Heizkostenabrechnung prüfen: Verteilung, Fristen und typische Fehler

Die Heizkostenabrechnung ist für viele Mieter und Vermieter der teuerste Teil der Nebenkosten und zugleich der fehleranfälligste. Anders als die übrigen Betriebskosten dürfen Heiz- und Warmwasserkosten nicht frei nach Wohnfläche verteilt werden: Die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) schreibt eine verbrauchsabhängige Abrechnung vor und geht abweichenden Vereinbarungen im Mietvertrag grundsätzlich vor. Wer seine Heizkostenabrechnung prüfen will, sollte deshalb wissen, welche Kosten hineingehören, nach welchem Schlüssel verteilt wird und welche Fristen gelten. Dieser Ratgeber richtet sich an vermietende Eigentümer, Mieter und Wohnungseigentümergemeinschaften und zeigt die wichtigsten Prüfschritte.

Heizkostenverordnung: Für wen sie gilt und was sie verlangt

Die Heizkostenverordnung gilt für Gebäude mit zentraler Heizungsanlage oder Wärmelieferung, etwa Fernwärme, in denen mehrere Nutzer versorgt werden. Der Gebäudeeigentümer muss die Kosten der Versorgung mit Wärme und Warmwasser auf der Grundlage der Verbrauchserfassung auf die einzelnen Nutzer verteilen (§ 6 Abs. 1 HeizkostenV). Die Vorschriften der Verordnung gehen rechtsgeschäftlichen Bestimmungen vor; eine Ausnahme gilt nur für Gebäude mit nicht mehr als zwei Wohnungen, von denen eine der Vermieter selbst bewohnt (§ 2 HeizkostenV).

Auch in der Wohnungseigentümergemeinschaft gilt die Verordnung, unabhängig davon, ob Vereinbarungen oder Beschlüsse etwas anderes vorsehen (§ 3 HeizkostenV). Ausnahmen regelt § 11 HeizkostenV, zum Beispiel für Passivhäuser mit einem Heizwärmebedarf unter 15 kWh je Quadratmeter und Jahr, für Alters- und Pflegeheime oder für Räume, in denen die Verbrauchserfassung nur mit unverhältnismäßig hohen Kosten möglich wäre.

Verbrauchsabhängige Abrechnung: Die 50/70-Regel

Kern jeder Heizkostenabrechnung ist die Aufteilung in Verbrauchskosten und Grundkosten. Von den Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage sind mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach dem erfassten Wärmeverbrauch zu verteilen, der Rest nach Wohn- oder Nutzfläche oder umbautem Raum (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV). Für Warmwasser gilt dieselbe Spanne (§ 8 Abs. 1 HeizkostenV). In älteren Gebäuden mit Öl- oder Gasheizung, die den Wärmeschutz von 1994 nicht erfüllen und deren freiliegende Leitungen überwiegend gedämmt sind, müssen 70 Prozent nach Verbrauch verteilt werden (§ 7 Abs. 1 Satz 2 HeizkostenV).

Welchen Verteilerschlüssel innerhalb der Spanne er wählt, entscheidet der Gebäudeeigentümer; ändern darf er ihn nur aus den in § 6 Abs. 4 HeizkostenV genannten Gründen und nur zum Beginn eines Abrechnungszeitraums. Für den Flächenanteil ist im Allgemeinen die tatsächliche Wohnfläche maßgebend, nicht die im Mietvertrag angegebene (BGH, Urteil vom 30. Mai 2018, Az. VIII ZR 220/17). Ein Beispiel: Bei Heizkosten von 20.000 Euro im Haus und einer Verteilung 70/30 werden 14.000 Euro nach den Ablesewerten der Heizkostenverteiler und 6.000 Euro nach Wohnfläche umgelegt.

Heiz- und Warmwasserkosten: Welche Kosten in die Abrechnung gehören

Die Heizkosten sind auch in der Betriebskostenverordnung als umlagefähige Betriebskosten aufgeführt (§ 2 Nr. 4 und 5 BetrKV); welche entstandenen Kosten im Einzelnen dazugehören, regelt die Heizkostenverordnung. Umlagefähig sind nur die in § 7 Abs. 2 HeizkostenV genannten Kosten: Brennstoffe und ihre Lieferung, Betriebsstrom, Bedienung, Überwachung und Pflege der Heizanlage, regelmäßige Prüfung durch eine Fachkraft, Reinigung von Anlage und Heizraum, Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz sowie Miete, Eichung und Ablesung der Ausstattungen zur Verbrauchserfassung einschließlich der Verbrauchsinformationen. Bei Fernwärme tritt an die Stelle der Brennstoffe das Entgelt für die Wärmelieferung (§ 7 Abs. 4 HeizkostenV). Für die Warmwasserbereitung über die zentrale Warmwasseranlage kommen die Kosten der Wasserversorgung hinzu, soweit sie nicht gesondert abgerechnet werden (§ 8 Abs. 2 HeizkostenV).

Nicht in die Abrechnung gehören Reparaturen und der Austausch von Anlagenteilen, Verwaltungskosten oder Rücklagen. Welche übrigen Nebenkosten auf Mieter umgelegt werden dürfen, erklärt der Beitrag zur Betriebskostenabrechnung. Seit 2023 werden außerdem die CO2-Kosten für Öl und Gas nach dem Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt; wie das funktioniert, zeigt unser Beitrag CO2-Kosten der Heizung.

Heizkostenabrechnung prüfen: Die wichtigsten Schritte

Wer die Abrechnung prüft, beginnt am besten mit den formalen Punkten: Ist der Abrechnungszeitraum angegeben, sind Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Ablesewerte, der eigene Anteil und die geleisteten Vorauszahlungen nachvollziehbar? Danach folgt der Plausibilitätscheck. Typische Fehler sind falsche Wohnflächen, vertauschte oder unplausible Ablesewerte, ein Schlüssel außerhalb der Spanne von 50 bis 70 Prozent, Reparaturkosten unter den Heizkosten oder Leerstand, der nicht dem Eigentümer zugeordnet wurde.

Fällt ein Messgerät aus, darf der Verbrauch geschätzt werden, etwa nach dem Vorjahresverbrauch oder vergleichbaren Räumen (§ 9a Abs. 1 HeizkostenV). Betrifft die Schätzung mehr als 25 Prozent der Fläche, sind die Kosten ausschließlich nach Fläche zu verteilen (§ 9a Abs. 2 HeizkostenV). Bei Zählern mit abgelaufener Eichung entfällt die Vermutung, dass die Werte stimmen; der Vermieter muss dann beweisen, dass der Verbrauch richtig erfasst wurde (BGH, Urteil vom 17. November 2010, Az. VIII ZR 112/10). Mieter haben auf Verlangen das Recht, die Belege einzusehen (§ 556 Abs. 4 BGB).

Fristen und Widerspruch gegen die Heizkostenabrechnung

Für die Heizkostenabrechnung im Mietverhältnis gelten die Fristen des § 556 Abs. 3 BGB. Der Vermieter muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen; danach kann er keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Der Mieter muss Einwendungen spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen. Ein Widerspruch sollte schriftlich erfolgen, die beanstandeten Positionen konkret benennen und um Belegeinsicht bitten.

Eine hohe Nachzahlung allein ist noch kein Fehler. Sie kann auf gestiegene Energiepreise, einen kalten Winter oder zu niedrige Vorauszahlungen zurückgehen. Erst der Vergleich mit dem Vorjahr, mit den Verbrauchsinformationen und mit den Belegen zeigt, ob die Abrechnung stimmt. Für Mieter, die unsicher sind, bieten Mietervereine eine Prüfung an; Vermieter können die Abrechnung durch ihre Mietverwaltung erstellen und prüfen lassen.

Kürzungsrecht: 15 und 3 Prozent

Rechnet der Vermieter entgegen der Verordnung nicht verbrauchsabhängig ab, darf der Mieter seinen Anteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 Satz 1 HeizkostenV). Ein Kürzungsrecht von 3 Prozent besteht, wenn der Eigentümer entgegen der Pflicht keine fernablesbaren Geräte installiert hat oder die Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen nach § 6a HeizkostenV nicht oder nicht vollständig mitteilt (§ 12 Abs. 1 Satz 2 und 3 HeizkostenV).

Wichtig für Wohnungseigentümer: Im Verhältnis des einzelnen Eigentümers zur Gemeinschaft gelten diese Kürzungsrechte nicht (§ 12 Abs. 1 Satz 4 HeizkostenV). Ein vermietender Eigentümer kann die Kürzung seines Mieters also nicht an die Gemeinschaft weitergeben. Umso wichtiger ist es, dass die Gemeinschaft die Pflichten zur Fernablesung und zu den Verbrauchsinformationen rechtzeitig erfüllt.

Tipps: Heizkosten senken und Energiesparen im Mehrfamilienhaus

Die beste Heizkostenabrechnung ist eine ohne hohe Nachzahlungen. In Mehrfamilienhäusern haben Mieter, Vermieter und Gemeinschaft unterschiedliche Möglichkeiten. Nutzer sparen Energie, indem sie Heizkörper nicht zustellen, Thermostate nachts und bei Abwesenheit herunterdrehen und stoßlüften statt Fenster gekippt zu lassen. Die monatlichen Verbrauchsinformationen helfen, die eigenen Messwerte im Blick zu behalten und Ausreißer früh zu erkennen; das spart Geld und senkt die CO2-Emissionen.

Für Eigentümer und Hausverwaltungen lohnt der Blick auf die Heizung selbst: Ein hydraulischer Abgleich, eine gut eingestellte Heizkurve und gedämmte Leitungen senken den Verbrauch, ohne dass jemand frieren muss. Diese Pflicht zur Wartung ist zugleich Thema der Heizkostenabrechnung, denn die Kosten der Einstellung durch eine Fachkraft sind umlagefähig. Die Erstellung der Abrechnung selbst ist kein Mehraufwand für Vermieter, wenn die Erfassung fernablesbar läuft und ein Experte die Daten aufbereitet. Wer die Aufteilung der Heiznebenkosten, die Regelungen zur Verteilung der Kosten und die Verpflichtung zur Fernablesung sauber umsetzt, vermeidet Streit über die Abrechnung.

Novellierung der Heizkostenverordnung: Fernablesung bis Ende 2026

Mit der Novellierung der Heizkostenverordnung 2021 müssen neu installierte Zähler und Heizkostenverteiler seit dem 1. Dezember 2021 fernablesbar sein; seit dem 1. Dezember 2022 müssen neue Geräte zudem an ein Smart-Meter-Gateway angebunden werden können (§ 5 Abs. 2 HeizkostenV). Nicht fernablesbare Altgeräte sind bis zum 31. Dezember 2026 nachzurüsten oder auszutauschen (§ 5 Abs. 3 HeizkostenV). Für Gemeinschaften und Vermieter, die das noch nicht erledigt haben, wird es also knapp.

Wo fernablesbare Geräte installiert sind, muss der Eigentümer den Nutzern seit dem 1. Januar 2022 monatlich Verbrauchsinformationen mitteilen, mit dem Verbrauch des letzten Monats in Kilowattstunden und Vergleichen zum Vormonat und Vorjahresmonat (§ 6a Abs. 1 und 2 HeizkostenV). Für Wärmepumpen, deren Verbrauch bisher nicht erfasst wurde, galt eine Nachrüstpflicht bis zum 30. September 2025 (§ 12 Abs. 3 HeizkostenV). Den Austausch und die monatlichen Informationen organisieren wir mit unserem Messdienstleister MEVIO.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlage: §§ 2, 3, 5, 6, 6a, 7, 8, 9a, 11, 12 HeizkostenV; § 556 Abs. 3 und 4 BGB; § 2 Nr. 4 und 5 BetrKV; BGH, Urteile vom 17.11.2010 – VIII ZR 112/10 und 30.05.2018 – VIII ZR 220/17

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