Erstverwalter beim Bauträger: drei Jahre, Aufgaben, Abberufung

Wenn die ersten Käufer einziehen, ist die Hausverwaltung meist schon da: Den Erstverwalter hat der Bauträger ausgewählt, oft lange bevor es weitere Wohnungseigentümer gibt. Das ist sinnvoll, denn ein neues Gebäude braucht vom ersten Tag an jemanden, der Versicherungen, Wartung und den ersten Wirtschaftsplan organisiert. Zugleich wirft es Fragen auf: Wie lange darf der Erstverwalter bleiben? Wer entscheidet über seine Wiederbestellung? Und wie unabhängig ist er, wenn er vom Bauträger kommt? Dieser Beitrag richtet sich an Neubaueigentümer, Beiräte und Bauträger. Die Regeln des Wohnungseigentumsgesetzes zur Bestellung und Abberufung gelten seit der WEG-Reform vom 1. Dezember 2020 zwingend.

Was ist ein Erstverwalter beim Bauträger?

Ein Erstverwalter ist der erste WEG-Verwalter einer neu gegründeten Eigentümergemeinschaft. Beim Bauträger-Neubau ist es meist die Hausverwaltung, die der Bauträger für die Anfangsphase auswählt.

Ein Bauträger baut auf eigenem Grundstück im eigenen Namen und verkauft die Wohnungen samt Grundstücksanteil. Das Gesetz nennt den Vertrag, der Errichtung und Eigentumsübertragung verbindet, Bauträgervertrag (§ 650u BGB). Für das Gemeinschaftseigentum legt der Bauträger Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung fest, und er bestimmt häufig die erste Verwaltung.

Das ist praktisch, denn ein neues Gebäude braucht vom ersten Tag an jemanden, der Versicherungen abschließt, Wartungsverträge organisiert und die erste Eigentümerversammlung vorbereitet. Es birgt aber auch ein Risiko: Der Erstverwalter wird von der Seite ausgewählt, gegen die sich spätere Mängelansprüche richten.

Dieser Beitrag beantwortet die Fragen rund um Bestellung, Dauer, Aufgaben, Vertrag und Abberufung. Abnahme und Mängelrechte behandeln die Beiträge Abnahme des Gemeinschaftseigentums und Mängel am Gemeinschaftseigentum; hier geht es um den Verwalter selbst.

Wie wird der Erstverwalter bestellt?

Rechtlich bestellen die Wohnungseigentümer den Verwalter durch Beschluss (§ 26 Abs. 1 WEG). In der Anfangsphase wird er jedoch meist vom Bauträger bestimmt, früher häufig schon in der Teilungserklärung.

Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer entsteht mit Anlegung der Wohnungsgrundbücher (§ 9a Abs. 1 Satz 2 WEG). Zunächst ist der Bauträger ihr einziges Mitglied. Käufer, deren Anspruch durch eine Vormerkung gesichert ist und denen die Wohnung übergeben wurde, gelten gegenüber der Gemeinschaft schon vor ihrer Eintragung als Wohnungseigentümer (§ 8 Abs. 3 WEG).

Der Bundesgerichtshof hat eine Erstbestellung in der Teilungserklärung nach altem Recht grundsätzlich gebilligt, wenn die gesetzlichen Vorgaben zur Dauer eingehalten sind (BGH, Beschluss vom 20.06.2002, V ZB 39/01). Ob dieser Weg seit der WEG-Reform vom 1. Dezember 2020 weiterhin der richtige ist, wird in der Literatur unterschiedlich beurteilt; höchstrichterlich entschieden ist es nicht.

Klar ist dagegen: Ein Vorbehalt, mit dem der Bauträger auch nach Entstehen der Gemeinschaft einseitig einen anderen Verwalter bestimmen darf, ist jedenfalls insoweit unwirksam, als er über die Gründung der Gemeinschaft hinaus gelten soll (BGH, Urteil vom 11.03.2022, V ZR 77/21, zum bis 30.11.2020 geltenden Recht). Ab dann entscheiden die Eigentümer mit Mehrheit.

Wie lange darf der Erstverwalter bestellt werden?

Die erste Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums darf höchstens drei Jahre dauern. Jede weitere Bestellung ist auf höchstens fünf Jahre begrenzt (§ 26 Abs. 2 Satz 1 WEG).

Die kürzere Frist schützt die Erwerber: Spätestens nach drei Jahren entscheiden die Käufer selbst, wer ihr Haus verwaltet, und zwar in einer Phase, in der die fünfjährige Verjährungsfrist für Mängel am Bauwerk (§ 634a Abs. 1 Nr. 2 BGB) noch läuft.

Von diesen Grenzen kann nicht abgewichen werden, weder in der Gemeinschaftsordnung noch im Verwaltervertrag (§ 26 Abs. 5 WEG). Eine Wiederbestellung ist zulässig, braucht aber einen neuen Beschluss, der frühestens ein Jahr vor Ablauf der Bestellungszeit gefasst werden darf (§ 26 Abs. 2 Satz 2 WEG).

Welche Aufgaben hat der Erstverwalter in den ersten Jahren?

Der Erstverwalter nimmt das neue Gebäude in Betrieb und richtet die Verwaltung ein: Versicherungen, Wartungsverträge, Wirtschaftsplan, Konto und erste Eigentümerversammlung.

In einem Neubau muss die Verwaltung vieles zum ersten Mal organisieren: Wartungsverträge für Heizung, Lüftung, Aufzug, Rauchwarnmelder und Brandschutz, die Gebäudeversicherung zum Neuwert und die Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht (§ 19 Abs. 2 Nr. 3 WEG), dazu Hausmeister, Reinigung und Winterdienst.

Für jedes Kalenderjahr stellt der Verwalter einen Wirtschaftsplan auf, über den die Eigentümer die Vorschüsse beschließen (§ 28 Abs. 1 WEG). Nach Jahresende folgen die Jahresabrechnung und der Vermögensbericht (§ 28 Abs. 2 und 4 WEG). Ein realistischer erster Wirtschaftsplan mit einer angemessenen Erhaltungsrücklage (§ 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG) verhindert Nachzahlungen im zweiten Jahr.

Die Eigentümerversammlung muss mindestens einmal im Jahr stattfinden (§ 24 Abs. 1 WEG). Die Einladung erfolgt in Textform, die Frist soll mindestens drei Wochen betragen (§ 24 Abs. 4 WEG). Wie die Einladung gelingt, zeigt der Beitrag Eigentümerversammlung einberufen. Typische Themen der ersten Versammlung sind Wirtschaftsplan, Hausordnung, die Wahl eines Verwaltungsbeirats (§ 29 WEG) und der Umgang mit Mängeln.

Über die Beschlüsse nimmt der Verwalter unverzüglich eine Niederschrift auf und führt die Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 6 und 7 WEG). Für unverkaufte Wohnungen des Bauträgers gilt im ersten Wirtschaftsjahr besondere Sorgfalt; dazu der Beitrag Bauträger, Hausgeld, unverkaufte Wohnungen.

Wo liegt der Interessenkonflikt beim Bauträgerverwalter?

Der Erstverwalter wird vom Bauträger ausgewählt, die Eigentümer haben ihre Ansprüche aber oft gegen den Bauträger. Deshalb achtet die Rechtsprechung genau auf seine Unabhängigkeit.

Besonders deutlich wird das bei der Abnahme des Gemeinschaftseigentums. Eine Klausel in Bauträgerverträgen, nach der ein vom Bauträger bestimmbarer Erstverwalter, der Bauträger selbst oder eine mit ihm verbundene Gesellschaft das Gemeinschaftseigentum für alle Käufer abnimmt, ist unwirksam (BGH, Beschluss vom 12.09.2013, VII ZR 308/12; Urteile vom 30.06.2016, VII ZR 188/13, und vom 09.11.2023, VII ZR 241/22). Der Bauträger darf sich dann nicht darauf berufen, das Gemeinschaftseigentum sei mangels wirksamer Abnahme noch nicht abgenommen (BGH, VII ZR 241/22).

Auch im laufenden Betrieb gilt: Der Verwalter muss die Eigentümer auf mögliche Gewährleistungsansprüche und eine drohende Verjährung hinweisen. Ein Verwalter, der mit dem Bauträger identisch, von ihm eingesetzt, mit ihm verbunden oder von ihm abhängig ist, hat dieselben Pflichten und muss auch auf Ansprüche gegen den Bauträger hinweisen (BGH, Urteil vom 19.07.2019, V ZR 75/18).

Beschließt die Gemeinschaft die Einleitung eines Rechtsstreits gegen den Bauträger, hat dieser als Eigentümer kein Stimmrecht (§ 25 Abs. 4 WEG).

Was gehört in den Verwaltervertrag des Erstverwalters?

Der Verwaltervertrag regelt Leistungen, Vergütung und Laufzeit. Bestellung und Vertrag sind getrennt: Die Bestellung gibt dem Verwalter sein Amt, der Vertrag ist die Grundlage der Zusammenarbeit.

Im Vertrag sollten die Aufgaben des Verwalters, die Vergütung, Sonderleistungen, die Vertretung der Gemeinschaft und die Übergabe am Vertragsende geregelt sein. Die Vergütung zahlen alle Eigentümer nach ihrem Anteil. Die Gesetzesgrenzen zur Dauer gelten auch hier, und die Laufzeit des Vertrags wird üblicherweise an die Bestellungszeit gekoppelt.

Bei einem Erstverwalter lohnt der Blick auf die Gegenseite: Wer hat den Vertrag ausgehandelt, die Gemeinschaft oder der Bauträger? Sieht der Vertrag Sonderhonorare für Aufgaben vor, die zur normalen Verwaltung gehören, oder verkürzt er Verjährungsfristen für Ansprüche gegen den Verwalter? Der Bundesgerichtshof hält eine Verkürzung der gesetzlichen Verjährung in Formularverträgen des Verwalters für unwirksam (BGH, V ZR 75/18). Die Gemeinschaft kann den Vertrag nach der Übernahme der Verwaltung prüfen und über Änderungen beschließen.

Wie können die Eigentümer den Erstverwalter abberufen?

Die Eigentümer können den Verwalter jederzeit abberufen, ein wichtiger Grund ist seit der WEG-Reform nicht mehr nötig (§ 26 Abs. 3 Satz 1 WEG). Es genügt ein Beschluss mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG).

Jeder Wohnungseigentümer hat eine Stimme (§ 25 Abs. 2 WEG), sofern die Gemeinschaftsordnung nichts anderes regelt. Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG). Abberufung und Neubestellung lassen sich in derselben Versammlung beschließen, so entsteht keine Lücke. Wie der Ablauf aussieht, steht im Beitrag Abberufung des Verwalters.

Ein einzelner Eigentümer kann die Abberufung nicht allein durchsetzen. Lehnt die Mehrheit sie ab, obwohl das Festhalten am Verwalter nicht ordnungsmäßiger Verwaltung entspricht, kann er seinen Anspruch auf ordnungsmäßige Verwaltung (§ 18 Abs. 2 WEG) gerichtlich geltend machen. Das Gericht kann dann den fehlenden Beschluss ersetzen (§ 44 Abs. 1 Satz 2 WEG). Die Klage richtet sich gegen die Gemeinschaft, nicht gegen den Verwalter.

Wer einen Bestellungs- oder Abberufungsbeschluss für fehlerhaft hält, muss die Anfechtungsklage innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erheben und innerhalb von zwei Monaten begründen (§ 45 WEG).

Was passiert nach Ablauf der drei Jahre?

Nach Ablauf der Bestellungszeit endet das Amt des Erstverwalters. Die Eigentümer können ihn wiederbestellen oder einen neuen Verwalter wählen; beides braucht einen Beschluss.

Der Wiederbestellungsbeschluss kann frühestens ein Jahr vor Ablauf der Bestellung gefasst werden (§ 26 Abs. 2 Satz 2 WEG). Planen Sie die Entscheidung deshalb rechtzeitig, am besten in der Versammlung des dritten Jahres, mit mehreren Angeboten und einer sachlichen Bilanz der Anfangsjahre.

Läuft die Bestellungszeit ab, ohne dass ein neuer Verwalter bestellt ist, wird die Gemeinschaft von allen Wohnungseigentümern gemeinschaftlich vertreten (§ 9b Abs. 1 Satz 2 WEG). Zur Versammlung können dann der Vorsitzende des Beirats, sein Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer einladen (§ 24 Abs. 3 WEG). Was in dieser Lage zu tun ist, beschreibt der Beitrag Gemeinschaft ohne Verwalter. Muss der Verwalter seine Stellung durch eine öffentlich beglaubigte Urkunde nachweisen, etwa gegenüber dem Grundbuchamt, genügt eine Niederschrift mit öffentlich beglaubigten Unterschriften (§ 26 Abs. 4 WEG).

Woran erkennen Käufer und Beiräte einen guten Erstverwalter?

Ein guter Erstverwalter arbeitet mit dem Bauträger zusammen, handelt aber im Interesse der Gemeinschaft. Er legt offen, was er tut, und dokumentiert Mängel und Fristen sauber.

Er ist das Bindeglied in der Anfangsphase: Er beantwortet Käuferfragen zu Hausgeld und Rücklage, sammelt Mängelmeldungen und sorgt dafür, dass sie mit klaren Fristen bearbeitet werden. Bauträger gewinnen so verlässliche Abläufe, und die Käufer kommen gut im neuen Zuhause an.

Nach spätestens drei Jahren entscheiden die Käufer, ob sie mit dem Verwalter weiterarbeiten. Vor der Wiederbestellung lohnt sich eine sachliche Prüfung der ersten Jahre. Seit dem 1. Dezember 2023 haben Eigentümer außerdem Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG); mehr dazu im Beitrag Zertifizierter Verwalter.

Wie LIKKA als Erstverwalter für Bauträger begleitet

LIKKA übernimmt die Erstverwaltung für Bauträger und begleitet neue Wohnungseigentümergemeinschaften von der ersten Versammlung bis zur Wiederbestellung. Wie das aussieht, steht auf der Seite Erstverwaltung für Bauträger.

Wir richten Konto, Versicherungen und Wartungsverträge ein, stellen den ersten Wirtschaftsplan auf und bereiten die Eigentümerversammlung vor. Zertifizierte Verwalter sind persönliche Ansprechpartner für Eigentümer, Beirat und Bauträger; im Kundenportal liegen Protokolle und Abrechnungen digital bereit.

Für die WEG-Verwaltung berechnet LIKKA je nach Objektgröße rund 30 bis 70 € netto je Einheit und Monat. Sind Eigentümer später unzufrieden mit einer Verwaltung, begleiten wir auch den geordneten Wechsel; dazu die Seite Verwaltung wechseln.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlage: §§ 8, 9a, 9b, 18, 19, 24, 25, 26, 28, 29, 44, 45 WEG; §§ 307, 634a, 650u BGB; BGH V ZB 39/01, V ZR 77/21, V ZR 75/18, VII ZR 308/12, VII ZR 188/13, VII ZR 241/22

Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.