Hausgeldrückstände in der WEG und Datenschutz

Zahlt ein Eigentümer sein Hausgeld nicht, stellen viele Verwalter und Beiräte dieselbe Frage: Dürfen wir den anderen Eigentümern sagen, wer im Rückstand ist und wie hoch der Betrag ist, oder verbietet das der Datenschutz? Die kurze Antwort lautet: Ja, die Eigentümer dürfen es erfahren. Hausgeldrückstände sind Forderungen der Gemeinschaft, sie betreffen das Vermögen aller und am Ende haften alle für die Lücke. Die Datenschutz-Grundverordnung erlaubt die Weitergabe an die Miteigentümer, solange sie im Kreis der Gemeinschaft bleibt und nicht mehr preisgibt als nötig. Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage, die wichtigsten Urteile und wie wir als Verwalter damit umgehen.

Hausgeldrückstände: Datenschutz erlaubt Information, aber keinen Pranger

Hausgeldrückstände dürfen allen Eigentümern bekannt gemacht werden, auch mit Namen und Höhe des offenen Betrags. Die Rechtsgrundlage dafür liefert die DSGVO selbst. Artikel 6 DSGVO nennt sechs Rechtsgrundlagen, für Verwalter sind zwei entscheidend: Die Verarbeitung ist erlaubt, wenn sie zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder wenn das berechtigte Interesse der Gemeinschaft das Interesse des Betroffenen überwiegt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Beides trifft auf die Information der Miteigentümer über Rückstände zu.

Die Grenze verläuft dort, wo die Information die Gemeinschaft verlässt oder zur Bloßstellung wird; eine unbeschränkte Veröffentlichung von Schuldnerdaten ist unzulässig. Ein Aushang im Treppenhaus, eine Mitteilung an Mieter oder Nachbarn außerhalb der Gemeinschaft und Angaben zu den Gründen des Zahlungsausfalls sind nicht erlaubt. Die Eigentümer erfahren, was sie für ihre Entscheidungen brauchen, nicht mehr. Empfänger sind allein die Mitglieder der Eigentümergemeinschaft.

Hausgeld in der WEG: Worum es bei Rückständen geht

Das Hausgeld ist der monatliche Beitrag, mit dem jeder Wohnungseigentümer die Kosten der Gemeinschaft mitträgt. Grundlage ist der Wirtschaftsplan, den der Verwalter für jedes Kalenderjahr aufstellt. Auf dieser Grundlage fassen die Wohnungseigentümer einen Beschluss über die Vorschüsse zur Kostentragung und zur Erhaltungsrücklage (§ 28 Abs. 1 WEG). Aus dem Hausgeld werden Heizkosten, Wasser, Versicherungen, Hausmeister, Reinigung, Verwaltung und die Rücklage für das Haus bezahlt.

Wie viel auf die einzelnen Einheiten entfällt, bestimmt der Verteilerschlüssel, meist nach Miteigentumsanteilen, etwa 150/10.000. Ein Hausgeldrückstand entsteht, wenn ein Eigentümer die beschlossenen Vorschüsse nicht oder nicht vollständig zahlt. Nach Ablauf des Jahres zeigt die Jahresabrechnung, ob die Vorschüsse gereicht haben; über Nachschüsse oder eine Anpassung beschließen wieder die Wohnungseigentümer (§ 28 Abs. 2 WEG). Bei jedem dieser Schritte sind die Zahlen der einzelnen Eigentümer Teil der Entscheidung.

Warum Hausgeldrückstände alle Wohnungseigentümer angehen

Das Hausgeld steht nicht dem Verwalter zu, sondern der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Offene Hausgeldforderungen gehören damit zum Gemeinschaftsvermögen, also zum Vermögen aller Eigentümer. Fehlt das Geld, muss die Gemeinschaft ihre Rechnungen für Versicherung, Heizung, Hausmeister und Rücklage trotzdem bezahlen. Reicht das Konto nicht, bleibt eine Sonderumlage, die alle Eigentümer nach dem geltenden Verteilerschlüssel tragen. Ausbleibende Zahlungen fehlen dann für Reparaturen am Gemeinschaftseigentum und für die laufenden Kosten des Gebäudes.

Hinzu kommt die gemeinsame Haftung. Gegenüber Gläubigern der Gemeinschaft haftet jeder Wohnungseigentümer nach dem Verhältnis seines Miteigentumsanteils (§ 9a Abs. 4 WEG). Bleiben Handwerker oder Versorger unbezahlt, weil ein Eigentümer nicht zahlt, stehen am Ende alle anderen im Risiko. Wer haftet, hat ein berechtigtes Interesse daran zu wissen, wie groß die Lücke ist und bei wem sie entsteht.

Was die DSGVO verlangt: Rechtsgrundlage und Datenminimierung

Name, Wohnung und Höhe eines Rückstands sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Datenschutzrechtlich verantwortlich ist die WEG-Verwaltung; sie verarbeitet die Daten für die Gemeinschaft und braucht dafür eine Rechtsgrundlage. Der Datenschutz steht hier in einem Spannungsverhältnis zum Informationsrecht der Eigentümer, das das Gesetz auflöst. Die rechtliche Verpflichtung ergibt sich aus den Vorgaben des Wohnungseigentumsgesetzes: Der Verwalter muss eine Jahresabrechnung aufstellen (§ 28 Abs. 2 WEG) und jedem Eigentümer einen Vermögensbericht mit dem wesentlichen Gemeinschaftsvermögen zur Verfügung stellen (§ 28 Abs. 4 WEG). Zu diesem Vermögen gehören auch die Forderungen gegen säumige Eigentümer; sie sind die Basis für jede Durchsetzung.

Daneben gilt der Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO). Die Datenschutzaufsicht Rheinland-Pfalz empfiehlt Verwaltern deshalb zu prüfen, ob für den jeweiligen Zweck die Gesamtsumme der Rückstände genügt, und Namen dort zu nennen, wo sie für eine Entscheidung erforderlich sind, etwa wenn die Versammlung über eine Klage beschließt. Das ist kein Verbot, sondern eine Frage des richtigen Maßes: Im Rundschreiben an alle genügt oft die Summe, in der Beschlussvorlage gehört der Name dazu.

Besonders geschützt sind die Gründe. Erzählt ein Eigentümer dem Verwalter von Krankheit, Arbeitslosigkeit oder einer Trennung, sind das vertrauliche Angaben; Gesundheitsdaten fallen sogar unter die besonderen Kategorien nach Art. 9 DSGVO. Sie haben in Abrechnung, Einladung und Protokoll nichts zu suchen.

Beispiel: So informiert die Verwaltung über einen Rückstand

Ein Beispiel aus dem Verwaltungsalltag: Die Wohnungseigentümergemeinschaft hat im Wirtschaftsplan monatliche Vorschüsse für Kosten und Erhaltungsrücklage beschlossen, verteilt nach dem geltenden Verteilerschlüssel. Der Eigentümer einer Wohnung zahlt seit drei Monaten nicht. Die Zahlungserinnerung und die Aufforderung mit Frist gehen nur an ihn selbst. Parallel erfährt der Verwaltungsbeirat vom Rückstand, damit er die Entwicklung im Blick behält.

Zahlt der Eigentümer weiter nicht, setzt die Verwaltung einen Tagesordnungspunkt zur Beschlussfassung über die gerichtliche Geltendmachung an. Die Einladung nennt die betroffene Einheit, also die konkrete Eigentumswohnung, den Eigentümer und die Höhe der Forderung, weil die Eigentümer sonst nicht wissen, worüber sie entscheiden. Gründe für den Zahlungsausfall stehen nicht darin. In der Jahresabrechnung erscheint der Rückstand in der Saldenliste, im Vermögensbericht als offene Forderung der Gemeinschaft. Dieselben Grundsätze gelten für die Eigentümerliste mit Namen und Anschriften: Sie gehört zu den Verwaltungsunterlagen, die die Eigentümer einsehen dürfen; an Dritte gibt der Verwalter sie nicht weiter.

So sieht es in der Jahresabrechnung aus: ein Beispiel aus der Praxis

Wie Rückstände in einer Jahresabrechnung erscheinen, zeigt ein anonymisierter Auszug aus einer Abrechnung, die wir mit der Verwaltungssoftware Impower erstellt haben. In der Übersicht der Vorauszahlungen aller Einheiten stehen sich Soll und Haben gegenüber. Ist das Soll höher als das Haben, sind zum Stichtag 31.12. nicht alle Hausgelder oder Sonderumlagen vollständig bezahlt worden. Im Beispiel fehlen beim Hausgeld 2.051,00 Euro und bei den Sonderumlagen 7.533,43 Euro, zusammen 9.584,43 Euro.

Die Übersicht der Abrechnungsergebnisse aller Einheiten zeigt, bei welchen Einheiten offene Posten bestehen. Genannt werden nur die Nummern der Einheiten, keine Namen. Im Beispiel haben unter anderem die Einheit 06 mit 2.523,15 Euro und die Einheit 19 mit 8.472,18 Euro offene Posten; insgesamt sind es 11.302,01 Euro, davon 1.060,75 Euro aus der Zeit vorheriger Eigentümer. Die Summe ist höher als in der Übersicht der Vorauszahlungen, weil hier alle Rückstände und Guthaben einer Einheit zusammengefasst sind, auch direkte Belastungen.

So erfüllt die Abrechnung beides: Jeder Eigentümer sieht, dass und wo in der Gemeinschaft Geld fehlt, und die Angaben bleiben auf das Nötige beschränkt. Wer wissen möchte, wer hinter einer Einheit steht, kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen nehmen; spätestens bei einem Beschluss über eine Klage nennt die Einladung den Eigentümer.

Anonymisierter Auszug aus einer Jahresabrechnung, erstellt mit Impower.

Anonymisierter Auszug aus einer Jahresabrechnung, erstellt mit Impower.

Was die Gerichte sagen

Das Landgericht Oldenburg hat entschieden, dass eine Saldenliste mit den Namen der Eigentümer und ihren Rückständen zusammen mit der Jahresabrechnung an alle Eigentümer versandt werden darf (LG Oldenburg, Urteil vom 22.12.2020, 5 S 50/20). Die Eigentümer brauchen diese Angaben, um die Abrechnung zu prüfen und über die Durchsetzung der Forderungen zu entscheiden. Die Weitergabe stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO.

Hinzu kommt das Einsichtsrecht: Jeder Eigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG), dazu gehören auch Kontoauszüge und Buchungen, aus denen Zahlungen und Rückstände der Miteigentümer hervorgehen. Ein besonderes Interesse muss er dafür nicht darlegen (BGH, Urteil vom 11.02.2011, V ZR 66/10). Was jeder Eigentümer einsehen darf, kann der Verwalter ihm auch mitteilen. Eine Entscheidung des Bundesgerichtshofs speziell zum Datenschutz bei Hausgeldrückständen gibt es bisher nicht.

Wo Rückstände genannt werden dürfen

In der Praxis gibt es vier Stellen, an denen Rückstände zur Sprache kommen. In der Jahresabrechnung und im Vermögensbericht werden die offenen Forderungen der Gemeinschaft ausgewiesen. Im Ablauf geht einer Beschlussvorlage meist eine Zahlungsaufforderung mit Frist an den Eigentümer selbst voraus. In der Einladung zur Eigentümerversammlung muss der Gegenstand eines Beschlusses bezeichnet sein (§ 23 Abs. 2 WEG); soll über eine Klage gegen einen bestimmten Eigentümer beschlossen werden, gehört sein Name in die Tagesordnung oder die Beschlussvorlage. In der Versammlung selbst berichtet der Verwalter über den Stand, sie ist nicht öffentlich. Der Verwaltungsbeirat erhält den Stand der Rückstände für seine Prüfung.

Nicht dazu gehören das Schwarze Brett, der Hausflur, Mieter der Eigentümer, Kaufinteressenten oder Handwerker. Auch im Kundenportal oder in einer Messenger-Gruppe der Eigentümer gilt: nur Berechtigte, nur das Erforderliche. Wer eine Wohnung verkaufen will, erhält vom Verwalter Auskunft über die eigenen Zahlungen, nicht über die der Nachbarn.

Verzug, Klage und Eigentümerwechsel

Das Hausgeld wird in der Regel monatlich gezahlt und bleibt auch bei Leerstand der Wohnung fällig. Ist der Zahltag nach dem Kalender bestimmt, gerät der Eigentümer ohne weitere Mahnung in Verzug; ab dann schuldet er Verzugszinsen von fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB). Der Verwalter muss offene Hausgelder zeitnah anmahnen. Bleiben Zahlungen aus, kann die Gemeinschaft das Hausgeld einklagen oder einen Mahnbescheid beantragen. Im Prozess muss sie die anspruchsbegründenden Tatsachen darlegen und beweisen, also den Beschluss über den Wirtschaftsplan, den Verteilerschlüssel und die offenen Monate. Auch dafür braucht sie vollständige Unterlagen über die Zahlungen aller Eigentümer.

Beim Verkauf einer Wohnung gilt: Der Käufer wird mit der Eintragung im Grundbuch Eigentümer. Gegenüber der Gemeinschaft schuldet bis dahin der Verkäufer das Hausgeld; was beide intern ab dem wirtschaftlichen Übergang vereinbaren, sollte der Kaufvertrag klar regeln. Nachzahlungen aus einer Jahresabrechnung treffen denjenigen, der bei der Beschlussfassung Eigentümer ist. Mehr dazu im Beitrag Wer zahlt die Abrechnungsspitze beim Eigentümerwechsel.

Welche Rechte der säumige Eigentümer hat

Auch der säumige Wohnungseigentümer behält seine Rechte nach der DSGVO. Er hat das Recht, Auskunft zu verlangen, welche Daten die Verwaltung über ihn speichert und an wen sie weitergegeben wurden (Art. 15 DSGVO). Dazu gehören seine Stammdaten wie Name, Adresse und Einheit, die Buchungen auf seinem Hausgeldkonto und der Inhalt von Schreiben an die Gemeinschaft. Falsche Angaben, etwa ein bereits ausgeglichener Rückstand, muss die Verwaltung berichtigen (Art. 16 DSGVO).

Gegen eine Verarbeitung auf Grundlage des berechtigten Interesses kann er Widerspruch einlegen (Art. 21 DSGVO). Die Gemeinschaft darf die Daten trotzdem weiter verarbeiten, wenn zwingende schutzwürdige Gründe überwiegen oder die Verarbeitung der Geltendmachung von Rechtsansprüchen dient. Beides ist bei offenen Hausgeldforderungen regelmäßig der Fall. Einen Anspruch darauf, dass sein Rückstand vor den Miteigentümern verborgen bleibt, hat er nicht.

Checkliste für Verwaltung und Beirat

Diese Liste fasst zusammen, worauf es beim Umgang mit Hausgeldrückständen im Alltag ankommt. Erstens: Zahlungseingänge laufend abgleichen und Rückstände früh erkennen. Zweitens: Erinnerung und Aufforderung nur an den betroffenen Eigentümer richten. Drittens: den Beirat regelmäßig über den Stand informieren. Viertens: Rückstände in Jahresabrechnung, Saldenliste und Vermögensbericht vollständig ausweisen. Fünftens: Für einen Beschluss über eine Klage Name, Einheit und Höhe in die Einladung aufnehmen, Gründe weglassen. Sechstens: keine Aushänge, keine Weitergabe an Mieter oder Dritte.

Bei einem Verwalterwechsel gehört die Übernahme der offenen Posten zu den ersten Aufgaben: Die neue Verwaltung braucht die Liste der Rückstände, um laufende Verfahren und Fristen weiterzuführen. Der Aufwand lohnt sich, denn jeder Monat ohne Klarheit erhöht das Risiko für alle Wohnungseigentümer.

Unsere Sicht: Die Information der Eigentümer ist Pflicht

Wir halten die Information aller Eigentümer über erhebliche Hausgeldrückstände nicht nur für zulässig, sondern für eine Pflicht des Verwalters. Es geht um den Schutz des gemeinsamen Vermögens und um eine Haftung, die alle Eigentümer trifft. Wer schweigt, nimmt den Eigentümern die Möglichkeit, rechtzeitig zu entscheiden: über einen Mahnbescheid, eine Klage, eine Sonderumlage oder weitere Schritte. Die Vorteile zeigen sich auch in der Liquiditätsplanung: Wer früh weiß, dass Geld fehlt, kann Reparaturen am Gemeinschaftseigentum und die laufenden Kosten des Gebäudes absichern. Das Informationsinteresse der Gemeinschaft überwiegt hier aus unserer Sicht das Interesse des Einzelnen, seinen Rückstand geheim zu halten.

Für unser Team bedeutet das: Wir weisen Rückstände in Abrechnung und Vermögensbericht aus, informieren den Beirat laufend und bringen erhebliche Rückstände mit Namen in die Eigentümerversammlung, wenn Entscheidungen anstehen. Gründe und persönliche Umstände behandeln wir vertraulich. Wie wir offene Hausgelder Schritt für Schritt eintreiben, lesen Sie im Beitrag Eigentümer zahlt Hausgeld nicht. Bei anhaltend hohen Rückständen kann die Gemeinschaft als weiteres Mittel eine Versorgungssperre beschließen. Steckt eine Gemeinschaft wegen hoher Rückstände in Schwierigkeiten, unterstützen wir sie im Rahmen der WEG in der Krise; welche Unterlagen Eigentümer einsehen dürfen, erklärt der Beitrag Einsicht in die Verwaltungsunterlagen.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlage: §§ 9a Abs. 4, 18 Abs. 4, 23 Abs. 2, 28 Abs. 2 und 4 WEG; Art. 5, 6 und 9 DSGVO; LG Oldenburg 5 S 50/20; BGH V ZR 66/10

Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.