Erhaltungsrücklage anlegen: Wem sie gehört und wie die Gemeinschaft sie sichert

Die Erhaltungsrücklage, früher Instandhaltungsrücklage, ist Vermögen der Wohnungseigentümergemeinschaft. Sie gehört weder dem Verwalter noch dem einzelnen Eigentümer und bleibt auch beim Verkauf einer Wohnung bei der Gemeinschaft. Dieser Beitrag erklärt, wie die Rücklage rechtlich einzuordnen ist, wie die Gemeinschaft sie anlegen kann, wer darauf zugreifen darf und wie Beirat und Eigentümer das Geld kontrollieren.

Was ist die Erhaltungsrücklage nach dem Wohnungseigentumsgesetz? Die frühere Instandhaltungsrücklage erklärt

Die Erhaltungsrücklage ist das Geld, das eine Eigentümergemeinschaft für künftige Reparaturen, Instandhaltung und größere Erneuerungen am gemeinschaftlichen Eigentum ansammelt. Im Alltag heißt sie weiter Instandhaltungsrücklage oder Reparaturrücklage.

Das Wohnungseigentumsgesetz zählt die Ansammlung einer angemessenen Erhaltungsrücklage zur ordnungsmäßigen Verwaltung (§ 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG). Die Wohnungseigentümer beschließen über die Vorschüsse, der Verwalter stellt dafür jährlich den Wirtschaftsplan auf (§ 28 Abs. 1 WEG).

Das Geld ist für Dach, Fassade, Heizungsanlage, Aufzug oder die Modernisierung von Gemeinschaftsflächen gedacht, also für Maßnahmen, die in der Regel größere Beträge kosten. Wie hoch die Rücklage sein sollte, behandeln wir im Beitrag Ist unsere Erhaltungsrücklage hoch genug?.

Eine Instandhaltungsrückstellung kennt das Wohnungseigentumsrecht nicht, der Begriff stammt aus der Buchführung von Unternehmen. Gemeint ist in der WEG immer die Rücklage, die die Eigentümer durch ihre Beiträge zum Hausgeld bilden.

Wem gehört die Rücklage? Sie ist Vermögen der Gemeinschaft

Die Rücklage gehört zum Gemeinschaftsvermögen der rechtsfähigen Wohnungseigentümergemeinschaft. Sie steht weder dem Verwalter noch einzelnen Eigentümern zu.

Seit der WEG-Reform am 1. Dezember 2020 ist die Gemeinschaft selbst Trägerin der Rechte und Pflichten für das Gemeinschaftsvermögen (§ 9a WEG). Für dieses Vermögen gelten die Einsichtsrechte nach § 18 WEG und die Verwaltungsregeln nach § 19 Abs. 1 und § 27 WEG entsprechend (§ 9a Abs. 3 WEG).

Der Verwalter vertritt die Gemeinschaft nach außen (§ 9b WEG), er verwaltet das Geld aber nur für sie. Über ein Gemeinschaftsvermögen findet außerdem kein Insolvenzverfahren statt (§ 9a Abs. 5 WEG). Mehr dazu im Beitrag Keine Insolvenz, aber Haftung.

Was passiert mit der Rücklage beim Verkauf der Wohnung?

Beim Verkauf bekommt der Verkäufer seinen Anteil an der Rücklage nicht ausgezahlt. Das Geld bleibt bei der Gemeinschaft, der Käufer erwirbt es wirtschaftlich mit.

Weil die Rücklage der Gemeinschaft gehört, lässt sie sich nicht mit der Wohnung „mitnehmen“. Ob der Käufer den Rücklagenanteil im Kaufpreis berücksichtigt, ist Sache der Vertragsparteien. Rechtlich ändert eine solche Abrede nichts an der Zuordnung.

Für Käufer lohnt sich deshalb ein Blick auf den Vermögensbericht und die Höhe der Rücklage vor dem Kauf. Sie zeigen, in welchem Zustand die Gemeinschaft finanziell ist und ob bald Sonderumlagen drohen. Wer als Eigentümer verkauft, sollte den aktuellen Stand der Rücklage seinem Käufer offenlegen. Beim Immobilienkauf gehört die Situation der Rücklage deshalb zu den ersten Fragen.

Wie legt die Gemeinschaft die Erhaltungsrücklage an?

Die Rücklage muss sicher angelegt und verfügbar sein, wenn eine Maßnahme ansteht. Üblich sind Tagesgeld- und Festgeldkonten auf den Namen der Gemeinschaft.

Über die Anlage entscheiden die Wohnungseigentümer durch Beschluss im Rahmen einer ordnungsmäßigen Verwaltung (§ 19 Abs. 1 WEG). Spekulative Anlagen wie Aktien oder Beteiligungen passen nicht zum Zweck der Rücklage, weil Kursverluste gerade dann eintreten können, wenn das Geld gebraucht wird.

Festgeld ist sinnvoll, wenn die Laufzeit zum Maßnahmenplan passt. Bei großen Beträgen kann es richtig sein, das Geld auf mehrere Kreditinstitute zu verteilen, weil die gesetzliche Einlagensicherung in der Regel je Kunde und Bank begrenzt ist.

Auf wessen Namen läuft das Konto der Rücklage?

Das Konto sollte auf den Namen der Gemeinschaft laufen. Dann gehört das Guthaben ausdrücklich ihr, und bei einem Verwalterwechsel ändert sich nur, wer über das Konto verfügen darf.

Bei einem Treuhandkonto ist der Verwalter Kontoinhaber und hält das Geld für die Gemeinschaft. Ob das Geld bei einer Insolvenz des Verwalters geschützt ist, hängt dann von der Ausgestaltung und vom Nachweis im Einzelfall ab. Das kann Streit und Verzögerungen bedeuten.

Bestehen Sie deshalb auf Konten, deren Inhaberin die Gemeinschaft ist. Alles Weitere zu Kontomodellen und Banken finden Sie im Beitrag WEG-Konto und WEG-Eigenkonto.

Wer darf auf die Rücklage zugreifen und was darf daraus bezahlt werden?

Aus der Erhaltungsrücklage werden Erhaltungsmaßnahmen am gemeinschaftlichen Eigentum bezahlt, über die die Eigentümer beschlossen haben. Der Verwalter darf nur im Rahmen seiner Befugnisse darauf zugreifen.

Ohne Beschluss darf der Verwalter nur Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung ergreifen oder solche, die eine Frist wahren oder einen Nachteil abwenden (§ 27 Abs. 1 WEG). Die Eigentümer können diese Befugnisse durch Beschluss einschränken oder erweitern (§ 27 Abs. 2 WEG).

Ein praktischer Schutz ist ein Beschluss, der die Verfügung regelt, etwa über Betragsgrenzen oder die Freigabe größerer Zahlungen durch den Beirat. Entnahmen für andere Zwecke, etwa zum Ausgleich offener Hausgelder, sollten nur auf ausdrücklichen Beschluss erfolgen. Wie die Gemeinschaft mit Rückständen umgeht, steht im Beitrag Eigentümer zahlt Hausgeld nicht.

Zu den typischen Ausgaben zählen die Instandhaltungskosten für Reparaturen an Dach, Fassade und Heizungsanlage sowie größere Instandsetzungen. Laufende Kosten wie Reinigung, Strom oder Versicherung werden dagegen aus dem Hausgeld gedeckt, nicht aus der Rücklage. Auch die Art und Größe der Maßnahme spielen eine Rolle: Kleine Reparaturen kann der Verwalter im Rahmen seiner Befugnisse beauftragen, größere Maßnahmen brauchen in der Regel einen Beschluss.

Wie kontrollieren Beirat und Eigentümer die Rücklage?

Der Verwalter muss nach Ablauf jedes Kalenderjahres einen Vermögensbericht erstellen, der den Stand der Rücklagen nennt (§ 28 Abs. 4 WEG). Jeder Eigentümer erhält ihn.

Der Verwaltungsbeirat soll Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung vor der Beschlussfassung prüfen (§ 29 Abs. 2 WEG). Lassen Sie sich dabei die Kontoauszüge der Rücklagenkonten zum Jahresende zeigen und gleichen Sie sie mit dem Bericht ab.

Zusätzlich kann jeder Wohnungseigentümer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG), dazu zählen auch Kontounterlagen. Was Sie verlangen können, erklärt der Beitrag Einsicht in die Verwaltungsunterlagen.

Warum ist die Instandhaltungsrücklage ein Puffer für die Immobilie?

Die Instandhaltungsrücklage ist die Liquidität, mit der die Gemeinschaft Reparaturen und Sanierungen bezahlt, ohne kurzfristig Geld von den Miteigentümern einzufordern. Sie senkt das Risiko, dass eine große Maßnahme zur plötzlichen Belastung wird.

Fehlt die Rücklage, bleibt bei hohen Instandhaltungskosten oft nur die Sonderumlage. Sie wird nach dem Verteilungsschlüssel auf alle Eigentümer umgelegt.

Für Eigentümer und Käufer ist die Rücklage deshalb ein Teil der Bewertung einer Immobilie: Sie zeigt, wie gut ein Gebäude auf anstehende Erhaltung, Renovierungsarbeiten und die Erneuerung von Einrichtungen vorbereitet ist. Eine Zahl für alle Häuser gibt es nicht, der Umfang hängt vom Einzelfall ab.

Auch für Vermieter von Wohnraum ist das Thema von Bedeutung: Die Beiträge zur Rücklage gehören zum Hausgeld der Eigentumswohnung und sind Kosten des Eigentümers. Auf Mieter lassen sie sich in der Regel nicht umlegen, weil sie keine Betriebskosten sind.

Ist die Rücklage Pflicht, und wie wirkt sie sich steuerlich aus?

Eine Erhaltungsrücklage ist keine starre Pflicht mit festem Betrag, gehört aber zur ordnungsmäßigen Verwaltung. Das Gesetz verlangt eine angemessene Rücklage und nennt keine Zahl.

Maßgeblich sind Alter, Zustand und Ausstattung des Hauses und die anstehenden Maßnahmen. Ein Mehrfamilienhaus mit Aufzug, Tiefgarage und alter Heizung braucht mehr als ein junges Haus mit wenig Technik. Die Höhe sollte sich aus einer Planung ergeben, wie sie der Beitrag Der 10-Jahres-Plan beschreibt.

Bei vermieteten Wohnungen zählt steuerlich in der Regel erst die tatsächliche Verwendung der Rücklage, nicht schon die Einzahlung. Die Einzelheiten klärt Ihr Steuerberater.

Die Bildung der Rücklage ist eine Verpflichtung der Gemeinschaft. Reichen die Mittel nicht, um anstehende Ausgaben zu decken, bleibt als Möglichkeit eine Sonderumlage. Die Gemeinschaft kann aber auch höhere Beiträge zum Hausgeld beschließen, um die Rücklage in Ruhe aufzubauen.

Wie LIKKA als WEG-Hausverwaltung mit der Erhaltungsrücklage umgeht

LIKKA führt für jede Gemeinschaft ein eigenes Konto, damit die Rücklage rechtlich und praktisch Vermögen der Gemeinschaft bleibt. Zuführung und Maßnahmenplan stimmen wir mit Beirat und Eigentümern ab.

Unsere zertifizierten Verwalter arbeiten mit digitaler Belegprüfung und Kundenportal und sind persönliche Ansprechpartner für Eigentümer und Beirat. Für die WEG-Verwaltung berechnet LIKKA je nach Objektgröße rund 30 bis 70 € netto je Einheit und Monat. Mehr zur WEG-Verwaltung und zum Wechsel der Verwaltung.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlage: §§ 9a, 9b, 18, 19, 27, 28, 29 WEG

Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.