Sind Vorauszahlungen vereinbart, ist die Betriebskostenabrechnung jedes Jahr Pflicht. Für Vermieter einer Eigentumswohnung kommt eine Besonderheit hinzu: Die Zahlen stammen meist aus der Jahresabrechnung der Gemeinschaft. Das Gesetz setzt feste Fristen für beide Seiten. Der Bundesgerichtshof hat 2026 wichtige Fragen zum Wirtschaftlichkeitsgebot geklärt.
Was umgelegt werden darf
Der Mieter trägt nur die Betriebskosten, deren Umlage im Mietvertrag vereinbart ist (§ 556 Abs. 1 BGB). Welche Kosten dazu gehören, regelt die Betriebskostenverordnung mit 17 Positionen, von der Grundsteuer bis zu den sonstigen Betriebskosten. Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten sind keine Betriebskosten (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Die Jahresabrechnung der Gemeinschaft enthält auch solche Kosten, etwa die Verwaltervergütung; sie müssen für die Mieterabrechnung herausgerechnet werden.
Wortlaut nach Gesetze im Internet, Bundesministerium der Justiz(2) Zu den Betriebskosten gehören nicht: 1. die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses und die Kosten für die Geschäftsführung (Verwaltungskosten), 2. die Kosten, die während der Nutzungsdauer zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs aufgewendet werden müssen, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen (Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten).
Die Nummern 2 bis 16 nennen unter anderem Wasser, Entwässerung, Heizung und Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung und Müll, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Versicherungen und Hauswart.Wortlaut nach Gesetze im Internet, Bundesministerium der Justiz() Betriebskosten im Sinne von § 1 sind: 1. die laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks, hierzu gehört namentlich die Grundsteuer; […] 17. sonstige Betriebskosten, hierzu gehören Betriebskosten im Sinne des § 1, die von den Nummern 1 bis 16 nicht erfasst sind. […]
Die Zwölf-Monats-Frist
Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Bei einem Abrechnungsjahr bis 31. Dezember 2025 endet die Frist am 31. Dezember 2026. Danach kann der Vermieter keine Nachforderung mehr geltend machen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben des Mieters ist dagegen auszuzahlen.
Für vermietete Eigentumswohnungen hat der BGH klargestellt: Der Vermieter muss grundsätzlich auch dann innerhalb der Jahresfrist abrechnen, wenn die Eigentümergemeinschaft noch nicht über die Jahresabrechnung beschlossen hat (Urteil vom 25.01.2017 – VIII ZR 249/15). Vermieter sollten deshalb früh mit der WEG-Verwaltung klären, wann die Zahlen vorliegen. LIKKA bietet die Sondereigentumsverwaltung nur in Gemeinschaften an, die LIKKA selbst als WEG-Verwalter betreut.
Wortlaut nach Gesetze im Internet, Bundesministerium der Justiz(3) Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen; dabei ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Der Vermieter ist zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet. Einwendungen gegen die Abrechnung hat der Mieter dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.
(4) Der Vermieter hat dem Mieter auf Verlangen Einsicht in die der Abrechnung zugrundeliegenden Belege zu gewähren. Der Vermieter ist berechtigt, die Belege elektronisch bereitzustellen.
- 31.12.2025Ende des Abrechnungszeitraums
- Frühjahr 2026WEG-Jahresabrechnung anfordern und prüfen
- 31.12.2026Letzter Tag für die Mitteilung der Abrechnung an den Mieter
- Zugang plus zwölf MonateEnde der Einwendungsfrist des Mieters
Einwendungen des Mieters und das Wirtschaftlichkeitsgebot
Auch der Mieter hat eine Frist: Einwendungen muss er spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach sind sie ausgeschlossen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Der BGH hat am 20.05.2026 entschieden, dass diese Frist grundsätzlich auch für den Einwand gilt, der Vermieter habe das Wirtschaftlichkeitsgebot verletzt (VIII ZR 6/24).
Im selben Urteil hat der BGH klargestellt, dass das Wirtschaftlichkeitsgebot nicht schon dann verletzt ist, wenn der Vermieter vor der Beauftragung von Dienstleistungen keine Vergleichsangebote eingeholt hat. Entscheidend ist, ob er Leistungen zu objektiv überhöhten, nicht marktgerechten Preisen vergeben hat. Vergleichsangebote bleiben trotzdem ein gutes Mittel, um die Angemessenheit der Kosten zu belegen.
Belegeinsicht, auch digital
Seit 1. Januar 2025 regelt § 556 Abs. 4 BGB ausdrücklich, dass der Vermieter dem Mieter auf Verlangen Einsicht in die Belege der Abrechnung gewähren muss. Der Vermieter ist berechtigt, die Belege elektronisch bereitzustellen. Das erleichtert die Einsicht, gerade wenn die Originale bei der WEG-Verwaltung liegen. Eine geordnete Belegsammlung zu jeder Position verkürzt Rückfragen.
Heizkosten und CO2-Kosten
Heiz- und Warmwasserkosten sind nach der Heizkostenverordnung verbrauchsabhängig abzurechnen. Geschieht das entgegen der Verordnung nicht, darf der Nutzer seinen Anteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV). Außerdem sind in der Heizkostenabrechnung der Mieteranteil an den CO2-Kosten, die Einstufung des Gebäudes und die Berechnungsgrundlagen auszuweisen; fehlt das, kann der Mieter seinen Heizkostenanteil um 3 Prozent kürzen (§ 7 Abs. 3 und 4 CO2KostAufG). Beide Punkte sollten vor dem Versand geprüft werden.
- Abrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums, sonst in der Regel keine Nachforderung.
- Die Frist gilt grundsätzlich auch, wenn die WEG-Jahresabrechnung noch nicht beschlossen ist.
- Einwendungen des Mieters sind nach zwölf Monaten ausgeschlossen, auch solche zur Wirtschaftlichkeit.
- Belege dürfen elektronisch bereitgestellt werden.
Häufige Fragen
Darf ich die Verwaltervergütung der WEG auf den Mieter umlegen?
Nein. Verwaltungskosten gehören nicht zu den Betriebskosten und sind aus der Jahresabrechnung der Gemeinschaft herauszurechnen.
Rechtsgrundlage: § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV
Was gilt, wenn die WEG-Abrechnung spät kommt?
Die Frist gegenüber dem Mieter läuft trotzdem. Nach dem BGH müssen Sie grundsätzlich auch dann innerhalb von zwölf Monaten abrechnen, wenn die Gemeinschaft noch nicht beschlossen hat. Eine spätere Nachforderung ist nur möglich, wenn Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben.
Rechtsgrundlage: § 556 Abs. 3 BGB; BGH, Urteil vom 25.01.2017 – VIII ZR 249/15
Muss ich dem Mieter die Originalbelege zeigen?
Sie müssen auf Verlangen Einsicht in die Belege gewähren. Sie sind aber berechtigt, die Belege elektronisch bereitzustellen.
Rechtsgrundlage: § 556 Abs. 4 BGB
Rechtsgrundlage: § 556 BGB; §§ 1, 2 BetrKV; § 12 HeizkostenV; § 7 CO2KostAufG; BGH, Urteile vom 25.01.2017 – VIII ZR 249/15 und vom 20.05.2026 – VIII ZR 6/24
Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.
