Verwaltervertrag WEG: Welche Klauseln wichtig sind und welche unwirksam

Wer einen neuen Verwalter wählt, stimmt in der Eigentümerversammlung meist auch über einen Verwaltervertrag ab, den kaum jemand vollständig gelesen hat. Dabei entscheidet dieses Dokument, welche Leistungen die Hausverwaltung schuldet, wie sich die Vergütung zusammensetzt und was beim Ende der Zusammenarbeit gilt. Dieser Ratgeber richtet sich an Wohnungseigentümer und Verwaltungsbeiräte, die einen Verwaltervertrag vor der Abstimmung prüfen oder einen bestehenden Vertrag einordnen wollen. Er erklärt die wichtigsten Klauseln, die Grenzen des Rechts der Allgemeinen Geschäftsbedingungen und die Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs (BGH).

Verwaltervertrag WEG: Bestellung und Vertrag sind zweierlei

Im Wohnungseigentumsrecht gilt die sogenannte Trennungstheorie. Die Bestellung macht den Verwalter zum Organ der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE); über sie beschließen die Wohnungseigentümer nach § 26 Abs. 1 WEG. Der Verwaltervertrag ist dagegen ein schuldrechtlicher Vertrag, in der Regel ein Geschäftsbesorgungsvertrag mit Dienstvertragscharakter (§ 675 BGB).

Begriff: Wer in der WEG Verwaltervertrag und Bestellung gleichsetzt, übersieht einen wichtigen Unterschied. Nach der gängigen Definition ist der Verwaltervertrag die schuldrechtliche Grundlage der Zusammenarbeit; er regelt das Vertragsverhältnis zwischen den Parteien, also der Eigentümergemeinschaft und der Verwaltung.

Abberufung und Kündigung des Vertrags sind zu unterscheiden (BGH, Beschluss vom 20. Juni 2002, Az. V ZB 39/01, zum alten Recht). Die Bestellung regelt das Amt, der Vertrag Leistungen, Entgelt und Haftung.

Die Beendigung des Verwalteramts und die Beendigung des Verwaltervertrags sind deshalb rechtlich unterschiedliche Vorgänge. Das WEG Recht regelt das Amt in § 26 WEG, den Vertrag im Wesentlichen das BGB. Für die Zusammenarbeit hat das große Bedeutung: Endet das Amt, endet der Vertrag nicht zwingend im selben Moment, spätestens aber sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG).

Ist ein Verwaltervertrag zwingend? Das Gesetz knüpft das Amt an den Bestellungsbeschluss (§ 26 Abs. 1 WEG); einen schriftlichen Vertrag schreibt weder das WEG noch das BGB vor. In der Praxis ist ein schriftlicher Vertrag aber der Regelfall, weil sonst unklar bleibt, welche Leistungen zu welcher Vergütung geschuldet sind.

Die Eigentümergemeinschaft braucht beides. Nach dem BGH kann jeder Wohnungseigentümer verlangen, dass ein wirksam bestellter Verwalter abberufen wird, wenn es nicht gelingt, mit ihm einen Verwaltervertrag zu schließen (Versäumnisurteil vom 5. Juli 2019, Az. V ZR 278/17, Leitsatz e, noch zu § 21 WEG a. F.). Wie lange Bestellung und Vertrag laufen dürfen, erklärt unser Beitrag „Verwaltervertrag: Laufzeit, Verlängerung und Kündigung“.

Vertragsabschluss: Wie die Wohnungseigentümergemeinschaft den Verwaltervertrag schließt

Vertragspartner des Verwalters ist allein die GdWE, nicht die einzelnen Eigentümer. Die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums obliegt der Gemeinschaft (§ 18 Abs. 1 WEG), die selbst Rechte erwerben und Verbindlichkeiten eingehen kann (§ 9a Abs. 1 WEG).

Weil der Verwalter die Gemeinschaft nicht gegenüber sich selbst vertreten kann, regelt § 9b Abs. 2 WEG die Vertretung: Dem Verwalter gegenüber handelt der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder ein durch Beschluss dazu ermächtigter Eigentümer als Vertreter der Gemeinschaft. In der Praxis beschließt die Versammlung zusammen mit der Bestellung die wesentlichen Vertragsbedingungen und ermächtigt den Beiratsvorsitzenden oder einzelne Eigentümer zum Abschluss.

Eckpunkte in den Beschluss: Der Ermächtigungsbeschluss sollte mindestens Laufzeit, Vergütung und den zugrunde liegenden Vertragsentwurf benennen. Je enger die Vorgaben, desto geringer der Spielraum der Unterzeichner und das Risiko einer Anfechtung.

Den Entwurf sollte die Verwaltung rechtzeitig mit der Einladung versenden, damit alle Eigentümer ihn vor der Entscheidung lesen können. Auf Grundlage des Bestellungsbeschlusses und der Ermächtigung kommt der Verwaltervertrag mit der Unterschrift zustande.

Folgen einer erfolgreichen Anfechtung: Die spätere Aufhebung von Bestellungs- und Ermächtigungsbeschluss macht weder den Verwaltervertrag noch die Geschäfte des Verwalters mit Dritten rückwirkend unwirksam (BGH, V ZR 278/17, Leitsatz zu § 47 FamFG analog).

Rechte und Pflichten des Verwalters: Inhalte im WEG-Verwaltervertrag

Das Herzstück jedes WEG-Verwaltervertrags ist die Leistungsbeschreibung. Die gesetzlichen Pflichtaufgaben der WEG Verwaltung stehen im Wohnungseigentumsgesetz und gelten auch ohne Vertrag; diese Pflichten des Verwalters bilden die Grundlage jeder Vertragsgestaltung.

Gesetzliche Aufgaben: Der Verwalter vertritt die Wohnungseigentümergemeinschaft gerichtlich und außergerichtlich (§ 9b Abs. 1 WEG). Er trifft Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung, die untergeordnete Bedeutung haben oder zur Wahrung einer Frist oder Abwendung eines Nachteils erforderlich sind (§ 27 Abs. 1 WEG). Er stellt Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht auf (§ 28 WEG), beruft die Versammlung mindestens einmal im Jahr ein und führt in der Regel den Vorsitz (§ 24 Abs. 1 und 5 WEG).

Befugnisse anpassen: Die Eigentümer können diese Rechte und Pflichten durch Beschluss einschränken oder erweitern (§ 27 Abs. 2 WEG), etwa mit Wertgrenzen für Aufträge, die der Verwalter allein vergeben darf. Über die Erhaltung des Gemeinschaftseigentums entscheiden dagegen grundsätzlich die Eigentümer durch Beschluss (§ 19 Abs. 1, Abs. 2 Nr. 2 WEG); der Verwalter sorgt für die Durchführung.

Grundleistungen: Ein guter Vertrag zählt die laufenden Aufgaben konkret auf. Dazu gehören typischerweise die Buchhaltung und Kontoführung für die Eigentümergemeinschaft, die Überwachung der Hausgeldzahlungen, die jährliche Versammlung, die Beschluss-Sammlung, die Betreuung von Hausmeister- und Wartungsverträgen, Versicherungsfälle und regelmäßige Objektbegehungen.

Besondere Leistungen: Gesondert geregelt werden meist Tätigkeiten, die nicht in jeder Gemeinschaft anfallen. Beispiele sind zusätzliche Eigentümerversammlungen, die Begleitung größerer Sanierungen, die Bearbeitung von Gerichtsverfahren, Sonderumlagen oder die Bescheinigung haushaltsnaher Dienstleistungen.

Weitere Regelungen: Hinzu kommen Vereinbarungen zu Erreichbarkeit und Reaktionszeiten, zu einem persönlichen Ansprechpartner und zu Vollmachten. Die Konten sollten auf den Namen der Gemeinschaft laufen, denn das Geld ist Gemeinschaftsvermögen (§ 9a Abs. 3 WEG). Klare Pflichten und Rechte schützen beide Seiten vor Streit.

Erlaubnis, Versicherung, Zertifizierung: Jeder gewerbliche WEG Verwalter braucht eine Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO und eine Berufshaftpflichtversicherung (§ 34c Abs. 2 Nr. 3 GewO). Die Mindestversicherungssumme beträgt 500.000 Euro je Versicherungsfall und 1.000.000 Euro für alle Versicherungsfälle eines Jahres (§ 15 Abs. 2 MaBV). Außerdem muss er sich in drei Kalenderjahren 20 Stunden weiterbilden (§ 34c Abs. 2a GewO).

Seit dem 1. Dezember 2023 kann jeder Eigentümer zudem die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangen (§ 19 Abs. 2 Nr. 6, § 26a WEG). Eine Ausnahme gilt nur, wenn es weniger als neun Einheiten gibt, ein Eigentümer Verwalter ist und weniger als ein Drittel der Eigentümer den Wechsel verlangt. Ein guter Vertrag nennt deshalb den Nachweis von Erlaubnis, Versicherung und Zertifizierung.

Vergütung im Verwaltervertrag: Pauschale oder Baukastensystem

Wie viel ein Verwalter kostet, regelt das Gesetz nicht. Fehlt eine Vereinbarung, gilt die übliche Vergütung als vereinbart (§ 612 Abs. 2 BGB); Aufwendungen, die der Verwalter für erforderlich halten durfte, sind zu ersetzen (§ 670 in Verbindung mit § 675 BGB). Zur Struktur der Vergütung hat der BGH im Urteil V ZR 278/17 Grundsätze aufgestellt.

Wahlfreiheit: Der Verwalter hat grundsätzlich die Wahl, ob er eine Pauschalvergütung anbietet oder eine in Teilentgelte aufgespaltene Vergütung. Eine Pauschale ist im Zweifel so auszulegen, dass sie alle gesetzlichen Pflichtaufgaben abdeckt; für Sondervergütungen bleibt dann wenig Raum (Rn. 33).

Transparenz: Wer die Vergütung aufteilt, muss die Aufgaben der Grundvergütung klar und transparent von den gesondert zu vergütenden abgrenzen. Bei Aufgaben, die in jeder Gemeinschaft laufend anfallen, muss der tatsächliche Gesamtumfang der Vergütung erkennbar sein (Leitsatz c, Rn. 35).

Wirtschaftlichkeit: Ein Entgelt über den üblichen Sätzen ist laut Urteil nicht automatisch fehlerhaft; eine deutliche Überschreitung braucht aber Sachgründe. Beim Baukastensystem zählt das zu erwartende Gesamtentgelt (Leitsatz b, Rn. 37).

Angabe der Grundvergütung: In der Praxis wird die Grundvergütung meist in Euro pro Wohneinheit und Monat angegeben, für Stellplätze oft gesondert. Gesetzlich vorgeschrieben ist diese Form nicht; entscheidend ist, dass die Eigentümer die Vergütung für die gesamte Immobilie und die Anzahl der Einheiten nachvollziehen können.

Sondervergütungsklauseln werden nach ihrem Wortlaut ausgelegt: Eine Klausel, die Leistungen über die normale Verwaltertätigkeit hinaus honoriert, deckt nicht die Bauüberwachung, die der Verwalter nach damaligem Recht ohnehin schuldete (BGH, Urteil vom 18. Februar 2011, Az. V ZR 197/10, Rn. 31, zu § 27 WEG a. F.). In der Praxis richtet sich die Verwaltervergütung meist nach der Anzahl der Einheiten und dem Aufwand, den die Immobilie verursacht.

Vertragslaufzeit seit der WEG-Reform: Was § 26 WEG zwingend vorgibt

Die gesetzlichen Rahmenbedingungen sind eng: Die Bestellung ist auf höchstens fünf Jahre begrenzt, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums auf drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG). Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden, und ein Vertrag mit ihm endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 WEG). Abweichungen davon sind nicht zulässig (§ 26 Abs. 5 WEG).

Für Verträge aus der Zeit vor der Reform hat der BGH entschieden: Regelungen in der Gemeinschaftsordnung, die die Abberufung auf einen wichtigen Grund beschränken, und Vereinbarungen im Verwaltervertrag, die ihn über sechs Monate nach der Abberufung hinaus laufen lassen, sind seit dem 1. Dezember 2020 unwirksam (Urteil vom 25. Februar 2022, Az. V ZR 65/21). Wie die Abberufung abläuft, erklärt der Beitrag Verwalter abberufen.

Für den Vertrag heißt das: Eine Laufzeitklausel sollte an die Bestellungszeit gekoppelt sein, also höchstens fünf Jahre, bei der Erstbestellung höchstens drei Jahre. Ob der Verwaltervertrag mit der Abberufung sofort oder erst nach bis zu sechs Monaten endet, kann vereinbart werden; fehlt eine Regelung, endet er spätestens sechs Monate nach der Abberufung.

Erneute Bestellung: Die wiederholte Bestellung ist zulässig, braucht aber einen neuen Beschluss, der frühestens ein Jahr vor Ablauf der Bestellungszeit gefasst werden kann (§ 26 Abs. 2 Satz 2 WEG). Auch sie umfasst höchstens fünf Jahre; höchstens drei Jahre gelten nur für die erste Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums.

Vergütung bis zum Vertragsende: Endet das Amt durch Abberufung, läuft der Vertrag bis zu seinem Ende weiter, und bis dahin kann ein Vergütungsanspruch bestehen. Der WEG Verwalter hat damit während der höchstens sechs Monate nach der Abberufung grundsätzlich Anspruch auf die vereinbarte Vergütung. Eine eigene Kündigungsfrist für den Verwaltervertrag enthält das WEG nicht; maßgeblich ist der Vertrag, ergänzend das Dienstvertragsrecht des BGB, begrenzt durch § 26 Abs. 3 Satz 2 WEG. Anders als bei einer Mietverwaltung, für die es keine solche Sonderregel gibt und deren Vertragsende sich nach dem Vertrag und dem BGB richtet, ist diese Grenze zwingend (§ 26 Abs. 5 WEG).

Fristlose Kündigung: Verwalter und Eigentümergemeinschaft können den Verwaltervertrag aus wichtigem Grund ohne Frist kündigen, wenn die Fortsetzung bis zum regulären Ende unzumutbar ist (§ 626 Abs. 1 BGB). Bei der Gemeinschaft setzt das in der Regel einen Beschluss der Eigentümer voraus.

Haftung, Datenschutz und Herausgabe der Unterlagen

Haftung: Verletzt der Verwalter seine Pflichten, haftet er der Gemeinschaft auf Schadensersatz nach § 280 Abs. 1 BGB. Einzelne Eigentümer haben seit der Reform keine eigenen Ansprüche aus dem Verwaltervertrag; der Vertrag entfaltet keine Schutzwirkung zu ihren Gunsten (BGH, Urteil vom 5. Juli 2024, Az. V ZR 34/24).

Eine angemessene Berufshaftpflichtversicherung gehört deshalb in jeden Vertrag. Klauseln, die die Haftung über das gesetzlich Zulässige hinaus beschränken, sind unwirksam; dazu mehr im Abschnitt zur AGB-Kontrolle. Wann der Verwalter haftet und wann Ansprüche verjähren, zeigt der Beitrag Schadensersatz vom Verwalter.

Datenschutz: Der Verwalter verarbeitet Namen, Anschriften, Kontodaten und Zahlungsverhalten der Eigentümer. Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) behandelt die WEG-Verwaltung in seinem Muster als Verantwortliche, die ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten führt, Informationspflichten erfüllt und mit Dienstleistern wie dem Hosting-Anbieter Verträge zur Auftragsverarbeitung schließt.

Welche Rolle der Verwalter datenschutzrechtlich gegenüber der Eigentümergemeinschaft hat, wird unterschiedlich beurteilt. Der Verwaltervertrag sollte die Rolle deshalb festlegen und die Übergabe und Löschung der Daten bei Vertragsende regeln.

Herausgabe der Unterlagen: Nach der Kündigung oder dem sonstigen Ende des Vertrags ist der Verwalter zur Herausgabe aller Verwaltungsunterlagen verpflichtet. Nach § 667 BGB muss er alles herausgeben, was er zur Ausführung des Auftrags erhalten und aus der Geschäftsbesorgung erlangt hat, also Akten, Belege, Schlüssel, Kontounterlagen und digitale Daten. Außerdem schuldet er Auskunft und Rechenschaft (§ 666 BGB). Ein Verwaltervertrag sollte Frist, Form und Datenformat der Übergabe festlegen; wie die Eigentümergemeinschaft den Anspruch durchsetzt, zeigt der Beitrag Verwalter gibt Unterlagen nicht heraus.

AGB-Kontrolle: Welche Klauseln im Verwaltervertrag unwirksam sind

Viele Vertragsklauseln landen ungeprüft im Vertrag, weil das Formular des Verwalters übernommen wird. Die Rechtsprechung schützt die Interessen der Eigentümer hier über das Recht der Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Die meisten Verwalterverträge sind vom Verwalter vorformuliert; ihre Klauseln sind damit Allgemeine Geschäftsbedingungen (§ 305 Abs. 1 BGB). Nach der Rechtsprechung des BGH unterliegt der Verwaltervertrag nach § 310 Abs. 3 BGB der AGB-Kontrolle, weil die Eigentümergemeinschaft einem Verbraucher gleichsteht, wenn ihr wenigstens ein Verbraucher angehört (V ZR 278/17, Rn. 21).

Wann geprüft wird: Die AGB-Kontrolle findet nicht im Verfahren über die Anfechtung des Ermächtigungsbeschlusses statt, sondern wenn der Verwaltervertrag zwischen Gemeinschaft und Verwalter angewendet wird (Leitsatz a). Unwirksame Klauseln sind nichtig und bleiben es auch, wenn der Beschluss bestandskräftig wird (Rn. 24). An ihre Stelle tritt das Gesetz, der übrige Vertrag bleibt wirksam (§ 306 Abs. 1 und 2 BGB).

Haftungsbeschränkung: Ein Ausschluss oder eine Begrenzung der Haftung für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie für grob fahrlässig oder vorsätzlich verursachte sonstige Schäden ist in AGB unwirksam (§ 309 Nr. 7 BGB). Klauseln wie „Der Verwalter haftet nur für Vorsatz“ halten deshalb nicht.

Abberufungsbeschränkung und Vertragsbindung: Klauseln, die eine Abberufung nur aus wichtigem Grund zulassen oder eine Restlaufzeit über sechs Monate nach der Abberufung vorsehen, sind wegen § 26 Abs. 5 WEG unwirksam (BGH, V ZR 65/21).

Intransparente Sondervergütungen: Eine Bestimmung kann schon deshalb unangemessen benachteiligen, weil sie nicht klar und verständlich ist (§ 307 Abs. 1 Satz 2 BGB). Das betrifft vor allem unklare Abgrenzungen zwischen Grund- und Sonderleistung; der BGH verlangt eine klare und transparente Abgrenzung und verweist zusätzlich auf das Transparenzgebot (V ZR 278/17, Rn. 35). Sondervergütungen für gesetzliche Aufgaben sind dabei nicht von vornherein ausgeschlossen, wenn die Vergütung klar in Teilentgelte aufgeteilt ist (Rn. 32 bis 35). Zweifel bei der Auslegung gehen zulasten des Verwalters (§ 305c Abs. 2 BGB).

Muster und Checkliste: den Verwaltervertrag vor der Versammlung prüfen

Viele Eigentümergemeinschaften arbeiten mit einem Muster: Die großen Verwalterverbände stellen ihren Mitgliedern Musterverträge zur Verfügung, die die gesetzlichen Vorgaben abbilden und regelmäßig aktualisiert werden. Ein solches Muster ist ein guter Ausgangspunkt, ersetzt aber nicht den Blick auf die Gemeinschaftsordnung und die individuellen Absprachen.

Checkliste vor der Abstimmung: Beirat und Eigentümer sollten den Entwurf anhand dieser Fragen prüfen:

1. Ist die Leistungsbeschreibung vollständig und nennt sie die gesetzlichen Aufgaben? 2. Sind Grund- und Sonderleistungen klar getrennt und ist der Gesamtumfang der Vergütung erkennbar? 3. Entspricht die Vertragslaufzeit der Bestellung und § 26 WEG?

4. Enthält der Vertrag Haftungsbeschränkungen, die § 309 Nr. 7 BGB widersprechen? 5. Sind Erlaubnis, Berufshaftpflicht und Zertifizierung nachgewiesen? 6. Regelt der Vertrag Datenschutz, Konten auf den Namen der Gemeinschaft und die Übergabe der Unterlagen bei Vertragsende?

Prüfen lassen: Wer unsicher ist, kann den Entwurf von einem Rechtsanwalt mit Schwerpunkt Wohnungseigentumsrecht prüfen lassen; in der Praxis bieten auch Eigentümerverbände ihren Mitgliedern eine Vertragsprüfung an. Die laufende Kontrolle der Hausverwaltung übernimmt der Verwaltungsbeirat, der den Verwalter unterstützt und überwacht (§ 29 Abs. 2 WEG); jeder Eigentümer kann zudem Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG).

Beim Wechsel der Verwaltung lohnt der Vergleich mehrerer Angebote auf Basis derselben Leistungsbeschreibung. Wie ein Wechsel Schritt für Schritt abläuft, zeigt der Fahrplan zum Verwalterwechsel.

Aspekte für die Entscheidung: Für Eigentümergemeinschaften zählen neben den Inhalten des Musters die Abläufe im Alltag: Wie organisiert die Verwaltung die Durchführung von Beschlüssen und die Erhaltung des Gemeinschaftseigentums, wie erreichbar ist sie und wie weist sie die Erfüllung ihrer Pflichten nach? Eine klare Definition dieser Abläufe gehört als fester Bestandteil in die Leistungsbeschreibung.

Tipp: Angebote vergleichbar machen Geben Sie mehreren Verwaltungen dieselbe Leistungsbeschreibung vor und lassen Sie Grundvergütung und Sonderleistungen getrennt ausweisen. So erkennt der Beirat, was im Preis enthalten ist.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlage: §§ 9a, 9b, 18, 19, 24, 26, 26a, 27, 28, 29 WEG; §§ 280, 305, 305c, 306, 307, 309, 310, 612, 626, 666, 667, 670, 675 BGB; § 34c GewO; § 15 MaBV; BGH, Beschluss vom 20.06.2002 – V ZB 39/01; Urteil vom 18.02.2011 – V ZR 197/10; Versäumnisurteil vom 05.07.2019 – V ZR 278/17; Urteile vom 25.02.2022 – V ZR 65/21 und 05.07.2024 – V ZR 34/24

Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.