Ablauf Eigentümerversammlung: von der Eröffnung bis zum Protokoll

Einmal im Jahr trifft sich die Eigentümergemeinschaft, um Entscheidungen rund um die gemeinsame Immobilie zu treffen: Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan, Instandhaltungsmaßnahmen, Hausordnung und Verwaltung. Die Eigentümerversammlung ist das zentrale Organ der Wohnungseigentümergemeinschaft: Beschlüsse werden in der Regel nur hier gefasst (§ 23 Abs. 1 WEG). Wie die Versammlung abläuft, regelt das Wohnungseigentumsrecht nur in wenigen Vorschriften des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG); vieles ergibt sich aus der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs (BGH) und aus der Praxis.

Ablauf Eigentümerversammlung: Vorbereitung und Einladung zur Eigentümerversammlung

Dieser Ratgeber richtet sich an Eigentümer einer Immobilie in einer Wohnanlage, an Mitglieder im Verwaltungsbeirat und an Eigentümer, die eine Eigentümerversammlung selbst leiten. Er zeigt den Ablauf der Eigentümerversammlung Schritt für Schritt, von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur Nachbereitung, und nennt zu jedem Schritt die Vorschrift des Wohnungseigentumsgesetzes.

Eine feste Reihenfolge schreibt das Gesetz nicht vor. Bewährt hat sich in der Praxis dieser Ablauf der Versammlung: Einladung, Eröffnung und Feststellungen, Anwesenheit und Vollmacht, Tagesordnung mit Abstimmung, Protokoll und Beschluss-Sammlung, dann die Umsetzung der gefassten Beschlüsse.

Einladung: Der Verwalter muss die Eigentümerversammlung mindestens einmal im Jahr einberufen, außerdem, wenn mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer dies in Textform unter Angabe von Zweck und Gründen verlangt (§ 24 Abs. 1 und 2 WEG). Die Einberufung erfolgt in Textform, etwa per E-Mail oder Brief; die Frist soll mindestens drei Wochen betragen, sofern kein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt (§ 24 Abs. 4 WEG).

Das Einladungsschreiben nennt Termin und Ort der Eigentümerversammlung sowie die Tagesordnung. Jeder Beschluss ist nur gültig, wenn sein Gegenstand bei der Einberufung bezeichnet ist (§ 23 Abs. 2 WEG). Wünsche und Themen der Eigentümer für die nächste Eigentümerversammlung sollten deshalb vor dem Versand der Einladung beim Verwalter eingehen; in der Praxis fließen auch die Wünsche des Verwaltungsbeirats ein.

Die Einladung zur Eigentümerversammlung ist damit der erste Schritt. Wer einladen darf, wenn der Verwalter fehlt, erklärt der Beitrag Eigentümerversammlung einberufen.

Eröffnung: Versammlungsleitung, Einberufung und Beschlussfähigkeit

Den Vorsitz führt der Verwalter, sofern die Wohnungseigentümerversammlung nichts anderes beschließt (§ 24 Abs. 5 WEG). Die Versammlung kann per Geschäftsordnungsbeschluss mit einfacher Mehrheit eine andere Versammlungsleitung bestimmen, etwa den Vorsitzenden im Verwaltungsbeirat oder einen Eigentümer.

Zu Beginn der Durchführung eröffnet der Versammlungsleiter die Eigentümerversammlung und stellt fest, dass zur Eigentümerversammlung form- und fristgerecht eingeladen wurde. Er nennt Datum und Form der Einladung für das Protokoll. Die Verwaltung bereitet dafür eine Liste der Eigentümer vor.

Ein Formfehler bei der Einberufung der Versammlung macht einen Beschluss in der Regel nicht nichtig. Selbst die unterbliebene Einladung eines Wohnungseigentümers führt nach dem BGH regelmäßig nur zur Anfechtbarkeit der gefassten Beschlüsse (BGH, Urteil vom 20. Juli 2012, Az. V ZR 235/11).

Beschlussfähigkeit: Früher musste der Versammlungsleiter die Beschlussfähigkeit prüfen; mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile musste vertreten sein. Seit der WEG-Reform zum 1. Dezember 2020 ist diese Regel entfallen. Nach der Gesetzesbegründung ist jede Eigentümerversammlung beschlussfähig, unabhängig davon, wie viele Eigentümer teilnehmen (BT-Drucksache 19/18791, S. 73).

Eine Prüfung der Beschlussfähigkeit der Versammlung entfällt also, auch für jeden einzelnen Beschluss. Für die Eigentümergemeinschaft heißt das: Die Beschlussfähigkeit hängt nicht mehr von der Zahl der Anwesenden ab; auch wenige Eigentümer können wirksam Entscheidungen treffen. Ältere Quorumsklauseln zur Beschlussfähigkeit in Gemeinschaftsordnungen gelten in der Regel nicht mehr (§ 47 WEG). Welche Mehrheit ein Beschluss braucht, erklärt der Beitrag „Mehrheiten in der Eigentümerversammlung“ in unserem Magazin.

Teilnahme: Anwesenheit, Vollmacht und Nichtöffentlichkeit

Zu Beginn der Versammlung erfasst der Versammlungsleiter die Anwesenheit: wer da ist und wer durch einen Vertreter teilnimmt. Eine Anwesenheitsliste schreibt das Gesetz nicht vor; in der Praxis ist sie üblich, weil sie späteren Streit über die Mehrheit vermeidet. Eine Pflicht zur Anwesenheit in der Versammlung gibt es für Wohnungseigentümer nicht; jeder Beschluss gilt aber auch für Abwesende.

Teilnahmeberechtigt sind grundsätzlich drei Gruppen von Personen: die Wohnungseigentümer, der Verwalter und bevollmächtigte Personen. Nach dem Kopfprinzip hat jeder Wohnungseigentümer eine Stimme; gehört eine Wohnung mehreren Personen, können sie das Stimmrecht nur einheitlich ausüben (§ 25 Abs. 2 WEG). Objekt- oder Wertprinzip gelten nur, wenn die Gemeinschaftsordnung sie vorsieht. Mieter sind keine Mitglieder der Wohnungseigentümergemeinschaft und haben in der Eigentümerversammlung kein Stimmrecht.

Vollmacht: Eine Vollmacht bedarf zu ihrer Gültigkeit der Textform (§ 25 Abs. 3 WEG), also einer lesbaren Erklärung mit dem Namen des Erklärenden auf einem dauerhaften Datenträger (§ 126b BGB). Eine E-Mail genügt. Der Versammlungsleiter prüft jede Vollmacht vor der ersten Abstimmung in der Eigentümerversammlung.

Grundsätzlich hat jeder Eigentümer das Recht, beliebige Personen als Vertreter zu bevollmächtigen. Die Teilungserklärung kann den Kreis der Vertreter aber beschränken, etwa auf Ehegatten, Eigentümer oder den Verwalter. Zweck solcher Klauseln ist nach dem BGH, die Versammlungen der Wohnungseigentümer von gemeinschaftsfremden Einwirkungen freizuhalten; auch bei einer solchen Klausel darf sich eine juristische Person durch einen eigenen Mitarbeiter vertreten lassen (BGH, Urteil vom 28. Juni 2019, Az. V ZR 250/18). Mehr dazu im Beitrag „Vollmacht für die Eigentümerversammlung“.

Nichtöffentlichkeit: Die Eigentümerversammlung ist nach herrschender Meinung keine öffentliche Veranstaltung. Der BGH betont, dass die Wohnungseigentümer Meinungsverschiedenheiten möglichst unter sich austragen sollen (BGH, V ZR 250/18, Rn. 14, unter Verweis auf den Beschluss vom 29. Januar 1993, Az. V ZB 24/92).

Einen Berater, etwa einen Anwalt, darf ein Eigentümer nach herrschender Meinung nur in die Eigentümerversammlung mitbringen, wenn er ein berechtigtes Interesse hat, zum Beispiel wegen Alter, Krankheit oder eines schwierigen Themas. Externe Personen wie Sachverständige oder Handwerker nehmen in der Praxis nur mit Zustimmung der Versammlung und nur zu ihrem Tagesordnungspunkt teil. Nach herrschender Meinung macht die Anwesenheit unbefugter Personen einen Beschluss nur anfechtbar, wenn sie sich auf das Ergebnis ausgewirkt haben kann.

Hybrid und online: Teilnahme per Video

Die Eigentümer können beschließen, dass Eigentümer an der Versammlung auch ohne Anwesenheit an deren Ort teilnehmen und ihre Rechte im Wege elektronischer Kommunikation ausüben können (§ 23 Abs. 1 Satz 2 WEG). Für diese hybride Eigentümerversammlung genügt die einfache Mehrheit.

Seit dem 17. Oktober 2024 ist auch eine rein virtuelle Versammlung möglich, beschlossen mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen für längstens drei Jahre (§ 23 Abs. 1a WEG). Wird sie vor dem 1. Januar 2028 beschlossen, ist bis einschließlich 2028 mindestens einmal im Jahr eine Präsenzversammlung durchzuführen, sofern die Eigentümer nicht einstimmig verzichten (§ 48 Abs. 6 WEG).

Für die Durchführung gilt dasselbe, ob als Veranstaltung in Präsenz oder online: Der Verwalter als Versammlungsleiter muss sicherstellen, dass zugeschaltete Eigentümer die ihnen eingeräumten Rechte ausüben können, etwa hören, sprechen und abstimmen. Technik und Datenschutz behandelt der Beitrag Virtuelle Eigentümerversammlung.

Durchführung: Tagesordnung, Punkte und Geschäftsordnung

Bei der Durchführung ruft der Versammlungsleiter die Punkte der Tagesordnung nacheinander auf, erläutert Sachverhalt und Beschlussantrag und eröffnet die Aussprache vor der Abstimmung. Jeder Eigentümer darf sich in der Eigentümerversammlung äußern. Typische Themen sind Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan, Instandhaltungsmaßnahmen, Hausordnung und die Wahl von Verwalter oder Verwaltungsbeirat. Zu jedem Punkt legt die Verwaltung in der Praxis einen Beschlussvorschlag vor.

Ein Beschluss ist nur über Gegenstände möglich, die in der Einladung bezeichnet waren (§ 23 Abs. 2 WEG). Unter „Verschiedenes“ wird daher nur beraten. Beschlussanträge dürfen in der Eigentümerversammlung geändert werden, solange sie im Rahmen des angekündigten Punktes bleiben.

Geschäftsordnung: Entscheidungen über das Verfahren trifft die Versammlung selbst, zum Beispiel über die Reihenfolge der Punkte, eine Redezeit, die Art der Abstimmung oder eine Vertagung. Ein solcher Geschäftsordnungsbeschluss wird mit einfacher Mehrheit gefasst und muss nicht in der Tagesordnung der Versammlung stehen. Nach herrschender Meinung ist er nicht eigenständig anfechtbar; ein Verfahrensfehler kann aber einen späteren Beschluss anfechtbar machen.

Abstimmung: wie ein Beschluss entsteht

Wie in der Versammlung abgestimmt wird, schreibt das Gesetz nicht vor. In der Praxis wird meist per Handzeichen abgestimmt; der Versammlungsleiter fragt nacheinander Ja-Stimmen, Nein-Stimmen und Enthaltungen ab. Es entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG); Enthaltungen zählen nicht.

Seit der Reform genügt in der Eigentümerversammlung die einfache Mehrheit für die meisten Entscheidungen der ordnungsmäßigen Verwaltung, auch für bauliche Veränderungen (§ 20 Abs. 1 WEG). Die Kosten tragen dann grundsätzlich die Zustimmenden, alle Eigentümer aber, wenn mehr als zwei Drittel der abgegebenen Stimmen und die Hälfte aller Miteigentumsanteile zugestimmt haben oder sich die Kosten in angemessener Zeit amortisieren (§ 21 WEG).

Feststellung und Bekanntgabe: Mit dem Auszählen ist der Beschluss noch nicht gefasst. Nach dem BGH kommt der Feststellung und Bekanntgabe des Beschlussergebnisses durch den Vorsitzenden grundsätzlich konstitutive Bedeutung zu; sie ist im Regelfall Voraussetzung für das Zustandekommen eines Eigentümerbeschlusses (BGH, Beschluss vom 23. August 2001, Az. V ZB 10/01).

Der Vorsitzende kann das Ergebnis auch stillschweigend feststellen; dafür genügt nach dem BGH regelmäßig ein eindeutiges Abstimmungsergebnis im Protokoll. Auch die Ablehnung eines Antrags ist ein Beschluss. Verkündet der Vorsitzende ein falsches Ergebnis, gilt der Beschluss mit diesem Inhalt, bis ein Gericht ihn für ungültig erklärt (§ 23 Abs. 4 Satz 2 WEG).

Tipp: Tipps: Ergebnis zu Protokoll geben Achten Sie darauf, dass zu jedem Tagesordnungspunkt Ja-Stimmen, Nein-Stimmen, Enthaltungen und das Ergebnis „angenommen“ oder „abgelehnt“ im Protokoll stehen. Das beugt Streit nach der Versammlung darüber vor, ob ein Beschluss zustande gekommen ist.

Protokoll der Eigentümerversammlung: Inhalt und Beschluss-Sammlung

Nach dem letzten Punkt der Tagesordnung schließt der Versammlungsleiter die Eigentümerversammlung. Über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse ist unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen (§ 24 Abs. 6 WEG), also ohne schuldhaftes Zögern.

Das Protokoll der Eigentümerversammlung schreibt in der Regel der Verwalter als Versammlungsleiter oder ein Mitarbeiter der Verwaltung. Unterschreiben müssen der Vorsitzende, ein Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, dessen Vorsitzender oder sein Vertreter.

Inhalt: Ein Ergebnisprotokoll genügt. In der Praxis gehören zur Protokollierung der Eigentümerversammlung Ort, Termin, Versammlungsleiter, anwesende Personen und Vertreter, der Wortlaut jedes Antrags, Ja-Stimmen, Nein-Stimmen, Enthaltungen und das Ergebnis für jeden Beschluss. Das Protokoll sollte so rechtzeitig vorliegen, dass Eigentümer innerhalb der Anfechtungsfrist entscheiden können.

Beschluss-Sammlung: Daneben führt der Verwalter die Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7 und 8 WEG). Sie enthält nur den Wortlaut der Beschlüsse mit Ort und Datum sowie die Urteilsformeln aus Beschlussklagen, fortlaufend eingetragen und nummeriert; die Eintragungen sind unverzüglich zu erledigen. Jeder Eigentümer kann Einsicht verlangen. Für die Verwaltung der Wohnungseigentümergemeinschaft und für Käufer einer Immobilie ist sie eine wichtige Quelle. Eine Pflicht, das Protokoll zeitlich unbegrenzt aufzubewahren, nennt das Gesetz nicht; dauerhaft zu führen ist die Beschluss-Sammlung.

Nachbereitung: Beschlussanfechtung, Umsetzung und Tipps

Ein Beschluss ist gültig, solange er nicht durch rechtskräftiges Urteil für ungültig erklärt ist (§ 23 Abs. 4 Satz 2 WEG). Zur Nachbereitung der Versammlung gehört deshalb die Durchführung der gefassten Beschlüsse durch den Verwalter, etwa Aufträge für Instandhaltungsmaßnahmen an der Immobilie oder das Einziehen der Vorschüsse nach dem neuen Wirtschaftsplan.

Beschlussanfechtung: Die Anfechtungsklage richtet sich gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (§ 44 Abs. 2 WEG). Sie muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb zweier Monate begründet werden (§ 45 WEG). Die Frist läuft ab dem Tag der Eigentümerversammlung, nicht ab Zugang des Protokolls. Einzelheiten stehen im Beitrag „Beschluss anfechten“.

Unsere Tipps aus der Verwaltung für eine sichere Eigentümerversammlung: für jeden Beschluss ein klarer Antrag, geprüfte Vollmachten, eine eindeutige Bekanntgabe jedes Ergebnisses und ein zügiges Protokoll. Als Hausverwaltung mit Büros in München, Fürstenfeldbruck und Landsberg bereiten wir jede Eigentümerversammlung in diesem Sinn vor; mehr zur WEG-Verwaltung.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlage: §§ 10, 20, 21, 23, 24, 25, 44, 45, 47, 48 WEG; § 126b BGB; BGH, Beschluss vom 23.08.2001 – V ZB 10/01; BGH, Urteile vom 20.07.2012 – V ZR 235/11 und 28.06.2019 – V ZR 250/18; BGH, Beschluss vom 29.01.1993 – V ZB 24/92

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