Die digitale Eigentümerversammlung ist in vielen Eigentümergemeinschaften angekommen, doch die Durchführung unterscheidet sich von der Präsenzveranstaltung in vielen Details. Dieser Leitfaden richtet sich an Hausverwaltung, Verwaltungsbeiräte und Eigentümer, die eine hybride oder rein virtuelle Eigentümerversammlung praktisch durchführen wollen. Er gibt einen Überblick über den Ablauf in acht Schritten, von der Plattform über Einladung, Testlauf und Abstimmungen bis zum Protokoll.
Das Wichtigste in Kürze
- Vor der digitalen Eigentümerversammlung steht der Beschluss über das Format: einfache Mehrheit für hybrid, mindestens drei Viertel der abgegebenen Stimmen für virtuell (§ 23 Abs. 1 Satz 2, Abs. 1a WEG).
- Die Einladung erfolgt in Textform, eine E-Mail genügt; die Frist soll mindestens drei Wochen betragen (§ 24 Abs. 4 WEG). Persönliche Zugangsdaten und ein Testlauf senken das Risiko von Pannen.
- In der Online-Versammlung gelten für Eigentümer dieselben Regeln wie vor Ort: Identität und Vollmachten prüfen, jede Stimme nur einmal zählen, Ergebnis verkünden.
- Fällt die Software für viele aus, Versammlung unterbrechen und Störungen protokollieren; eine Aufzeichnung ist ohne Einwilligung aller nicht zulässig.
Digitale Eigentümerversammlung vorbereiten: Präsenz, hybrid oder virtuell nach § 23 Abs. 1a WEG
Bevor es um die Durchführung geht, muss das Format feststehen. Die Regeln des WEG-Gesetzes kennen drei Formen: Präsenzversammlung, hybride und virtuelle Eigentümerversammlung. Grundlage ist § 23 WEG. Die Präsenzversammlung braucht keinen besonderen Beschluss. Für die hybride Eigentümerversammlung, bei der ein Teil im Raum sitzt und ein Teil online zugeschaltet ist, genügt ein Mehrheitsbeschluss nach § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG. Diese Möglichkeit besteht seit der WEG-Reform 2020.
Die rein virtuelle Eigentümerversammlung ohne Versammlungsraum ist seit dem 17. Oktober 2024 erlaubt. Die Eigentümer müssen sie nach § 23 Abs. 1a WEG mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen beschließen, und der Beschluss gilt längstens drei Jahre ab Beschlussfassung. Wird er vor dem 1. Januar 2028 gefasst, ist bis einschließlich 2028 mindestens einmal im Jahr eine Präsenzversammlung durchzuführen, sofern die Eigentümer nicht einstimmig verzichten. Ein Verstoß macht die in einer virtuellen Versammlung gefassten Beschlüsse aber weder nichtig noch anfechtbar (§ 48 Abs. 6 Satz 2 WEG).
Mehrheit, Übergangsregel und Anfechtungsrisiken erklärt der Beitrag Virtuelle und hybride Eigentümerversammlung: Was das WEG erlaubt. Für den Ablauf zählt vor allem: Der Grundlagenbeschluss legt fest, welche Rechte Online-Teilnehmer haben. Jede Wohnungseigentümergemeinschaft sollte ihn vor der Planung noch einmal lesen. Bei großen Entscheidungen wie Sanierungen wünschen sich in der Praxis viele Eigentümer das Gespräch vor Ort; dann passt oft die hybride Form.
Wortlaut nach Gesetze im Internet, Bundesministerium der Justiz(1) Die Wohnungseigentümer können beschließen, dass Wohnungseigentümer an der Versammlung auch ohne Anwesenheit an deren Ort teilnehmen und sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation ausüben können.
(1a) Die Wohnungseigentümer können mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen beschließen, dass die Versammlung innerhalb eines Zeitraums von längstens drei Jahren ab Beschlussfassung ohne physische Präsenz der Wohnungseigentümer und des Verwalters an einem Versammlungsort stattfindet oder stattfinden kann (virtuelle Wohnungseigentümerversammlung). Die virtuelle Wohnungseigentümerversammlung muss hinsichtlich der Teilnahme und Rechteausübung mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein.
Schritt 1: Software und Teilnehmerrechte festlegen
Eine bestimmte Software schreibt das Gesetz für die digitale Eigentümerversammlung nicht vor. Die Software muss aber leisten, was der Beschluss verspricht. Bei virtuellen Eigentümerversammlungen verlangt § 23 Abs. 1a Satz 2 WEG, dass Teilnahme und Rechteausübung mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sind.
Anforderungen an die Software: stabile Verbindung mit Ton und Video in beide Richtungen, Zugang nur mit persönlichen Zugangsdaten, eine Wortmeldefunktion, Abstimmungen mit getrennter Erfassung von Ja, Nein und Enthaltung sowie ein Export der Teilnehmer- und Abstimmungsdaten für das Protokoll. In der Praxis bewährt sich ein Zugang über den Browser, ohne Installation einer App. So können auch Eigentümer teilnehmen, die keine App installieren möchten.
Teilnehmerrechte: Bei der hybriden Versammlung kann der Beschluss die Online-Teilnahme auf sämtliche oder einzelne Rechte beschränken, etwa nur zuhören und abstimmen. Dürfen Online-Teilnehmer auch reden und Anträge stellen, muss die Software das ermöglichen. Bei der virtuellen Eigentümerversammlung müssen Teilnahme und Rechteausübung mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein; Online-Teilnehmer brauchen also volle Rechte, weil es keine andere Möglichkeit der Teilnahme gibt.
Laut VDIV-Branchenbarometer 2023 beurteilen 72,3 Prozent der Verwaltungen die hybride Versammlungsform als zu aufwendig in der technischen und praktischen Umsetzung. Weitere Zahlen stehen im Beitrag Eigentümerversammlung online: Beteiligung in Zahlen. Gute Software und klare Prozesse senken diesen Aufwand für Verwaltung und Gemeinschaft; feste Prozesse für Einladung, Anmeldung und Abstimmungen sind dabei wichtiger als jede Zusatzfunktion.
| Schritt | Was zu tun ist |
|---|---|
| Plattform | Anforderungen und Rechte festlegen |
| Einladung | Textform, drei Wochen, Zugangsdaten |
| Testlauf | Ton, Bild, Probeabstimmung |
| Start | Identität, Vollmachten, Teilnehmerliste |
| Moderation | Rednerliste, stumm schalten |
| Abstimmung | Jede Stimme einmal, Ergebnis verkünden |
| Pannenplan | Unterbrechen, protokollieren |
| Protokoll | Unterschriften, Beschlusssammlung |
Schritt 2: Einladung per E-Mail mit Zugangsdaten
Die Einberufung erfolgt in Textform (§ 24 Abs. 4 Satz 1 WEG). Eine Einladung per E-Mail genügt also. Die Frist soll mindestens drei Wochen betragen, sofern kein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt. Jeder Beschlussgegenstand muss in der Tagesordnung bezeichnet sein (§ 23 Abs. 2 WEG).
Bei hybriden Eigentümerversammlungen muss der Verwalter nach dem Bundesgerichtshof nicht schon in der Ladung auf die Möglichkeit der Online-Teilnahme hinweisen und keine Einwahldaten mitteilen. Der Eigentümer muss sein Recht aktiv geltend machen; dann erhält er die technischen Details (BGH, Urteil vom 20.09.2024, V ZR 123/23, Rn. 22, 24).
In der Praxis ist es trotzdem besser, die Zugangsdaten mit der Einladung per E-Mail zu versenden. Bei der virtuellen Eigentümerversammlung ist der Zugang ohnehin die einzige Möglichkeit der Teilnahme. In die Einladung gehören deshalb:
- Datum, Uhrzeit, Format und bei hybriden Versammlungen der Ort,
- persönliche Zugangsdaten je Eigentümer, nicht ein gemeinsamer Link,
- der Hinweis, dass die Versammlung nicht öffentlich ist und Zugangsdaten nicht weitergegeben werden,
- ein Termin für den Testlauf und ein Kontakt für technische Fragen,
- das Vollmachtsformular für Eigentümer, die sich vertreten lassen.
Wortlaut nach Gesetze im Internet, Bundesministerium der JustizDie Einberufung erfolgt in Textform. Die Frist der Einberufung soll, sofern nicht ein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt, mindestens drei Wochen betragen.
Schritt 3: Testlauf vor der virtuellen Eigentümerversammlung
Ein Testlauf einige Tage vor der Versammlung gehört in der Praxis zu den wirksamsten Maßnahmen. Eigentümer prüfen Anmeldung über Browser oder App, Kamera, Mikrofon und eine Probeabstimmung, und der Ablauf am Versammlungstag wird ruhiger. Die Hausverwaltung sieht, wer in der Eigentümergemeinschaft Hilfe braucht, und kann gezielt nachfassen.
Für die Durchführung lohnt auch eine Probe der internen Prozesse: Wer moderiert, wer betreut die Technik, wer führt das Protokoll? Bei hybriden Eigentümerversammlungen gehört der Raum dazu, denn Präsenzteilnehmer müssen die Online-Teilnehmer hören und sehen können und umgekehrt.
Tipp: Testlauf mit Probeabstimmung Lassen Sie im Testlauf über eine harmlose Frage abstimmen. So sehen Eigentümer, wie die Stimmabgabe funktioniert, und am Versammlungstag gibt es weniger Rückfragen.
Schritt 4: Anmeldung, Identität und Online-Teilnehmer erfassen
Öffnen Sie den virtuellen Raum in der Praxis etwa eine halbe Stunde vor Beginn. Jeder Eigentümer meldet sich mit seinen persönlichen Zugangsdaten an; der Verwalter gleicht die Anmeldung mit der Eigentümerliste ab. Bestehen Zweifel an der Identität, hilft eine kurze Kontrolle per Video.
Vollmachten bedürfen der Textform (§ 25 Abs. 3 WEG). Der Versammlungsleiter prüft sie vor der ersten Beschlussfassung, für alle Eigentümer gleich. Wer keine Möglichkeit zur Online-Teilnahme hat, kann sich vertreten lassen. Wie eine Vollmacht aussehen muss, erklärt der Beitrag „Vollmacht für die Eigentümerversammlung“.
Zu Beginn stellt der Versammlungsleiter fest, dass form- und fristgerecht eingeladen wurde, in welcher Form die Versammlung stattfindet und wer vor Ort, online oder vertreten teilnimmt. Diese Feststellungen gehören ins Protokoll. Eine Prüfung der Beschlussfähigkeit entfällt: Seit der WEG-Reform 2020 enthält das Gesetz in § 25 WEG kein Quorum mehr.
Schritt 5: Moderation der Online-Versammlung
Den Vorsitz führt der Verwalter, sofern die Versammlung nichts anderes beschließt (§ 24 Abs. 5 WEG). Digitale Eigentümerversammlungen brauchen klare Regeln, die er zu Beginn ansagt: Mikrofone der Eigentümer bleiben stumm geschaltet, Wortmeldungen kommen über die Handfunktion, und der Vorsitzende erteilt das Wort.
Bei hybriden Eigentümerversammlungen führt der Vorsitzende eine gemeinsame Rednerliste für Präsenz und online, damit keine Gruppe bei Entscheidungen übergangen wird. In der Praxis hilft eine zweite Person der Verwaltung, die Chat und Technik betreut. Wegen der Latenz lohnt nach jeder Frage eine kurze Pause.
Der Vorsitzende darf einzelne Eigentümer bei Störungen stumm schalten. Ein dauerhafter Ausschluss greift in das Recht auf Teilnahme ein und ist nach herrschender Meinung nur bei erheblichen Störungen zulässig, wie in der Präsenzversammlung auch.
Schritt 6: Abstimmen online, jede Stimme nur einmal
Bei allen Abstimmungen entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG); das Gesetz unterscheidet nicht zwischen online und vor Ort. Der Vorsitzende sagt vor jeder Abstimmung an, wie die Eigentümer abstimmen, wie lange das Fenster geöffnet ist und wie Stimmen aus Präsenz und Online-Abstimmung zusammengeführt werden.
Wichtig ist, dass jede Stimme nur einmal zählt. Typische Fehler sind ein Eigentümer, der im Raum sitzt und zugleich eingeloggt ist, oder ein Vertreter, dessen Vollmachtgeber selbst online abstimmt. Gehört eine Wohnung mehreren Personen, können sie das Stimmrecht nur einheitlich ausüben (§ 25 Abs. 2 Satz 2 WEG); die Software sollte dafür einen gemeinsamen Stimmzugang je Einheit vorsehen.
Danach stellt der Vorsitzende der Versammlung das Ergebnis fest und verkündet es: Ja-Stimmen, Nein-Stimmen, Enthaltungen und ob der Beschluss angenommen ist. Diese Verkündung hat nach dem BGH grundsätzlich konstitutive Bedeutung; im Regelfall kommt der Beschluss erst mit ihr wirksam zustande (BGH, Beschluss vom 23.08.2001, V ZB 10/01).
Schritt 7: Pannenplan, wenn die virtuelle Versammlung stockt
Technische Störungen lassen sich bei der Durchführung nicht ausschließen. Entscheidend ist, wessen Sphäre sie betreffen. Fällt nur die Verbindung eines einzelnen Eigentümers aus, etwa wegen seines Internetanschlusses, führt das nach herrschender Meinung nicht ohne Weiteres zur Anfechtbarkeit der Beschlüsse.
Fällt dagegen die Software für alle oder viele Eigentümer aus, können die Betroffenen ihre Rechte nicht ausüben. Ob Beschlüsse dann anfechtbar sind, hängt vom Einzelfall ab; eine veröffentlichte Gerichtsentscheidung dazu ist nicht bekannt. Laufen Abstimmungen trotz der Störung weiter, steigt nach herrschender Meinung das Anfechtungsrisiko, vor allem wenn sich die Störung auf das Ergebnis auswirken kann.
Pannenplan aus der Praxis: Störung ansagen und Uhrzeit notieren, die Versammlung unterbrechen, eine feste Wartezeit nennen, per Telefon-Einwahl oder E-Mail informieren und erst weitermachen, wenn die Eigentümer wieder zugeschaltet sind. Lässt sich die Verbindung nicht wiederherstellen, werden offene Punkte der Tagesordnung vertagt.
| Einzelner Eigentümer | Plattform für viele |
|---|---|
| Störung in seiner Sphäre; nach herrschender Meinung nicht ohne Weiteres ein Anfechtungsgrund. Erneut anmelden lassen, im Protokoll vermerken. | Rechteausübung unmöglich; Abstimmung je nach Einzelfall angreifbar. Versammlung unterbrechen, notfalls vertagen. |
Aufzeichnung und Datenschutz bei der Online-Eigentümerversammlung
Auch Online-Eigentümerversammlungen sind nach herrschender Meinung keine öffentlichen Versammlungen. In der Praxis weist die Verwaltung in der Einladung darauf hin, dass Online-Teilnehmer nicht aus öffentlichen Orten wie Zug oder Café teilnehmen und keine unbefugten Dritten mithören.
Eine Aufzeichnung der Versammlung ist ohne Einwilligung aller Beteiligten in der Regel nicht zulässig. Wer das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen unbefugt auf einen Tonträger aufnimmt, macht sich strafbar (§ 201 Abs. 1 StGB). In der Praxis ersetzt das Protokoll die Aufnahme.
Die WEG-Verwaltung verarbeitet Namen, Stimmverhalten und Verbindungsdaten. Dafür gelten die Vorgaben der DSGVO: Software mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, Zugangsschutz, kurze Speicherfristen und Server möglichst in der EU.
Schritt 8: Protokoll und Beschlusssammlung
Über die gefassten Beschlüsse ist nach dem Gesetz unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen. Sie ist vom Vorsitzenden, einem Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, von dessen Vorsitzendem oder seinem Vertreter zu unterschreiben (§ 24 Abs. 6 WEG). Bei der virtuellen Versammlung sitzt niemand am selben Ort; die Verwaltung plant deshalb in der Praxis vorab, wie sie die Unterschriften einholt.
Für digitale Eigentümerversammlungen gehören zusätzlich ins Protokoll: das Format, die Zahl der Teilnehmer in Präsenz und online, die Art der Abstimmungen und alle Störungen mit Uhrzeit. Diese Protokollierung hilft, wenn später ein Beschluss angegriffen wird. Mehr im Beitrag „Protokoll der Eigentümerversammlung“.
Die verkündeten Beschlüsse trägt der Verwalter unverzüglich in die Beschlusssammlung ein, mit Ort und Datum der Versammlung (§ 24 Abs. 7 und 8 WEG). Bei einer virtuellen Eigentümerversammlung wird in der Praxis statt eines Ortes „virtuelle Versammlung“ vermerkt.
Wortlaut nach Gesetze im Internet, Bundesministerium der JustizÜber die in der Versammlung gefassten Beschlüsse ist unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen. Die Niederschrift ist von dem Vorsitzenden und einem Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, auch von dessen Vorsitzenden oder seinem Vertreter zu unterschreiben.
Checkliste: Digitale Eigentümerversammlung Schritt für Schritt
Die Liste fasst Ablauf und Prozesse zusammen und deckt die häufigsten Fehler ab.
- Beschluss über das Format geprüft: Laufzeit, Rechte der Online-Teilnehmer.
- Software mit Video, Wortmeldung, Abstimmungen, Export und Auftragsverarbeitungsvertrag.
- Einladung in Textform mit drei Wochen Frist, Tagesordnung und persönlichen Zugangsdaten.
- Testlauf angeboten, Technikbetreuung benannt.
- Anmeldung, Identität, Vollmachten und Teilnehmerliste vor der ersten Abstimmung.
- Regeln der Moderation angesagt, gemeinsame Rednerliste.
- Verfahren erklärt, Doppelstimmen ausgeschlossen, Ergebnis verkündet.
- Pannenplan bereit, Störungen mit Uhrzeit notiert.
- Keine Aufzeichnung ohne Einwilligung aller.
- Protokoll unterschrieben, Beschlusssammlung aktualisiert.
Wie LIKKA digitale Eigentümerversammlungen begleitet
LIKKA übernimmt als Hausverwaltung die WEG-Verwaltung für Eigentümergemeinschaften in Oberbayern und Schwaben, mit Büros in München, Fürstenfeldbruck und Landsberg. Wir besprechen mit dem Beirat, ob Präsenz, hybrid oder virtuell zur Gemeinschaft passt, und nehmen den Grundlagenbeschluss in die Tagesordnung auf.
Unsere zertifizierten Verwalter sind persönliche Ansprechpartner für Eigentümer und Beirat und übernehmen Vorbereitung, Leitung und Protokoll der Eigentümerversammlung. Auf Wunsch der Gemeinschaft bieten wir hybride Versammlungen an, bei denen Eigentümer online teilnehmen und abstimmen können. Mehr zur WEG-Verwaltung für Ihre Gemeinschaft.
Häufige Fragen
Ist eine virtuelle Eigentümerversammlung erlaubt?
Ja, seit dem 17. Oktober 2024. Die Eigentümer müssen sie mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen beschließen; der Beschluss gilt längstens drei Jahre. Sie muss bei Teilnahme und Rechteausübung mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein.
Rechtsgrundlage: § 23 Abs. 1a WEG
Ist eine Einladung zur Eigentümerversammlung per E-Mail zulässig?
Ja. Die Einberufung erfolgt in Textform, und eine E-Mail erfüllt die Textform. Die Frist soll mindestens drei Wochen betragen, sofern kein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt.
Rechtsgrundlage: § 24 Abs. 4 WEG; § 126b BGB
Ist es möglich, an einer Eigentümerversammlung online teilzunehmen?
Ja, wenn die Gemeinschaft die Online-Teilnahme beschlossen hat; für die hybride Form genügt die einfache Mehrheit. Bei der hybriden Versammlung muss der Eigentümer sein Recht aktiv geltend machen; der Verwalter muss nicht von sich aus Einwahldaten schicken (BGH, V ZR 123/23).
Rechtsgrundlage: § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG
Darf eine Online-Versammlung aufgezeichnet werden?
Nur mit Einwilligung aller Beteiligten. Die unbefugte Tonaufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ist strafbar. In der Praxis wird ein Protokoll geführt.
Rechtsgrundlage: § 201 StGB; DSGVO
Was passiert, wenn meine Verbindung während der Abstimmung abbricht?
Liegt die Störung in Ihrer Sphäre, etwa beim eigenen Internetanschluss, macht das die Beschlüsse nach herrschender Meinung nicht ohne Weiteres anfechtbar. Fällt die Software für viele aus, sollte die Versammlung unterbrochen werden; ob Beschlüsse dann anfechtbar sind, hängt vom Einzelfall ab.
Rechtsgrundlage: §§ 23, 44, 45 WEG
Rechtsgrundlage: §§ 23, 24, 25, 44, 45, 48 WEG; § 126b BGB; § 201 StGB; Art. 28 DSGVO; BGH, Beschluss vom 23.08.2001 – V ZB 10/01; BGH, Urteil vom 20.09.2024 – V ZR 123/23
Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.
