die Instandhaltungsrücklage wieder aufgefüllt wird.
Vermögensbericht und Jahresabrechnung: So werden Entnahmen gebucht
Jede Abbuchung von der Erhaltungsrücklage muss nachvollziehbar sein. Nach § 28 Abs. 4 WEG erstellt der Verwalter nach Ablauf eines Kalenderjahres einen Vermögensbericht mit dem Stand der Rücklagen und dem wesentlichen Gemeinschaftsvermögen; jeder Eigentümer erhält ihn.
Die Jahresabrechnung enthält nach § 28 Abs. 2 WEG die Einnahmen und Ausgaben. Entnahmen aus der Erhaltungsrücklage sind verteilungsneutral: Was aus der Rücklage bezahlt wurde, darf nicht noch einmal über die Abrechnungsspitze auf die Eigentümer umgelegt werden, sonst zahlten sie doppelt (BGH, Urteil vom 11. April 2025, V ZR 96/24). Schon nach altem Recht entschied der BGH, dass Zahlungen auf die Instandhaltungsrücklage nicht als Ausgabe zu buchen sind und die Entwicklung der Rücklage darzustellen ist (Urteil vom 4. Dezember 2009, V ZR 44/09).
In der Praxis zeigt eine gute Darstellung Anfangsbestand, Zahlungen der Eigentümer, jede Entnahme mit Verwendungszweck, Zinsen und Endbestand. Der Verwaltungsbeirat prüft die Jahresabrechnung vor der Beschlussfassung (§ 29 Abs. 2 WEG), und jeder Eigentümer kann Einsicht in Kontoauszüge und Belege verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG); siehe Beirat: Jahresabrechnung prüfen.
Abbuchungen ohne Beschluss und ohne Notfall sind ein Warnsignal; bei zweckwidrigem Einsatz der Mittel haftet der Verwalter gegebenenfalls auf Schadensersatz. Als Hausverwaltung mit Büros in München, Fürstenfeldbruck und Landsberg führen wir die Erhaltungsrücklage auf einem Konto der Gemeinschaft und legen jede Auszahlung im Vermögensbericht dar; mehr zur WEG-Verwaltung.
Wortlaut nach Gesetze im Internet, Bundesministerium der Justiz(4) Der Verwalter hat nach Ablauf eines Kalenderjahres einen Vermögensbericht zu erstellen, der den Stand der in Absatz 1 Satz 1 bezeichneten Rücklagen und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens enthält. Der Vermögensbericht ist jedem Wohnungseigentümer zur Verfügung zu stellen.
Häufige Fragen
Wie entnimmt man Geld aus der Erhaltungsrücklage?
Durch einen Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung, der Maßnahme und Finanzierung festlegt. Die Verwaltung überweist den Betrag dann vom Rücklagenkonto. Ohne Beschluss darf er nur Notmaßnahmen und Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung beauftragen.
Rechtsgrundlage: § 19 Abs. 1, § 25 Abs. 1, § 27 Abs. 1 WEG
Was darf aus der Erhaltungsrücklage bezahlt werden?
Instandhaltung und Instandsetzung am Gemeinschaftseigentum, etwa Reparaturen an Dach, Fassade oder Heizung. Laufende Kosten und Reparaturen am Sondereigentum werden nicht aus der Rücklage bezahlt.
Rechtsgrundlage: § 13 Abs. 2, § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG
Kann ein Eigentümer verlangen, dass die Rücklage für eine bestimmte Reparatur verwendet wird?
Nein. Nach dem BGH besteht kein Anspruch darauf, dass die Rücklage für eine bestimmte Erhaltungsmaßnahme eingesetzt wird; über die Finanzierung entscheidet die Wohnungseigentümergemeinschaft.
Rechtsgrundlage: BGH, Urteil vom 22.03.2024, V ZR 81/23, Rn. 16
Darf die Rücklage komplett aufgebraucht werden?
Nach herrschender Meinung nicht, solange weitere Maßnahmen absehbar sind. Ein Restbestand für unvorhergesehene Schäden gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung; reicht das Geld nicht, beschließt die Gemeinschaft eine Sonderumlage.
Rechtsgrundlage: § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG
Was passiert mit der Instandhaltungsrücklage beim Verkauf der Eigentumswohnung?
Sie bleibt beim Verkauf in der Wohnungseigentümergemeinschaft; eine Auszahlung an den Verkäufer der Wohnung gibt es nicht. Wirtschaftlich geht der Anteil auf den Käufer über, in der Praxis wird er oft beim Kaufpreis berücksichtigt.
Rechtsgrundlage: § 9a Abs. 3 WEG
Wie bucht man die Instandhaltungsrücklage?
Zahlungen auf die Rücklage sind keine Ausgaben der Abrechnung, Entnahmen dürfen nicht erneut auf die Eigentümer umgelegt werden; dargestellt wird die Entwicklung der Rücklage. Den Stand weist die Verwaltung jährlich im Vermögensbericht aus.
Rechtsgrundlage: § 28 Abs. 2 und 4 WEG; BGH, V ZR 44/09 und V ZR 96/24
Kann ein Beschluss über die Auszahlung rückgängig gemacht werden?
Ja, durch Anfechtungsklage innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung oder durch einen neuen Beschluss der Eigentümer. Bis zu einem rechtskräftigen Urteil bleibt der Beschluss gültig.
Rechtsgrundlage: § 23 Abs. 4, § 45 WEG
Rechtsgrundlage: §§ 9a, 13, 16, 18, 19, 21, 23, 25, 27, 28, 29, 45 WEG; § 28 II. BV; BGH, Urteile vom 04.12.2009 – V ZR 44/09, 22.03.2024 – V ZR 81/23, 14.02.2025 – V ZR 128/23 und 11.04.2025 – V ZR 96/24
Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.
