Verwalterwechsel in der WEG: Schritt-für-Schritt-Anleitung für Beiräte und Eigentümer

Ein Verwalterwechsel in der WEG ist seit der WEG-Reform ohne wichtigen Grund möglich: Die Eigentümerversammlung beruft den bisherigen Verwalter mit einfacher Mehrheit ab und bestellt eine neue Verwaltung. Dieser Leitfaden richtet sich an Beiräte und Eigentümer, die mit ihrer Hausverwaltung unzufrieden sind und die Hausverwaltung wechseln wollen. Sie erfahren, wie der Ablauf in sieben Schritten aussieht, welche Fristen gelten, welche Unterlagen die alte Verwaltung übergeben muss und wer die Jahresabrechnung erstellt. Wer die Schritte kennt, vermeidet Fehler, die Beschlüsse angreifbar machen oder die Übergabe um Monate verzögern.

Hausverwaltung wechseln: Wann ist ein Wechsel sinnvoll?

Ein Wechsel ist sinnvoll, wenn die Hausverwaltung ihre Aufgaben dauerhaft nicht erfüllt und Gespräche nichts geändert haben.

Typische Gründe für Unzufriedenheit sind verspätete Abrechnungen, Beschlüsse, die nicht umgesetzt werden, und eine Hausverwaltung, die auf Anfragen von Eigentümern und Beirat kaum reagiert.

Hinzu kommen unklare Kosten und verschleppte Instandhaltungen, bis aus kleinen Schäden große werden. Das gefährdet den Wert der Immobilie.

Schwerer wiegt eine Pflichtverletzung: wenn die WEG-Verwaltung Gelder der Eigentümer nicht getrennt führt, die Eigentümerversammlung ausbleibt oder Eigentümer trotz Aufforderung keine Einsicht in die Unterlagen erhalten.

Jeder Eigentümer hat ein Recht auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen (§ 18 Abs. 4 WEG). Verweigert die Verwaltung die Einsicht, ist das ein deutliches Warnsignal.

Tipps für den Anfang: Halten Sie jede Pflichtverletzung mit Datum fest, sprechen Sie die Verwaltung schriftlich an und setzen Sie eine Frist. Ändert sich nichts, heißt der nächste Schritt: Hausverwaltung wechseln.

Was hat die WEG-Reform für den Wechsel der Hausverwaltung geändert?

Die WEG-Reform trat am 1. Dezember 2020 in Kraft und hat den Wechsel der Hausverwaltung erheblich erleichtert. Seitdem braucht die Eigentümergemeinschaft für den Wechsel keinen wichtigen Grund mehr.

Vor der Reform konnte die Abberufung auf das Vorliegen eines wichtigen Grundes beschränkt werden. Viele Eigentümer mussten deshalb eine Pflichtverletzung nachweisen oder das Ende der Amtszeit abwarten.

Heute kann die Eigentümerversammlung den WEG-Verwalter jederzeit abberufen. Dafür genügt ein Mehrheitsbeschluss mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 26 Abs. 3, § 25 Abs. 1 WEG).

Die Reform hat zugleich die Eigentümergemeinschaft gestärkt: Sie ist rechtsfähig, ihr gehört das Verwaltungsvermögen, und der Verwalter vertritt sie nach außen (§ 9a, § 9b WEG).

Zu den Pflichten des Verwalters gehören weiterhin Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung (§ 28 WEG), die Durchführung der Beschlüsse und die Einberufung der Eigentümerversammlung. An diesen Aufgaben messen Eigentümer ihre Verwaltung.

Seit dem 1. Dezember 2023 haben Eigentümer außerdem Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter (§ 19 Abs. 2 Nr. 6, § 26a WEG). Bei einem Wechsel sollte die neue Verwaltung diese Voraussetzung erfüllen.

Abberufung und Kündigung: Wie das WEG-Recht den WEG-Verwalter vom Verwaltervertrag trennt

Abberufung und Kündigung sind zwei verschiedene Dinge. Die Abberufung beendet das Amt des Verwalters, die Kündigung beendet den Verwaltervertrag, also das Vertragsverhältnis samt Vergütung.

Seit der Reform hängt beides zusammen: Nach der Abberufung endet der Verwaltervertrag spätestens sechs Monate später, auch ohne gesonderte Kündigung (§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG). Längere Restlaufzeiten im Vertrag binden die Eigentümer nicht.

Für die ordentliche Kündigung sieht der Verwaltervertrag häufig Fristen von drei bis sechs Monaten vor. Endet der Vertrag nach diesen Fristen früher, gilt das frühere Vertragsende; nach der Abberufung ist spätestens nach sechs Monaten Schluss.

Eine fristlose Kündigung aus wichtigem Grund ist möglich, wenn der Verwalter seine Pflichten schwerwiegend verletzt. Ein solcher Grund sollte gut dokumentiert und die Kündigung vorab rechtlich geprüft sein.

Der Verwaltervertrag regelt außerdem, welche Leistungen die WEG-Verwaltung schuldet und wie die Übergabe am Vertragsende abläuft. Lesen Sie ihn deshalb vor jeder Kündigung genau.

Ohne Abberufung endet die Bestellung mit Ablauf der Amtszeit. Sie dauert höchstens fünf Jahre, bei der ersten Bestellung nach Begründung der Gemeinschaft höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG).

Mehr dazu im Beitrag zur Abberufung des Verwalters.

Wie läuft ein Verwalterwechsel ab? Die Schritt-für-Schritt-Anleitung

Ein Wechsel des Verwalters läuft in sieben Schritten ab: Lage klären, Angebote einholen, Versammlung vorbereiten, einberufen, Beschlüsse fassen, Übergabe organisieren und die ersten Monate begleiten.

Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf. Vom ersten Gespräch bis zur abgeschlossenen Übergabe vergehen meist einige Monate, und der Zeitplan hängt vor allem vom Termin der Eigentümerversammlung ab.

Der Ablauf beim WEG-Verwalterwechsel ist bundesweit gleich, denn das Wohnungseigentumsgesetz gilt in ganz Deutschland. Unterschiede ergeben sich nur aus der Gemeinschaftsordnung und dem jeweiligen Verwaltervertrag.

Für Gemeinschaften im Raum München gibt es einen eigenen Überblick unter Hausverwaltung wechseln in München.

Schritt 1: Den Verwalterwechsel WEG-intern vorbereiten und die Lage klären

Am Anfang steht eine nüchterne Bestandsaufnahme. Der Verwaltungsbeirat sammelt, was die Hausverwaltung versäumt hat, und prüft, ob die Mängel belegt sind.

Lesen Sie den Verwaltervertrag: Laufzeit, Kündigungsfristen und Regelungen zu Vertragsende und Übergabe. Prüfen Sie auch den Beschluss zur Bestellung, denn daraus ergibt sich, bis wann die Amtszeit läuft.

Sprechen Sie dann mit anderen Eigentümern. Ein Wechsel braucht eine Mehrheit in der Versammlung, und wer früh informiert, vermeidet Überraschungen am Abstimmungstag.

Klären Sie auch, ob die bisherige Verwaltung schon von sich aus kündigen will. Dann geht es beim Wechsel nur noch um die Wahl des Nachfolgers und die Übergabe.

Prüfen Sie zudem die Stimmkraft: Nach § 25 Abs. 2 WEG hat jeder Wohnungseigentümer eine Stimme, die Gemeinschaftsordnung kann anderes vorsehen.

Schritt 2: Angebote einholen und die neue Verwaltung auswählen

Vor der Wahl sollte die Eigentümergemeinschaft Angebote einholen, und zwar von mehreren Verwaltern. Solche Vergleichsangebote entsprechen ordnungsmäßiger Verwaltung, üblich sind mindestens drei Angebote.

Eine starre Pflicht zu genau drei Angeboten gibt es nach neuerer Rechtsprechung des BGH nicht. Die Eigentümer müssen aber ausreichend informiert entscheiden können, wie der Beitrag zu Vergleichsangeboten nach BGH erläutert.

Stellen Sie jeder WEG-Hausverwaltung dieselbe Anfrage mit den Eckdaten: Zahl der Einheiten, Baujahr, Heizung, laufende Verträge und geplante Maßnahmen. Nur so lassen sich die Angebote im Vergleich bewerten.

Vergleichen Sie nicht nur die Vergütung, sondern die Leistungen: Was ist Grundleistung, was wird extra berechnet, wie organisiert die Hausverwaltung Versammlungen und Abrechnungen? Eine günstige Verwaltung wird oft teuer, wenn viele Sonderleistungen dazukommen.

Lassen Sie sich von jeder Verwaltung die Leistungen schriftlich auflisten, damit Sie die Angebote Punkt für Punkt nebeneinanderlegen können. Unklare Pauschalen sind ein Grund zur Nachfrage.

Achten Sie bei jeder WEG-Verwaltung auf Zertifizierung und die Erlaubnis nach § 34c GewO. Fragen Sie außerdem, wie die neue Verwaltung Konten führt, wie Eigentümer Belege einsehen können und wer ihre persönlichen Ansprechpartner sind.

Laden Sie zwei oder drei Kandidaten zum Gespräch mit dem Beirat ein. Wer die Immobilie vorher ansieht und gezielt nachfragt, zeigt, wie sorgfältig er später arbeitet.

Die Wahl des neuen Verwalters ist eine Entscheidung für mehrere Jahre. Nehmen Sie sich deshalb Zeit für den Vergleich und stellen Sie die zwei besten Kandidaten in der Versammlung vor.

Schritt 3: Die Eigentümerversammlung vorbereiten

Die Tagesordnung der Eigentümerversammlung muss die Abberufung des bisherigen und die Bestellung des neuen Verwalters ausdrücklich ankündigen. Ein allgemeiner Punkt wie „Verwaltung“ reicht nicht.

Bereiten Sie für jeden Beschluss eine klare Vorlage vor, damit die Beschlussfassung zügig gelingt. Typisch sind vier Beschlüsse: Abberufung, Kündigung bzw. Beendigung des alten Verwaltervertrags, Bestellung des neuen Verwalters und Abschluss des neuen Verwaltervertrags.

Zum letzten Punkt gehört eine Ermächtigung, etwa des Beiratsvorsitzenden, den neuen Verwaltervertrag im Namen der Eigentümer zu unterzeichnen. Legen Sie der Einladung den Entwurf für den neuen Vertrag und die Angebote bei.

Planen Sie im selben Schritt einen Stichtag für den Übergang, etwa ein Monatsende oder den Jahreswechsel. Ein klarer Termin erleichtert Übergabe, Abrechnung und die Umstellung der Konten.

Klären Sie vorab mit der neuen Hausverwaltung, ob sie zum Stichtag übernehmen kann. Der Beginn im neuen Verwaltervertrag sollte genau zum Ende der Amtszeit des bisherigen Verwalters passen.

Schritt 4: Die Versammlung fristgerecht einberufen

Die Einladung muss mindestens drei Wochen vor der Eigentümerversammlung in Textform zugehen, außer bei besonderer Dringlichkeit (§ 24 Abs. 4 WEG). Textform bedeutet, dass auch eine E-Mail genügt.

Einberufen wird in der Regel von der amtierenden Verwaltung. Verlangt mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer die Versammlung in Textform unter Angabe von Zweck und Gründen, muss sie einberufen (§ 24 Abs. 2 WEG).

Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, können der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, sein Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer einberufen (§ 24 Abs. 3 WEG). Wie das formal korrekt gelingt, zeigt der Beitrag Eigentümerversammlung einberufen.

Ein Umlaufbeschluss ersetzt die Eigentümerversammlung beim Wechsel meist nicht. Er braucht die Zustimmung aller Eigentümer in Textform, sofern nicht ein Beschluss für diesen Einzelgegenstand die Mehrheit genügen lässt (§ 23 Abs. 3 WEG).

Schritt 5: Abberufung und Bestellung des neuen Verwalters beschließen

In der Eigentümerversammlung genügt für jeden Beschluss die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Enthaltungen zählen nicht mit, und eine Mindestzahl anwesender Eigentümer gibt es seit der Reform nicht mehr.

Beschließen Sie Abberufung und Verwalterbestellung im selben Termin und mit demselben Stichtag. So entsteht keine Lücke, in der die Eigentümergemeinschaft ohne Verwalter dasteht.

Stimmen Sie über jeden Mehrheitsbeschluss einzeln ab: zuerst die Abberufung, dann die Kündigung des alten Vertrags, danach Bestellung und Verwaltervertrag. So lässt sich jede Beschlussfassung später eindeutig nachvollziehen.

Achten Sie darauf, dass Vollmachten in Textform vorliegen und das Ergebnis jeder Beschlussfassung genau festgehalten wird (§ 25 Abs. 3 WEG).

Die Abberufung und jeder weitere Beschluss werden im Protokoll und in der Beschluss-Sammlung dokumentiert (§ 24 Abs. 6 und 7 WEG). Diese Dokumente braucht die neue Verwaltung später für Bank, Versorger und Dienstleister.

Beschlüsse können innerhalb eines Monats angefochten werden (§ 45 WEG). Saubere Vorlagen, vollständige Angebote und eine korrekte Einladung sind der beste Schutz.

Schritt 6: Die Übergabe an die neue Hausverwaltung organisieren

Zum Stichtag des Wechsels übergibt die alte Verwaltung Unterlagen, Konten und laufende Vorgänge an die neue Verwaltung. Bis zum Ende seiner Amtszeit bleibt der bisherige Verwalter für die laufende Verwaltung verantwortlich.

Vereinbaren Sie mit alter und neuer Verwaltung einen Übergabetermin und halten Sie in einem Protokoll fest, was übergeben wurde und was fehlt. Eine Checkliste hilft, beim Übergang nichts zu vergessen.

Die alte Verwaltung muss alle Verwaltungsunterlagen vollständig und geordnet herausgeben (§§ 667, 675 BGB). Der bisherige Verwalter muss außerdem Rechenschaft für seine Amtszeit ablegen (§§ 666, 675 BGB).

Fehlen Unterlagen, kann die Gemeinschaft ihre Herausgabe gerichtlich durchsetzen. Wie das abläuft, beschreibt der Beitrag zur Herausgabe der Unterlagen.

Schritt 7: Was die neue Hausverwaltung nach dem Wechsel tut

Die neue Verwaltung prüft Verträge, Kosten, Rücklagen und den Zustand des Gebäudes und bereitet die erste eigene Abrechnung vor. In den ersten Monaten zeigt sich, ob der Wechsel richtig war.

Gemeinsam mit dem Beirat legt die neue Hausverwaltung fest, welche Aufgaben Vorrang haben: liegen gebliebene Beschlüsse, anstehende Reparaturen sowie Fristen bei Versicherungen und Wartungen.

Außerdem stellt die neue Hausverwaltung ihre Prozesse für Zahlungen, Reparaturaufträge und die Kommunikation mit den Eigentümern ein. Eigentümer sollten wissen, wie sie eine Anfrage stellen und wer sie bearbeitet.

Eine gute WEG-Verwaltung und eingespielte Prozesse erkennen Sie daran, dass Eigentümer früh informiert werden, Anfragen beantwortet werden und Belege nachvollziehbar sind. Vereinbaren Sie nach einigen Monaten ein Gespräch zwischen Beirat und neuer Hausverwaltung.

Fristen und Mehrheiten auf einen Blick

Die Einladung muss mindestens drei Wochen vorher zugehen, für die Beschlüsse genügt die einfache Mehrheit, und der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Beschlüsse können innerhalb eines Monats angefochten werden.

Welche Unterlagen muss die alte Verwaltung beim Wechsel übergeben?

Die alte Verwaltung muss alles herausgeben, was sie für die Eigentümer erhalten oder angelegt hat. Diese Checkliste nennt die wichtigsten Unterlagen; eine ausführliche Fassung bietet die Übergabe-Checkliste.

Wer macht beim Wechsel die Abrechnung?

Die Jahresabrechnung für das abgelaufene Jahr erstellt, wer bei ihrer Fälligkeit nach Ende des Wirtschaftsjahres Verwalter ist (BGH, Urteil vom 16.2.2018, V ZR 89/17). Es kommt also auf diesen Zeitpunkt an, nicht darauf, welche Verwaltung das Jahr überwiegend betreut hat.

Für seine Amtszeit schuldet der bisherige Verwalter Rechenschaft (§§ 666, 675 BGB). Er muss darlegen, welche Einnahmen und Ausgaben er verbucht hat; darauf baut die neue Verwaltung die nächste Abrechnung auf.

Regeln Sie per Beschluss und im neuen Verwaltervertrag, wer welche Abrechnung übernimmt, besonders bei einem Wechsel im laufenden Jahr. Die Abrechnung prüft anschließend der Verwaltungsbeirat, bevor die Eigentümerversammlung auf ihrer Grundlage über Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse beschließt (§ 28 Abs. 2, § 29 Abs. 2 WEG). Details erläutert der Beitrag zur Jahresabrechnung beim Verwalterwechsel.

Was passiert beim Wechsel mit dem WEG-Konto und laufenden Verträgen?

Das WEG-Konto gehört der Gemeinschaft und bleibt beim Wechsel bestehen. Nur die Verfügungsberechtigung geht auf die neue Verwaltung über, die sich bei der Bank mit Protokoll und Beschluss ausweist.

Prüfen Sie, ob alle Konten auf den Namen der Gemeinschaft laufen. Konten auf den Namen der Hausverwaltung sind ein Risiko und sollten beim Übergang umgestellt werden; mehr dazu im Beitrag zum WEG-Konto bei der Bank.

Verträge mit Versicherern, Versorgern und Dienstleistern schließt in der Regel die Gemeinschaft, nicht die Hausverwaltung. Sie laufen beim Wechsel weiter; die neue Verwaltung teilt den Vertragspartnern die geänderte Vertretung mit.

Informieren Sie Eigentümer, Hausmeister und Dienstleister rechtzeitig über die neuen Ansprechpartner.

Welche Fehler sollten Beiräte beim Wechsel vermeiden?

Die meisten Fehler entstehen bei Formalien. Wer sie kennt, kann als Eigentümer die Hausverwaltung wechseln, ohne dass ein Beschluss angreifbar wird.

Mietverwaltung wechseln: Was gilt für Vermieter?

Bei der Mietverwaltung richtet sich der Wechsel nach dem Vertrag und dem BGB. Eine Abberufung per Beschluss wie in der WEG gibt es dort nicht, maßgeblich sind die Kündigung und die vereinbarten Fristen.

Auch hier muss die bisherige Verwaltung Mietverträge, Kautionsnachweise, Abrechnungen und Korrespondenz herausgeben (§§ 667, 675 BGB). Mieter sollten rechtzeitig erfahren, dass eine neue Hausverwaltung für die Immobilie zuständig ist.

Wie LIKKA als WEG-Hausverwaltung einen Wechsel begleitet

LIKKA übernimmt die WEG-Verwaltung für Eigentümergemeinschaften in Oberbayern und Schwaben und begleitet dabei den Wechsel von der ersten Anfrage bis zur Übergabe. Im Erstgespräch sehen wir uns Verwaltervertrag, Beschlusslage und Unterlagen an und besprechen mit dem Beirat den Zeitplan.

Unsere zertifizierten Verwalter führen für jede Gemeinschaft ein eigenes Konto, arbeiten mit digitaler Belegprüfung und Kundenportal und sind persönliche Ansprechpartner für Eigentümer und Beirat. Mehr zum Ablauf finden Sie unter Verwaltung wechseln.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlage: §§ 9a, 9b, 18, 19, 23 bis 26a, 28, 29, 45 WEG; §§ 666, 667, 675 BGB; BGH V ZR 89/17

Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.