Jahresabrechnung Verwalterwechsel: Wer erstellt sie?

Bei der Jahresabrechnung nach einem Verwalterwechsel kommt es darauf an, wer nach Jahresende im Amt ist: Das ist in der Regel der neue Verwalter, auch wenn sein Vorgänger das Jahr gebucht hat. Dieser Beitrag richtet sich an Wohnungseigentümer und Beiräte, die einen Verwalterwechsel planen oder gerade erlebt haben. Er erklärt, was der Bundesgerichtshof 2025 entschieden hat, was der bisherige Verwalter schuldet, wann ein Sonderhonorar möglich ist und wie Sie den Wechsel abrechnungssicher planen.

Wer erstellt beim Verwalterwechsel die Jahresabrechnung?

Die Jahresabrechnung für das abgelaufene Wirtschaftsjahr erstellt der Verwalter, der nach dem Jahresende im Amt ist. Endet das Amt des bisherigen Verwalters am 31. Dezember, muss der neue Verwalter die Abrechnung für das Vorjahr aufstellen.

Das Wirtschaftsjahr ist in der Regel das Kalenderjahr. Die Pflicht zur Abrechnung entsteht erst nach Ablauf dieses Jahres. Wer in diesem Moment als Verwalter bestellt ist, übernimmt sie für die Eigentümergemeinschaft. Ein Verwalterwechsel ändert also nichts an der Pflicht zur Abrechnung, sondern nur daran, wer sie für die Gemeinschaft erledigt.

Für Eigentümer und Beirat heißt das: Beim Wechsel zum Jahreswechsel liegt die Abrechnung für das alte Jahr nicht mehr bei der bisherigen Verwaltung, sondern bei der neuen. Die neue Verwaltung ist dabei auf saubere Zuarbeit des Vorgängers angewiesen; der WEG-Verwalter braucht dafür vollständige Daten.

Diese Regel gilt für jede Wohnungseigentümergemeinschaft in Deutschland, weil das Wohnungseigentumsgesetz bundesweit gilt und das maßgebliche Recht bildet. Abweichungen ergeben sich nur aus einer ausdrücklichen Regelung im Verwaltervertrag. Dieser Artikel gibt einen Überblick zur aktuellen Rechtsprechung; im Einzelfall entscheidet der Wortlaut des Vertrags.

BGH-Urteil V ZR 206/24: Was gilt ab dem 1. Januar des Folgejahres?

Der Bundesgerichtshof hat mit seiner Entscheidung vom 26.09.2025 (V ZR 206/24) Klarheit geschaffen: Zur Jahresabrechnung ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer verpflichtet, und diese Pflicht entsteht am 1. Januar des Folgejahres. Der Verwalter, der zu diesem Zeitpunkt im Amt ist, erledigt sie als Organ der Gemeinschaft.

Im entschiedenen Fall endete das Amt des bisherigen Verwalters zum 31. Dezember. Der BGH sah ihn nicht mehr in der Pflicht, die Jahresabrechnung für das Vorjahr zu erstellen. Zuständig ist der neue Verwalter.

Der bisherige Verwalter ist damit nicht aus jeder Pflicht entlassen. Er schuldet weiterhin Rechenschaft über seine Amtszeit und muss die Unterlagen herausgeben (§§ 666, 667, 675 BGB). Mehr dazu im Abschnitt zur Rechnungslegung.

Erstellung der Jahresabrechnung: Was hat sich durch die WEG-Reform geändert?

Seit der WEG-Reform (WEMoG), die am 1. Dezember 2020 in Kraft trat, ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) rechtsfähig. Die Erstellung der Jahresabrechnung ist deshalb eine Pflicht der Gemeinschaft, die der amtierende WEG-Verwalter als ihr Organ erfüllt (§ 9a WEG, § 28 Abs. 2 WEG). Die WEG-Jahresabrechnung gehört damit zu den Kernaufgaben des Verwalters.

Man spricht auch von einer Organpflicht. Auf die persönliche Zuständigkeit des Verwalters für das Jahr, das er überwiegend betreut hat, kommt es nicht mehr an. Ob Verwalter oder Verwalterin, ist dabei gleich: Maßgeblich ist, wer bei Entstehen der Pflicht bestellt ist.

Für die Verwaltungspraxis bedeutet das mehr Rechtssicherheit. Eigentümer und Beirat können den Zuständigen am Stichtag ablesen und die Abrechnung beim Wechsel entsprechend planen.

Jahresabrechnung Verwalterwechsel: Wechsel zum Jahresende oder unterjährig?

Entscheidend ist der Zeitpunkt, zu dem die Abrechnungspflicht entsteht, also der 1. Januar des Folgejahres. Wer dann im Amt ist, erstellt die Abrechnung, egal, wer im Jahr zuvor gebucht hat.

Die Tabelle zeigt die Regel. Im Einzelfall kann der Verwaltervertrag etwas anderes vorsehen. Prüfen Sie ihn daher, bevor Sie die Abrechnung bei Verwalterwechsel verbindlich planen.

Was schuldet der ausgeschiedene Verwalter beim Wechsel?

Der ausgeschiedene Verwalter schuldet Rechnungslegung über seine Amtszeit und die Herausgabe aller Unterlagen. Er muss nachvollziehbar darlegen, welche Einnahmen und Ausgaben er verbucht hat, damit die Einnahmen und Ausgaben des Wechseljahres lückenlos belegt sind.

Inhalt der Übergabe sind Kontoauszüge, Belege, Verträge, der Stand der Hausgeldzahlungen, offene Rechnungen und der Kontostand zum Stichtag. Diese Angaben braucht der neue Verwalter als Nachfolger, um die Hausgeldabrechnung und die Jahresabrechnung der WEG aufzubauen (§§ 666, 667, 675 BGB).

Digital geführte Buchhaltung erleichtert die Übergabe erheblich. Lassen Sie sich Buchungsdaten in einem lesbaren Format geben, nicht nur ausgedruckte Belege. Welche Unterlagen im Einzelnen dazugehören, zeigt die Checkliste zur Übergabe vom Vorverwalter.

Die Buchungen sollten den Zeiträumen des alten und des neuen Verwalters klar zugeordnet sein. Halten Sie den Stichtag der Übergabe schriftlich fest. Ein Übergabeprotokoll mit Kontoständen verhindert nach der Beendigung des Amts Streit darüber, wer welche Zahlen zu verantworten hat.

Was gilt, wenn das Jahr ganz oder teilweise in fremder Hand lag?

Hat im abzurechnenden Jahr ein anderer Verwalter gebucht, muss der neue Verwalter dessen Buchhaltung nachvollziehen, Belege prüfen und fehlende Buchungen nachholen. Diese Arbeit ist in der laufenden Vergütung meist nicht enthalten.

In der Praxis verlangt der neue Verwalter dafür häufig ein Sonderhonorar. Das gilt aber nur, wenn es vereinbart ist, etwa im Verwaltervertrag oder durch Beschluss der Eigentümer. Ohne Regelung besteht kein Anspruch.

Klären Sie deshalb vor der Bestellung, ob und in welchem Umfang der neue Verwalter die Abrechnung für das Wechseljahr übernimmt und was dafür gilt. So vermeiden Sie Streit nach der Versammlung. Die Vergütung der neuen Verwaltung sollte transparent im Verwaltervertrag stehen; LIKKA berechnet für die WEG-Verwaltung je nach Objektgröße rund 30 bis 70 € netto je Einheit und Monat.

Beschließen Sie den Verwaltervertrag mit der Bestellung, damit Umfang und Vergütung vor dem ersten Arbeitstag feststehen. Einen Überblick zum gesamten Vorgehen gibt der Fahrplan zum Verwalterwechsel.

Was tun, wenn die alte Verwaltung keine Daten liefert oder die Abrechnung schuldig bleibt?

Setzen Sie dem bisherigen Verwalter schriftlich eine Frist und fordern Sie die Unterlagen und Buchungsdaten ein. Bleibt er untätig, kann die Gemeinschaft ihre Ansprüche gerichtlich durchsetzen.

War die Abrechnung schon während der Amtszeit des bisherigen Verwalters fällig, etwa für ein früheres Jahr, bleibt er aus dem Verwaltervertrag dazu verpflichtet. Legt er eine fehlerhafte Abrechnung vor und bessert trotz Aufforderung nicht nach, kann die Gemeinschaft das Zahlenwerk von einem Dritten erstellen lassen und von ihm einen Vorschuss auf die Kosten verlangen (BGH, Urteil vom 26.02.2021, V ZR 290/19).

Gibt die alte Verwaltung Unterlagen nicht heraus, finden Sie das Vorgehen im Beitrag zur Herausgabe der Unterlagen durch den Vorverwalter. Entsteht der Gemeinschaft durch Verzögerungen ein Schaden, hilft der Beitrag zum Schadensersatz gegen den Vorverwalter.

Dokumentieren Sie jede Anforderung mit Datum. Das erleichtert später die Durchsetzung, falls eine Klage nötig wird.

So planen Sie den Verwalterwechsel abrechnungssicher

Wer vor dem Wechsel Zuständigkeit, Stichtag und Datenübergabe regelt, vermeidet Verzögerungen bei der Jahresabrechnung. Fünf Schritte genügen in den meisten Fällen.

Der Wechsel zum Jahresende hat einen klaren Vorteil: Ein Jahr, ein Verwalter, eine saubere Abgrenzung. Dann bleibt die Abrechnung beim neuen Verwalter, und der Aufwand für Nachbuchungen sinkt. Die Voraussetzungen für die Abberufung erläutert der Beitrag Abberufung des Verwalters.

Wer prüft die WEG-Abrechnung des neuen Verwalters?

Den Entwurf der Abrechnung prüft in der Regel der Verwaltungsbeirat, bevor die Eigentümerversammlung beschließt (§ 29 Abs. 2 WEG). Die Eigentümer beschließen nach Ablauf des Kalenderjahres über Nachschüsse und die Anpassung der Vorschüsse (§ 28 Abs. 2 WEG).

Gerade nach einem Wechsel lohnt eine genaue Prüfung, denn die Konsequenzen eines Fehlers tragen alle Eigentümer. Der Beirat vergleicht Anfangsbestände, Kontostände zum Stichtag und Einzelposten mit den Unterlagen der alten Verwaltung. Abweichungen sollten vor der Beschlussfassung geklärt und in der Versammlung zur Diskussion gestellt werden. Jeder Eigentümer hat zudem ein Recht auf Einsicht in die Abrechnungsunterlagen (§ 18 Abs. 4 WEG).

Wie gründlich die Prüfung sein muss, erläutert der Beitrag Prüfungsumfang des Beirats. Ein gesetzliches Datum für die Vorlage nennt das Gesetz nicht; die Abrechnung sollte aber in angemessener Zeit nach Jahresende vorliegen, damit die Versammlung beschließen kann.

Was passiert bei Fehlern oder einer verspäteten Abrechnung?

Fehler in der Jahresabrechnung können dazu führen, dass Wohnungseigentümer den Beschluss über sie anfechten. Die Anfechtungsklage muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb von zwei Monaten begründet werden (§ 45 WEG).

Fehlende Belege oder Unstimmigkeiten aus der Übergabe verzögern die Erstellung. Je vollständiger die Datenübergabe, desto seltener gibt es Rückfragen in der Wohnungseigentümergemeinschaft.

Erstellt der Verwalter die Abrechnung gar nicht, kann das Schadensersatzansprüche der Gemeinschaft gegen ihn begründen, wenn ihr dadurch ein Schaden entsteht. Bei einem Wechsel im laufenden Jahr bleibt die Pflicht zur Abrechnung bei der Gemeinschaft; nur der ausführende Verwalter wechselt. Verwalterverträge sollten die Abrechnung beim Wechsel deshalb klar regeln.

Verwalterwechsel oder Eigentümerwechsel: Wer bekommt die Abrechnung?

Das Thema wird oft verwechselt: Verwalterwechsel und Eigentümerwechsel sind zwei verschiedene Fälle. Beim Verwalterwechsel wechselt die Verwaltung, beim Eigentümerwechsel der Eigentümer einer Wohnung.

Beim Verkauf einer Wohnung im Wirtschaftsjahr, etwa aus Anlass eines Umzugs, stellt sich die Frage nach der Abrechnungsspitze, also dem Nachschuss oder Guthaben aus der Jahresabrechnung. In der Regel zahlt, wer bei der Beschlussfassung über die Abrechnung als Eigentümer im Grundbuch steht, sofern der Kaufvertrag nichts anderes regelt. Mehr dazu unter Wer zahlt die Abrechnungsspitze beim Eigentümerwechsel?.

Wie LIKKA als WEG-Hausverwaltung die Abrechnung beim Wechsel begleitet

LIKKA übernimmt die WEG-Verwaltung für Eigentümergemeinschaften in Oberbayern und Schwaben und plant die Jahresabrechnung von Anfang an mit ein. Im Erstgespräch klären wir mit dem Beirat Wechseltermin, Stichtag und Datenübergabe.

Unsere zertifizierten Verwalter sind persönliche Ansprechpartner für Eigentümer und Beirat und arbeiten mit digitaler Belegprüfung und Kundenportal. Mehr zum Ablauf finden Sie unter Verwaltung wechseln.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlage: BGH, Urteil vom 26.09.2025, V ZR 206/24; BGH, Urteil vom 26.02.2021, V ZR 290/19; § 9a, § 28 Abs. 2, § 29 Abs. 2 WEG; §§ 666, 667, 675 BGB

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