Erstverwalter Bauträger: Bestellung für höchstens drei Jahre, Aufgaben und Abberufung

Wenn die ersten Käufer einziehen, ist die Hausverwaltung meist schon da. Den Erstverwalter hat der Bauträger ausgesucht, oft lange bevor es weitere Wohnungseigentümer gibt. Das ist sinnvoll, denn ein neues Gebäude braucht vom ersten Tag an jemanden, der Wartungsverträge organisiert, Versicherungen einrichtet, einen Wirtschaftsplan aufstellt und die erste Eigentümerversammlung der neuen Wohnungseigentümergemeinschaft vorbereitet. Für Neubaueigentümer, Beiräte und Bauträger ist das Thema deshalb besonders relevant: In der Anfangsphase der WEG entscheidet eine transparente und rechtssichere Verwaltung darüber, ob Bewirtschaftung, Zuständigkeiten sowie Rechte und Pflichten von Anfang an sauber geregelt sind. Gleichzeitig wirft es Fragen auf: Wie lange darf der Erstverwalter bleiben? Wer entscheidet über seine Wiederbestellung? Und wie geht er mit Mängeln und der Abnahme um, wenn er vom Bauträger kommt? Das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) gibt dafür klare Regeln vor, die seit der WEG-Reform vom 1. Dezember 2020 nicht abänderbar sind.

Was ist ein Bauträger, einfach erklärt?

Ein Bauträger baut auf eigenem Grundstück, im eigenen Namen, und verkauft die Wohnungen samt Grundstücksanteil an die Erwerber. Das Gesetz nennt den Vertrag, der Errichtung und Eigentumsübertragung verbindet, Bauträgervertrag (§ 650u Abs. 1 BGB). Wer gewerbsmäßig als Bauherr Bauvorhaben durchführt und dafür Geld der Erwerber verwendet, braucht eine Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 Nr. 3 der Gewerbeordnung und muss die Makler- und Bauträgerverordnung beachten, die etwa festlegt, in welchen Raten der Kaufpreis nach Baufortschritt fällig wird (§ 3 MaBV).

Rechtlich ist der Bauträger damit zugleich Verkäufer des Grundstücksanteils und Unternehmer der Bauleistung. Zu seinen Pflichten gehören vor allem die mangelfreie Herstellung nach Vertrag und Baubeschreibung und die Übertragung des Eigentums. Für das Gemeinschaftseigentum bestimmt er außerdem die Regeln der Gemeinschaft, in Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung, und den ersten Verwalter.

Häufig enthalten Bauträgerverträge außerdem Vollmachten, etwa zur nachträglichen Änderung der Teilungserklärung oder eine Vollmacht für den Verwalter zur Abnahme des Gemeinschaftseigentums. Solche Vollmachten und jede Abnahmeklausel sollten Käufer vor der Beurkundung genau lesen. Für die Abnahme hat der Bundesgerichtshof enge Grenzen gezogen; dazu weiter unten mehr.

Wann die WEG entsteht und wer den Erstverwalter bestellt

Teilt der Bauträger sein Grundstück in Wohnungseigentum auf, entsteht die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) mit Anlegung der Wohnungsgrundbücher (§ 9a Abs. 1 Satz 2 WEG). Zunächst ist der Bauträger ihr einziges Mitglied. Käufer, deren Anspruch durch eine Vormerkung gesichert ist und denen die Wohnung übergeben wurde, gelten gegenüber der Gemeinschaft bereits als Wohnungseigentümer, auch vor ihrer Eintragung (§ 8 Abs. 3 WEG).

Über Bestellung und Abberufung des Verwalters beschließen die Wohnungseigentümer (§ 26 Abs. 1 WEG). In der Anfangsphase bestimmt deshalb faktisch der Bauträger den Erstverwalter, früher meist schon in der Teilungserklärung. Der Bundesgerichtshof hat eine solche Bestellung in der Teilungserklärung zum alten Recht grundsätzlich gebilligt, wenn die gesetzlichen Vorgaben eingehalten sind (BGH, Beschluss vom 20.06.2002, V ZB 39/01). Ob sie nach der Reform noch der richtige Weg ist, ist in der Literatur umstritten; höchstrichterlich entschieden ist es nicht. Klar ist dagegen: Ein Vorbehalt, mit dem der Bauträger auch nach Entstehen der Gemeinschaft einseitig einen anderen Verwalter bestimmen darf, ist unwirksam; ab dann entscheiden die Eigentümer mit Mehrheit (BGH, Urteil vom 11.03.2022, V ZR 77/21, zum alten Recht).

§ 26 WEG: Erstverwalter für höchstens drei Jahre

Die Bestellung eines Verwalters ist auf höchstens fünf Jahre begrenzt, bei der ersten Bestellung nach der Begründung von Wohnungseigentum auf höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 Satz 1 WEG). Die kürzere Frist schützt die Erwerber: Spätestens nach drei Jahren entscheiden die Käufer selbst, wer ihr Haus verwaltet, und zwar in einer Phase, in der die fünfjährige Gewährleistung noch läuft.

Eine Wiederbestellung ist zulässig, braucht aber einen erneuten Beschluss der Wohnungseigentümer, der frühestens ein Jahr vor Ablauf der Bestellungszeit gefasst werden kann (§ 26 Abs. 2 Satz 2 WEG). Abweichende Vereinbarungen sind nicht zulässig, weder in der Gemeinschaftsordnung noch im Verwaltervertrag; die Vorschrift lässt keine Abweichungen von den Absätzen 1 bis 3 zu (§ 26 Abs. 5 WEG). Der Verwaltervertrag ist die Grundlage der Zusammenarbeit und regelt Inhalt der Leistungen und Vergütung; seine Laufzeit ist im Gesetz nicht festgelegt, wird aber üblicherweise an die Bestellungszeit gekoppelt.

Den Gesetzestext von § 26 WEG in der seit 1. Dezember 2020 geltenden Fassung finden Sie in diesem Abschnitt. Wer einen Bestellungsbeschluss für fehlerhaft hält, kann ihn mit der Anfechtungsklage angreifen. Sie muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb von zwei Monaten nach der Beschlussfassung begründet werden (§ 45 WEG). Die Begründungsfrist wahrt grundsätzlich nur ein vor Fristablauf eingegangener Schriftsatz mit Unterschrift; das Gericht prüft die Frist von Amts wegen (BGH, Urteil vom 23.06.2023, V ZR 28/22). Wird die Frist versäumt, bleibt der Beschluss bestehen.

Abberufung durch die Wohnungseigentümer: jederzeit, mit einfacher Mehrheit

Seit der WEG-Reform kann der Verwalter jederzeit abberufen werden, ein wichtiger Grund ist nicht mehr nötig (§ 26 Abs. 3 Satz 1 WEG). Es genügt die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG); jeder Wohnungseigentümer hat eine Stimme (§ 25 Abs. 2 WEG), sofern die Gemeinschaftsordnung nichts anderes regelt. Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG). Die Gemeinschaft hat die Möglichkeit, Abberufung und Neubestellung in derselben Versammlung zu beschließen; so entsteht kein Verwalterwechsel mit Lücke. Wie das praktisch abläuft, zeigt der Beitrag Verwalter abberufen, den geordneten Übergang beschreibt die Seite Verwaltung wechseln.

Ein einzelner Wohnungseigentümer kann die Abberufung nicht allein beschließen. Lehnt die Mehrheit sie ab, obwohl ein Festhalten am Verwalter nicht ordnungsmäßiger Verwaltung entspricht, kann er seinen Anspruch auf ordnungsmäßige Verwaltung (§ 18 Abs. 2 WEG) gerichtlich geltend machen: Unterbleibt eine notwendige Beschlussfassung, kann das Gericht auf seine Klage den Beschluss fassen (Beschlussersetzungsklage, § 44 Abs. 1 Satz 2 WEG). Die Klage richtet sich gegen die GdWE, nicht gegen den Verwalter.

Läuft die Bestellungszeit ab, ohne dass ein neuer Verwalter bestellt ist, ist die Gemeinschaft ohne Verwalter und wird von allen Wohnungseigentümern gemeinschaftlich vertreten (§ 9b Abs. 1 Satz 2 WEG). Eine Versammlung kann in diesem Fall der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, sein Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer einberufen (§ 24 Abs. 3 WEG). Muss der Verwalter seine Stellung durch eine öffentlich beglaubigte Urkunde nachweisen, etwa gegenüber dem Grundbuchamt, genügt die Vorlage einer Niederschrift über den Bestellungsbeschluss, bei der die Unterschriften der in § 24 Abs. 6 WEG genannten Personen öffentlich beglaubigt sind (§ 26 Abs. 4 WEG).

Die Aufgaben des Erstverwalters in den ersten Jahren

In der Praxis muss die Verwaltung in einem neuen Gebäude vieles zum ersten Mal einrichten: Wartungsverträge für Heizung, Lüftung, Aufzug, Rauchwarnmelder und Brandschutz, die Versicherung des Gebäudes zum Neuwert und die Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht (§ 19 Abs. 2 Nr. 3 WEG), Hausmeister, Reinigung und Winterdienst. Der Verwalter stellt für jedes Kalenderjahr einen Wirtschaftsplan der GdWE auf, über den die Eigentümer die Vorschüsse beschließen (§ 28 Abs. 1 WEG), und nach Jahresende die Jahresabrechnung und den Vermögensbericht (§ 28 Abs. 2 und 4 WEG). Ein realistischer erster Wirtschaftsplan mit einer angemessenen Erhaltungsrücklage (§ 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG) verhindert Nachzahlungen im zweiten Jahr. Die Kosten der Verwaltung tragen alle Eigentümer nach ihrem Anteil (§ 16 Abs. 2 WEG); was eine Hausverwaltung üblicherweise kostet, zeigt der Beitrag Kosten der Hausverwaltung.

Die Eigentümerversammlung wird mindestens einmal im Jahr einberufen (§ 24 Abs. 1 WEG), in Textform und mit einer Frist von mindestens drei Wochen (§ 24 Abs. 4 WEG). Typische Tagesordnungspunkte der ersten Versammlung im Neubau sind Wirtschaftsplan, Hausordnung, die Wahl eines Verwaltungsbeirats (§ 29 WEG) und der Umgang mit Mängeln am Gemeinschaftseigentum. Einen Beschluss über die Abnahme des Gemeinschaftseigentums sollte die Versammlung dagegen nicht fassen; der Bundesgerichtshof hat einen solchen Beschluss mangels Beschlusskompetenz für nichtig gehalten (BGH, Urteil vom 12.05.2016, VII ZR 171/15, Rn. 37). Mehr dazu im Beitrag Abnahme des Gemeinschaftseigentums; zur Einladung siehe Eigentümerversammlung einberufen.

Über die gefassten Beschlüsse nimmt der Verwalter unverzüglich eine Niederschrift auf, die der Vorsitzende, ein Wohnungseigentümer und gegebenenfalls der Beiratsvorsitzende unterschreiben, und er führt eine Beschluss-Sammlung mit dem Wortlaut der Beschlüsse sowie Ort und Datum der Versammlung (§ 24 Abs. 6 und 7 WEG). Für Eigentümer im Neubau zählt außerdem, wie gut sie ihre Verwaltung erreichen: Ein Kundenportal, in dem Protokolle, Abrechnungen und Unterlagen digital bereitliegen, und schnelle Antworten per E-Mail erleichtern die ersten Jahre.

Erstverwalter, Abnahme und Gewährleistung: kein Platz für Interessenkonflikte

Weil der Bauträger den Erstverwalter auswählt, achtet die Rechtsprechung genau auf dessen Unabhängigkeit. Eine Abnahmeklausel in Bauträgerverträgen, nach der ein vom Bauträger bestimmbarer Erstverwalter, der Bauträger selbst oder eine mit ihm verbundene Tochtergesellschaft das Gemeinschaftseigentum für alle Käufer abnimmt, ist unwirksam (BGH, Beschluss vom 12.09.2013, VII ZR 308/12; Urteile vom 30.06.2016, VII ZR 188/13, und vom 09.11.2023, VII ZR 241/22). Die Verjährung der Mängelansprüche beginnt dann nicht. Eine solche Abnahmeklausel ist deshalb vor allem ein Risiko für den Bauträger selbst.

Für die laufende Verwaltung gilt: Der Verwalter muss die Eigentümer auf mögliche Gewährleistungsansprüche und eine drohende Verjährung hinweisen. Ein Verwalter, der mit dem Bauträger identisch, von ihm eingesetzt, mit ihm verbunden oder von ihm abhängig ist, hat dieselben Pflichten und muss auch auf Ansprüche gegen sich selbst hinweisen (BGH, Urteil vom 19.07.2019, V ZR 75/18). Beschließt die Gemeinschaft die Einleitung eines Rechtsstreits gegen den Bauträger, hat dieser als Eigentümer kein Stimmrecht (§ 25 Abs. 4 WEG). Wie die Gemeinschaft Mängelrechte bündelt, erklärt der Beitrag Mängel am Gemeinschaftseigentum.

Erstverwalter, Bauträger und Käufer: woran man einen guten Erstverwalter erkennt

Ein guter Erstverwalter ist unabhängig vom Bauträger und arbeitet trotzdem eng mit ihm zusammen. Er ist das After-Sales-Team des Bauträgers: Er nimmt das Gebäude in Betrieb, beantwortet Käuferfragen zu Hausgeld und Rücklage, sammelt Mängelmeldungen und sorgt dafür, dass sie mit klaren Fristen behoben werden, ohne dass jede Kleinigkeit in der Versammlung eskaliert. Der Bauträger kann sich so auf sein nächstes Projekt konzentrieren, und die Käufer kommen in ihrem neuen Zuhause an und fühlen sich gut aufgehoben.

Achten Sie auf einen realistischen ersten Wirtschaftsplan, auf eine Hausgeldregelung für unverkaufte Wohnungen, die den Bauträger nicht einseitig begünstigt (siehe Bauträger, Hausgeld, unverkaufte Wohnungen), auf eine saubere Dokumentation von Abnahme und Mängeln und auf Transparenz gegenüber den Eigentümern. Nach spätestens drei Jahren entscheiden die Käufer, ob sie mit dem Verwalter weiterarbeiten; vor der Wiederbestellung lohnt eine sachliche Prüfung der ersten Jahre. Ein Erstverwalter, der die Anfangsjahre auf diese Weise gut gestaltet, wird meist wiederbestellt. Wie wir die Erstverwaltung für Bauträger gestalten, lesen Sie auf unserer Leistungsseite.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlage: §§ 8, 9a, 9b, 16, 18, 19, 24, 25, 26, 28, 29, 44, 45 WEG; § 650u BGB; § 34c GewO; § 3 MaBV; BGH V ZB 39/01, V ZR 77/21, V ZR 75/18, V ZR 28/22, VII ZR 308/12, VII ZR 188/13, VII ZR 241/22, VII ZR 171/15

Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.