Hausverwaltung insolvent: Was mit Hausgeld und Rücklage passiert

Die Nachricht kommt meist überraschend: Die Hausverwaltung ist insolvent, ein Insolvenzantrag ist gestellt oder das Insolvenzgericht hat bereits einen Insolvenzverwalter eingesetzt. Für Wohnungseigentümer und Verwaltungsbeiräte stellen sich dann drei Fragen: Ist das Hausgeld auf dem Konto sicher, was wird aus der Erhaltungsrücklage, und wie geht die Verwaltung des Hauses weiter? Die gute Nachricht vorweg: Die Insolvenz der Hausverwaltung bedeutet nicht die Insolvenz der Eigentümergemeinschaft, und die Gelder der Gemeinschaft gehören nicht dem Verwalter. Ob sie in der Insolvenz unangetastet bleiben, hängt aber davon ab, wie die Konten geführt wurden. Dieser Leitfaden richtet sich an Eigentümer und Beiräte einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG), deren Hausverwaltung in Zahlungsschwierigkeiten steckt. Er erklärt die ersten Schritte, den Unterschied zwischen Eigenkonto und Treuhandkonto, die Aussonderung nach § 47 InsO, die Abberufung, die Kündigung des Verwaltervertrags, die Herausgabe der Unterlagen und die Rolle der Versicherungen.

Hausverwaltung insolvent: Sofortmaßnahmen der WEG

Insolvenz bedeutet mehr als Zahlungsunfähigkeit. Eröffnungsgründe sind die Zahlungsunfähigkeit (§ 17 InsO), bei einem Eigeninsolvenzantrag auch die drohende Zahlungsunfähigkeit (§ 18 InsO) und bei einer GmbH die Überschuldung (§ 19 InsO). Den Insolvenzantrag können die Hausverwaltung selbst oder ihre Gläubiger stellen (§ 13 Abs. 1 InsO). Folgen hat bereits der Antrag, nicht erst die Eröffnung des Insolvenzverfahrens.

Das Insolvenzgericht kann schon vor der Eröffnung einen vorläufigen Insolvenzverwalter bestellen und ein allgemeines Verfügungsverbot erlassen; dann geht die Verfügungsbefugnis auf ihn über (§ 22 Abs. 1 InsO). Mit der Eröffnung des Insolvenzverfahrens kommt es zum Übergang des Verwaltungs- und Verfügungsrechts: Der Insolvenzverwalter verwaltet dann das Vermögen, das zur Masse gehört (§ 80 Abs. 1 InsO).

Für die Eigentümergemeinschaft heißt das: schnell handeln, aber ohne Chaos. Der Verwaltungsbeirat sollte sofort Kontoauszüge und den aktuellen Kontostand aller Konten anfordern, die Bank informieren und klären, wer eine Vollmacht für die Konten hat. Parallel gehört die Abberufung der Hausverwaltung auf die Tagesordnung einer Eigentümerversammlung; bis dahin sollten keine größeren Zahlungen ohne Rücksprache mit dem Beirat freigegeben werden.

Wichtig ist eine klare Kommunikation an alle Eigentümer: Was ist bekannt, welche Konten sind betroffen, wann findet die Versammlung statt? Die Wohnungseigentümergemeinschaft bleibt trotz der Insolvenz der Hausverwaltung rechtsfähig; an ihrer Handlungsfähigkeit ändert sich nichts. Ihr fehlt im Fall der Insolvenz nur vorübergehend eine Verwaltung, die die laufenden Aufgaben erledigt; bis dahin müssen Beirat und Eigentümer selbst handeln.

Hausgeldkonto und Erhaltungsrücklage: WEG Eigenkonten sind geschützt

Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) ist rechtsfähig. Sie kann Rechte erwerben und Verbindlichkeiten eingehen (§ 9a Abs. 1 WEG) und hat ein eigenes Vermögen, das Gemeinschaftsvermögen (§ 9a Abs. 3 WEG). Dazu gehören die Gelder auf dem Konto, die Erhaltungsrücklage und die offenen Forderungen gegen die Eigentümer.

Entscheidend ist die Kontoform, also die Frage, auf wessen Namen das Konto läuft. Läuft das Konto auf den Namen der Gemeinschaft, ist sie Kontoinhaberin, und die Verwaltung ist nur ihr Vertreter (§ 9b Abs. 1 WEG). Ein solches WEG Konto, früher oft offenes Fremdkonto genannt, gehört nicht zum Vermögen der Hausverwaltung und damit nicht zur Insolvenzmasse (§ 35 InsO). Der Insolvenzverwalter hat keinen Zugriff auf diese Gelder, und Gläubiger der Hausverwaltung können die Gelder nicht pfänden.

Das gilt ebenso für ein separates Rücklagenkonto oder Festgeld der Gemeinschaft. Den Stand der Rücklage zeigt der Vermögensbericht, den die Verwaltung jährlich erstellen muss (§ 28 Abs. 4 WEG). Die Insolvenz der Gemeinschaft selbst ist ausgeschlossen (§ 9a Abs. 5 WEG); was das bedeutet, erklärt der Beitrag Eigentümergemeinschaft und Insolvenz.

Die Gefahr liegt bei WEG Eigenkonten woanders: Die insolvente Hausverwaltung hat weiterhin die Vollmacht. Solange sie bestellt ist, kann sie über die Konten verfügen. Deshalb sollte die Eigentümergemeinschaft sie rasch per Beschluss abberufen und der Bank den neuen Verwalter nachweisen; wo ein beglaubigter Nachweis verlangt wird, genügt die Niederschrift über den Bestellungsbeschluss mit beglaubigten Unterschriften (§ 26 Abs. 4 WEG). Wie ein Konto der Gemeinschaft aufgebaut ist, zeigt der Beitrag WEG-Konto und Eigenkonto.

Treuhandkonten des Verwalters: Aussonderung nach § 47 InsO

Schwieriger wird es bei Treuhandkonten. Hier ist die Hausverwaltung selbst Kontoinhaberin und verwaltet die Gelder für die Gemeinschaft. Bei einem offenen Treuhandkonto ist gegenüber der Bank erkennbar, dass es fremde Gelder enthält. Rechtlich gehört das Guthaben der Hausverwaltung, wirtschaftlich der Eigentümergemeinschaft. Damit besteht das Risiko, dass die Gelder im Insolvenzverfahren in die Masse gezogen werden.

Die Gemeinschaft kann dann ihr Aussonderungsrecht gegenüber dem Insolvenzverwalter geltend machen: Wer auf Grund eines dinglichen oder persönlichen Rechts geltend machen kann, dass ein Gegenstand nicht zur Insolvenzmasse gehört, ist kein Insolvenzgläubiger (§ 47 InsO). Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs setzt das eine Treuhandabrede voraus und dass das Konto offen ausgewiesen oder sonst nachweisbar ausschließlich für treuhänderisch gebundene Fremdgelder bestimmt war und so geführt wurde. Zahlungen Dritter erfasst die Treuhand nur, wenn die Forderung unmittelbar in der Person der Gemeinschaft entstanden ist, wie beim Hausgeld (sogenannter Unmittelbarkeitsgrundsatz).

Wie streng das ist, zeigt das BGH-Urteil vom 24. Juni 2003 (Az. IX ZR 120/02): Eine Hausverwaltung hatte im Rahmen der Mietverwaltung Mieten mehrerer Eigentümer auf einem Konto eingezogen, über das sie auch eigene Mieten und mindestens eine eigene Verbindlichkeit abwickelte. Der BGH verneinte im Fall der insolventen Hausverwaltung die Aussonderung, weil mit der Einzahlung auf ein auch als Eigenkonto genutztes Konto das Aussonderungsrecht untergehe. Auch eine Ersatzaussonderung nach § 48 InsO scheiterte, weil die Hausverwaltung zum Einzug der Mieten berechtigt war und es damit an einer unberechtigten Veräußerung fehlte. Ebenso entschied der BGH am 10. Februar 2011 (Az. IX ZR 49/10): Behandelt der Treuhänder Fremdgeld wie eigenes Vermögen, kann das Restguthaben nicht ausgesondert werden.

Scheitert die Aussonderung, bleibt nur eine Forderung gegen die Hausverwaltung. Die Gemeinschaft ist dann Insolvenzgläubigerin (§ 38 InsO) und muss ihre Forderung im Insolvenzverfahren schriftlich beim Insolvenzverwalter anmelden (§ 174 InsO). Erfahrungsgemäß zahlt der Insolvenzverwalter darauf nur eine Quote. Offene Treuhandkonten verbietet kein Gesetz ausdrücklich; nach herrschender Meinung entsprechen sie seit der WEG Reform aber in der Regel nicht mehr ordnungsmäßiger Verwaltung. Für jede Eigentümergemeinschaft mit einem solchen Konto ist die Umstellung deshalb der wichtigste Schritt.

Vermögenstrennung: Was seit der WEG Reform gilt

Bis zur WEG Reform am 1. Dezember 2020 stand die Pflicht, eingenommene Gelder getrennt vom eigenen Vermögen zu halten, ausdrücklich im WEG (§ 27 Abs. 5 WEG a. F.). Das heutige Recht regelt sie nicht mehr gesondert. Stattdessen ordnet § 9a Abs. 3 WEG das Gemeinschaftsvermögen der Gemeinschaft zu, und die Verwaltung handelt als ihr Organ.

Die Pflicht zur Trennung folgt heute aus dem Verwaltervertrag. Dieser Vertrag ist ein Geschäftsbesorgungsvertrag (§ 675 BGB), und die Verwaltung muss alles, was sie für die Gemeinschaft erlangt, an sie herausgeben (§ 667 BGB). Wer Gelder der Gemeinschaft mit eigenem Geld vermischt, verletzt diese Pflichten aus dem Verwaltervertrag. Auf alle Gelder, die die Verwaltung für sie eingenommen hat, hat die Gemeinschaft deshalb einen vertraglichen Herausgabeanspruch (§§ 675, 667 BGB). Das ist aber nur ein schuldrechtlicher Anspruch: Liegen die Gelder auf einem Konto der Verwaltung, ist er in deren Insolvenz eine bloße Insolvenzforderung (§ 38 InsO). Geschützt sind die Gelder nur auf einem Konto der Gemeinschaft oder, unter den oben genannten engen Voraussetzungen, auf einem reinen Treuhandkonto (§ 47 InsO).

Ein verbreiteter Irrtum betrifft das Gewerberecht. Zwar verlangt § 34c GewO von jedem gewerblichen WEG-Verwalter eine Erlaubnis. Die Pflicht zur getrennten Vermögensverwaltung in § 6 der Makler- und Bauträgerverordnung (MaBV) gilt für Wohnimmobilienverwalter aber nicht. Für sie gelten nach § 1 Abs. 2 MaBV nur einzelne Vorschriften, etwa zur Weiterbildung und zur Berufshaftpflichtversicherung.

Abberufung und Kündigung: Versammlung nach § 24 Abs. 3 WEG und Verwaltervertrag

Die Insolvenz beendet den Verwaltervertrag nicht automatisch, und auch das Amt des Verwalters besteht fort. Die Vorschriften über das Erlöschen von Aufträgen und Geschäftsbesorgungsverträgen (§§ 115, 116 InsO) betreffen nur die Insolvenz des Auftraggebers, also der Gemeinschaft, und die ist ausgeschlossen. Nach der Eröffnung des Insolvenzverfahrens entscheidet vielmehr der Insolvenzverwalter, ob er laufende Verträge wie den Verwaltervertrag erfüllt (§ 103 Abs. 1 InsO). Die Gemeinschaft kann ihn auffordern, sich unverzüglich zu erklären (§ 103 Abs. 2 Satz 2 InsO). Die Eigentümer müssen aber selbst handeln.

Abberufung und Kündigung sind getrennte rechtliche Schritte. Der Verwalter kann jederzeit durch Beschluss mit einfacher Mehrheit abberufen werden; der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 WEG). Einen wichtigen Grund braucht die Gemeinschaft dafür nicht. Bis dahin kann die insolvente Hausverwaltung grundsätzlich noch Vergütung verlangen.

Für die Kündigung des Verwaltervertrags mit sofortiger Wirkung braucht es dagegen einen wichtigen Grund (§ 626 Abs. 1 BGB, § 314 BGB). Die Insolvenz der Hausverwaltung ist nach herrschender Meinung in der Regel ein solcher Grund, vor allem wenn Kontostände ungeklärt sind. Die außerordentliche Kündigung muss zeitnah erfolgen: § 314 Abs. 3 BGB verlangt eine angemessene Frist nach Kenntnis des Grundes, § 626 Abs. 2 BGB nennt zwei Wochen. Am sichersten fasst die Eigentümerversammlung einen Beschluss über die Abberufung und einen zweiten Beschluss über die Kündigung des Verwaltervertrags und ermächtigt den Beiratsvorsitzenden, die Kündigung zu erklären.

Fehlt ein Verwalter oder weigert sich die Hausverwaltung pflichtwidrig, zur Eigentümerversammlung einzuladen, kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, sein Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer die Versammlung einberufen (§ 24 Abs. 3 WEG). Gegenüber dem Verwalter vertritt der Beiratsvorsitzende die Gemeinschaft (§ 9b Abs. 2 WEG). Ohne Verwalter vertreten alle Eigentümer die Gemeinschaft gemeinschaftlich (§ 9b Abs. 1 Satz 2 WEG); wie das gelingt, steht im Beitrag Gemeinschaft ohne Verwalter.

Gewerberechtlich gilt: Die Erlaubnis nach § 34c GewO ist zu versagen, wenn der Antragsteller in ungeordneten Vermögensverhältnissen lebt; das ist in der Regel der Fall, wenn das Insolvenzverfahren über sein Vermögen eröffnet wurde (§ 34c Abs. 2 Nr. 2 GewO). Wie die Abberufung Schritt für Schritt abläuft, zeigt der Beitrag Verwalter abberufen.

Unterlagen und laufende Verträge bei Insolvenz der Hausverwaltung

Beschluss-Sammlung, Protokolle, Verträge, Belege, Jahresabrechnung und Buchhaltungsdaten gehören der Gemeinschaft, und sie hat aus dem Verwaltervertrag einen Anspruch auf Herausgabe aller Unterlagen: Die Verwaltung muss sie herausgeben (§§ 675, 667 BGB) und Rechenschaft ablegen (§ 666 BGB); dazu gehört eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben mit Belegen (§ 259 Abs. 1 BGB).

Nach der Eröffnung des Insolvenzverfahrens richtet sich das Verlangen an den Insolvenzverwalter, denn er verwaltet Räume und Daten der Hausverwaltung (§ 80 Abs. 1 InsO). Die Unterlagen gehören nicht zur Masse; die Gemeinschaft hat ein Recht auf Herausgabe und kann sie nach herrschender Meinung aussondern. In der Praxis hilft eine Liste der benötigten Unterlagen mit Frist und die Bitte um einen Datenexport. Verweigert der Insolvenzverwalter die Herausgabe, bleibt der Weg zum Gericht; mehr im Beitrag Verwalter gibt Unterlagen nicht heraus.

Verträge mit Versorger, Hausmeister, Handwerkern und Versicherern hat die Gemeinschaft im eigenen Namen geschlossen; sie laufen weiter. Für den Versorger ändert sich nur der Ansprechpartner, nicht der Vertragspartner. Offene Rechnungen sollten aber erst nach Prüfung bezahlt werden, und für Lastschriften braucht der Versorger gegebenenfalls ein neues Konto. Fristen, etwa für Versicherungsschäden oder Gewährleistung, gehören sofort auf eine Liste.

Die Vorschüsse bleiben geschuldet, denn die Eigentümer schulden sie der Gemeinschaft, nicht dem Verwalter (§ 28 Abs. 1 WEG). Zahlungen sollten aber nur noch auf ein gesichertes Konto der Gemeinschaft gehen. Bei vermieteten Wohnungen ändert die Insolvenz der Hausverwaltung nichts an der Pflicht der Mieter, die Miete zu zahlen; ein Kündigungsrecht wegen der Insolvenz sieht das Gesetz nicht vor, denn Vertragspartner ist der Vermieter.

Haftung, Vermögensschadenhaftpflicht und Vertrauensschadenversicherung

Für Fehlbeträge haftet die Hausverwaltung der Gemeinschaft auf Ersatz des Schadens; im Insolvenzverfahren ist das eine Insolvenzforderung. Wurden Gelder bewusst entnommen, kommt Untreue in Betracht (§ 266 StGB); dann haften nach herrschender Meinung auch die handelnden Geschäftsführer persönlich. Urteile dazu stehen im Beitrag Hausverwalter veruntreut Gelder.

Jeder gewerbliche Wohnimmobilienverwalter muss eine Berufshaftpflichtversicherung nachweisen (§ 34c Abs. 2 Nr. 3 GewO). Die Mindestsummen nennt § 15 Abs. 2 MaBV. Versichert sind Vermögensschäden aus der Verwaltertätigkeit, etwa durch Fehler bei der Abrechnung oder versäumte Fristen.

Von der Versicherung darf die Haftung für Ersatzansprüche wegen wissentlicher Pflichtverletzung ausgeschlossen werden (§ 15 Abs. 5 MaBV). Bei bewussten Entnahmen zahlt die Vermögensschadenhaftpflicht für den Schaden deshalb in der Regel nicht. Diese Lücke kann eine Vertrauensschadenversicherung schließen; für Wohnimmobilienverwalter ist sie freiwillig, denn die Sicherungspflicht in § 2 MaBV gilt für sie nicht.

Im Insolvenzverfahren über die Hausverwaltung hilft § 110 VVG: Der Geschädigte kann abgesonderte Befriedigung aus dem Freistellungsanspruch des Versicherungsnehmers verlangen. Soweit Versicherungsschutz besteht, fließt die Versicherungsleistung für den Schaden dann an die Gemeinschaft und nicht in die allgemeine Masse. Policen sollten deshalb früh angefordert und Schäden sofort gemeldet werden.

Neue WEG Verwaltung und Vorsorge: So schützen Eigentümer ihr Geld

Eine neue Verwaltung bestellt die Eigentümerversammlung durch Beschluss mit Mehrheit (§ 26 Abs. 1 WEG). Vor der Bestellung eines neuen Verwalters müssen nach dem BGH im Grundsatz Angebote mehrerer Verwalter vorliegen (Urteil vom 01.04.2011, V ZR 96/10); in der Praxis holt der Beirat mindestens drei Vergleichsangebote ein und prüft Erlaubnis, Versicherungsnachweis und Kontoführung. Findet sich keine Mehrheit, kann jeder Eigentümer die Bestellung beim Gericht durchsetzen; wie das geht, steht im Beitrag Verwalter gerichtlich bestellen.

Die neue WEG Verwaltung übernimmt zuerst die Sicherstellung der Konten, die Übergabe der Unterlagen und die offene Jahresabrechnung; wer sie bei einem Wechsel im laufenden Jahr erstellt, erklärt der Beitrag Jahresabrechnung beim Verwalterwechsel. Den besten Schutz bietet ein Eigenkonto auf den Namen der Gemeinschaft, für das Hausgeld ebenso wie für die Rücklage. Die Eigentümer können die Befugnisse der Verwaltung zudem durch Beschluss einschränken (§ 27 Abs. 2 WEG), etwa durch eine Zustimmung des Beirats für Zahlungen ab einem bestimmten Betrag.

Der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht die Verwaltung (§ 29 Abs. 2 WEG). Er sollte die Kontoauszüge mit dem Vermögensbericht abgleichen. Jeder Eigentümer kann außerdem Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG). Warnzeichen sind eine verspätete Jahresabrechnung, ausweichende Antworten zu Kontoständen und unbezahlte Rechnungen.

Wir führen für jede Gemeinschaft ein eigenes Konto auf ihren Namen und übernehmen auch Eigentümergemeinschaften, deren bisherige Hausverwaltung insolvent ist. Unsere persönlichen Ansprechpartner in den Büros München, Fürstenfeldbruck und Landsberg ordnen Konten und Unterlagen und bereiten die Versammlung vor; mehr dazu auf den Seiten Verwaltung wechseln und WEG in der Krise.

Tipp: Kontoinhaber jetzt prüfen Prüfen Sie im Beirat, auf wessen Namen Hausgeldkonto und Rücklagenkonto laufen. Steht dort der Name des Verwalters, sollte die nächste Versammlung die Umstellung auf ein Eigenkonto der Gemeinschaft beschließen.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlage: §§ 9a, 9b, 18, 24, 26, 27, 28, 29, 44 WEG; §§ 13, 17, 18, 19, 22, 35, 38, 47, 48, 80, 103, 115, 116, 174 InsO; §§ 259, 314, 626, 666, 667, 675 BGB; § 34c GewO; §§ 1, 2, 6, 15 MaBV; § 110 VVG; § 266 StGB; BGH, Urteile vom 24.06.2003 – IX ZR 120/02, 10.02.2011 – IX ZR 49/10 und 01.04.2011 – V ZR 96/10

Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.