Die Hausverwaltung reagiert nicht: Die dritte E-Mail zum undichten Dach bleibt ohne Antwort, das Telefon klingelt ins Leere, und die Jahresabrechnung für das Vorjahr fehlt noch immer. Viele Eigentümer fühlen sich in dieser Lage machtlos. Das Wohnungseigentumsgesetz gibt ihnen aber klare Werkzeuge an die Hand, und die meisten Probleme lassen sich lösen, wenn man in der richtigen Reihenfolge vorgeht. Dieser Ratgeber zeigt eine Eskalation in vier Stufen: schriftliche Aufforderung mit Frist, Einschalten des Verwaltungsbeirats, Eigentümerversammlung mit Abberufung und als letzter Schritt das Gericht. Er erklärt auch, an wen sich Ansprüche richten, wann sich ein Hausverwalter strafbar machen kann und was vermietende Eigentümer gegenüber ihren Mietern beachten sollten.
Das Wichtigste in Kürze
- Ansprüche auf ordnungsmäßige Verwaltung richten sich gegen die Gemeinschaft, die sich das Verhalten des Verwalters zurechnen lassen muss (BGH, V ZR 263/21).
- Die Eskalation läuft in vier Stufen: schriftliche Frist, Beirat, Eigentümerversammlung mit Abmahnung oder Abberufung, Gericht.
- Der Verwalter kann jederzeit mit einfacher Mehrheit abberufen werden; der Vertrag endet spätestens sechs Monate danach (§ 26 Abs. 3 WEG).
- Untätigkeit allein ist nicht strafbar; bei Veruntreuung kommt Untreue nach § 266 StGB in Betracht.
Hausverwaltung reagiert nicht: Gründe und wem sie verpflichtet ist
Die Gründe für fehlende Antworten sind vielfältig: zu viele Objekte pro Mitarbeiter, Personalwechsel, ein Postfach ohne Vertretung oder schlicht schlechte Organisation. Für Eigentümer ist wichtig, die rechtliche Grundlage zu kennen. Der Verwalter ist Organ der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) und vertritt sie gerichtlich und außergerichtlich (§ 9b Abs. 1 WEG). Er ist gegenüber der Gemeinschaft berechtigt und verpflichtet, Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung zu treffen, die untergeordnete Bedeutung haben oder zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind (§ 27 Abs. 1 WEG).
Für Eigentümer ist die Situation mehr als ein Ärgernis im Alltag. Bleibt die Anzeige eines Schadens liegen, etwa eines Wasserschadens, der auch die Nachbarn betrifft, steigen die Kosten der späteren Sanierung, und der Wert der Immobilie leidet. Gute Betreuung zeigt sich deshalb weniger in sofortigen Antworten auf jede Frage als in verlässlicher Kommunikation: Informationen zum Stand eines Vorgangs, Transparenz bei Aufträgen und Abrechnungen und eine wirksame Kontrolle durch den Beirat. Ob die Verwaltung überlastet oder schlecht organisiert ist, macht für die Eigentümergemeinschaft im Ergebnis kaum einen Unterschied; entscheidend ist, dass Abhilfe geschaffen wird. Die folgenden vier Stufen geben dafür einen Überblick.
Daraus folgt eine Besonderheit, die viele überrascht: Der einzelne Eigentümer hat seine Ansprüche auf ordnungsmäßige Verwaltung grundsätzlich gegen die Gemeinschaft, nicht gegen den Verwalter (§ 18 Abs. 2 WEG). Der Bundesgerichtshof hat das für die Durchführung von Beschlüssen ausdrücklich entschieden: Vollzieht der Verwalter einen Beschluss nicht oder fehlerhaft, muss ein Wohnungseigentümer die GdWE in Anspruch nehmen; ihr wird das Verhalten des Verwalters analog § 31 BGB zugerechnet (BGH, Urteil vom 16. Dezember 2022, Az. V ZR 263/21). Die Gemeinschaft kann dann ihrerseits beim Verwalter Rückgriff nehmen.
Eine gesetzliche Antwortfrist gibt es nicht. Viele Verwalterverträge regeln Erreichbarkeit und Reaktionszeiten; ein Blick in den Vertrag lohnt sich deshalb. Als Orientierung gilt: Notfälle wie Wasserschäden oder Heizungsausfall im Winter brauchen eine Reaktion am selben Tag, gewöhnliche Anfragen eine Antwort innerhalb von etwa ein bis zwei Wochen. Wer länger nichts hört, sollte in die erste Stufe gehen.
| Schritt | Was zu tun ist |
|---|---|
| 1. Schriftliche Frist | Konkretes Anliegen, frühere Anfragen, Frist von etwa 14 Tagen |
| 2. Beirat | Beiratsvorsitz rügt im Namen der Gemeinschaft und setzt eine letzte Frist |
| 3. Versammlung | Einberufung verlangen; Abmahnung, Weisung oder Abberufung beschließen |
| 4. Gericht | Klage gegen die Gemeinschaft beim Amtsgericht; Regress gegen den Verwalter |
Stufe 1: Schriftlich auffordern und eine Frist setzen
Der erste Schritt ist ein klares Schreiben per E-Mail oder Brief. Es sollte das Anliegen konkret benennen, auf frühere Anfragen mit Datum verweisen, eine angemessene Frist setzen, in der Regel 14 Tage, und ankündigen, dass nach Ablauf der Beirat eingeschaltet wird. Wichtige Dokumente wie Fotos eines Mangels oder das Protokoll mit dem nicht umgesetzten Beschluss gehören in die Anlage. Ein sachlicher Ton ist wirksamer als eine scharfe Beschwerde über die Hausverwaltung, denn das Schreiben ist später oft Beweismittel.
Parallel können Eigentümer ihr Recht auf Einsicht nutzen: Jeder Wohnungseigentümer kann von der Gemeinschaft Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG), etwa in Verträge, Angebote, Rechnungen oder den Schriftverkehr zu einem Schaden. Einzelheiten stehen im Beitrag zum Einsichtsrecht in Verwaltungsunterlagen. Droht dem Gemeinschaftseigentum unmittelbar ein Schaden, etwa durch einen Rohrbruch, darf jeder Eigentümer die notwendigen Notmaßnahmen auch ohne Zustimmung der anderen selbst treffen (§ 18 Abs. 3 WEG).
Wortlaut nach Gesetze im Internet, Bundesministerium der Justiz(3) Jeder Wohnungseigentümer ist berechtigt, ohne Zustimmung der anderen Wohnungseigentümer die Maßnahmen zu treffen, die zur Abwendung eines dem gemeinschaftlichen Eigentum unmittelbar drohenden Schadens notwendig sind.
(4) Jeder Wohnungseigentümer kann von der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen.
Tipp: Was in die Aufforderung gehört Betreff mit Objekt und Anliegen, Daten der bisherigen Anfragen, konkrete Bitte, Frist mit Datum, Ankündigung des nächsten Schritts und Anlagen wie Fotos oder Protokollauszug. Schreiben Sie sachlich: Das Schreiben ist später oft Beweismittel.
Stufe 2: Den Verwaltungsbeirat einschalten
Bleibt die Frist ohne Ergebnis, ist der Verwaltungsbeirat der nächste Ansprechpartner. Er unterstützt und überwacht den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben (§ 29 Abs. 2 WEG). Gegenüber dem Verwalter vertritt der Vorsitzende des Beirats die Gemeinschaft (§ 9b Abs. 2 WEG). Ein Schreiben des Beiratsvorsitzenden im Namen der GdWE hat deshalb ein anderes Gewicht als die Anfrage eines einzelnen Eigentümers; es kann die Pflichtverletzung förmlich rügen und eine letzte Frist setzen.
Gibt es keinen Beirat, können die Eigentümer per Beschluss einen Eigentümer ermächtigen, die Gemeinschaft gegenüber dem Verwalter zu vertreten (§ 9b Abs. 2 WEG). In kleinen Gemeinschaften hilft es außerdem, sich mit anderen Eigentümern abzustimmen: Wenn mehrere Eigentümer dieselben Probleme schildern, steigt der Druck, und die nächste Stufe ist leichter erreichbar.
Stufe 3: Eigentümerversammlung, Abmahnung und Abberufung
Reagiert die Verwaltung weiterhin nicht, gehört das Thema in die Eigentümerversammlung. Der Verwalter muss eine Versammlung einberufen, wenn mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer dies in Textform unter Angabe des Zwecks und der Gründe verlangt (§ 24 Abs. 2 WEG). Weigert er sich pflichtwidrig, kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, sein Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer die Versammlung selbst einberufen (§ 24 Abs. 3 WEG). Wie das praktisch funktioniert, zeigt der Beitrag Eigentümerversammlung einberufen.
Auf die Tagesordnung gehören dann je nach Lage eine Abmahnung des Verwalters durch Beschluss, konkrete Weisungen mit Fristen oder direkt die Abberufung. Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden, ein wichtiger Grund ist nicht erforderlich; der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 WEG). Es genügt die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Sinnvoll ist es, im selben Termin bereits einen Nachfolger zu bestellen, damit die Gemeinschaft nicht ohne Verwaltung dasteht. Seit dem 1. Dezember 2023 kann jeder Eigentümer verlangen, dass ein zertifizierter Verwalter bestellt wird (§ 19 Abs. 2 Nr. 6, § 26a WEG).
Mehr zu Mehrheit, Fristen und typischen Fehlern bei der Abberufung steht im Beitrag Verwalter abberufen.
Wortlaut nach Gesetze im Internet, Bundesministerium der Justiz(2) Die Versammlung der Wohnungseigentümer muss von dem Verwalter in den durch Vereinbarung der Wohnungseigentümer bestimmten Fällen, im Übrigen dann einberufen werden, wenn dies in Textform unter Angabe des Zwecks und der Gründe von mehr als einem Viertel der Wohnungseigentümer verlangt wird.
(3) Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, die Versammlung der Wohnungseigentümer einzuberufen, so kann die Versammlung auch durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder einen durch Beschluss ermächtigten Wohnungseigentümer einberufen werden.
Wortlaut nach Gesetze im Internet, Bundesministerium der Justiz(3) Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden. Ein Vertrag mit dem Verwalter endet spätestens sechs Monate nach dessen Abberufung.
Stufe 4: Rechtliche Schritte vor Gericht
Reichen die Mittel der Versammlung nicht aus, etwa weil die Mehrheit trotz offenkundiger Untätigkeit am Verwalter festhält, bleibt der Weg zum Gericht. Ein Eigentümer kann von der Gemeinschaft eine ordnungsmäßige Verwaltung verlangen (§ 18 Abs. 2 WEG) und einen notwendigen Beschluss, den die Versammlung verweigert, durch das Gericht ersetzen lassen (§ 44 Abs. 1 Satz 2 WEG). Die Klage richtet sich gegen die Gemeinschaft (§ 44 Abs. 2 WEG). Zuständig ist ausschließlich das Amtsgericht, in dessen Bezirk das Grundstück liegt; das gilt auch für Streitigkeiten über die Rechte und Pflichten des Verwalters (§ 43 Abs. 2 WEG).
Fehlt die Jahresabrechnung, ist das ein typischer Fall: Der Verwalter hat nach Ablauf des Kalenderjahres eine Jahresabrechnung und einen Vermögensbericht aufzustellen (§ 28 Abs. 2 und 4 WEG). Entsteht der Gemeinschaft durch die Untätigkeit ein Schaden, etwa durch eine verschleppte Reparatur oder Mahngebühren, kann sie vom Verwalter Schadensersatz verlangen (§ 280 Abs. 1 BGB). Gibt ein abberufener Verwalter die Unterlagen nicht heraus, hat die Gemeinschaft einen Herausgabeanspruch, den sie notfalls gerichtlich durchsetzt. Vor einer Klage bietet die Beratung durch einen Rechtsanwalt mit Schwerpunkt im Wohnungseigentumsrecht wertvolle Hilfe.
Strafbar macht sich ein Hausverwalter nicht schon durch Untätigkeit. Strafrechtlich relevant wird es, wenn er seine Pflicht verletzt, fremde Vermögensinteressen wahrzunehmen, und der Gemeinschaft dadurch einen Nachteil zufügt, etwa durch Griff in die Rücklage; das ist Untreue nach § 266 StGB. Für die Erlaubnis als Wohnimmobilienverwalter nach § 34c GewO ist Zuverlässigkeit Voraussetzung; wer wegen Untreue verurteilt wurde, besitzt sie in der Regel nicht (§ 34c Abs. 2 Nr. 1 GewO). Bei konkreten Hinweisen auf Veruntreuung können sich Eigentümer deshalb auch an die zuständige Erlaubnisbehörde wenden.
Wortlaut nach Gesetze im Internet, Bundesministerium der Justiz(1) Wer die ihm durch Gesetz, behördlichen Auftrag oder Rechtsgeschäft eingeräumte Befugnis, über fremdes Vermögen zu verfügen oder einen anderen zu verpflichten, mißbraucht oder die ihm kraft Gesetzes, behördlichen Auftrags, Rechtsgeschäfts oder eines Treueverhältnisses obliegende Pflicht, fremde Vermögensinteressen wahrzunehmen, verletzt und dadurch dem, dessen Vermögensinteressen er zu betreuen hat, Nachteil zufügt, wird mit Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren oder mit Geldstrafe bestraft.
Besonderheit für Vermieter: Wenn der Mieter Druck macht
Für vermietende Eigentümer ist eine untätige WEG-Verwaltung doppelt unangenehm. Der Mieter hat seinen Vertrag mit dem Eigentümer, nicht mit der Verwaltung der Gemeinschaft. Liegt ein Mangel im Gemeinschaftseigentum, etwa an Fenstern, Leitungssträngen oder der zentralen Heizung, schuldet trotzdem der Vermieter dem Mieter die Mängelbeseitigung (§ 535 Abs. 1 Satz 2 BGB), und der Mieter kann die Miete mindern. Vermieter sollten Mängelanzeigen deshalb sofort und schriftlich an die Verwaltung weiterleiten und die Eskalationsstufen konsequent nutzen. Diese Abstimmung mit der Gemeinschaft übernimmt für vermietende Eigentümer unsere Mietverwaltung.
Vorbeugen: Woran Sie eine verlässliche Hausverwaltung erkennen
Viele Probleme lassen sich vermeiden, wenn die Gemeinschaft bei der Auswahl genau hinsieht: persönliche Ansprechpartner mit Vertretung, feste Reaktionszeiten im Verwaltervertrag, ein Online-Portal mit Dokumenten und Vorgangsstand, transparente Abrechnungen und regelmäßige Berichte an den Beirat. Das schafft Sicherheit für alle Beteiligten und Schutz vor teuren Folgeschäden. Eine Checkliste mit Erlaubnis nach § 34c GewO, Berufshaftpflicht, Weiterbildung und Zertifizierung bietet der Beitrag Hausverwaltung prüfen.
Wenn Ihre Gemeinschaft nach einer neuen Verwaltung sucht: Wir betreuen Wohnungseigentümergemeinschaften von unseren Büros in München, Fürstenfeldbruck und Landsberg aus, mit persönlichen Ansprechpartnern und einem geordneten Übergang. Wie ein Wechsel zu uns abläuft, steht auf der Seite Verwaltung wechseln.
Häufige Fragen
Wie lange muss man auf eine Antwort von der Hausverwaltung warten?
Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. Als Orientierung gelten bei Notfällen derselbe Tag, bei gewöhnlichen Anfragen etwa ein bis zwei Wochen; der Verwaltervertrag kann Reaktionszeiten festlegen.
Was kann man gegen eine untätige Hausverwaltung machen?
Schriftlich mit Frist auffordern, den Beirat einschalten, eine Eigentümerversammlung verlangen und dort Abmahnung oder Abberufung beschließen. Als letztes Mittel bleibt die Klage gegen die Gemeinschaft auf ordnungsmäßige Verwaltung.
Rechtsgrundlage: §§ 18 Abs. 2, 24 Abs. 2, 26 Abs. 3, 29 Abs. 2 WEG
Kann man eine Hausverwaltung wegen Untätigkeit verklagen?
Der einzelne Eigentümer klagt in der Regel gegen die Gemeinschaft, die sich das Verhalten des Verwalters zurechnen lassen muss. Die Gemeinschaft kann vom Verwalter Schadensersatz verlangen, wenn ihr durch die Untätigkeit ein Schaden entsteht.
Rechtsgrundlage: §§ 18 Abs. 2, 44 WEG; § 280 Abs. 1 BGB; BGH V ZR 263/21
Kann ein einzelner Eigentümer den Verwalter abmahnen?
Beschweren kann sich jeder Eigentümer. Eine Abmahnung im Namen der Gemeinschaft spricht aber der Beiratsvorsitzende oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer aus, denn sie vertreten die Gemeinschaft gegenüber dem Verwalter.
Rechtsgrundlage: § 9b Abs. 2 WEG
Wann macht sich ein Hausverwalter strafbar?
Nicht schon bei Untätigkeit. Verletzt er seine Vermögensbetreuungspflicht und schädigt die Gemeinschaft, etwa durch Entnahmen aus der Rücklage, kommt Untreue in Betracht.
Rechtsgrundlage: § 266 StGB
Wo kann man sich über einen Hausverwalter beschweren?
Zuerst beim Verwalter selbst, dann beim Verwaltungsbeirat und in der Eigentümerversammlung. Bei Zweifeln an der Zuverlässigkeit, etwa bei Veruntreuung, ist die Erlaubnisbehörde nach § 34c GewO zuständig.
Rechtsgrundlage: § 29 Abs. 2 WEG; § 34c Abs. 2 Nr. 1 GewO
Wer haftet für Fehler der Hausverwaltung?
Gegenüber den einzelnen Eigentümern haftet grundsätzlich die Gemeinschaft, der das Verhalten des Verwalters zugerechnet wird. Sie kann den Verwalter wegen der Pflichtverletzung in Regress nehmen.
Rechtsgrundlage: § 280 Abs. 1 BGB; BGH V ZR 263/21
Rechtsgrundlage: §§ 9b, 18, 19, 24, 26, 26a, 27, 28, 29, 43, 44 WEG; §§ 280, 535 BGB; § 34c GewO; § 266 StGB; BGH, Urteil vom 16.12.2022 – V ZR 263/21
Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.
