Virtuelle und hybride Eigentümerversammlung: Was das WEG erlaubt

Eine virtuelle Eigentümerversammlung ist seit dem 17. Oktober 2024 erlaubt, eine hybride Eigentümerversammlung schon seit der WEG-Reform 2020. Für beides braucht die Eigentümergemeinschaft einen Beschluss: einfache Mehrheit für die Online-Teilnahme, mindestens drei Viertel der abgegebenen Stimmen für die rein virtuelle Versammlung. Dieser Beitrag zum WEG-Recht erklärt die Mehrheiten, die Übergangsregel bis 2028, Einladung, Technik, Datenschutz und die Frage, wo Beschlüsse angreifbar werden.

Online-Eigentümerversammlung, hybrid oder Präsenz: Welche Versammlungsformate sind erlaubt?

Das Gesetz kennt drei Formen: die Präsenzversammlung, die hybride Eigentümerversammlung und die virtuelle Eigentümerversammlung. Welche Versammlungsform gilt, entscheiden die Eigentümer selbst, je nach Form mit unterschiedlicher Mehrheit.

Seit der WEG-Reform am 1. Dezember 2020 können Wohnungseigentümer die Online-Teilnahme beschließen. Seit der Gesetzesänderung, die am 17. Oktober 2024 in Kraft getreten ist, ist zusätzlich die Versammlung ganz ohne Versammlungsort möglich. Das gilt für Eigentümerversammlungen in jeder Wohnungseigentümergemeinschaft, auch für Online-Eigentümerversammlungen kleiner Gemeinschaften. Die Regeln stehen im Wohnungseigentumsgesetz (WEG-Gesetz), vor allem in § 23 WEG.

Die Übersicht zeigt die Unterschiede der drei Versammlungsformate auf einen Blick. Für die Eigentümergemeinschaft gilt: Jede Online-Eigentümerversammlung beginnt mit einem Beschluss.

Präsenzversammlung: Die Grundform ohne besonderen Beschluss

Die Präsenzversammlung ist die gesetzliche Grundform. Sie findet an einem Ort statt und braucht keinen Beschluss über das Format.

Nach dem Gesetz werden Angelegenheiten, über die die Eigentümer entscheiden können, durch Beschlussfassung in einer Versammlung geordnet (§ 23 Abs. 1 Satz 1 WEG). Der Verwalter beruft sie mindestens einmal im Jahr ein (§ 24 Abs. 1 WEG).

Gerade bei großen Entscheidungen wie Sanierungen oder der Wahl der Verwaltung schätzen viele Gemeinschaften das direkte Gespräch. Ein digitales Format ersetzt die Präsenz deshalb nicht, es ergänzt sie.

Hybride Eigentümerversammlung seit der WEG-Reform: Beschluss mit einfacher Mehrheit

Für die hybride Eigentümerversammlung genügt ein Beschluss mit der einfachen Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Die Eigentümer legen darin fest, dass eine Teilnahme ohne Anwesenheit am Versammlungsort möglich ist.

Das Gesetz erlaubt, dass Eigentümer an der Versammlung auch ohne Anwesenheit an deren Ort teilnehmen und sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation ausüben (§ 23 Abs. 1 Satz 2 WEG). Online zugeschaltete Eigentümer sind damit Teilnehmer der Versammlung. Ihre Stimmen zählen mit.

Der Beschluss kann bestimmen, welche Rechte online ausgeübt werden. Denkbar sind nur Zuhören und Abstimmen oder auch Reden und Anträge stellen. Je weiter der Beschluss gefasst ist, desto weniger Streit gibt es später darüber, was online möglich war.

Für die Durchführung bleibt ein Raum für die Präsenzteilnehmer nötig. Der Beschluss ist als Grundsatz dauerhaft angelegt. Er gilt, bis die Eigentümer ihn ändern, und muss nicht vor jeder Versammlung neu gefasst werden.

Virtuelle Eigentümerversammlung: drei Viertel und höchstens drei Jahre

Eine virtuelle Eigentümerversammlung ohne Versammlungsort setzt einen Beschluss mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen voraus. Der Beschluss gilt für höchstens drei Jahre ab Beschlussfassung.

Das Gesetz nennt diese Form ausdrücklich „virtuelle Wohnungseigentümerversammlung“. Der Beschluss kann vorsehen, dass die Versammlung ohne physische Präsenz der Eigentümer und des Verwalters an einem Versammlungsort stattfindet oder stattfinden kann (§ 23 Abs. 1a Satz 1 WEG).

Wichtig ist die Vergleichbarkeit: Die virtuelle Versammlung muss hinsichtlich der Teilnahme und der Rechteausübung mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein (§ 23 Abs. 1a Satz 2 WEG). Wer online teilnimmt, soll also hören, sehen, reden, Anträge stellen und abstimmen können wie vor Ort.

Nach drei Jahren läuft der Beschluss aus. Wollen die Eigentümer weiter virtuell tagen, müssen sie erneut mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen beschließen.

Vorteile und Nachteile der Versammlungsformate: Beteiligung, Kosten, Umsetzung

Digitale Versammlungsformate erleichtern die Beteiligung, verursachen aber Aufwand für Technik und Vorbereitung. Welches Format passt, hängt von der Größe und den Gewohnheiten der Eigentümergemeinschaft ab.

Zu den Vorteilen zählt, dass Eigentümer ohne Anreise teilnehmen können. Das hilft Eigentümern, die nicht vor Ort wohnen, und kann die Beteiligung erhöhen. Entscheidungen lassen sich dadurch oft leichter treffen.

Zu den Nachteilen gehören die Kosten für die Plattform und die Durchführung, der Aufwand bei der Identifikation der Teilnehmer und das Risiko technischer Störungen. Gerade bei der Umsetzung kleiner Gemeinschaften lohnt es sich, Aufwand und Nutzen abzuwägen. Die Digitalisierung der Versammlung ist eine Möglichkeit, kein Standard.

Wie hoch die Kosten ausfallen, hängt von der gewählten Lösung ab. Fragen Sie vor dem Beschluss ein konkretes Angebot an. Zahlen zur Verbreitung digitaler Formate finden Sie im Beitrag Hybrid und online in Zahlen.

Übergangsregel bis 2028: Wann trotzdem eine Präsenzversammlung nötig ist

Fassen die Eigentümer den Beschluss zur virtuellen Versammlung vor dem 1. Januar 2028, ist bis einschließlich 2028 mindestens einmal im Jahr eine Präsenzversammlung durchzuführen. Darauf können sie nur durch einstimmigen Beschluss verzichten.

So regelt es die Übergangsvorschrift (§ 48 Abs. 6 Satz 1 WEG). Sie soll den Übergang zu rein digitalen Versammlungen abfedern.

Ein Verstoß gegen diese Pflicht führt nicht zur Nichtigkeit oder Anfechtbarkeit der in einer virtuellen Versammlung gefassten Beschlüsse (§ 48 Abs. 6 Satz 2 WEG). Gemeinschaften sollten die Präsenzversammlung trotzdem einplanen, weil das Gesetz sie ausdrücklich verlangt.

Der Beschluss über die Online-Teilnahme: Tagesordnung, Inhalt und Mehrheit

Der Beschluss über hybride oder virtuelle Versammlungen muss in der Einladung als Tagesordnungspunkt stehen. Ohne bezeichneten Beschlussgegenstand ist er nicht gültig (§ 23 Abs. 2 WEG).

Die Einberufung erfolgt in Textform. Die Frist soll mindestens drei Wochen betragen, sofern kein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt (§ 24 Abs. 4 WEG). Eine E-Mail erfüllt die Textform. Weitere Hinweise zur Einladung finden Sie im Beitrag Wenn der Verwalter nicht einlädt.

Ein tragfähiger Beschlusstext regelt in der Regel diese Punkte:

• die Form: hybrid nach § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG oder virtuell nach § 23 Abs. 1a WEG,
• den Geltungszeitraum, bei virtuellen Versammlungen höchstens drei Jahre,
• ob die Versammlung stets in dieser Form stattfindet oder nur, wenn der Verwalter sie so einberuft,
• welche Rechte online ausgeübt werden können,
• wie sich Teilnehmer ausweisen und wie sie abstimmen.

Die Mehrheit richtet sich nach der Form: einfache Mehrheit für hybrid, mindestens drei Viertel der abgegebenen Stimmen für virtuell. Enthaltungen zählen nicht als abgegebene Stimmen. Offene Praxisfragen, etwa zum Zuschnitt des Beschlussgegenstands, sollte der Beschlusstext vorab klären. Mustertexte aus dem Netz sollten Sie vor der Verwendung an die Gemeinschaftsordnung anpassen und prüfen lassen.

Einladung zur Online-Versammlung: Was der BGH zu den Zugangsdaten sagt

Gibt es einen Beschluss über die Online-Teilnahme, muss der Verwalter in der Einladung nach der Rechtsprechung nicht von sich aus darauf hinweisen. Er darf abwarten, bis ein Eigentümer die Online-Teilnahme verlangt.

Der Bundesgerichtshof hat dies mit Urteil vom 20. September 2024 entschieden (Az. V ZR 123/23). Danach muss der Verwalter auch die technischen Details nicht schon mit der Einladung mitteilen und ist nicht verpflichtet, die Online-Teilnahme von sich aus anzubieten.

Für die Praxis ist es trotzdem sinnvoll, Zugangsdaten und eine kurze Anleitung früh mitzuschicken. Das verhindert Rückfragen und Streit darüber, ob ein Eigentümer die Möglichkeit kannte. Bei einer rein virtuellen Versammlung ist der Zugang ohnehin der einzige Weg zur Teilnahme.

Dieses Urteil betrifft den Fall der hybriden Versammlung. Für virtuelle Versammlungen gilt zusätzlich die Vergleichbarkeit mit der Präsenz.

Wie läuft die Beschlussfassung online ab? Legitimation, Abstimmung, Protokoll

Auch online gelten die normalen Regeln der Beschlussfassung: Es entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Der Verwalter muss nur zusätzlich sicherstellen, dass Teilnehmer und Stimmen nachvollziehbar erfasst sind.

Jeder Wohnungseigentümer hat eine Stimme, sofern die Gemeinschaftsordnung nichts anderes regelt (§ 25 Abs. 2 WEG). Vollmachten bedürfen der Textform (§ 25 Abs. 3 WEG). Das gilt für Online-Teilnehmer genauso wie für Anwesende. Ja-Stimmen, Nein-Stimmen und Enthaltungen werden getrennt festgehalten.

Die Niederschrift hält die gefassten Beschlüsse fest und wird unterschrieben (§ 24 Abs. 6 WEG). Bei Online-Versammlungen gehört dazu auch der Hinweis auf technische Störungen.

Technik für die Eigentümerversammlung online: Was die Plattform leisten sollte

Die Technik muss den Teilnehmern die Ausübung ihrer Rechte ermöglichen. Entscheidend sind eine sichere Identifikation, stabile Bild- und Tonverbindung und eine nachvollziehbare Stimmabgabe.

Eine bestimmte Software schreibt das Gesetz nicht vor. Die Plattform sollte aber folgende Punkte abdecken:

• Zugang nur für Berechtigte, zum Beispiel über persönliche Einladungslinks,
• Rede- und Wortmeldefunktion für Online-Teilnehmer,
• Abstimmung, bei der Ja, Nein und Enthaltung getrennt erfasst werden,
• eine Protokollfunktion, die Beginn, Ende und Störungen festhält,
• ein Weg für Eigentümer, die technisch nicht zugeschaltet werden können, zum Beispiel per Vollmacht.

Fällt die Verbindung eines einzelnen Eigentümers aus Gründen aus, die in seiner Sphäre liegen, etwa wegen seiner Internetverbindung, führt das nach verbreiteter Auffassung nicht ohne Weiteres zur Anfechtbarkeit. Fällt dagegen die Plattform für alle oder viele Teilnehmer aus, kommt es auf den Einzelfall an. Planen Sie deshalb einen Notfallweg ein, etwa die Unterbrechung der Versammlung.

Datenschutz und Nichtöffentlichkeit bei Online-Versammlungen

Die Eigentümerversammlung ist nicht öffentlich. Das gilt auch online: Nur Berechtigte dürfen zuhören und teilnehmen, und eine Aufzeichnung ist ohne Zustimmung der Betroffenen in der Regel nicht zulässig.

Berechtigt sind Eigentümer, ihre Bevollmächtigten, der Verwalter und weitere Personen, die die Versammlung zulässt. Bei Online-Zugängen sollten Teilnehmer deshalb persönliche Zugangsdaten erhalten und diese nicht weitergeben.

Der Verwalter verarbeitet dabei personenbezogene Daten, etwa Namen, Stimmverhalten und Verbindungsdaten. Dafür sind die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung zu beachten. Eine Plattform mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Zugangsschutz und kurzer Datenspeicherung gehört dazu. Wie der Datenschutz bei Rückständen konkret aussieht, erklärt der Beitrag Hausgeldrückstände in der WEG und Datenschutz.

Vorlagen zur Einwilligung in die Datenverarbeitung ersetzen keine Prüfung des Einzelfalls. Der Datenschutzbeauftragte der Verwaltung kann helfen.

Anfechtungsrisiken: Wo Beschlüsse online angreifbar werden

Beschlüsse aus Online-Versammlungen sind wirksam, bis sie ein Gericht rechtskräftig für ungültig erklärt. Eine Anfechtungsklage muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb von zwei Monaten begründet werden (§ 23 Abs. 4, § 45 WEG).

Typische Angriffspunkte sind Fehler bei der Einladung, ein unklarer oder falsch gefasster Beschluss über das Format und Störungen, die Eigentümer an der Rechteausübung hindern. Auch eine zu knappe Frist oder ein fehlender Tagesordnungspunkt kann angreifbar machen.

Nichtig ist ein Beschluss nur, wenn er gegen eine Vorschrift verstößt, auf deren Einhaltung nicht wirksam verzichtet werden kann (§ 23 Abs. 4 Satz 1 WEG). Bloße Verfahrensfehler führen in der Regel zur Anfechtbarkeit.

Wie LIKKA als WEG-Hausverwaltung Online-Versammlungen begleitet

LIKKA übernimmt die WEG-Verwaltung für Eigentümergemeinschaften in Oberbayern und Schwaben und bereitet die Eigentümerversammlung vor. Wir besprechen mit dem Beirat, ob Präsenz, hybrid oder virtuell zur Gemeinschaft passt, und nehmen den Beschluss über das Format in die Tagesordnung auf.

Unsere zertifizierten Verwalter sind persönliche Ansprechpartner für Eigentümer und Beirat und arbeiten mit Kundenportal und digitaler Belegprüfung. Für die WEG-Verwaltung berechnet LIKKA je nach Objektgröße rund 30 bis 70 € netto je Einheit und Monat. Mehr zur WEG-Verwaltung und zur Eigentümerversammlung finden Sie auf unseren Leistungsseiten. Wer die Verwaltung wechseln möchte, findet den Ablauf unter Verwaltung wechseln. Das Wohnungseigentumsrecht verlangt dabei sorgfältige Beschlüsse, damit die Gemeinschaft rechtssicher entscheidet.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlage: § 23 Abs. 1, 1a, 2 und 4 WEG; § 24 Abs. 4 WEG; § 25 Abs. 1 WEG; § 45 WEG; § 48 Abs. 6 WEG; BGH V ZR 123/23

Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.