In der Heizkostenabrechnung steht neben einem Wert plötzlich „geschätzt“, oder der Verbrauch ist doppelt so hoch wie im Vorjahr. Dieser Artikel richtet sich an Mieter, Vermieter und Wohnungseigentümer, die eine solche Abrechnung erhalten oder erstellen. Er gibt auf drei Fragen aus der Praxis eine klare Antwort: Wann ist eine Schätzung erlaubt, wer muss Fehler beweisen und wann gibt es Geld zurück?
Das Wichtigste in Kürze
- Geschätzt werden darf nur bei Geräteausfall oder anderen zwingenden Gründen, auch bei nicht mehr korrigierbaren Ablesefehlern (§ 9a Abs. 1 HeizkostenV).
- Betrifft die Ermittlung mehr als 25 Prozent der Fläche, werden die Heizkosten ausschließlich nach Wohnfläche verteilt (§ 9a Abs. 2 HeizkostenV).
- Das Kürzungsrecht von 15 Prozent gilt bei nicht verbrauchsabhängiger Abrechnung, nicht nach einer korrekten Ermittlung; 3 Prozent bei fehlender Fernablesung oder fehlenden Informationen.
- Der Vermieter muss die richtige Erfassung beweisen; Mieter haben zwölf Monate für Einwendungen, Wohnungseigentümer einen Monat für die Anfechtung.
Heizkostenabrechnung Schätzung: Wann der Verbrauch geschätzt werden darf
Grundsätzlich muss der Gebäudeeigentümer den Wärmeverbrauch und den Verbrauch an Warmwasser jeder Wohnung erfassen und die Heizkosten danach verteilen (§§ 4, 6 Abs. 1 HeizkostenV). Diese Pflicht gilt für Heizung mit Öl, Gas oder Fernwärme gleichermaßen; geschätzt werden darf nur in Ausnahmefällen. Mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten sind nach dem erfassten Verbrauch zu verteilen, der Rest nach Fläche oder umbautem Raum (§ 7 Abs. 1, § 8 Abs. 1 HeizkostenV).
§ 9a Abs. 1 HeizkostenV nennt zwei Auslöser: einen Geräteausfall oder „andere zwingende Gründe“, die eine ordnungsgemäße Erfassung verhindern.
Ein zwingender Grund ist auch ein Ablesefehler, der sich nicht mehr korrigieren lässt. Der Bundesgerichtshof stellt allein darauf ab, ob die Folgen bei Entdeckung noch behoben werden können; wer den Fehler zu vertreten hat, spielt keine Rolle (BGH, Urteil vom 16. November 2005, Az. VIII ZR 373/04).
Drei zulässige Methoden. Die Verbrauchswerte werden ermittelt nach dem Verbrauch derselben Räume in vergleichbaren Zeiträumen, etwa dem Vorjahresverbrauch, nach dem Verbrauch vergleichbarer anderer Räume im selben Abrechnungszeitraum oder nach dem Durchschnittsverbrauch des Gebäudes oder der Nutzergruppe. Der so ermittelte Wert tritt an die Stelle des erfassten Verbrauchs.
Fehlen alle Vergleichsdaten, hat der BGH ausnahmsweise auch eine andere Methode gebilligt: die Rückrechnung des Stands am Ablesetag nach Gradtagszahlen, also nach den Witterungsdaten (VIII ZR 373/04). In der Praxis sollte die Abrechnung kenntlich machen, welche Werte ermittelt und nicht abgelesen wurden, damit Mieter die Angaben prüfen können.
Wortlaut nach Gesetze im Internet, Bundesministerium der Justiz(1) Kann der anteilige Wärme- oder Warmwasserverbrauch von Nutzern für einen Abrechnungszeitraum wegen Geräteausfalls oder aus anderen zwingenden Gründen nicht ordnungsgemäß erfasst werden, ist er vom Gebäudeeigentümer auf der Grundlage des Verbrauchs der betroffenen Räume in vergleichbaren Zeiträumen oder des Verbrauchs vergleichbarer anderer Räume im jeweiligen Abrechnungszeitraum oder des Durchschnittsverbrauchs des Gebäudes oder der Nutzergruppe zu ermitteln. Der so ermittelte anteilige Verbrauch ist bei der Kostenverteilung anstelle des erfassten Verbrauchs zu Grunde zu legen.
(2) Überschreitet die von der Verbrauchsermittlung nach Absatz 1 betroffene Wohn- oder Nutzfläche oder der umbaute Raum 25 vom Hundert der für die Kostenverteilung maßgeblichen gesamten Wohn- oder Nutzfläche oder des maßgeblichen gesamten umbauten Raumes, sind die Kosten ausschließlich nach den nach § 7 Absatz 1 Satz 5 und § 8 Absatz 1 für die Verteilung der übrigen Kosten zu Grunde zu legenden Maßstäben zu verteilen.
25-Prozent-Grenze: Wann die Heizkosten nach Wohnfläche verteilt werden
Die Ersatzermittlung hat eine feste Obergrenze. Betrifft die Verbrauchsermittlung mehr als 25 Prozent der für die Verteilung maßgeblichen Wohn- oder Nutzfläche oder des umbauten Raums, sind die Kosten ausschließlich nach Wohnfläche oder umbautem Raum zu verteilen (§ 9a Abs. 2 HeizkostenV). Das betrifft die Heizkosten ebenso wie die Warmwasserkosten.
Ein Beispiel: Im Haus mit 1.000 Quadratmetern fallen in mehreren Wohnungen mit zusammen 280 Quadratmetern die Heizkostenverteiler aus. Weil 28 Prozent betroffen sind, wird nicht geschätzt; die Gesamtkosten für Wärme und Warmwasser werden nach Wohnfläche umgelegt, auch für jede Wohnung mit funktionierendem Gerät.
Ist auch eine Verteilung nach § 9a objektiv nicht möglich, etwa weil weder Vorjahreswerte noch Vergleichsräume existieren, darf der Vermieter allein nach Wohnfläche abrechnen. Der Mieter kann dann seinen Anteil um 15 Prozent kürzen; der Vermieter darf diesen Abzug schon in der Abrechnung vornehmen (BGH, Urteil vom 31. Oktober 2007, Az. VIII ZR 261/06).
Eine wiederholte Ermittlung über mehrere Jahre sieht die Verordnung nicht vor: Der Eigentümer hat die Pflicht, defekte Geräte zu ersetzen, und der Nutzer kann das verlangen (§ 4 Abs. 1 und 4 HeizkostenV).
| Bis 25 Prozent der Fläche betroffen | Mehr als 25 Prozent betroffen |
|---|---|
| Verbrauch nach Vorjahr, Vergleichsräumen oder Durchschnitt ermitteln; übrige Wohnungen nach Messung (§ 9a Abs. 1) | Alle Kosten nur nach Wohn- oder Nutzfläche oder umbautem Raum (§ 9a Abs. 2) |
Falsche Zählerstände: Typische Fehler in der Heizkostenabrechnung
Ein Fehler in den Verbrauchswerten fällt meist beim Vergleich mit dem Vorjahr auf. Prüfen Sie den Stand jedes Geräts im Ableseprotokoll gegen den Stand auf dem Display und die Angaben zum Ablesetag. Typisch sind vertauschte Zähler zweier Wohnungen, ein falsch übertragener Stand, Heizkostenverteiler an ausgetauschten Heizkörpern oder ein Wärmemengenzähler, der falsch herum eingebaut ist. Auch falsche Angaben zur Größe oder ein falscher Verteilerschlüssel verschieben den Anteil jeder Wohnung.
Die Verordnung verlangt, dass Messgeräte für das Heizsystem geeignet sind und so angebracht werden, dass ihre einwandfreie Funktion gewährleistet ist (§ 5 Abs. 1 HeizkostenV). Sind diese Vorgaben verletzt, ist der Verbrauch nicht ordnungsgemäß erfasst; dann greift § 9a.
Ablesung und Auszug. Bei Geräten ohne Fernablesung soll das Ableseergebnis dem Nutzer in der Regel innerhalb eines Monats mitgeteilt werden (§ 6 Abs. 1 Satz 2 HeizkostenV). Beim Auszug während des Abrechnungszeitraums ist eine Zwischenablesung vorgeschrieben (§ 9b Abs. 1 HeizkostenV).
Eichung. Wärmezähler und Warmwasserzähler sind eichpflichtig; die Eichfrist beträgt nach Anlage 7 der Mess- und Eichverordnung sechs Jahre. Heizkostenverteiler unterliegen nicht dem Eichrecht; für sie verlangt § 5 Abs. 1 HeizkostenV die Bestätigung einer sachverständigen Stelle.
Beweis: Wer Ablesefehler nachweisen muss, Mieter oder Vermieter?
Der Vermieter trägt die Darlegungs- und Beweislast für die richtige Erfassung, Zusammenstellung und Verteilung der Kosten (BGH, Urteil vom 7. Februar 2018, Az. VIII ZR 189/17). Im entschiedenen Fall sollte eine 94-Quadratmeter-Wohnung fast die Hälfte des Verbrauchs eines Heizkreises mit rund 720 Quadratmetern verursacht haben (42,8 und 47 Prozent).
Hilfe bei der Prüfung bietet die Belegeinsicht nach § 556 Abs. 4 BGB, etwa in die Rechnung des Gasversorgers und das Ableseprotokoll. Mieter dürfen auch die Einzelverbrauchsdaten der anderen Wohnungen einsehen, ohne ein besonderes Interesse darzulegen; solange der Vermieter die Belegeinsicht verweigert, müssen sie keine Nachzahlung zahlen (VIII ZR 189/17).
Geeichte Geräte. Stammen die Werte von einem geeichten Zähler, spricht eine tatsächliche Vermutung für ihre Richtigkeit. War die Eichung abgelaufen, entfällt diese Vermutung, und der Vermieter muss die Richtigkeit der Werte beweisen (BGH, Urteil vom 17. November 2010, Az. VIII ZR 112/10).
Gegenüber dem Mieter bleibt der Vermieter auch dann verantwortlich, wenn der Fehler beim beauftragten Messdienstleister MEVIO liegt. Ob er einen Anspruch auf Rückgriff hat, richtet sich nach dem Vertrag mit dem Messdienstleister.
| Schritt | Was zu tun ist |
|---|---|
| Vergleichen | Stand und Verbrauch mit Vorjahr und Verbrauchsinformationen abgleichen |
| Belege anfordern | Ableseprotokoll und Einzelwerte der anderen Wohnungen einsehen |
| Schriftlich rügen | Fehler und Kürzung innerhalb von zwölf Monaten mitteilen |
| Korrektur | Vermieter lässt neu berechnen oder nach § 9a ermitteln |
Kürzungsrecht der Mieter: 15 und 3 Prozent
Das Kürzungsrecht ist die Sanktion der Heizkostenverordnung für Verstöße gegen die Pflicht zur Verbrauchserfassung und gegen ihre Vorgaben zur Abrechnung. Werden die Kosten entgegen der Verordnung nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, darf der Nutzer seinen Anteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 Satz 1 HeizkostenV).
Wichtig: Eine Ermittlung nach § 9a ist eine rechtmäßige Abrechnung. Ein Kürzungsrecht entsteht deshalb nicht, wenn der Verbrauch ordnungsgemäß ermittelt wurde (VIII ZR 373/04).
Das Kürzungsrecht heilt zudem nicht jeden Fehler der Abrechnung: Werden Brennstoffkosten nach dem Abflussprinzip statt nach dem Verbrauch abgerechnet, muss die Abrechnung korrigiert werden (BGH, Urteil vom 1. Februar 2012, Az. VIII ZR 156/11).
3 Prozent bei fehlender Fernablesung. Hat der Eigentümer entgegen § 5 Abs. 2 oder 3 HeizkostenV keine fernablesbaren Geräte installiert oder teilt er die Informationen nach § 6a nicht oder nicht vollständig mit, beträgt die Kürzung 3 Prozent (§ 12 Abs. 1 Satz 2 und 3 HeizkostenV). Altgeräte müssen bis zum 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ausgetauscht sein (§ 5 Abs. 3 HeizkostenV); ab 2027 müssen damit grundsätzlich alle Erfassungsgeräte fernablesbar sein, außer bei technischer Unmöglichkeit oder unbilliger Härte (§ 5 Abs. 3 Satz 2).
Das Kürzungsrecht wirkt nicht automatisch. Der Mieter muss das Kürzungsrecht gegenüber dem Vermieter mit Bezug auf die Abrechnung geltend machen; die Kürzung bezieht sich auf seinen Anteil an den Kosten für Heizung und Warmwasser, bei 15 Prozent nur soweit nicht verbrauchsabhängig abgerechnet wurde, nicht auf die übrigen Nebenkosten. Ein Beispiel: Bei 1.200 Euro Heizkostenanteil beträgt das Kürzungsrecht 180 Euro, bei fehlender Fernablesung 36 Euro.
Wortlaut nach Gesetze im Internet, Bundesministerium der Justiz(1) Soweit die Kosten der Versorgung mit Wärme oder Warmwasser entgegen den Vorschriften dieser Verordnung nicht verbrauchsabhängig abgerechnet werden, hat der Nutzer das Recht, bei der nicht verbrauchsabhängigen Abrechnung der Kosten den auf ihn entfallenden Anteil um 15 vom Hundert zu kürzen. Wenn der Gebäudeeigentümer entgegen § 5 Absatz 2 oder Absatz 3 keine fernablesbare Ausstattung zur Verbrauchserfassung installiert hat, hat der Nutzer das Recht, bei der Abrechnung der Kosten den auf ihn entfallenden Anteil um 3 vom Hundert zu kürzen. Dasselbe ist anzuwenden, wenn der Gebäudeeigentümer die Informationen nach § 6a nicht oder nicht vollständig mitteilt.
Fristen: Einwendungen gegen die Heizkosten im Mietverhältnis
Für die Heizkostenabrechnung im Mietverhältnis gilt § 556 Abs. 3 BGB. Über die Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen; die Abrechnungsfrist endet zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten.
Mieter müssen Einwendungen bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen. Das gilt auch für das Kürzungsrecht und für Fehler bei den Zählerständen: Ein Kürzungsrecht, das erst nach Ablauf der Frist erklärt wird, geht in der Regel ins Leere.
In der Praxis lohnt es sich, nichts auf die lange Bank zu schieben. Drei Punkte helfen bei offenen Fragen: Abweichungen schriftlich rügen, Belegeinsicht verlangen und die Nachzahlung bis zur Klärung unter Vorbehalt zahlen oder zurückhalten. Die Vorauszahlungen sollten Mieter dagegen weiter zahlen. Für Abrechnungszeiträume, die ab dem 1. Januar 2023 beginnen, muss die Heizkostenabrechnung außerdem den Anteil des Mieters an den CO2-Kosten, die Einstufung des Gebäudes und die Berechnungsgrundlagen ausweisen (§ 7 Abs. 3, § 11 Abs. 2 CO2KostAufG). Welche Heiznebenkosten neben Brennstoff und Warmwasserkosten umlagefähig sind, erklärt unser Beitrag „Heizkostenabrechnung prüfen“; die übrigen Posten der Nebenkostenabrechnung behandelt der Beitrag zur Betriebskostenabrechnung.
Wortlaut nach Gesetze im Internet, Bundesministerium der Justiz(3) Einwendungen gegen die Abrechnung hat der Mieter dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.
Heizkosten in der WEG: Ablesefehler in der Jahresabrechnung
Die Heizkostenverordnung gilt auch im Wohnungseigentum, selbst wenn Vereinbarungen oder Beschlüsse anderes vorsehen (§ 3 HeizkostenV). Die Heizkosten laufen über die Jahresabrechnung, auf deren Grundlage die Eigentümer über Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse zum Hausgeld beschließen (§ 28 Abs. 2 WEG).
Ein Kürzungsrecht hat der einzelne Eigentümer gegenüber der Gemeinschaft nicht, auch wenn die Heiznebenkosten oder Daten fehlerhaft sind; insoweit gelten die allgemeinen Vorschriften (§ 12 Abs. 1 Satz 4 HeizkostenV). Ein Fehler bei der Verteilung muss deshalb mit der Anfechtungsklage geltend gemacht werden, die innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung zu erheben ist (§ 45 WEG).
Für vermietende Eigentümer heißt das: Der Mieter hat ein Kürzungsrecht, der Eigentümer gegenüber der Gemeinschaft nicht. Er muss die Nachzahlung an die Gemeinschaft voll zahlen, auch wenn sein Mieter kürzt. Umso wichtiger ist, dass die Hausverwaltung die Daten des Messdienstleisters MEVIO auf Plausibilität prüft, bevor die Abrechnung verteilt wird. Diese Prüfung gehört nach unserem Verständnis zu den Pflichten jeder Hausverwaltung. Eigentümer und Beirat können die Unterlagen bei der Hausverwaltung einsehen; mehr dazu im Artikel Einsicht in Verwaltungsunterlagen.
Unsere WEG-Verwaltung gleicht dazu Gesamtkosten, Verteilerschlüssel und Verbrauchswerte jeder Wohnung mit der letzten Abrechnung ab; auffällige Punkte und Angaben klärt die Hausverwaltung vor dem Versand der Abrechnung. Vermietete Wohnungen betreut die Mietverwaltung.
Tipp: Tipp für Wohnungseigentümer Prüfen Sie vor der Versammlung zwei Punkte der Einzelabrechnung: Verbrauchswerte und Verteilerschlüssel. Ein Fehler bei den Heizkosten lässt sich nach dem Beschluss nur innerhalb eines Monats per Anfechtungsklage angreifen.
Häufige Fragen
Sind Schätzungen in der Heizkostenabrechnung zulässig?
Ja, aber nur in Ausnahmefällen: bei Geräteausfall oder aus anderen zwingenden Gründen. Der Verbrauch wird dann nach Vorjahreswerten, vergleichbaren Räumen oder dem Durchschnitt des Gebäudes ermittelt.
Rechtsgrundlage: § 9a Abs. 1 HeizkostenV
Wie oft darf der Vermieter Heizkosten schätzen?
Die Verordnung erlaubt die Ermittlung für einen Abrechnungszeitraum, in dem nicht ordnungsgemäß erfasst werden konnte. Defekte Geräte muss der Eigentümer ersetzen; der Mieter hat darauf einen Anspruch.
Rechtsgrundlage: §§ 4, 9a HeizkostenV
Ist eine Heizkostenabrechnung nach Wohnfläche zulässig?
Nur ausnahmsweise: wenn mehr als 25 Prozent der Wohnfläche von der Verbrauchsermittlung betroffen sind oder eine verbrauchsabhängige Abrechnung objektiv unmöglich ist. Im zweiten Fall darf der Mieter um 15 Prozent kürzen.
Rechtsgrundlage: §§ 9a Abs. 2, 12 Abs. 1 HeizkostenV; BGH VIII ZR 261/06
Kann ein Mieter die Heizkostenabrechnung kürzen?
Ja. Das Kürzungsrecht beträgt 15 Prozent seines Anteils, wenn nicht verbrauchsabhängig abgerechnet wurde, und 3 Prozent, wenn fernablesbare Geräte oder Verbrauchsinformationen fehlen. Das Recht muss er gegenüber dem Vermieter erklären; einen Anspruch auf automatische Kürzung gibt es nicht.
Rechtsgrundlage: § 12 Abs. 1 HeizkostenV
Wer haftet bei falscher Heizkostenabrechnung?
Gegenüber dem Mieter der Vermieter, auch wenn der Fehler beim Messdienstleister liegt. Er muss die richtige Erfassung beweisen und eine fehlerhafte Rechnung korrigieren; zu viel gezahltes Geld erhält der Mieter zurück.
Rechtsgrundlage: § 556 BGB; BGH VIII ZR 189/17
Wann ist eine Heizkostenabrechnung ungültig?
Eine fehlerhafte Abrechnung ist meist nicht ungültig, sondern wird korrigiert. Kommt sie später als zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums, kann der Vermieter in der Regel keine Nachzahlung mehr verlangen.
Rechtsgrundlage: § 556 Abs. 3 BGB
Was passiert, wenn ein Wärmemengenzähler falsch eingebaut wird?
Dann ist der Verbrauch nicht ordnungsgemäß erfasst. Er wird nach § 9a ermittelt; sind mehr als 25 Prozent der Fläche betroffen, wird nach Wohnfläche verteilt.
Rechtsgrundlage: §§ 5 Abs. 1, 9a HeizkostenV
Rechtsgrundlage: §§ 3, 4, 5, 6, 6a, 7, 8, 9a, 9b, 12 HeizkostenV; § 556 BGB; §§ 7, 11 CO2KostAufG; §§ 28, 45 WEG; Anlage 7 MessEV; BGH, Urteile vom 16.11.2005 – VIII ZR 373/04, 31.10.2007 – VIII ZR 261/06, 17.11.2010 – VIII ZR 112/10, 01.02.2012 – VIII ZR 156/11, 07.02.2018 – VIII ZR 189/17
Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.
