Die Fassade ist beschlossen, das Gerüst steht, die Schlussrechnung fehlt noch, und mitten in dieser Situation wechselt die Hausverwaltung. Dieser Ratgeber richtet sich an Eigentümer, Verwaltungsbeiräte und Wohnungseigentümergemeinschaften, die vor einem Verwalterwechsel stehen oder ihn gerade hinter sich haben. Der Artikel verschafft einen Überblick über Inhalt und Struktur einer geordneten Übergabe: was mit offenen Beschlüssen und Aufträgen geschieht und wie der Start in fünf Schritten gelingt.
Das Wichtigste in Kürze
- Jeder Beschluss der Eigentümer und alle Verträge bleiben beim Wechsel bestehen; Vertragspartner ist die GdWE (§ 9a, § 9b WEG).
- Die Pflicht, jeden Beschluss durchzuführen, trifft die GdWE (BGH, V ZR 263/21); umsetzen muss sie die neue Verwaltung als Organ.
- Der alte Verwalter muss zur Übergabe alle Unterlagen wie Verträge, Angebote und Schriftverkehr herausgeben und Auskunft geben (§§ 666, 667, 675 BGB).
- Abnahmen, Gewährleistungsfristen, Prozesse, offene Rechnungen und die Jahresabrechnung gehören in eine Liste offener Vorgänge.
Verwalterwechsel: Beschlüsse und Verträge bleiben bestehen
Ein Wechsel der Verwaltung ändert nichts an den Beschlüssen der Eigentümerversammlung. Jeder Beschluss ist eine Entscheidung der Eigentümer, nicht des Verwalters, und bleibt gültig, solange er nicht durch rechtskräftiges Urteil für ungültig erklärt oder durch eine neue Beschlussfassung geändert wird (§ 23 Abs. 4 WEG).
Ob Handwerker, Hausmeister, Versicherer oder Versorger: Vertragspartner ist die Eigentümergemeinschaft, rechtlich die GdWE. Sie kann nach § 9a Abs. 1 des Wohnungseigentumsgesetzes Rechte erwerben und Verbindlichkeiten eingehen; der Verwalter handelt nur als ihr Vertreter (§ 9b Abs. 1 WEG).
Wechselt der Vertreter, laufen die Verträge der Gemeinschaft deshalb unverändert weiter. Anders ist es mit dem alten Verwalter: Beim Übergang, also mit dem Ende seiner Amtszeit, enden seine Befugnisse und seine Vertretungsmacht. In der Praxis werden Vollmachten bei der Bank und Zugänge zum Stichtag widerrufen und der neuen Hausverwaltung erteilt.
Wortlaut nach Gesetze im Internet, Bundesministerium der Justiz(1) Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer wird durch den Verwalter gerichtlich und außergerichtlich vertreten, beim Abschluss eines Grundstückskauf- oder Darlehensvertrags aber nur aufgrund eines Beschlusses der Wohnungseigentümer. Hat die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer keinen Verwalter, wird sie durch die Wohnungseigentümer gemeinschaftlich vertreten. Eine Beschränkung des Umfangs der Vertretungsmacht ist Dritten gegenüber unwirksam.
Durchführungspflicht: Die neue Verwaltung setzt offene Beschlüsse um
Seit der WEG Reform trifft die Pflicht zur Durchführung von Beschlüssen nicht mehr den Verwalter, sondern die GdWE. Das hat der Bundesgerichtshof am 16. Dezember 2022 entschieden (V ZR 263/21). Der Verwalter ist das Organ, das jeden Beschluss umsetzt; sein pflichtwidriges Verhalten wird der Eigentümergemeinschaft grundsätzlich zugerechnet.
Für den Wechsel heißt das: Beschlossene, aber nicht umgesetzte Maßnahmen gehen nicht verloren. Die Zuständigkeit für die Umsetzung geht mit dem Amt auf den neuen Verwalter über. Im Urteil vom 26. September 2025 (V ZR 206/24) stellt der BGH klar, dass der frühere Hausverwalter keine nach Ende der Amtszeit fortwirkende Organpflicht hat. Vertragliche Pflichten aus dem Verwaltervertrag, die schon während seiner Amtszeit entstanden sind, können aber fortbestehen.
Hat die Eigentümerversammlung eine Entscheidung auf den Verwalter delegiert, etwa die Frage, welches Angebot den Zuschlag erhält, ist das nach § 27 Abs. 2 WEG zulässig (BGH, Urteil vom 5. Juli 2024, V ZR 241/23). Ob die Ermächtigung auch für den neuen Verwalter gilt, ist höchstrichterlich nicht geklärt und hängt vom Wortlaut ab; in der Praxis lässt die neue Verwaltung sie im Zweifel bestätigen.
Auftragsvergabe: Aufgaben und Grenzen der Verwalterbefugnis
Nicht jeder offene Auftrag beruht auf einem Beschluss. Nach § 27 Abs. 1 WEG darf und muss der Verwalter Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung treffen, die untergeordnete Bedeutung haben und zu keiner erheblichen Verpflichtung führen oder die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind. Typisch sind kleine Reparaturen und Notfälle wie ein Rohrbruch.
Diese Grenzen kann die Eigentümergemeinschaft per Beschluss enger oder weiter ziehen (§ 27 Abs. 2 WEG), oft mit Wertgrenzen in der Teilungserklärung oder im Verwaltervertrag. Gegenüber Dritten ist eine Beschränkung der Vertretungsmacht aber unwirksam (§ 9b Abs. 1 Satz 3 WEG). Aufträge, die der alte Verwalter während seiner Amtszeit erteilt hat, binden die Eigentümergemeinschaft daher in der Regel auch dann, wenn intern kein Beschluss vorlag.
Der neue Verwalter prüft deshalb jeden laufenden Auftrag auf seine Grundlage: Beschluss, Befugnis nach § 27 WEG oder Notmaßnahme. Ist ein Vertrag oder ein Angebot in Umfang, Kosten oder Verbindlichkeit unklar, gehört er nach Rücksprache mit dem Verwaltungsbeirat auf die Tagesordnung der nächsten Eigentümerversammlung.
Wortlaut nach Gesetze im Internet, Bundesministerium der Justiz(1) Der Verwalter ist gegenüber der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer berechtigt und verpflichtet, die Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung zu treffen, die 1. untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen oder 2. zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind.
(2) Die Wohnungseigentümer können die Rechte und Pflichten nach Absatz 1 durch Beschluss einschränken oder erweitern.
Übergabe: Unterlagen und Liste offener Aufträge
Der Verwaltervertrag ist ein Geschäftsbesorgungsvertrag. Nach §§ 675, 667 BGB muss der alte Hausverwalter alles herausgeben, was er zur Ausführung erhalten und aus der Geschäftsbesorgung erlangt hat, also alle Unterlagen wie Verträge, jedes Angebot, Auftragsbestätigungen und Schriftverkehr. Nach § 666 BGB schuldet er Auskunft über den Stand der Geschäfte und Rechenschaft.
Diese Ansprüche aus dem Verwaltervertrag stehen der GdWE zu, nicht dem neuen Verwalter persönlich; der Verwalter macht sie als Vertreter der Gemeinschaft geltend. In der Praxis bewährt sich eine Liste offener Aufträge mit dem jeweiligen Beschluss als Teil der Übergabe beim Wechsel, ergänzt um alle Schlüssel und Zugangsrechte.
Welche Unterlagen sonst zur Übergabe gehören, zeigt unsere Checkliste. Verweigert der Vorverwalter die Herausgabe der Unterlagen, hilft der Beitrag Herausgabe durchsetzen.
Wortlaut nach Gesetze im Internet, Bundesministerium der JustizDer Beauftragte ist verpflichtet, dem Auftraggeber alles, was er zur Ausführung des Auftrags erhält und was er aus der Geschäftsbesorgung erlangt, herauszugeben.
Tipp: Was in die Liste offener Vorgänge gehört Je Auftrag: Auftragnehmer, Beschluss oder Befugnis, Kosten laut Angebot, Stand der Arbeiten, Abnahme mit Datum, offene Rechnungen, Gewährleistungsende, Ansprechpartner beim Handwerker.
Gewährleistung und Abnahme: Mängel und Fristen sichern
Bei Arbeiten am Gemeinschaftseigentum beginnt die Verjährung der Mängelansprüche mit der Abnahme. Sie beträgt bei einem Bauwerk fünf Jahre, bei sonstigen Arbeiten an einer Sache zwei Jahre (§ 634a Abs. 1 und 2 BGB).
Bei der Übernahme nach einem Wechsel prüft der neue Verwalter drei Fragen: Wurde abgenommen, wann, und mit welchem Vorbehalt? Wer ein Werk trotz bekannter Mängel ohne Vorbehalt abnimmt, verliert die Rechte auf Nacherfüllung, Selbstvornahme, Rücktritt und Minderung (§ 640 Abs. 3 BGB).
Laufende Gewährleistungsfristen gehören mit Ablaufdatum in eine Fristenliste, damit nichts verjährt; auch der Beirat sollte sie kennen. Bei Neubauten kommen Ansprüche gegen den Bauträger hinzu, siehe Mängel am Gemeinschaftseigentum.
Laufender Prozess und offene Rechnungen: Was beim Verwalterwechsel weiterläuft
Einen Prozess führt die GdWE selbst; der Verwalter vertritt sie nur. Ein Wechsel ändert die Partei daher nicht. Ist ein Rechtsanwalt beauftragt, bleibt seine Vollmacht bestehen (§ 86 ZPO), und das Verfahren wird nicht unterbrochen; auf Antrag des Anwalts kann das Gericht es aussetzen (§ 246 Abs. 1 ZPO).
Der neue Verwalter braucht aber Akten, Fristen und Termine. Wird eine Beschlussklage erhoben, muss er die Eigentümer unverzüglich informieren (§ 44 Abs. 2 WEG).
Offene Rechnungen schuldet die GdWE als Vertragspartnerin; die Kosten trägt die Eigentümergemeinschaft. Nach dem Stichtag zahlt der neue Verwalter, vorher sind Auftrag, Angebot und Leistung der Handwerker zu vergleichen. Für den Zahlungsverkehr hilft ein Abgleich zum Stichtag, gemeinsam mit dem Verwaltungsbeirat: Kontostand bei der Bank, offene Posten, Lastschriften und Daueraufträge.
Die Jahresabrechnung erstellt als Organ der jeweils bestellte Verwalter, auch ausstehende Abrechnungen früherer Jahre. Der frühere Verwalter bleibt aus dem Verwaltervertrag zusätzlich verpflichtet, wenn die Pflicht der GdWE noch in seiner Amtszeit entstanden ist; sie entsteht am 1. Januar des Folgejahres (BGH, V ZR 206/24). Mehr dazu im Beitrag Jahresabrechnung beim Verwalterwechsel.
Beschluss-Sammlung: Grundlage für jeden offenen Beschluss
Die Beschluss-Sammlung enthält den Wortlaut aller verkündeten Beschlüsse der Eigentümer und gerichtlichen Urteilsformeln, fortlaufend nummeriert; Anfechtungen und Aufhebungen sind anzumerken (§ 24 Abs. 7 WEG). Geführt wird sie vom Verwalter (§ 24 Abs. 8 WEG).
Nach dem Wechsel ist sie für die neue Verwaltung der rote Faden. Gemeinsam mit dem Verwaltungsbeirat wirft sie einen Blick auf den Inhalt jedes Beschlusses der letzten Jahre und gleicht ihn mit dem Umsetzungsstand ab: erledigt, in Arbeit, offen oder angefochten. Hinzu kommen die Niederschriften, die Teilungserklärung, der Verwaltervertrag und die letzten Abrechnungen.
Tagesordnungspunkte, über die nicht abgestimmt wurde, sind kein Beschluss der Eigentümer. Sie müssen neu auf die Tagesordnung der nächsten Eigentümerversammlung, die der Verwalter einberuft; die Einladung erfolgt in Textform, außer bei besonderer Dringlichkeit mit einer Frist von mindestens drei Wochen (§ 24 Abs. 4 WEG).
Checkliste offene Aufträge Verwalterwechsel: Start der WEG Verwaltung in 5 Schritten
Der Verwalter kann seit der WEG Reform jederzeit abberufen werden, ein wichtiger Grund ist nicht nötig; der Vertrag endet spätestens sechs Monate danach (§ 26 Abs. 3 WEG). Ein Wechsel ist deshalb auch mitten im Jahr möglich. Den Ablauf zeigt der Fahrplan zum Verwalterwechsel; offene Vorgänge lassen sich in fünf Schritten ordnen.
Starttermin und Stichtag festlegen, damit keine Lücke in der Verwalterbefugnis und keine Lücke bei der Erreichbarkeit entsteht. Unterlagen und Auftragsliste bei der Übergabe mit Beschluss, Stand, Abnahme und Kosten übernehmen. Handwerker und Dienstleister schriftlich über den Wechsel, neue Kontaktdaten und Rechnungsadresse informieren.
Fristen für Gewährleistung, Prozesse, Verträge und die Jahresabrechnung erfassen. Erste Eigentümerversammlung mit dem Verwaltungsbeirat vorbereiten und nutzen, um offene Tagesordnungspunkte zu behandeln und Ermächtigungen für den Verwalter zu bestätigen. Ziel ist ein Übergang ohne Konflikt und mit wenig Aufwand, damit beim Wechsel kaum Reibungsverluste entstehen.
Als Hausverwaltung mit Büros in München, Fürstenfeldbruck und Landsberg übernehmen wir Gemeinschaften auch mitten in laufenden Aufträgen. Persönliche Ansprechpartner arbeiten die Liste mit dem Beirat ab und sichern die Betreuung vom ersten Tag an; den Ablauf beim Wechsel zur neuen Hausverwaltung beschreibt die Seite Verwaltung wechseln.
| Schritt | Was zu tun ist |
|---|---|
| Stichtag | Starttermin festlegen, Vollmachten umstellen |
| Übergabe | Unterlagen und Auftragsliste übernehmen |
| Information | Handwerker und Dienstleister schriftlich informieren |
| Fristen | Gewährleistung, Prozesse, Verträge erfassen |
| Versammlung | Offene TOPs behandeln, Ermächtigungen bestätigen |
Häufige Fragen
Werden Beschlüsse ungültig, wenn der Verwalter wechselt?
Nein. Jeder Beschluss ist eine Entscheidung der Eigentümer und gilt weiter, bis er geändert oder durch rechtskräftiges Urteil für ungültig erklärt wird. Die neue Verwaltung muss ihn umsetzen.
Rechtsgrundlage: § 23 Abs. 4 WEG; BGH, V ZR 263/21
Was passiert mit noch nicht abgestimmten TOPs?
Sie sind kein Beschluss. Die neue Verwaltung setzt sie erneut auf die Tagesordnung der nächsten Eigentümerversammlung, die in Textform und in der Regel mit mindestens drei Wochen Frist einberufen wird.
Rechtsgrundlage: § 24 Abs. 4 WEG
In welchen Fällen darf der Verwalter Aufträge ohne Beschluss vergeben?
Bei Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung ohne erhebliche Verpflichtungen und wenn eine Frist zu wahren oder ein Nachteil abzuwenden ist, etwa in Notfällen. Die Eigentümer können diese Befugnisse per Beschluss einschränken oder erweitern.
Rechtsgrundlage: § 27 WEG
Was passiert mit den Vollmachten des alten Verwalters?
Die Vertretungsmacht, die der alte Verwalter für die Gemeinschaft hatte, endet mit dem Wechsel. Bankvollmachten und Zugänge sollten zum Stichtag widerrufen werden. Die Vollmacht eines Prozessanwalts der GdWE bleibt dagegen bestehen.
Rechtsgrundlage: § 9b Abs. 1 WEG; § 86 ZPO
Kann eine neue Verwaltung unterjährig übernehmen?
Ja. Die Eigentümer können den Verwalter jederzeit abberufen, der Vertrag endet spätestens sechs Monate danach.
Rechtsgrundlage: § 26 Abs. 3 WEG
Wer muss die WEG Abrechnung bei einem Verwalterwechsel erstellen?
Als Organ der GdWE erstellt sie der jeweils bestellte Verwalter, auch für zurückliegende Jahre. Endet das Amt am 31. Dezember, erstellt die neue Verwaltung die Abrechnung für das Vorjahr. War der frühere Verwalter am 1. Januar noch im Amt, ist er aus dem Verwaltervertrag zusätzlich verpflichtet.
Rechtsgrundlage: § 28 Abs. 2 WEG; BGH, V ZR 206/24
Rechtsgrundlage: §§ 9a, 9b, 23, 24, 26, 27, 28, 44 WEG; §§ 634a, 640, 666, 667, 675 BGB; §§ 86, 246 ZPO; BGH, Urteile vom 16.12.2022 – V ZR 263/21, 05.07.2024 – V ZR 241/23 und 26.09.2025 – V ZR 206/24
Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.
