Betriebskostenabrechnung Vermieter: Fristen, Belegeinsicht, Urteile

Die Betriebskostenabrechnung, im Alltag oft Nebenkostenabrechnung genannt, ist für jeden Vermieter mit vereinbarten Vorauszahlungen jedes Jahr Pflicht. Das Gesetz setzt feste Fristen für beide Seiten: Der Vermieter hat zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit, der Mieter ebenso lange für Einwendungen. Dieser Beitrag erklärt, welche Kosten Sie umlegen dürfen, welcher Umlageschlüssel gilt, wie die Belegeinsicht abläuft und was der Bundesgerichtshof 2026 zum Wirtschaftlichkeitsgebot entschieden hat. Besonders beachten sollten Vermieter einer Eigentumswohnung die Zahlen der WEG-Jahresabrechnung.

Betriebskostenabrechnung Vermieter: Bis wann muss die Abrechnung beim Mieter sein?

Der Vermieter muss die Abrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB).

Sind Betriebskostenvorauszahlungen vereinbart, im Alltag meist Nebenkostenvorauszahlungen genannt, ist über sie jährlich abzurechnen (§ 556 BGB). Das gilt für die Betriebskostenabrechnung des Vermieters ebenso wie für die Heizkostenabrechnung, die in der Regel dazugehört, im Mehrfamilienhaus wie im vermieteten Haus oder in der Eigentumswohnung. Diese Jahresfrist ist eine Ausschlussfrist. Ein Beispiel: Endet der Abrechnungszeitraum am 31. Dezember 2025, muss die Abrechnung bis zum 31. Dezember 2026 beim Mieter sein.

Maßgeblich ist der Zugang beim Mieter, nicht das Datum auf dem Schreiben. Im Streitfall muss der Vermieter belegen können, dass die Abrechnung rechtzeitig angekommen ist. Das Gesetz schreibt keine bestimmte Form vor. Sinnvoll ist ein Versand, dessen Zugang sich nachweisen lässt, etwa per Einwurf mit Zeugen oder gegen Empfangsbestätigung.

Der Vermieter ist nicht zu Teilabrechnungen verpflichtet (§ 556 Abs. 3 Satz 4 BGB). Er kann also warten, bis alle Zahlen vorliegen, muss aber die Frist im Blick behalten.

Was passiert, wenn die Frist abgelaufen ist?

Nach Fristablauf ist eine Nachforderung des Vermieters ausgeschlossen, es sei denn, er hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB).

Eine Nachzahlung kann der Vermieter dann in der Regel nicht mehr verlangen. Ein Guthaben des Mieters bleibt dagegen bestehen und ist auszuzahlen. Auch die vereinbarten Vorauszahlungen bleiben unberührt, denn die Frist betrifft nur die Nachforderung.

Ausnahmen sind eng. Der Vermieter muss darlegen, dass er die Verspätung nicht verschuldet hat, zum Beispiel weil ihm Unterlagen von Dritten ohne sein Zutun fehlten. Reine Organisationsprobleme genügen in der Regel nicht.

Eine abweichende Vereinbarung im Mietvertrag zum Nachteil des Mieters ist unwirksam (§ 556 Abs. 5 BGB). Eine verspätete Abrechnung kann der Vermieter deshalb nicht über Klauseln retten.

Betriebskostenabrechnung bei einer vermieteten Eigentumswohnung: Was gilt, wenn die WEG-Abrechnung fehlt?

Auch Eigentümer einer vermieteten Wohnung müssen innerhalb von zwölf Monaten abrechnen, selbst wenn die Eigentümergemeinschaft noch nicht über die Jahresabrechnung beschlossen hat.

Der Bundesgerichtshof hat das mit Urteil vom 25. Januar 2017 (VIII ZR 249/15) entschieden. Der Vermieter kann sich nicht darauf berufen, dass der Beschluss der Gemeinschaft über die Jahresabrechnung fehlt. Er muss die Verwaltung rechtzeitig auffordern, die Abrechnung vorzulegen, und notfalls seine Rechte gegenüber der Gemeinschaft durchsetzen.

Für Vermieter von Eigentumswohnungen heißt das: Klären Sie früh mit der WEG-Verwaltung, wann die Zahlen für das Abrechnungsjahr vorliegen. Die Abrechnung der Gemeinschaft enthält Kosten, die nicht auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Sie ist deshalb nur die Grundlage, nicht die fertige Mieterabrechnung.

Wie im Fall eines Eigentümerwechsels mit offenen Abrechnungsspitzen zu verfahren ist, erklärt der Beitrag Wer zahlt die Abrechnungsspitze beim Eigentümerwechsel?.

Welche Betriebskosten darf der Vermieter auf den Mieter umlegen?

Umlagefähig sind nur Betriebskosten, deren Umlage im Mietvertrag vereinbart ist (§ 556 Abs. 1 BGB). Welche Kosten dazu gehören, regelt die Betriebskostenverordnung (BetrKV). Im Alltag sprechen viele von Nebenkosten; rechtlich geht es um Betriebskosten.

Die BetrKV zählt in § 2 siebzehn Kostenarten auf, von der Grundsteuer über Wasserversorgung, Entwässerung, Heizung und Warmwasser bis zu Straßenreinigung, Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Versicherungen, Hausmeister und sonstigen Betriebskosten. Sonstige Betriebskosten müssen im Mietvertrag ausdrücklich benannt sein.

Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten sowie die Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Gerade die Jahresabrechnung einer Eigentümergemeinschaft enthält solche Posten, etwa die Vergütung der Hausverwaltung, Reparaturausgaben oder Zahlungen in die Erhaltungsrücklage. Sie gehören nicht in die Betriebskostenabrechnung, sondern müssen herausgerechnet werden.

Die Prüfung der Posten lohnt sich vor dem Versand. Das Betriebskostenrecht ist stark von der Rechtsprechung geprägt. Eine Umlage, die der Mietvertrag nicht deckt, kann der Mieter zurückfordern.

Welcher Umlageschlüssel gilt für die Betriebskosten?

Haben die Parteien nichts anderes vereinbart, werden die Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt; verbrauchsabhängige Kosten sind nach Verbrauch oder Verursachung zu verteilen (§ 556a Abs. 1 BGB).

Der Umlageschlüssel, auch Verteilerschlüssel oder Verteilungsmaßstab genannt, entscheidet, welchen Teil der Gesamtkosten der einzelne Mieter trägt. Er muss in der Abrechnung angegeben und nachvollziehbar sein. Gemeint ist die Aufteilung der Kosten auf alle Bewohner und Einheiten des Gebäudes. Bei der Wohnfläche zählt die Fläche der Wohnung im Verhältnis zur Gesamtwohnfläche.

Bei einer vermieteten Eigentumswohnung gilt eine Besonderheit: Ist nichts anderes vereinbart, werden die Betriebskosten nach dem Maßstab umgelegt, der für die Verteilung unter den Wohnungseigentümern gilt (§ 556a Abs. 3 BGB). Widerspricht dieser Maßstab billigem Ermessen, ist nach der Wohnfläche abzurechnen.

Wer den Schlüssel später ändern will, hat nur begrenzte Möglichkeiten. Der Vermieter kann durch Erklärung in Textform vor Beginn eines Abrechnungszeitraums bestimmen, dass Kosten künftig nach einem Maßstab umgelegt werden, der dem erfassten Verbrauch oder der erfassten Verursachung Rechnung trägt (§ 556a Abs. 2 BGB). Andere Änderungen setzen in der Regel eine Vereinbarung mit dem Mieter voraus.

Wie muss eine korrekte Betriebskostenabrechnung aussehen?

Die Abrechnung muss für den Mieter ohne Spezialwissen nachvollziehbar sein. Nach ständiger Rechtsprechung des BGH gehören mindestens vier Angaben hinein.

• die Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart,
• die Angabe und, wo nötig, Erläuterung des Umlageschlüssels,
• die Berechnung des Anteils des Mieters,
• der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen.

Formelle Fehler, etwa eine unverständliche oder unvollständige Abrechnung, können dazu führen, dass die Abrechnung unwirksam ist. Dann hat der Vermieter die Frist nicht gewahrt. Inhaltliche Fehler, zum Beispiel ein falscher Betrag bei einer einzelnen Position, lassen sich dagegen bis zum Fristende berichtigen.

Praktisch hilft eine feste Reihenfolge. Prüfen Sie vor dem Versand den Abrechnungszeitraum, die Einstufung des Gebäudes bei den CO2-Kosten, die Mietvertragsklauseln zur Umlage, die Wohnfläche, die Zählerstände und die Vorauszahlungen. Fügen Sie zu jeder Position die zugehörigen Belege in eine geordnete Sammlung.

Belegeinsicht: Was muss der Vermieter dem Mieter zeigen?

Der Vermieter muss dem Mieter auf Verlangen Einsicht in die Belege der Abrechnung gewähren und darf sie elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB).

Das Gesetz regelt die Belegeinsicht seit dem 1. Januar 2025 ausdrücklich. Zu den Belegen zählen Rechnungen, Verträge, Gebührenbescheide und Zählerprotokolle, die der Abrechnung zugrunde liegen. Der Mieter braucht sie für die Überprüfung der Abrechnung und um Einwendungen zu begründen. Der Umfang der Einsicht richtet sich nach den Posten, die der Mieter beanstandet.

Der Vermieter ist berechtigt, die Belege elektronisch bereitzustellen, etwa als Scan, per E-Mail oder über ein Portal. Das erleichtert die Einsicht, besonders wenn die Originale bei der WEG-Verwaltung liegen. Eine geordnete Belegsammlung zu jeder Position verkürzt Rückfragen und Streit.

Mit der Belegeinsicht beginnt keine neue Frist. Der Mieter sollte sie dennoch zügig verlangen, damit er seine Einwendungen innerhalb der Zwölf-Monats-Frist erheben kann.

Einwendungen des Mieters und Wirtschaftlichkeitsgebot: Was der BGH 2026 entschieden hat

Der Mieter muss Einwendungen spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Das gilt nach dem BGH grundsätzlich auch für den Einwand, der Vermieter habe das Wirtschaftlichkeitsgebot verletzt.

Der BGH hat das am 20. Mai 2026 entschieden (VIII ZR 6/24). Nach Fristablauf kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten.

Im selben Urteil hat der BGH klargestellt: Das Wirtschaftlichkeitsgebot ist nicht schon dann verletzt, wenn der Vermieter vor der Beauftragung von Dienstleistern keine Vergleichsangebote eingeholt hat. Entscheidend ist, ob er Leistungen zu objektiv überhöhten, nicht marktgerechten Preisen vergeben hat. Der Vermieter muss auch nicht zwingend das günstigste Angebot wählen.

Vergleichsangebote bleiben trotzdem sinnvoll. Mit ihnen belegen Sie im Streitfall, dass die Kosten angemessen sind. Bei Streit über einzelne Posten kann ein Fachanwalt für Mietrecht beraten.

Heizkosten und CO2-Kosten: Was Vermieter in der Abrechnung beachten müssen

Heiz- und Warmwasserkosten sind nach der Heizkostenverordnung verbrauchsabhängig abzurechnen; Fehler berechtigen den Mieter zur Kürzung.

Rechnet der Vermieter entgegen der Verordnung nicht verbrauchsabhängig ab, darf der Nutzer seinen Anteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 Satz 1 HeizkostenV). Dieselbe Zwölf-Monats-Frist gilt auch für diese Abrechnung.

Hinzu kommt der CO2-Preis. In der Heizkostenabrechnung sind der auf den Mieter entfallende Anteil an den CO2-Kosten, die Einstufung des Gebäudes und die Berechnungsgrundlagen auszuweisen (§ 7 Abs. 3 CO2KostAufG). Fehlt das, kann der Mieter seinen Heizkostenanteil um 3 Prozent kürzen (§ 7 Abs. 4 CO2KostAufG).

Wie sich Heizung, CO2-Kosten und Modernisierung für Vermieter auswirken, lesen Sie im Beitrag Heizung, CO2-Kosten und Modernisierung. Für die Erfassung der Verbrauchswerte bietet LIKKA einen Messdienst an.

Nachzahlung, Guthaben und Vorauszahlungen: Was folgt auf die Abrechnung?

Aus der Abrechnung ergibt sich eine Nachzahlung oder ein Guthaben. Beides ist nach Zugang der Abrechnung und einer angemessenen Prüfzeit auszugleichen.

Die Vorauszahlungen, die der Mieter neben der Miete leistet, sind das Bindeglied zur Abrechnung. Nach einer Abrechnung kann jede Vertragspartei durch Erklärung in Textform eine Anpassung der Vorauszahlungen auf eine angemessene Höhe verlangen (§ 560 Abs. 4 BGB). Das verhindert, dass sich hohe Nachzahlungen Jahr für Jahr wiederholen.

Der Mieter, der eine Nachzahlung für unberechtigt hält, sollte die Einwendungsfrist im Blick behalten. Der Vermieter wiederum sollte Rückfragen schriftlich beantworten und, wenn er Fehler erkennt, innerhalb der Abrechnungsfrist berichtigen.

Ansprüche aus der Abrechnung verjähren regelmäßig nach drei Jahren, beginnend mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§§ 195, 199 Abs. 1 BGB). Die kurze Abrechnungsfrist von zwölf Monaten ist davon unabhängig und läuft zuerst ab.

Wird die Wohnung nach dem Auszug abgerechnet, spielen offene Betriebskosten auch bei der Kaution eine Rolle. Mehr dazu im Beitrag Mietkaution: Höhe, Anlage und Rückzahlung.

Wie LIKKA bei der Betriebskostenabrechnung von Mietwohnungen begleitet

LIKKA unterstützt Eigentümer, die Wohnungen vermieten, bei der Abrechnung und den Fristen. Die Mietverwaltung bietet LIKKA für Vermieter nach einer Besichtigung mit einem individuellen Angebot an.

Wir klären mit Ihnen, welche Kosten umlagefähig sind, ordnen die Belege und halten die Fristen im Blick. Die Sondereigentumsverwaltung bietet LIKKA nur in Gemeinschaften an, die LIKKA selbst als WEG-Verwalter betreut. Als Hausverwaltung arbeiten wir mit zertifizierten Verwaltern, die persönliche Ansprechpartner für Eigentümer und Beirat sind. Weitere Informationen zur Vermietung finden Sie unter Wohnung vermieten.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlage: §§ 556, 556a, 560 BGB; §§ 1, 2 BetrKV; § 12 HeizkostenV; § 7 CO2KostAufG; BGH, Urteile vom 25.01.2017 – VIII ZR 249/15 und vom 20.05.2026 – VIII ZR 6/24

Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.