Vollmacht für die Eigentümerversammlung: Form, Vertreter, Muster

Urlaub, Krankheit, ein Termin im Ausland: Nicht jeder Wohnungseigentümer kann an jeder Eigentümerversammlung persönlich teilnehmen. Damit seine Stimme trotzdem zählt, kann er einer anderen Person eine Vollmacht erteilen. Das Wohnungseigentumsgesetz regelt dazu nur einen Satz: Vollmachten bedürfen zu ihrer Gültigkeit der Textform (§ 25 Abs. 3 WEG). In der Praxis stellen sich aber viele Fragen. Wer darf mich vertreten, reicht eine E-Mail, darf die Gemeinschaftsordnung den Kreis der Vertreter beschränken, und was gilt, wenn der Verwalter die Vollmacht bekommt? Dieser Ratgeber erklärt die Rechtslage nach der WEG-Reform mit den maßgeblichen Urteilen des Bundesgerichtshofs und zeigt, was in eine Muster-Vollmacht gehört.

Vollmacht Eigentümerversammlung: Stimmrecht und Vertretung in der WEG-Versammlung

In der Versammlung der Wohnungseigentümer entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Jeder Wohnungseigentümer hat nach dem Gesetz eine Stimme; gehört eine Wohnung mehreren Personen, etwa Ehegatten, können sie ihr Stimmrecht nur einheitlich ausüben (§ 25 Abs. 2 WEG). Die Gemeinschaftsordnung kann ein anderes Stimmrecht vorsehen, etwa nach Miteigentumsanteilen.

Das Stimmrecht muss der Eigentümer nicht selbst ausüben. Grundsätzlich kann sich ein Wohnungseigentümer durch eine beliebige andere Person in der Eigentümerversammlung vertreten lassen, das hat der Bundesgerichtshof mehrfach bestätigt (BGH, Urteil vom 28. Juni 2019, Az. V ZR 250/18). Bevollmächtigte können also Familienangehörige, Mieter, andere Eigentümer, der Verwalter oder ein Rechtsanwalt sein. Die Vollmacht berechtigt zur Teilnahme an der Eigentümerversammlung, zu Wortmeldungen und zur Stimmabgabe im Namen des Vollmachtgebers. Ein Nichteigentümer ohne Vollmacht hat dagegen kein eigenes Teilnahmerecht, denn die Versammlung ist nach herrschender Meinung nicht öffentlich. Die Vertretung in der Eigentümerversammlung ist damit ein Recht jedes Eigentümers und keine Gefälligkeit der Verwaltung.

Ob Eigentümer selbst im Haus wohnen oder ihr Wohneigentum vermieten: In der Wohnungseigentümerversammlung ist die Vollmachtserteilung Alltag. Die Entscheidungen der Wohnungseigentümergemeinschaft betreffen oft viel Geld, etwa bei Sanierungsmaßnahmen am Gemeinschaftseigentum. Wer seine Interessen und Anliegen gewahrt sehen will, sollte die Stimmrechtsvollmacht, oft auch Stimmvollmacht genannt, deshalb nicht dem Zufall überlassen. Für die Ausübung des Stimmrechts durch einen Vertreter gelten die Regelungen des Gesetzes, der Gemeinschaftsordnung und der Teilungserklärung.

Reicht eine E-Mail? Form der Vollmacht nach § 25 Abs. 3 WEG

Seit der WEG-Reform zum 1. Dezember 2020 schreibt das Gesetz die Textform vor. Textform bedeutet nach § 126b BGB eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger. Eine eigenhändige Unterschrift ist nicht nötig. Eine E-Mail, ein PDF, ein Fax, eine Nachricht über ein Eigentümerportal oder ein unterschriebenes Formular genügen deshalb, solange daraus hervorgeht, wer die Vollmacht erteilt. Eine nur mündlich oder telefonisch erteilte Vollmacht reicht dagegen nicht aus. Auch ein Foto oder Scan des unterschriebenen Dokuments per E-Mail oder Nachricht erfüllt die Textform.

Der Versammlungsleiter, meist der Verwalter, prüft die Vollmachten zu Beginn der Eigentümerversammlung und vermerkt sie im Protokoll. Er darf den Nachweis verlangen. Legt der Vertreter keine Vollmacht in Textform vor, kann der Versammlungsleiter ihn nach herrschender Meinung entsprechend § 174 BGB zurückweisen. Am sichersten ist es deshalb, die Vollmacht vorab per E-Mail an die Verwaltung zu schicken und dem Bevollmächtigten zusätzlich eine Kopie mitzugeben. Für die Erteilung der Vollmacht gibt es keine Frist, sie muss aber vor der Stimmabgabe vorliegen. Über die Zulassung eines Vertreters entscheidet in der Eigentümerversammlung zunächst der Versammlungsleiter; eine fehlerhafte Zurückweisung kann einen Beschluss anfechtbar machen.

Vertreterklausel: Wen die Gemeinschaftsordnung zur Vertretung zulässt

Viele ältere Gemeinschaftsordnungen und Teilungserklärungen enthalten eine Vertreterklausel. Typisch ist die Regel, dass sich ein Wohnungseigentümer nur durch seinen Ehegatten, einen anderen Wohnungseigentümer oder den Verwalter vertreten lassen kann. Solche Klauseln sind als Vereinbarung nach § 10 Abs. 1 Satz 2 WEG grundsätzlich wirksam; sie sollen die Eigentümerversammlung von gemeinschaftsfremden Einflüssen freihalten (BGH, V ZR 250/18).

Der Bundesgerichtshof legt sie aber nicht zu eng aus, weil das Stimmrecht ein zentrales Mitgliedschaftsrecht ist. Eine Klausel, die nur Ehegatten, Miteigentümer und Verwalter nennt, gilt regelmäßig auch für juristische Personen; diese dürfen sich durch eigene Mitarbeiter und sogar durch Mitarbeiter einer Konzerngesellschaft vertreten lassen, die ihre Wohnungen verwaltet (BGH, V ZR 250/18). Ob eingetragene Lebenspartner oder Lebensgefährten einem Ehegatten gleichstehen, hängt von der Auslegung im Einzelfall ab. Wer unsicher ist, wählt als Vertreter einen anderen Eigentümer oder den Verwalter. Wie Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung zusammenwirken, erklärt unser Wissensbeitrag zur Eigentümerversammlung.

Verlangt eine ältere Gemeinschaftsordnung ausdrücklich eine schriftliche Vollmacht, ist umstritten, ob diese strengere Form neben § 25 Abs. 3 WEG weiter gilt. Im Zweifel sollte der Vertreter die unterschriebene Vollmacht im Original dabeihaben. Ohne eine solche Vereinbarung gilt die gesetzliche Rechtslage, und jede Person kann Vertreter sein. Ob die Gemeinschaftsordnung eine Vereinbarung zur Vertretung enthält, steht meist im Abschnitt über die Eigentümerversammlung; die Verwaltung gibt dazu Informationen.

Muster-Vollmacht: Inhalt einer Stimmrechtsvollmacht und Vorlage

Eine gute Vollmacht ist kurz, aber eindeutig. Sie nennt den Vollmachtgeber mit Namen und Wohnungsnummer, den Bevollmächtigten mit Namen, die Gemeinschaft und das Datum der Eigentümerversammlung. Sie legt fest, ob die Vollmacht für alle Tagesordnungspunkte oder nur für einzelne gilt, und ob der Bevollmächtigte Untervollmacht erteilen darf. Ohne ausdrückliche Erlaubnis sollte man davon ausgehen, dass eine Untervollmacht nicht zulässig ist.

Wichtig sind Weisungen. Wer zu bestimmten Tagesordnungspunkten eine klare Meinung hat, etwa zu Sanierungsmaßnahmen, zur Jahresabrechnung oder zur Wahl des Verwalters, schreibt in die Vollmacht, wie abgestimmt werden soll. Eine Vollmacht ohne Weisung ist zulässig; der Bevollmächtigte entscheidet dann nach eigenem Ermessen im Interesse des Vollmachtgebers. Weisungen wirken im Innenverhältnis; stimmt der Vertreter anders ab, ist die Stimme in der Regel trotzdem wirksam, der Bevollmächtigte kann aber haften. Viele Verwaltungen versenden mit der Einladung eine Vorlage, die diese Angaben bereits abfragt. Für die Erteilung genügt ein einfaches Dokument, ein Notar ist nicht nötig. Zu jedem Thema der Tagesordnung, bei dem die Abstimmung besonders wichtig ist, sollte die Vollmacht für die Eigentümerversammlung eine Weisung enthalten.

Vollmacht an den Verwalter und die Corona-Vertreterversammlung

Häufig bevollmächtigen Eigentümer den Verwalter. Das ist zulässig und praktisch, weil der Verwalter ohnehin anwesend ist. Die Vollmacht ändert nichts an seinen Pflichten: Er muss die Weisungen bei der Stimmabgabe beachten. Bei Beschlüssen, die den Verwalter selbst betreffen, etwa über seine Entlastung, seine Wiederwahl oder den Verwaltervertrag, sollten Eigentümer aber eine ausdrückliche Weisung erteilen oder einen anderen Vertreter wählen, um jeden Anschein eines Interessenkonflikts zu vermeiden. Welche Vollmachten mit welchen Weisungen vorlagen, sollte im Protokoll festgehalten werden.

Während der Corona-Pandemie haben einige Verwaltungen Eigentümerversammlungen abgehalten, an denen die Eigentümer nur über eine Vollmacht an den Verwalter teilnehmen konnten. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass so gefasste Beschlüsse nicht nichtig sind; ob sie anfechtbar waren, hat er offengelassen (BGH, Urteil vom 8. März 2024, Az. V ZR 80/23). Heute gibt es bessere Wege: Die Gemeinschaft kann die Online-Teilnahme beschließen oder mit drei Vierteln der abgegebenen Stimmen eine rein virtuelle Versammlung zulassen (§ 23 Abs. 1 Satz 2 und Abs. 1a WEG). Mehr dazu im Beitrag Präsenz, hybrid oder online.

Mehrere Vollmachten und mehrere Bevollmächtigte in der Versammlung

Ein Eigentümer kann mehrere Personen bevollmächtigen. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass sich ein Wohnungseigentümer bei der Ausübung seines Stimmrechts durch mehrere Bevollmächtigte vertreten lassen kann; sind sie gleichzeitig in der Eigentümerversammlung anwesend, können sie nur einheitlich abstimmen (BGH, Urteil vom 30. März 2012, Az. V ZR 178/11). Mehr Stimmgewicht entsteht dadurch nicht.

Umgekehrt darf ein Bevollmächtigter grundsätzlich mehrere Eigentümer vertreten, sofern die Gemeinschaftsordnung nichts anderes bestimmt. Gerade bei Beschlüssen über Sanierungsmaßnahmen, eine außerordentliche Versammlung oder die Verwalterwahl können so wenige Personen viele Stimmen bündeln. Für die Beschlussfähigkeit kommt es seit der Reform nicht mehr auf die Zahl der Anwesenden an; jede ordnungsgemäß einberufene Versammlung ist beschlussfähig.

Widerruf, Dauervollmacht und persönliche Teilnahme

Eine Vollmacht ist jederzeit widerruflich, sofern sich aus dem zugrunde liegenden Rechtsverhältnis nichts anderes ergibt (§ 168 Satz 2 BGB). Der Widerruf ist an den Bevollmächtigten oder an die Verwaltung zu richten. Erscheint der Eigentümer doch selbst, übt er sein Stimmrecht persönlich aus; der Vertreter stimmt dann nicht mehr für ihn ab. Das gilt auch bei einer Online-Teilnahme, sofern die Gemeinschaft diese Möglichkeit beschlossen hat.

Eigentümer, die dauerhaft im Ausland leben oder mehrere Wohnungen als Kapitalanlage halten, können eine Dauervollmacht für alle künftigen Eigentümerversammlungen erteilen. Auch sie braucht die Textform und sollte regelmäßig überprüft werden. Eine sorgfältige Verwaltung hält erteilte Dauervollmachten mit Datum fest und fragt vor jeder Wohnungseigentümerversammlung nach, ob sie noch gelten; die Organisation der Eigentümerversammlung gehört zu den Kernaufgaben der Hausverwaltung.

Im Überblick: Für die Erteilung einer Vollmacht gelten im Rahmen des Wohnungseigentumsrechts wenige, aber klare Regelungen. Wer die Textform, eine mögliche Vereinbarung in der Gemeinschaftsordnung und die Einhaltung seiner Weisungen im Blick behält, vermeidet Streit unter den Beteiligten. Im Zweifel gibt die Verwaltung Auskunft, welche Vereinbarung in der eigenen Gemeinschaft gilt; bei schwierigen Fragen zur Rechtslage, etwa zu einer Beschlussanfechtung, hilft ein Rechtsanwalt.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlage: §§ 9b, 10 Abs. 1, 23 Abs. 1 und 1a, 25, 29 WEG; §§ 126b, 168, 174 BGB; BGH, Urteile vom 30.03.2012 – V ZR 178/11, 28.06.2019 – V ZR 250/18, 08.03.2024 – V ZR 80/23

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