Was macht ein WEG Verwalter eigentlich, und was darf die Eigentümergemeinschaft von ihm erwarten? Dieser Beitrag richtet sich an Wohnungseigentümer, Verwaltungsbeiräte und Käufer einer Eigentumswohnung, die wissen wollen, woran sie eine gute Hausverwaltung erkennen. Er zeigt, welche Aufgaben der Verwalter nach dem Wohnungseigentumsgesetz hat, welche erst der Verwaltervertrag festlegt und wo seine Verantwortung endet.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Verwaltung obliegt der Gemeinschaft (§ 18 Abs. 1 WEG); der Verwalter ist ihr ausführendes Organ und vertritt sie nach außen (§ 9b WEG).
- Ohne Beschluss darf er nur untergeordnete und dringende Maßnahmen treffen (§ 27 Abs. 1 WEG); per Beschluss lässt sich das erweitern oder beschränken.
- Pflichten: Eigentümerversammlung mindestens einmal im Jahr, Niederschrift, Beschluss-Sammlung, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht (§§ 24, 28 WEG).
- Für Pflichtverletzungen des Verwalters haftet gegenüber den Wohnungseigentümern grundsätzlich die Gemeinschaft; sie kann vom Verwalter Schadensersatz verlangen.
Aufgaben WEG Verwalter: Überblick über Rechte und Pflichten seit der WEG Reform
Seit der WEG Reform zum 1. Dezember 2020 gilt im Wohnungseigentumsrecht: Die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums obliegt der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (§ 18 Abs. 1 WEG). Der WEG Verwalter handelt für die Wohnungseigentümergemeinschaft, nicht für einzelne Eigentümer.
Der Bundesgerichtshof beschreibt die Rolle so: Die Gemeinschaft erfüllt ihre Aufgaben durch ihre Organe; internes Organ für die Ausführung ist der Verwalter, der die Entscheidungen umsetzt und dabei vom Verwaltungsbeirat unterstützt wird (BGH, Urteil vom 16. Dezember 2022, V ZR 263/21, Rn. 26).
Gesetz und Vertrag
Die Aufgaben, Rechte und Pflichten haben zwei Grundlagen. Die gesetzlichen Aufgaben stehen im WEG Gesetz und gelten für jede WEG Verwaltung. Der Verwaltervertrag regelt daneben Vergütung, Leistungsumfang, Erreichbarkeit und zusätzliche Leistungen; dazu kommen die Bestimmungen der Gemeinschaftsordnung.
In der Verwaltungspraxis lassen sich die Aufgaben der WEG Verwaltung und ihre Tätigkeiten in drei Bereiche teilen: organisatorisch-rechtliche, kaufmännische und technische Aufgaben.
Welche Aufgaben der WEG Verwaltung im Einzelfall anfallen, hängt von der Immobilie ab: Eine Anlage mit Aufzug, Tiefgarage und Heizzentrale verlangt mehr technische Tätigkeiten als ein kleines Haus. Die gesetzlichen Aufgaben der WEG Verwaltung bleiben im Wohnungseigentumsrecht aber gleich; die folgenden Abschnitte beantworten die wichtigsten Fragen dazu, von der Verwalterbestellung bis zur Haftung.
| Organisatorisch-rechtlich | Kaufmännisch | Technisch |
|---|---|---|
| Vertretung, Eigentümerversammlung, Niederschrift, Beschluss-Sammlung, Umsetzung der Beschlüsse (§§ 9b, 24 WEG) | Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht, Buchhaltung, Hausgeld (§ 28 WEG) | Erhaltung, Wartung, Versicherung, Verkehrssicherung (§ 19 Abs. 2 WEG) |
Verwalterbestellung: Ist eine WEG Verwaltung Pflicht?
Eine gesetzliche Pflicht, eine Hausverwaltung zu bestellen, kennt das Wohnungseigentumsgesetz nicht. Hat die Eigentümergemeinschaft keinen WEG Verwalter, vertreten die Wohnungseigentümer sie gemeinschaftlich (§ 9b Abs. 1 Satz 2 WEG); man spricht von Selbstverwaltung. Jeder Eigentümer kann aber in der Regel die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangen (§ 18 Abs. 2, § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG).
Über die Bestellung beschließen die Eigentümer mit Mehrheit (§ 26 Abs. 1, § 25 Abs. 1 WEG). Die Bestellung gilt höchstens fünf Jahre, die erste nach Begründung des Wohnungseigentums höchstens drei Jahre; abberufen werden kann die Hausverwaltung jederzeit, der Vertrag endet dann spätestens nach sechs Monaten (§ 26 Abs. 2 und 3 WEG).
Zertifizierter Verwalter
Seit dem 1. Dezember 2023 kann jeder Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangen (§ 19 Abs. 2 Nr. 6, § 26a WEG). Ausgenommen sind Gemeinschaften mit weniger als neun Sondereigentumsrechten, in denen ein Wohnungseigentümer Verwalter ist und weniger als ein Drittel der Eigentümer die Zertifizierung verlangt. Zertifizierter Verwalter darf sich nennen, wer vor einer Industrie- und Handelskammer durch eine Prüfung nachgewiesen hat, dass er über die für die Tätigkeit als Verwalter notwendigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse verfügt (§ 26a Abs. 1 WEG). Mehr dazu: Eigentümer als Verwalter.
Verwaltervertrag
Der Vertrag wird neben der Bestellung geschlossen; gegenüber der Hausverwaltung vertritt der Beiratsvorsitzende oder ein ermächtigter Eigentümer die Eigentümergemeinschaft (§ 9b Abs. 2 WEG). In der Praxis unterscheidet der Vertrag Grundleistungen und besondere Leistungen, z. B. die Begleitung großer Sanierungen. Die Kosten der Verwaltung trägt jeder Wohnungseigentümer nach seinem Anteil, soweit nichts anderes beschlossen ist (§ 16 Abs. 2 WEG). Worauf es bei der Auswahl ankommt, zeigt der Ratgeber „Hausverwaltung finden“.
Vertretung im Außenverhältnis: § 9b WEG
Der WEG Verwalter ist gesetzlicher Vertreter der Wohnungseigentümergemeinschaft. Er vertritt sie gerichtlich und außergerichtlich (§ 9b Abs. 1 Satz 1 WEG), schließt Verträge mit Handwerkern, Versorgern und Dienstleistern und tritt im Prozess für sie auf.
Für einen Grundstückskauf- oder Darlehensvertrag braucht er einen Beschluss der Wohnungseigentümer. Eine Beschränkung der Vertretungsmacht ist Dritten gegenüber unwirksam (§ 9b Abs. 1 Satz 3 WEG); im Innenverhältnis muss sich die WEG Verwaltung aber an § 27 WEG und die Beschlüsse halten.
Wortlaut nach Gesetze im Internet, Bundesministerium der Justiz(1) Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer wird durch den Verwalter gerichtlich und außergerichtlich vertreten, beim Abschluss eines Grundstückskauf- oder Darlehensvertrags aber nur aufgrund eines Beschlusses der Wohnungseigentümer.
Aufgaben der WEG Verwaltung nach § 27 WEG: Was der Verwalter allein darf
Ohne Beschluss darf und muss der WEG Verwalter Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung treffen, die untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen (§ 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG). In der Praxis gehören dazu kleinere Reparaturen, der Einzug des Hausgelds und die Betreuung laufender Verträge.
Dazu kommen dringende Maßnahmen zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils (§ 27 Abs. 1 Nr. 2 WEG), z. B. der Notdienst beim Rohrbruch. Eine feste Euro-Grenze nennt das Gesetz nicht.
Notdienste, etwa Installateur, Schlüsseldienst oder Leckageortung, darf der Verwalter deshalb ohne Beschluss beauftragen, wenn ohne sofortiges Handeln ein Schaden am Gemeinschaftseigentum droht. In der Praxis informiert er die Eigentümer über die Kosten und die anschließende Reparatur; größere Folgearbeiten brauchen in der Regel wieder einen Beschluss.
Erweitern oder beschränken
Die Eigentümer können diese Befugnisse per Beschluss einschränken oder erweitern (§ 27 Abs. 2 WEG), auch für Erhaltungsmaßnahmen (BGH, Urteil vom 5. Juli 2024, V ZR 241/23, Rn. 8). Das entspricht regelmäßig ordnungsmäßiger Verwaltung, wenn die Eigentümer die grundlegende Entscheidung selbst getroffen haben und der Verwalter nur über die Ausführung entscheidet (Leitsatz b).
Was die Hausverwaltung nicht darf
Sie darf das Hausgeld nicht selbst festsetzen, keine größeren Veränderungen am Gebäude ohne Beschluss beauftragen und ihre Bestellung nicht selbst verlängern. Beispiele und Grenzen erklärt der Artikel „Was der Verwalter ohne Beschluss entscheiden darf“.
Wortlaut nach Gesetze im Internet, Bundesministerium der Justiz(1) Der Verwalter ist gegenüber der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer berechtigt und verpflichtet, die Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung zu treffen, die 1. untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen oder 2. zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind.
(2) Die Wohnungseigentümer können die Rechte und Pflichten nach Absatz 1 durch Beschluss einschränken oder erweitern.
Organisation: Eigentümerversammlung und Beschluss-Sammlung
Der WEG Verwalter beruft die Eigentümerversammlung mindestens einmal im Jahr ein (§ 24 Abs. 1 WEG). Verlangt mehr als ein Viertel der Eigentümer in Textform unter Angabe von Zweck und Gründen eine Eigentümerversammlung, muss er ebenfalls einladen (§ 24 Abs. 2 WEG).
Die Einladung erfolgt in Textform; die Frist soll mindestens drei Wochen betragen, außer in besonders dringenden Fällen (§ 24 Abs. 4 WEG). Jeder Beschlussgegenstand muss in der Einladung bezeichnet sein (§ 23 Abs. 2 WEG); die WEG Verwaltung bereitet deshalb Tagesordnung und Beschlussvorschläge vor.
Den Vorsitz führt der Verwalter, sofern die Eigentümerversammlung nichts anderes beschließt (§ 24 Abs. 5 WEG). Über die Beschlüsse ist unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen (§ 24 Abs. 6 WEG).
Die Beschluss-Sammlung führt der Verwalter (§ 24 Abs. 8 WEG). Sie enthält den Wortlaut der Beschlüsse und gerichtlichen Urteilsformeln, fortlaufend nummeriert und datiert (§ 24 Abs. 7 WEG). Danach sorgt die WEG Verwaltung für die Umsetzung der Beschlüsse. Lädt die Hausverwaltung nicht ein: Eigentümerversammlung einberufen.
Kurz gesagt: Der WEG Verwalter lädt zur Eigentümerversammlung ein, leitet sie in der Regel, protokolliert die Beschlüsse in der Niederschrift und führt eine vollständige, rechtssichere Beschluss-Sammlung. Sie ist für alle Beteiligten wichtig, auch für Käufer einer Eigentumswohnung, die wissen wollen, welche Beschlüsse für sie gelten.
Kaufmännische Aufgaben: Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht
Für jedes Kalenderjahr stellt die WEG Verwaltung einen Wirtschaftsplan mit den voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben auf (§ 28 Abs. 1 Satz 2 WEG). Über die Vorschüsse, also das Hausgeld und die Zuführung zur Erhaltungsrücklage, beschließen die Eigentümer.
Nach Ablauf des Jahres folgt die Erstellung der Jahresabrechnung mit allen Einnahmen und Ausgaben (§ 28 Abs. 2 Satz 2 WEG). Beschlossen werden nur die Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse; wie man die Abrechnung liest, zeigt der Ratgeber „Jahresabrechnung verstehen“.
Budget steuern
Der Wirtschaftsplan wird jährlich erstellt; beschlossen wird aber nicht der Plan selbst, sondern nur die Vorschüsse, für die er die Grundlage bildet (§ 28 Abs. 1 WEG). Er prognostiziert die Kosten des Jahres und damit die Höhe des Hausgelds, mit ihm steuert der Verwalter das Budget der Gemeinschaft. Die Jahresabrechnung dokumentiert dagegen die tatsächlich angefallenen Kosten und stellt ihnen die geleisteten Vorauszahlungen gegenüber.
Vermögensbericht
Zusätzlich erstellt der WEG Verwalter einen Vermögensbericht mit dem Stand der Rücklagen und dem wesentlichen Gemeinschaftsvermögen; er ist jedem Wohnungseigentümer zur Verfügung zu stellen (§ 28 Abs. 4 WEG). Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung soll der Beirat vorher prüfen (§ 29 Abs. 2 Satz 2 WEG).
Buchhaltung und Mahnwesen
In der Praxis gehören die laufende Buchhaltung, die Führung der Konten der Eigentümergemeinschaft, die Zahlung der Rechnungen und das Mahnwesen bei Hausgeldrückständen zu den kaufmännischen Aufgaben. Auf das Gemeinschaftsvermögen ist § 27 WEG entsprechend anzuwenden (§ 9a Abs. 3 WEG).
Wortlaut nach Gesetze im Internet, Bundesministerium der Justiz(4) Der Verwalter hat nach Ablauf eines Kalenderjahres einen Vermögensbericht zu erstellen, der den Stand der in Absatz 1 Satz 1 bezeichneten Rücklagen und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens enthält. Der Vermögensbericht ist jedem Wohnungseigentümer zur Verfügung zu stellen.
| Schritt | Was zu tun ist |
|---|---|
| Wirtschaftsplan | Einnahmen und Ausgaben für das Kalenderjahr |
| Beiratsprüfung | Prüfung und Stellungnahme des Beirats |
| Versammlung | Beschluss über Vorschüsse und Nachschüsse |
| Abrechnung | Jahresabrechnung und Vermögensbericht nach Jahresende |
Technische Aufgaben: Erhaltung, Wartung und Versicherungen
Zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehören insbesondere die Hausordnung, die Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums, eine angemessene Versicherung zum Neuwert und gegen Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht sowie eine angemessene Erhaltungsrücklage (§ 19 Abs. 2 Nr. 1 bis 4 WEG). Das Gesetz spricht heute von Erhaltung; früher hieß das Instandhaltung und Instandsetzung. Im Sprachgebrauch und in vielen Verwalterverträgen ist Instandhaltung weiter üblich.
Über größere Maßnahmen am Gemeinschaftseigentum entscheiden die Wohnungseigentümer; die WEG Verwaltung organisiert. In der Praxis heißt das: Begehungen der Immobilie, den Zustand aller Teile des Gebäudes wie Dach, Fassade und technischen Anlagen erfassen, Angebote einholen, Beschlussvorlagen erstellen und die Ausführung überwachen.
Dazu gehören Wartung und Instandhaltung von Heizung, Aufzug und anderen Einrichtungen, die Beauftragung von Hausmeister und Reinigung im Haus sowie nach herrschender Meinung die Organisation der Verkehrssicherung, z. B. Winterdienst und Beleuchtung. Wie hoch die Rücklage sein sollte: Erhaltungsrücklage angemessen.
Die technischen Aufgaben dienen dem Werterhalt des Gemeinschaftseigentums. Aktuell gehört dazu die Umrüstung der Messgeräte: Nicht fernablesbare Zähler und Heizkostenverteiler, die bis zum 1. Dezember 2021 eingebaut wurden, müssen bis zum 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ausgetauscht werden (§ 5 Abs. 3 Satz 1 HeizkostenV). Die WEG Verwaltung bereitet dafür den Beschluss vor und koordiniert den Tausch, in LIKKA-Objekten mit dem Messdienstleister MEVIO.
Verkehrssicherung auf dem Grundstück
Für die Sicherheit auf dem Grundstück sorgen in der Praxis regelmäßige Kontrollen von Zugängen, Treppen, Spielplatz und Bäumen. Kontrollen und durchgeführte Arbeiten werden dokumentiert; bei erkannten Gefahren veranlasst die WEG Verwaltung Sofortmaßnahmen, z. B. eine Absperrung. Zu den Anforderungen an eine gute Verwaltung gehört auch der Umgang mit Schadensmeldungen: Der Hausmeister meldet, die WEG Verwaltung beauftragt und überwacht die Instandhaltung am Gemeinschaftseigentum.
Jeder Eigentümer kann von der Wohnungseigentümergemeinschaft Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG); die WEG Verwaltung organisiert diese Einsicht, denn sie verwahrt die Unterlagen.
Haftung und Abgrenzung: Wofür der WEG Verwalter einsteht
Setzt der WEG Verwalter einen Beschluss nicht oder fehlerhaft um, muss sich ein Eigentümer seit der Reform des Wohnungseigentumsrechts an die Wohnungseigentümergemeinschaft halten. Ihr wird ein pflichtwidriges Verhalten des Verwalters analog § 31 BGB grundsätzlich zugerechnet (BGH, V ZR 263/21, Rn. 26).
Die Wohnungseigentümergemeinschaft kann ihrerseits Schadensersatz verlangen, wenn der WEG Verwalter Pflichten aus dem Verwaltervertrag verletzt (§ 280 Abs. 1 BGB), z. B. bei versäumten Fristen oder unterlassener Erhaltung. Dieses Haftungsrisiko deckt in der Praxis eine Vermögensschadenhaftpflicht. Den Ablauf beschreibt Schadensersatz vom Verwalter.
Strafbar macht sich ein Hausverwalter, der seine Befugnis über fremdes Vermögen missbraucht oder seine Pflicht zur Wahrnehmung fremder Vermögensinteressen verletzt und dadurch einen Nachteil zufügt: Das ist Untreue (§ 266 Abs. 1 StGB), z. B. beim Griff in die Rücklage. Reagiert die WEG Verwaltung nicht, helfen Frist, Beirat und notfalls die Abberufung.
Abgrenzung zur Mietverwaltung
Für den Mieter einer Eigentumswohnung ist die WEG Verwaltung nicht zuständig: Mietvertrag, Kaution und Betriebskostenabrechnung sind Sache des vermietenden Eigentümers oder einer von ihm beauftragten Mietverwaltung. Wer gewerbsmäßig WEG Verwaltung oder Mietverwaltung für Dritte betreibt, braucht eine Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO.
LIKKA ist zertifizierter Verwalter mit Büros in München, Fürstenfeldbruck und Landsberg. Wie wir die Aufgaben der WEG Verwaltung mit persönlichen Ansprechpartnern umsetzen: WEG-Verwaltung bei LIKKA.
Häufige Fragen
Welche Aufgaben hat die Hausverwaltung in einer WEG?
Sie vertritt die Wohnungseigentümergemeinschaft, erledigt die laufende Verwaltung, beruft die Eigentümerversammlung ein, führt Niederschrift und Beschluss-Sammlung, stellt Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht auf und organisiert die Erhaltung am Gemeinschaftseigentum.
Rechtsgrundlage: §§ 9b, 24, 27, 28 WEG
Welche Aufgaben hat der Verwalter nach § 27 WEG?
Er trifft Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung von untergeordneter Bedeutung ohne erhebliche Verpflichtungen sowie dringende Maßnahmen zur Fristwahrung oder Abwendung eines Nachteils. Die Eigentümer können das per Beschluss erweitern oder einschränken.
Rechtsgrundlage: § 27 WEG
Ist die Hausverwaltung in einer WEG Pflicht?
Nein, das WEG schreibt keinen Verwalter vor. Ohne Verwalter vertreten die Eigentümer die Gemeinschaft gemeinschaftlich. Jeder Eigentümer kann aber in der Regel die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangen. In der Praxis bestellen die meisten Gemeinschaften dennoch einen Verwalter.
Rechtsgrundlage: § 9b Abs. 1 Satz 2, § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG
Was darf der Verwalter nicht?
Er darf nicht anstelle der Eigentümer entscheiden: Hausgeld festsetzen, größere Erhaltungsmaßnahmen ohne Beschluss beauftragen oder Grundstückskauf- und Darlehensverträge ohne Beschluss schließen ist ihm verwehrt.
Rechtsgrundlage: § 9b Abs. 1, § 27, § 28 Abs. 1 WEG
Kann ein Eigentümer Hausverwalter sein?
Ja, die Eigentümer können einen von ihnen bestellen. Ab neun Sondereigentumsrechten kann aber jeder Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangen, in kleineren Gemeinschaften ein Drittel der Eigentümer.
Rechtsgrundlage: § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG
Wann macht sich ein Hausverwalter strafbar?
Etwa wenn er Gelder der Eigentümergemeinschaft zweckwidrig verwendet und ihr dadurch einen Nachteil zufügt. Das ist Untreue, strafbar mit Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren oder Geldstrafe.
Rechtsgrundlage: § 266 Abs. 1 StGB
Rechtsgrundlage: §§ 9a, 9b, 16, 18, 19, 23, 24, 25, 26, 26a, 27, 28, 29 WEG; §§ 31, 280 BGB; § 34c GewO; § 266 StGB; BGH, Urteile vom 16.12.2022 – V ZR 263/21 und 05.07.2024 – V ZR 241/23
Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.
