Hausverwaltung prüfen: Die Checkliste für Eigentümer und Beiräte

Einen Vermögensverwalter wählt niemand nur nach dem Preis. Man fragt nach Zulassung, Haftung, Qualifikation und Kontrolle. Für den Verwalter einer Eigentümergemeinschaft gelten ähnliche Maßstäbe, teils gesetzlich vorgeschrieben. Diese Checkliste hilft Eigentümern und Beiräten, die Hausverwaltung vor der Verwalterwahl und im laufenden Betrieb zu prüfen.

Wie lässt sich die Erlaubnis nach § 34c GewO bei der Hausverwaltung prüfen?

Lassen Sie sich den Erlaubnisbescheid der zuständigen Behörde zeigen. Wer gewerbsmäßig das gemeinschaftliche Eigentum von Wohnungseigentümern verwaltet, ist Wohnimmobilienverwalter und braucht diese Erlaubnis (§ 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO).

Die Erlaubnis wird auf Antrag von der zuständigen Behörde erteilt, der Bescheid ist eine behördliche Verfügung. Sie knüpft an das Gewerbe der Wohnimmobilienverwaltung an. Sie richtet sich nach der Gewerbeordnung. Die Behörde versagt sie, wenn der Antragsteller nicht zuverlässig ist, in ungeordneten Vermögensverhältnissen lebt oder keine Berufshaftpflichtversicherung nachweisen kann (§ 34c Abs. 2 GewO). Die Erlaubnis ist also ein erster Filter für jede Verwaltung.

Achten Sie darauf, dass der Bescheid für das Unternehmen gilt, das den Verwaltervertrag schließen soll. Auch für Immobilienmakler verlangt § 34c GewO eine Erlaubnis. Sie ist aber ein eigener Gewerbezweig: Der Unterschied zwischen Makler und Verwalter liegt in der Tätigkeit, und die Erlaubnis muss die Tätigkeit als Wohnimmobilienverwalter umfassen. Ein Hinweis: Fehlt dieser Nachweis, ist das ein Grund, vor der Beauftragung nachzufragen.

Berufshaftpflicht nach § 15 MaBV: Welche Mindestsumme muss ein Hausverwalter nachweisen?

Ein Hausverwalter braucht eine Berufshaftpflichtversicherung mit einer gesetzlichen Mindestversicherungssumme von 500.000 Euro für jeden Versicherungsfall und 1.000.000 Euro für alle Versicherungsfälle eines Jahres (§ 15 Abs. 2 und 3 MaBV).

Die Mindestsumme gilt für jede Verwaltung gleich, unabhängig von der Größe des Unternehmens. Die Versicherung ist eine Vermögensschadenhaftpflicht. Sie muss die Haftpflichtgefahren für Vermögensschäden aus der Tätigkeit als Wohnimmobilienverwalter decken. Ein Vermögensschaden entsteht zum Beispiel, wenn Hausgeld falsch gebucht wird, Hausgeldforderungen nicht rechtzeitig verfolgt werden oder ein Beschluss nicht fristgerecht umgesetzt wird. Ein Sachschaden am Gebäude fällt dagegen nicht darunter, dafür gibt es die Gebäudeversicherung. Der Grund: Die Verwalterversicherung sichert reine Vermögensnachteile aus Pflichtverletzungen ab.

Fragen Sie nach dem Versicherungsschein oder der Versicherungsbestätigung und nach der tatsächlichen Deckungssumme. Die Versicherungssumme je Versicherungsfall ist nur eine Untergrenze: Bei großen Gemeinschaften mit hohen Rücklagen kann eine höhere Summe sinnvoll sein; die Deckungssumme hat dort besondere Bedeutung.

Prüfen Sie auch, ob die Versicherung für alle Tätigkeiten gilt, die im Verwaltervertrag stehen, und ob sie aktuell besteht. Ein Nachweis aus dem Vorjahr genügt nicht. Auch der Umgang mit den Daten der Eigentümer gehört zu einer ordentlichen Verwaltung.

Welche Weiterbildungspflicht gilt für Wohnimmobilienverwalter?

Wohnimmobilienverwalter müssen sich in einem Umfang von 20 Stunden innerhalb von drei Kalenderjahren weiterbilden (§ 34c Abs. 2a GewO). Das gilt entsprechend für Beschäftigte, die unmittelbar an der Verwaltung mitwirken.

Die Weiterbildungspflicht betrifft also nicht nur die Geschäftsleitung, sondern auch die Mitarbeiter, die Ihre Gemeinschaft täglich betreuen. Fragen Sie deshalb, wer im Team welche Weiterbildung absolviert hat.

Auf Anfrage muss der Verwalter unverzüglich Angaben über seine berufsspezifischen Qualifikationen und die in den letzten drei Kalenderjahren absolvierten Weiterbildungsmaßnahmen machen (§ 11 MaBV). Er darf dafür auf seine Internetseite verweisen. Wer solche Angaben verweigert oder ausweicht, gibt Anlass zur Nachfrage.

Die Pflichten aus der Makler- und Bauträgerverordnung gelten für Wohnimmobilienverwalter nur eingeschränkt, nämlich für Information, Versicherung und Weiterbildung (§§ 11, 15 bis 15b MaBV).

Muss der Verwalter ein zertifizierter Verwalter sein?

In der Regel ja: Zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehört die Bestellung eines zertifizierten Verwalters (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Die Eigentümer haben darauf einen Anspruch.

Ausgenommen sind nur Gemeinschaften mit weniger als neun Sondereigentumsrechten, in denen ein Wohnungseigentümer zum Verwalter bestellt wurde und weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangt.

Als zertifizierter Verwalter darf sich bezeichnen, wer vor einer Industrie- und Handelskammer durch eine Prüfung die notwendigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse nachgewiesen hat (§ 26a Abs. 1 WEG). Die Rechtsverordnung kann Personen mit bestimmten Abschlüssen von der Prüfung befreien (§ 26a Abs. 2 WEG).

Fragen Sie deshalb, wer im Unternehmen das Zertifikat besitzt oder gleichgestellt ist. Mehr dazu im Beitrag zum zertifizierten Verwalter.

Auf wessen Namen sollten die Konten der Gemeinschaft laufen?

Hausgeld- und Rücklagenkonten sollten auf den Namen der Gemeinschaft laufen und nicht auf den Namen des Verwalters. Die Gemeinschaft kann selbst Kontoinhaberin sein, denn sie kann Rechte erwerben (§ 9a Abs. 1 WEG).

Das Geld auf diesen Konten gehört der Gemeinschaft. Bei einem Verwalterwechsel, einem Streit oder einer Insolvenz des Unternehmens bleibt es dann klar zugeordnet. Wie das aussieht, erklärt der Beitrag zum WEG-Konto.

Fragen Sie außerdem, wer im Unternehmen Zahlungen freigibt. Ein Vier-Augen-Prinzip bei größeren Beträgen, getrennte Zuständigkeiten für Buchung und Zahlung und ein Lesezugang für den Verwaltungsbeirat sind Zeichen einer sorgfältigen Organisation. Klar geregelt sein sollte auch, wer über Gemeinschaftsgeld verfügen darf und welche Dritte Zugriff haben.

Regeln Sie die Kontoführung im Vertrag mit der Verwaltung, statt sie dem Verwalter zu überlassen. So prüfen Eigentümer ihr Vermögen wie bei einem Vermögensverwalter: mit klaren Zugriffsrechten und Nachweisen.

Wie kontrolliert der Beirat die Hausverwaltung?

Der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht den Verwalter. Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung sollen vor der Beschlussfassung vom Beirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden (§ 29 Abs. 2 WEG).

In der Praxis gehört dazu der Blick in Belege und Kontoauszüge, in die Fristen und in offene Hausgeldforderungen. Wie gründlich diese Prüfung sein sollte, steht im Beitrag zum Prüfungsumfang des Beirats.

Auch jeder einzelne Eigentümer kann kontrollieren: Er hat ein Recht auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen (§ 18 Abs. 4 WEG). Dabei gilt ein Hinweis: Die Verwaltung muss bei der Einsicht auch den Datenschutz beachten. Verweigert sie die Einsicht ganz, ist das ein deutliches Warnsignal.

Die Eigentümerversammlung ist der Ort, an dem Verwalter Rechenschaft ablegen. Fragen Sie, ob Beschlüsse zügig umgesetzt wurden und ob die Beschluss-Sammlung geführt wird.

Welche Referenzen und welchen Betreuungsschlüssel sollten Sie erfragen?

Fragen Sie nach Referenzen aus Gemeinschaften ähnlicher Größe und danach, wie viele Einheiten ein Mitarbeiter betreut. Beides zeigt, ob die Verwaltung Ihre Gemeinschaft tatsächlich betreuen kann.

Klären Sie auch, wie Urlaub und Krankheit vertreten werden und wie schnell Eigentümer und Beirat Antworten erhalten. Lassen Sie sich Erreichbarkeit und Ansprechpartner schriftlich benennen.

Vergleichen Sie mehrere Angebote, aber nicht nur nach dem Preis. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass die Einholung von drei Vergleichsangeboten keine Pflicht mehr ist; lesen Sie dazu den Beitrag zu den Vergleichsangeboten. Ein Angebot lässt sich dennoch nur beurteilen, wenn Sie die Qualifikation der Anbieter kennen.

Die Checkliste: Was prüfen Eigentümer vor der Verwalterwahl?

Sieben Punkte genügen für eine belastbare Prüfung: Erlaubnis, Versicherung, Weiterbildung, Zertifizierung, Konten, Kontrolle und Referenzen. Die Tabelle zeigt, welchen Nachweis Sie jeweils verlangen können.

Die Checkliste eignet sich für die Wahl einer neuen Verwaltung und für die Überprüfung der bisherigen. Wer die Hausverwaltung prüfen will, sollte jeden Punkt mit einem Nachweis belegen lassen, damit am Ende ein nachvollziehbares Ergebnis der Prüfung vorliegt, und nicht nur mündliche Zusagen akzeptieren. Fehlt bei einem Punkt etwas, fragen Sie nach.

Welche Warnsignale sprechen gegen eine Hausverwaltung?

Warnsignale sind fehlende Nachweise, verweigerte Einsicht, verspätete Abrechnungen und Konten, die nicht auf den Namen der Gemeinschaft laufen. Auch liegen gebliebene Mängel am Gebäude oder von der Verwaltung nicht koordinierte Handwerker sind Anlass zur Nachfrage. Einzelne Punkte sind noch kein Beweis für eine Pflichtverletzung, mehrere zusammen sollten Sie aber ernst nehmen.

Halten Sie Auffälligkeiten mit Datum schriftlich fest und sprechen Sie die Verwaltung an. Ändert sich nichts, kann die Eigentümerversammlung den Verwalter jederzeit abberufen (§ 26 Abs. 3 WEG); Einzelheiten stehen im Beitrag zur Abberufung des Verwalters.

Wann haftet ein Hausverwalter für Schäden?

Ein Hausverwalter haftet der Gemeinschaft auf Schadensersatz, wenn er seine Pflichten aus dem Verwaltervertrag verletzt und dadurch ein Schaden entsteht (§ 280 Abs. 1 BGB). Entscheidend ist, ob er die Pflichtverletzung zu vertreten hat.

Zu vertreten hat er Vorsatz und Fahrlässigkeit. Das Gesetz vermutet das Verschulden, wenn eine Pflichtverletzung feststeht; der Verwalter muss sich entlasten. Den Schaden und den Zusammenhang mit der Pflichtverletzung muss die Gemeinschaft darlegen.

Der Anspruch steht grundsätzlich der Gemeinschaft zu, weil sie Vermögensinhaberin ist. Die Pflichten der Verwaltung ergeben sich aus dem Auftrag der Gemeinschaft und dem Verwaltervertrag. Ob und wie er geltend gemacht wird, entscheiden die Eigentümer. Eine Klage sollten Sie erst nach rechtlicher Beratung erwägen, denn es kommt auf den Einzelfall an.

Genau hier hilft die Versicherung: Sie deckt Vermögensschäden bis zur Versicherungssumme. Mehr zum Vorgehen steht im Beitrag zum Schadensersatz gegen den Vorverwalter.

Wie dokumentieren Sie die Prüfung für die Eigentümerversammlung?

Halten Sie die Antworten schriftlich fest und legen Sie sie den Eigentümern mit der Einladung zur Versammlung vor. So entscheidet die Eigentümerversammlung auf einer nachvollziehbaren Grundlage.

Eine einfache Tabelle mit Prüfpunkt, Antwort und beigefügtem Nachweis genügt, zum Beispiel mit Erlaubnisbescheid und Versicherungsschein im Anhang. Der Verwaltungsbeirat kann sie vorbereiten und in der Versammlung erläutern.

Bewahren Sie die Nachweise bei den Unterlagen der Gemeinschaft auf. Beim nächsten Verwalterwechsel oder bei einer späteren Auseinandersetzung belegen sie, dass die Eigentümer sorgfältig ausgewählt haben.

Wie LIKKA als WEG-Hausverwaltung die Prüfung begleitet

LIKKA stellt bei einer Bewerbung um die WEG-Verwaltung die Nachweise zu Erlaubnis, Versicherung, Weiterbildung und Zertifizierung vollständig zusammen. Eigentümer und Beirat können sie vor der Wahl in Ruhe prüfen.

Unsere zertifizierten Verwalter führen für jede Gemeinschaft ein eigenes Konto, arbeiten mit digitaler Belegprüfung und Kundenportal und sind persönliche Ansprechpartner für Eigentümer und Beirat. Mehr zum Ablauf eines Wechsels finden Sie unter Verwaltung wechseln.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlage: § 34c GewO; §§ 11, 15 bis 15b MaBV; §§ 9a, 18, 19, 26, 26a, 29 WEG

Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.