Verwalter Unterlagen herausgeben: Klage, Verfügung und Zwangsmittel

Ohne Unterlagen kann der neue Verwalter weder abrechnen noch Verträge prüfen. Gibt der Vorverwalter Akten und Daten nicht heraus, hat die Gemeinschaft einen durchsetzbaren Anspruch. Dieser Beitrag zeigt den Weg von der Aufforderung über Herausgabeklage und einstweilige Verfügung bis zu Zwangsgeld und Gerichtsvollzieher, und wann welcher Schritt sinnvoll ist.

Muss der alte Verwalter Unterlagen herausgeben?

Ja. Endet das Amt, muss der Vorverwalter der Gemeinschaft alle Verwaltungsunterlagen herausgeben und über laufende Vorgänge Auskunft und Rechenschaft geben (§ 667 BGB in Verbindung mit § 675 BGB, Rechenschaft nach § 666 BGB).

Der Grundsatz ist einfach: Wer ein Amt für andere führt, gibt bei dessen Ende alles zurück, was ihm dafür anvertraut wurde. Der Anspruch hat zwei Inhalte, nämlich Herausgabe und Auskunft. Hintergrund ist, dass der Vorverwalter die Unterlagen nur treuhänderisch für die Gemeinschaft verwahrt hat.

Grundlage ist der Verwaltervertrag, der als entgeltliche Geschäftsbesorgung gilt. Im Rahmen dieses Vertrags hat der Verwalter seine Aufgaben für die Gemeinschaft wahrgenommen. Nach § 667 BGB gehört dem Auftraggeber alles, was der Verwalter zur Ausführung erhalten und aus der Geschäftsbesorgung erlangt hat.

Der Herausgabeanspruch steht der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer zu, die seit der WEG-Reform rechtsfähig ist und Trägerin des Verwaltungsvermögens ist (§ 9a WEG). Ein einzelner Wohnungseigentümer macht ihn in der Regel nicht im eigenen Namen geltend.

Die Befugnis, den Anspruch für die Gemeinschaft geltend zu machen, hat der neue Verwalter als deren Vertreter (§ 9b WEG). Die Abberufung (§ 26 Abs. 3 WEG) beendet das Amt des Verwalters mit dem Beschluss. Der Anspruch entsteht mit dem Ende der Verwalterstellung, etwa nach einer Abberufung oder mit Ablauf der Amtszeit. Die Gemeinschaft ist dann Inhaberin der Rechtsposition, der Vorverwalter nur noch Schuldner. Fehlt ein Nachfolger, hilft der Beitrag zur Gemeinschaft ohne Verwalter.

Welche Verwaltungsunterlagen und Daten gehören dazu?

Herauszugeben ist alles, was die Verwaltung der Gemeinschaft betrifft: Papierakten ebenso wie digitale Daten, Zugänge und Kontounterlagen.

Dazu zählen vor allem die Beschluss-Sammlung und Versammlungsprotokolle, Wirtschaftspläne, Jahresabrechnungen mit Belegen, Verträge, Bankunterlagen zum Gemeinschaftskonto, Versicherungsunterlagen sowie Pläne und Gutachten zum Gebäude.

Hinzu kommen digitale Daten: E-Mails, Dateien und Buchungsdaten aus der Verwaltungssoftware, soweit sie die Gemeinschaft betreffen. Auch Schlüssel, Zugangsdaten und Gelder der Gemeinschaft gehören ihr. Besondere Bedeutung hat die Beschluss-Sammlung, weil sie zeigt, welche Beschlüsse gelten. Kontoauszüge sind ein wichtiger Bestandteil, weil sie alle Zahlungen der Gemeinschaft belegen.

Eine Checkliste, was bei der Übergabe vorliegen sollte, finden Sie im Beitrag Die Übergabe vom Vorverwalter.

Darf der Verwalter Unterlagen wegen offener Vergütung zurückhalten?

In der Regel nein. Ein Zurückbehaltungsrecht wegen offener Vergütung oder anderer Zahlungsforderungen hat die Rechtsprechung abgelehnt.

Das Oberlandesgericht Hamm hat am 22. Februar 2007 (Az. 15 W 181/06) entschieden, dass dem früheren Verwalter gegenüber dem Herausgabeanspruch kein Zurückbehaltungsrecht wegen Vergütungsansprüchen zusteht. Die Unterlagen habe er treuhänderisch erhalten, sie dienten der Kontrolle und der ordnungsgemäßen Fortführung der Verwaltung. Die Rechtsprechung stützt sich dabei auf die Funktion der Unterlagen: Sie sollen der Gemeinschaft Kontrolle und Fortführung der Verwaltung ermöglichen.

Dieselbe Entscheidung betrifft eine häufige Ausrede: Der Verwalter bestreitet pauschal, die Unterlagen noch zu besitzen. Das genügt nicht. Er muss konkret darlegen, wo die Unterlagen geblieben sind.

Streit um Honorar bleibt möglich, läuft aber getrennt. Er ist kein Grund, der Gemeinschaft die Arbeitsgrundlage vorzuenthalten.

Wie setzt die Gemeinschaft den Herausgabeanspruch durch?

In der Regel in sechs Schritten: Lage dokumentieren, Frist setzen, Beschluss fassen, Klage oder Eilantrag einreichen, Urteil erwirken und vollstrecken.

Nicht jeder Fall muss vor Gericht enden. Als erste Maßnahme genügt oft ein klares Schreiben mit Fristsetzung. Wer von Beginn an so vorgeht, als käme es zum Prozess, spart im Ernstfall Zeit.

Der neue Verwalter braucht die Informationen aus den Akten, um die Verwaltung fortzuführen. Bei Überschreitung der Frist kann die Gemeinschaft den nächsten Schritt gehen. Setzen Sie die Frist so, dass der Vorverwalter sie einhalten kann, etwa zwei bis vier Wochen je nach Umfang. Fügen Sie die Herausgabeliste bei. Ein Nachweis des Zugangs, etwa per Einschreiben oder E-Mail mit Lesebestätigung, hilft später im Prozess.

Wie fordern Sie Herausgabe und Auskunft schriftlich ein?

Sie nennt den Anspruch, listet die fehlenden Unterlagen konkret auf und setzt eine feste Frist mit Datum.

Schreiben Sie sachlich und vollständig; der Inhalt entscheidet später über den Erfolg eines Antrags. Das Schreiben sollte enthalten: Bezeichnung der Gemeinschaft, Datum des Verwalterendes, Rechtsgrundlage (§§ 666, 667, 675 BGB), die Herausgabeliste, einen Termin für die Übergabe und den Hinweis auf gerichtliche Schritte.

Fordern Sie zugleich Auskunft über offene Vorgänge: laufende Verfahren, Mängelrügen, Fristen, Rückstände von Wohnungseigentümern, Kontostände. Das ist der Rechenschaftsanspruch nach § 666 BGB.

Bewahren Sie jede Antwort auf. Ausweichende Aussagen wie „liegt beim Archiv“ gehören in die Akte, weil der Verwalter später konkret darlegen muss, wo die Unterlagen sind.

Was bringt die Herausgabeklage und wann ist eine Stufenklage sinnvoll?

Die Herausgabeklage führt zu einem Urteil, mit dem die Gemeinschaft den Vorverwalter zur Herausgabe verpflichtet. Ist unklar, was der Verwalter besitzt, hilft die Stufenklage.

Zuständig ist ausschließlich das Amtsgericht, in dessen Bezirk die Wohnanlage liegt (§ 43 Abs. 2 Nr. 3 WEG). Parteien des Verfahrens sind die Gemeinschaft als Klägerin und der Vorverwalter als Beklagter. Die Berufung geht an das für WEG-Sachen zuständige Landgericht.

Der Klageantrag muss die Unterlagen so genau benennen, dass ein Gerichtsvollzieher sie später finden und mitnehmen kann (§ 253 Abs. 2 Nr. 2 ZPO). „Alle Unterlagen“ reicht meist nicht. Besser sind Listen nach Jahren, Ordnern und Datenarten. Ein Antrag kann etwa lauten: Herausgabe der Beschluss-Sammlung, der Kontoauszüge des WEG-Kontos für ein bestimmtes Jahr und der Eigentümerliste als Datei.

Bei der Stufenklage (§ 254 ZPO) verlangt die Gemeinschaft zuerst Auskunft und Rechenschaft, dann die Herausgabe dessen, was sich daraus ergibt. Das passt, wenn niemand weiß, welche Unterlagen und Gelder tatsächlich vorhanden sind. Bestehen Zweifel an der Vollständigkeit der Angaben, kann der Verwalter verpflichtet sein, die Richtigkeit seiner Angaben an Eides statt zu versichern (§ 259 Abs. 2 BGB).

Die Entscheidung über Klage und Rechtsanwalt trifft die Versammlung der Wohnungseigentümer durch Beschluss. Die Wirksamkeit des Beschlusses bleibt bestehen, solange er nicht erfolgreich angefochten wird (Frist: ein Monat, § 45 WEG). Schildern Sie dem Anwalt den Sachverhalt mit Daten, Fristen und Belegen. Ein Rechtsanwalt mit WEG-Erfahrung klärt, ob Herausgabe, Auskunft oder beides beantragt wird. Die Kosten richten sich nach dem Streitwert; wer verliert, trägt sie in der Regel (§ 91 ZPO).

Wann kommt eine einstweilige Verfügung in Betracht?

Nur wenn bestimmte Unterlagen dringend gebraucht werden und ein Abwarten bis zum Urteil der Gemeinschaft erheblich schadet.

Für eine einstweilige Verfügung braucht es einen Verfügungsanspruch und einen Verfügungsgrund (§§ 935, 940 ZPO). Der Anspruch ist die Herausgabepflicht. Der Verfügungsgrund ist die Eilbedürftigkeit, die die Gemeinschaft glaubhaft machen muss. Beides gehört in den Antrag auf Erlass der Verfügung, am besten mit Belegen.

Beispiele für Eilbedürftigkeit: Eine Abrechnungs- oder Widerspruchsfrist läuft ab, Verträge müssen fristgerecht gekündigt werden, ein Gewährleistungsanspruch droht zu verjähren oder eine Versicherung braucht Nachweise.

Zusätzlich braucht es ein Rechtsschutzbedürfnis, also die Notwendigkeit gerichtlichen Schutzes. Eine vorherige schriftliche Aufforderung zeigt, dass die Gemeinschaft den einfacheren Weg versucht hat. Fehlt das Rechtsschutzbedürfnis, weist das Gericht den Antrag ab.

Der Antrag kann schriftlich oder zu Protokoll der Geschäftsstelle gestellt werden (§ 920 ZPO). Anspruch und Grund sind glaubhaft zu machen, etwa durch eidesstattliche Versicherung, Schriftverkehr und Verwaltervertrag. Pauschale Behauptungen reichen nicht. In dringenden Fällen entscheidet das Gericht oft innerhalb weniger Tage, auch ohne mündliche Verhandlung (§ 937 Abs. 2 ZPO).

Zögern schadet: Gerichte werten längeres Abwarten als Indiz dafür, dass die Sache nicht eilig ist.

Die Verfügung wirkt gegenüber dem Verwalter erst, wenn sie ihm zugestellt ist. Sie muss innerhalb eines Monats vollzogen werden (§ 929 Abs. 2 ZPO), in der Regel durch Zustellung über den Gerichtsvollzieher. Versäumnisse beim Vollzug können dazu führen, dass die Verfügung aufgehoben wird und Kosten entstehen.

Weil eine Verfügung auf Herausgabe das Ergebnis des Hauptsacheverfahrens vorwegnimmt, sind Gerichte beim Erlass zurückhaltend. Diese Form des vorläufigen Rechtsschutzes ist die Ausnahme. Sie verlangen in der Regel, dass genau bezeichnete Unterlagen betroffen sind und der Antrag zügig gestellt wird. Wer wochenlang wartet, macht die Dringlichkeit oft selbst zunichte.

Eine Verfügung ersetzt das Hauptsacheverfahren nicht immer. Prüfen Sie mit dem Rechtsanwalt, ob danach noch eine Klage nötig ist.

Was passiert, wenn der Verwalter auch nach dem Urteil nichts herausgibt?

Dann vollstreckt die Gemeinschaft: Der Gerichtsvollzieher nimmt die Unterlagen weg, oder das Gericht setzt Zwangsgeld oder Zwangshaft fest.

Bewegliche Sachen wie Ordner oder Datenträger holt der Gerichtsvollzieher beim Schuldner ab (§ 883 ZPO). Findet er sie nicht, kann der Verwalter eidesstattlich versichern müssen, dass er sie nicht besitzt.

Handlungen, die nur der Verwalter vornehmen kann, etwa die Auskunft oder die Herausgabe bestimmter Daten, erzwingt das Prozessgericht mit Zwangsgeld, ersatzweise Zwangshaft (§ 888 ZPO). Das einzelne Zwangsgeld ist auf 25.000 Euro begrenzt.

Je nach Art der Daten kommt der eine oder der andere Weg in Betracht. Die Auskunft ist eine Leistung, die nur der Verwalter selbst erbringen kann; deshalb passt hier das Zwangsgeld. Die Durchführung der Vollstreckung übernimmt der Gerichtsvollzieher. Das sollte ein Rechtsanwalt im Antrag festlegen.

Hat der Verwalter schuldhaft nicht herausgegeben, kommt zusätzlich Schadensersatz in Betracht, etwa für den Aufwand, Unterlagen zu rekonstruieren. Weitere Konsequenzen für den Vorverwalter sind die Verfahrenskosten und Zwangsgelder. Mehr zu Schadensersatz im Beitrag Schadensersatz gegen den Vorverwalter.

Wie lange hat die Gemeinschaft Zeit?

Der Herausgabeanspruch verjährt in der Regel nach drei Jahren, gerechnet ab dem Schluss des Jahres, in dem er entstanden ist und die Gemeinschaft Kenntnis erlangt hat (§§ 195, 199 BGB).

Warten lohnt sich nicht. Mit jedem Monat gehen Unterlagen verloren, Fristen laufen ab und die Jahresabrechnung verzögert sich. Wie die Abrechnung beim Wechsel zu behandeln ist, erklärt der Beitrag Wer erstellt beim Verwalterwechsel die Jahresabrechnung?

Hemmung der Verjährung tritt unter anderem durch Klageerhebung ein. Ein bloßes Schreiben genügt dafür nicht.

Einsicht, Auskunft und Herausgabe: Worin liegt der Unterschied?

Das Einsichtsrecht richtet sich an den amtierenden Verwalter, der Herausgabeanspruch an den Vorverwalter. Beide sind verschiedene Ansprüche mit unterschiedlichen Inhabern.

Jedem Wohnungseigentümer steht das Recht zu, vom amtierenden Verwalter Einsicht in die Verwaltungsunterlagen zu verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG). Das ist ein Recht auf Einsichtnahme, nicht auf Herausgabe. Die Einsicht zeigt, welche Unterlagen die Verwaltung führt, und kann einen späteren Herausgabeantrag vorbereiten. Die Einsicht erfolgt in der Regel in den Geschäftsräumen des Verwalters; Kopien können Wohnungseigentümer auf eigene Kosten anfertigen. Auskunft zu Verwaltungsangelegenheiten können Wohnungseigentümer auch in der Versammlung verlangen. Ein Auskunftsanspruch kann außerdem gegen frühere Verwalter bestehen, dann aber für die Gemeinschaft. Was dabei zu beachten ist, steht im Beitrag Einsicht in die Verwaltungsunterlagen.

Der Herausgabeanspruch gegen den Vorverwalter folgt dagegen aus dem beendeten Verwaltervertrag und steht der Gemeinschaft zu. Nach dem Wechsel braucht der neue Verwalter die Originale, um die Verwaltung fortzuführen.

Welche Fehler sollten Gemeinschaften vermeiden?

Die häufigsten Fehler sind fehlende Dokumentation, zu pauschale Forderungen, zu langes Zuwarten und Klagen ohne Beschluss.

Zu den typischen Stolpersteinen gehören:

• Eine Herausgabeliste fehlt, sodass der Klageantrag zu unbestimmt ist.
• Die Gemeinschaft wartet Monate, obwohl Fristen laufen.
• Ein Streit über Honorar wird mit der Herausgabe vermischt.
• Es gibt keinen Beschluss, der die Klage und die Beauftragung des Anwalts abdeckt.
• Der Zugang des Aufforderungsschreibens lässt sich nicht nachweisen.

Wer diese Punkte beachtet, hat im Prozess die bessere Ausgangslage. In der Praxis zeigt sich: Je genauer die Herausgabeliste, desto leichter lässt sich die Erfüllung des Anspruchs prüfen und erzwingen. Im Einzelfall kann eine anwaltliche Prüfung nötig sein. Eine weitere Möglichkeit, Zeit zu sparen: Die Herausgabeliste schon vor dem Wechsel anlegen.

Wie LIKKA bei fehlenden Unterlagen begleitet

LIKKA übernimmt die WEG-Verwaltung für Eigentümergemeinschaften in Oberbayern und Schwaben und unterstützt die Gemeinschaft dabei, nach einem Wechsel handlungsfähig zu werden.

Im Erstgespräch sehen wir uns an, welche Unterlagen fehlen, und erstellen gemeinsam mit dem Beirat eine Herausgabeliste. Wir dokumentieren Fristen und Schriftverkehr, bereiten Beschlussvorlagen vor und stimmen die nächsten Schritte im Interesse der Gemeinschaft mit einem Rechtsanwalt ab, falls ein gerichtliches Vorgehen nötig wird.

Unsere zertifizierten Verwalter sind persönliche Ansprechpartner für Wohnungseigentümer und Beirat. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht: Über Klage und Eilantrag entscheidet die Gemeinschaft mit anwaltlicher Beratung. Mehr zum Ablauf unter Verwaltung wechseln und auf der Seite WEG in der Krise.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlage: §§ 666, 667, 675 BGB; §§ 9a, 9b, 18 Abs. 4, 43 Abs. 2 Nr. 3 WEG; §§ 254, 883, 888, 935, 940 ZPO; §§ 195, 199 BGB

Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.