Pflichtverletzung WEG-Verwalter: Fälle, Abmahnung, fristlose Kündigung

Die Jahresabrechnung fehlt seit zwei Jahren, die Eigentümerversammlung wird verschoben, und Anrufe bei der Hausverwaltung laufen ins Leere. Viele Eigentümer fragen sich dann, ob das schon eine Pflichtverletzung ist und was sie tun können. Dieser Ratgeber richtet sich an Wohnungseigentümer, Verwaltungsbeiräte und jede Eigentümergemeinschaft, die mit ihrer Hausverwaltung unzufrieden ist. Er zeigt die typischen Pflichtverletzungen des WEG-Verwalters im Überblick, grenzt kleine Fehler von schweren Verstößen ab und erklärt die Schritte von der Dokumentation über die Abmahnung bis zur Abberufung, zur fristlosen Kündigung und zum Schadensersatz.

Was ist eine Pflichtverletzung des WEG-Verwalters?

Eine Pflichtverletzung des WEG-Verwalters liegt vor, wenn er eine Pflicht nicht, zu spät oder falsch erfüllt, die ihm das Wohnungseigentumsgesetz, der Verwaltervertrag oder ein Beschluss der Eigentümer auferlegt.

Die Pflichten haben drei Quellen. Das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) regelt die Grundaufgaben: Der Verwalter muss mindestens einmal im Jahr die Versammlung einberufen (§ 24 Abs. 1 WEG), die Beschluss-Sammlung führen (§ 24 Abs. 7 und 8 WEG), für jedes Kalenderjahr einen Wirtschaftsplan aufstellen und danach die Jahresabrechnung und einen Vermögensbericht erstellen (§ 28 WEG).

Nach § 27 Abs. 1 WEG ist der Verwalter außerdem berechtigt und verpflichtet, Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung zu treffen, die untergeordnete Bedeutung haben oder zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind. Alles Weitere entscheiden die Eigentümer durch Beschluss.

Die zweite Quelle ist der Verwaltervertrag. Er legt oft Fristen fest, etwa für die Jahresabrechnung, regelt Erreichbarkeit, Berichte und Kontoführung. Die dritte Quelle sind die Beschlüsse der Eigentümerversammlung: Was beschlossen ist, muss der Verwalter umsetzen.

Keine Pflichtverletzung ist dagegen eine vertretbare Entscheidung, die einzelnen Eigentümern nicht gefällt, etwa die Wahl eines bestimmten Handwerkers im Rahmen eines Beschlusses. Auch ein unfreundlicher Ton oder eine einzelne verspätete Antwort ist noch kein Verstoß, der rechtliche Schritte trägt. Wer unsicher ist, ob eine Pflichtverletzung vorliegt, sollte die Frage zuerst im Beirat klären und die Hausverwaltung um Stellungnahme bitten. Nicht jede Verzögerung ist ein Mangel der Verwaltung.

Aufgaben und Pflichten der Hausverwaltung im Überblick

Die Hausverwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft hat gesetzliche Aufgaben, vertragliche Pflichten und Aufgaben aus Beschlüssen. Wer weiß, was dazugehört, erkennt eine Pflichtverletzung schneller. Dieser Ratgeber fasst die wichtigsten Aufgaben zusammen.

Zu den Aufgaben im Sinne des § 27 WEG gehören die laufende Verwaltung des Gemeinschaftseigentums, kleinere Reparaturen, die Abwicklung von Versicherungsschäden und alle Maßnahmen, die eine Frist wahren oder einen Nachteil abwenden. Für das Sondereigentum, also das Innere der einzelnen Wohnungen, ist die Hausverwaltung der Gemeinschaft grundsätzlich nicht zuständig.

Hinzu kommen die Aufgaben aus dem Wohnungseigentumsgesetz: Versammlung, Niederschrift, Beschluss-Sammlung, Wirtschaftsplan, Erstellung der Jahresabrechnung und Vermögensbericht. Den genauen Inhalt weiterer Aufgaben regelt der Verwaltervertrag, etwa Sprechzeiten, Begehungen, Berichte an den Beirat und die Führung der Konten. Gelder der Gemeinschaft gehören auf Konten der Gemeinschaft; mit WEG-Geldern darf der Verwalter nicht wie mit eigenem Vermögen umgehen.

Die Wohnungseigentümer können die Rechte und Pflichten des Verwalters durch Beschluss erweitern oder einschränken (§ 27 Abs. 2 WEG). Was dort festgelegt ist, gehört ebenfalls zu seinen Pflichten. Für alle diese Aufgaben gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger Verwaltung, wie sie das Wohnungseigentumsrecht vorgibt.

Typische Pflichtverletzungen: die häufigsten Fälle im Überblick

Die meisten Streitfälle zwischen Eigentümergemeinschaft und Hausverwaltung drehen sich um Geld, Abrechnungen, Versammlungen und Beschlüsse. Die Tabelle zeigt die typischen Pflichtverletzungen, die verletzte Pflicht und wie schwer der Verstoß in der Regel wiegt.

Ob eine Pflichtverletzung eine Abmahnung oder schon eine fristlose Kündigung rechtfertigt, hängt immer vom Fall ab. Mehrere mittlere Verstöße zusammen können so schwer wiegen wie ein einzelner schwerer Verstoß.

Wie Eigentümer die Umsetzung eines Beschlusses durchsetzen, erklärt der Artikel Beschlüsse nicht umgesetzt.

Verwalter hat die Jahresabrechnung nicht erstellt: Was gilt?

Die Jahresabrechnung ist eine gesetzliche Pflicht der Hausverwaltung (§ 28 Abs. 2 WEG). Fehlt sie, kann die Gemeinschaft sie einfordern, eine Frist setzen und den Verwalter bei weiterer Untätigkeit abmahnen, abberufen und auf die Kosten einer Ersatzabrechnung in Anspruch nehmen.

Eine feste gesetzliche Frist für die Erstellung der Jahresabrechnung gibt es nicht. Nach herrschender Meinung muss die Abrechnung innerhalb weniger Monate nach Ende des Kalenderjahres vorliegen; häufig werden drei bis sechs Monate genannt. Viele Verwalterverträge legen einen festen Termin fest, und der gilt dann.

Geprüft wird die Abrechnung vom Verwaltungsbeirat: Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung sollen vor der Beschlussfassung vom Beirat geprüft und mit seiner Stellungnahme versehen werden (§ 29 Abs. 2 WEG). Über die Nachschüsse und die Anpassung der Vorschüsse beschließen dann die Eigentümer (§ 28 Abs. 2 WEG).

Bleibt die Abrechnung aus, sollte der Beirat schriftlich eine angemessene Frist setzen. Verstreicht sie, folgt die Abmahnung. Wer die Abrechnung über Jahre nicht erstellt, verletzt eine Kernpflicht; Gerichte haben das als wichtigen Grund für eine fristlose Kündigung anerkannt. Ein einmaliger Verzug von einigen Wochen reicht dafür ohne Abmahnung in der Regel nicht.

Kleiner Fehler oder schwere Pflichtverletzung? Die Abgrenzung

Entscheidend ist, ob der Gemeinschaft die weitere Zusammenarbeit noch zuzumuten ist. Kleine, behebbare Fehler rechtfertigen eine Aufforderung oder Abmahnung, schwere Vertrauensbrüche die sofortige Trennung.

Eine Häufung zählt: Mehrere Verstöße, die jeder für sich nur eine Abmahnung tragen würden, können zusammen einen wichtigen Grund ergeben. Wiederholt der Verwalter einen abgemahnten Verstoß, ist das in der Regel ebenfalls ein wichtiger Grund.

Abberufung und Kündigung des Verwaltervertrags seit der WEG-Reform

Abberufung und Kündigung sind zwei getrennte Schritte. Die Abberufung des Verwalters beendet das Amt, die Kündigung des Verwaltervertrags beendet den Vertrag und damit den Anspruch auf Vergütung.

Seit der WEG-Reform zum 1. Dezember 2020 kann der Verwalter jederzeit abberufen werden; ein wichtiger Grund ist dafür nicht mehr nötig (§ 26 Abs. 3 Satz 1 WEG). Ein Vertrag mit dem Verwalter endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG). Ohne wichtigen Grund kann der Verwalter also noch bis zu sechs Monate Vergütung verlangen, abzüglich ersparter Aufwendungen.

Liegt eine schwere Pflichtverletzung vor, beschließt die Eigentümerversammlung neben der Abberufung zusätzlich die Kündigung des Verwaltervertrags, und zwar fristlos aus wichtigem Grund. Ist die Kündigung wirksam, endet der Vertrag sofort, und die weitere Vergütung entfällt.

Laufzeit, Verlängerung und Ende des Vertrags behandelt der Beitrag Laufzeit des Verwaltervertrags.

Fristlose Kündigung: Wann liegt ein wichtiger Grund vor?

Ein wichtiger Grund liegt vor, wenn der Gemeinschaft unter Abwägung aller Umstände nicht zuzumuten ist, den Verwaltervertrag bis zum vereinbarten Ende fortzusetzen (§ 626 Abs. 1 BGB, § 314 Abs. 1 BGB).

Die Gerichte wägen in jedem Urteil den Einzelfall ab: wie schwer der Verstoß ist, ob er sich wiederholt, ob ein Schaden entstanden ist und ob das Vertrauen in die Verwaltung noch besteht. Anerkannt wurden etwa Gemeinschaftsgelder, die nicht getrennt vom Vermögen des Verwalters geführt wurden, eine fehlende oder mangelhafte Beschluss-Sammlung, eine über Jahre nicht erstellte Jahresabrechnung, eigenmächtige Entnahmen vom Gemeinschaftskonto und eine Verurteilung wegen Untreue.

Die Kündigung muss zeitnah erklärt werden. § 314 Abs. 3 BGB verlangt eine angemessene Frist ab Kenntnis vom Kündigungsgrund; ob für den Verwaltervertrag die strengere Zwei-Wochen-Frist des § 626 Abs. 2 BGB gilt, ist umstritten. Wer sicher gehen will, beruft die Versammlung schnell ein. Wer einen Missstand monatelang hinnimmt, kann sich später schwer darauf berufen.

Auch der Verwalter kann den Vertrag seinerseits aus wichtigem Grund kündigen, etwa wenn die Gemeinschaft ihn dauerhaft nicht bezahlt. Eine sofortige Kündigung ohne wichtigen Grund ist für beide Seiten nicht möglich.

Wie der Bundesgerichtshof den wichtigen Grund nach der Reform bewertet, zeigt der Beitrag Abberufung des Verwalters: BGH.

Abmahnung des WEG-Verwalters: Wann nötig, was gehört hinein?

Besteht der wichtige Grund in der Verletzung einer Vertragspflicht, ist die fristlose Kündigung erst nach erfolgloser Abmahnung oder erfolglosem Ablauf einer Frist zur Abhilfe zulässig (§ 314 Abs. 2 BGB). Bei schweren Vertrauensbrüchen ist die Abmahnung entbehrlich.

Zum Inhalt: Eine wirksame Abmahnung benennt die konkrete Pflichtverletzung mit Datum, fordert den Verwalter auf, sie innerhalb einer angemessenen Frist abzustellen, und kündigt an, dass im Wiederholungsfall die Abberufung und die fristlose Kündigung folgen. Allgemeine Unzufriedenheit ohne konkreten Vorwurf genügt nicht. Bleibt eine Antwort aus oder ändert sich nichts, hat die Gemeinschaft das Recht zur Kündigung.

Gegenüber dem Verwalter vertritt der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder ein durch Beschluss ermächtigter Wohnungseigentümer die Gemeinschaft (§ 9b Abs. 2 WEG). Die Abmahnung an die Hausverwaltung sollte schriftlich und nachweisbar zugehen, etwa per Einschreiben oder per E-Mail mit Lesebestätigung, und in Kopie zu den Unterlagen des Beirats.

Entbehrlich ist die Abmahnung, wenn der Verwalter die Leistung ernsthaft und endgültig verweigert oder besondere Umstände die sofortige Kündigung rechtfertigen (§ 314 Abs. 2 Satz 2 und 3 BGB), etwa im Fall einer Veruntreuung oder einer Überweisung vom Gemeinschaftskonto auf das eigene Konto.

Schritte bei Pflichtverletzungen: von der Dokumentation zum Beschluss

Für jede Pflichtverletzung der Hausverwaltung gilt: Wer sauber dokumentiert, Fristen setzt und erst dann in der Eigentümerversammlung über die Abberufung beschließt, hat im Streitfall die besseren Karten. Die Schritte im Überblick:

Zieht die Mehrheit nicht mit, kann jeder einzelne Eigentümer die Abberufung im Weg der Beschlussersetzungsklage beim Amtsgericht verlangen (§ 44 Abs. 1 Satz 2 WEG). Das Urteil ersetzt dann den fehlenden Beschluss. Voraussetzung ist, dass die Eigentümer eine ordnungsmäßige Verwaltung verweigern; der Antrag sollte vorher in der Versammlung gestellt worden sein.

Ablauf, Mehrheit und Tagesordnung der Abberufung erklärt der Beitrag Verwalter abberufen in der WEG.

Schadensersatz und Haftung des Verwalters

Verletzt der Verwalter schuldhaft eine Pflicht aus dem Verwaltervertrag, schuldet er der Wohnungseigentümergemeinschaft Ersatz des daraus entstandenen Schadens (§ 280 Abs. 1 BGB).

Für den Anspruch aus § 280 BGB muss die Gemeinschaft die Pflichtverletzung, den Schaden und den Zusammenhang zwischen beiden darlegen und im Streit beweisen. Das Verschulden wird dagegen vermutet: Der Verwalter haftet, wenn er nicht nachweist, dass er die Pflichtverletzung nicht zu vertreten hat (§ 280 Abs. 1 Satz 2 BGB). Schuldhaft ist eine Pflichtverletzung, die vorsätzlich oder fahrlässig begangen wurde (§ 276 BGB).

Typische Schäden sind Kosten einer Ersatzabrechnung durch eine neue Verwaltung, Folgeschäden am Gemeinschaftseigentum durch eine unterlassene Reparatur, verlorene Gewährleistungsansprüche nach einer verpassten Frist und Gelder, die ohne Beschluss ausgegeben oder entnommen wurden. Jede Handlung, mit der der Hausverwalter WEG-Gelder für eigene Zwecke nutzt, ist zugleich eine schwere Pflichtverletzung. Bei Untreue haftet der Verwalter zusätzlich aus unerlaubter Handlung (§ 823 Abs. 2 BGB in Verbindung mit § 266 StGB).

Gewerbliche Verwalter brauchen für ihre Erlaubnis eine Berufshaftpflichtversicherung (§ 34c Abs. 2 Nr. 3 GewO). Die Mindestversicherungssumme beträgt 500.000 Euro je Versicherungsfall und 1.000.000 Euro für alle Versicherungsfälle eines Jahres (§ 15 Abs. 2 MaBV). Die Gemeinschaft sollte sich den Versicherer nennen lassen.

Schadensersatzansprüche verjähren in drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und die Gemeinschaft davon Kenntnis erlangt hat oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätte erlangen müssen (§ 199 Abs. 1 BGB). Vorsicht bei der Entlastung: Nach ständiger Rechtsprechung verzichtet die Gemeinschaft mit dem Entlastungsbeschluss auf Ansprüche, die ihr bekannt oder für sie erkennbar waren. Solange Pflichtverletzungen ungeklärt sind, sollten die Eigentümer den Verwalter nicht entlasten.

Was die Entlastung bewirkt und wann sie ordnungsmäßiger Verwaltung widerspricht, erklärt der Beitrag Entlastung des Verwalters.

Die Schadensersatzklage erhebt die Eigentümergemeinschaft, vertreten durch die neue Hausverwaltung oder eine ermächtigte Person. Zuständig für die Klage ist das Gericht, in dessen Bezirk das Grundstück liegt (§ 43 Abs. 2 Nr. 3 WEG). Dafür braucht es einen Beschluss, der die Geltendmachung des Anspruchs und gegebenenfalls die Beauftragung eines Rechtsanwalts regelt.

Was einzelne Eigentümer gegen den Verwalter tun können

Einzelne Eigentümer können den Verwalter seit der WEG-Reform nicht mehr selbst auf Schadensersatz verklagen. Ihr Anspruch richtet sich gegen die Wohnungseigentümergemeinschaft.

Für das Wohnungseigentumsrecht hat der Bundesgerichtshof entschieden: Ansprüche des einzelnen Wohnungseigentümers wegen der Verletzung von Pflichten des Verwalters aus dem Verwaltervertrag bestehen nur gegenüber der Gemeinschaft; der Vertrag entfaltet keine drittschützende Wirkung zugunsten einzelner Eigentümer (BGH, Urteil vom 5. Juli 2024, V ZR 34/24). Die Entscheidung betraf eine Versicherungsleistung für das Sondereigentum, die der Verwalter verspätet ausgezahlt hatte.

Jeder Eigentümer kann von der Gemeinschaft eine ordnungsmäßige Verwaltung verlangen (§ 18 Abs. 2 WEG) und Einsicht in die Verwaltungsunterlagen nehmen (§ 18 Abs. 4 WEG). Er kann eine Versammlung mit anderen Eigentümern verlangen, Anträge auf Abberufung stellen und notfalls die Beschlussersetzungsklage erheben. Unberührt bleibt die Haftung aus unerlaubter Handlung nach allgemeinem Recht, etwa wenn der Verwalter das Eigentum eines Wohnungseigentümers selbst beschädigt (§ 823 Abs. 1 BGB).

Wann macht sich ein Verwalter strafbar?

Strafbar wird es, wenn der Verwalter seine Befugnis über das Gemeinschaftsvermögen missbraucht und der Gemeinschaft dadurch einen Nachteil zufügt. Das ist Untreue nach § 266 StGB, strafbar mit Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren oder Geldstrafe.

Typisch sind Überweisungen vom Gemeinschaftskonto für eigene Zwecke, die Entnahme künftiger Vergütung im Voraus oder Zahlungen an nahestehende Firmen ohne Gegenleistung. Bei einem solchen Verdacht sollte die Gemeinschaft sofort die Kontovollmacht widerrufen, die Bank informieren, Belege sichern und eine Strafanzeige prüfen. Eine Verurteilung wegen Untreue kostet den Verwalter in der Regel auch seine Gewerbeerlaubnis (§ 34c Abs. 2 Nr. 1 GewO). Für die Eigentümergemeinschaft ist dann der schnelle Wechsel zu einer neuen Hausverwaltung wichtig.

Häufige Fehler der Eigentümer bei einer Pflichtverletzung der Hausverwaltung

Viele Verfahren scheitern nicht an der Hausverwaltung, sondern an Formfehlern der Eigentümergemeinschaft. Die häufigsten Fehler lassen sich mit etwas Vorbereitung vermeiden.

Zu spät reagieren: Wer eine schwere Pflichtverletzung monatelang hinnimmt, verliert das Recht zur fristlosen Kündigung, weil sie nur innerhalb einer angemessenen Frist nach Kenntnis zulässig ist (§ 314 Abs. 3 BGB).

Ohne Abmahnung kündigen: Bei leichteren Verstößen wird eine fristlose Kündigung ohne vorherige Abmahnung im Urteil oft verworfen. Dann zahlt die Gemeinschaft die Vergütung bis zum Vertragsende weiter, längstens sechs Monate nach der Abberufung.

Nur abberufen, nicht kündigen: Die Abberufung des Verwalters allein beendet den Vertrag nicht sofort. Die Kündigung des Verwaltervertrags gehört als eigener Punkt auf die Tagesordnung der Eigentümerversammlung, ebenso die Bestellung einer neuen Hausverwaltung. Ohne Verwalter vertreten alle Wohnungseigentümer die Gemeinschaft nur gemeinsam (§ 9b Abs. 1 WEG).

Einwände nicht festhalten: Antwortet der Verwalter auf eine Aufforderung, gehören seine Antwort und seine Einwände zu den Akten. Im Streit entscheiden die Belege, nicht der Eindruck der Eigentümer.

Vorschnell entlasten und einzeln klagen: Ein Entlastungsbeschluss kann bekannte Ansprüche ausschließen. Eine Klage einzelner Eigentümer gegen den Verwalter auf Schadensersatz hat seit der WEG-Reform keine Aussicht; den Anspruch aus § 280 BGB macht die Gemeinschaft geltend.

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Ob in Ihrem Fall ein wichtiger Grund vorliegt und welcher Schadensersatz durchsetzbar ist, ist eine Rechtsfrage des Einzelfalls. Dafür empfehlen wir eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlage: §§ 18, 24, 26, 27, 28 WEG; §§ 280, 314, 626 BGB; § 266 StGB

Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.