Hausverwaltung verkauft: Rechte der Eigentümergemeinschaft

Die Nachricht kommt meist per Rundschreiben: Die Hausverwaltung wurde verkauft, eine andere Immobilienverwaltung hat sie übernommen, die bisherigen Ansprechpartner wechseln. Dieser Ratgeber richtet sich an Wohnungseigentümer, Verwaltungsbeiräte und Vermieter von Eigentumswohnungen, deren Hausverwaltung verkauft wurde oder vor einem Verkauf steht. Er gibt einen Überblick, ob der Verwaltervertrag automatisch weiterläuft, worin sich Share Deal, Asset Deal und Verschmelzung unterscheiden und welche Rechte die Eigentümergemeinschaft seit der WEG Reform hat. Die kurze Antwort: Ob Bestellung und Vertrag übergehen, hängt davon ab, was genau verkauft wurde. Und in jedem Fall kann die WEG ihre Verwaltung jederzeit abberufen (§ 26 Abs. 3 WEG).

Hausverwaltung verkauft: Was Eigentümer jetzt wissen müssen

Dass eine Hausverwaltung verkauft wird, ist kein Einzelfall. Häufig steckt die Nachfolge dahinter: Der Inhaber geht in den Ruhestand und findet in der Familie keinen Nachfolger. In anderen Fällen wächst eine größere Immobilienverwaltung am Markt durch Zukäufe. In der Praxis erfolgt die Bewertung einer Hausverwaltung durch Käufer vor allem nach der Zahl der verwalteten Einheiten und dem Vertragsbestand.

Zur Definition der Begriffe: Die WEG Verwaltung betreut das Gemeinschaftseigentum einer Eigentümergemeinschaft. Zu ihren Aufgaben gehören Versammlungen, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und die Instandhaltung (§§ 24, 27, 28 WEG). Die Mietverwaltung betreut dagegen für einzelne Vermieter die Mietverhältnisse mit den Mietern. Beim Verkauf ist jeder Bereich getrennt zu betrachten.

Für Eigentümer von Eigentumswohnungen ist die Hausverwaltung der wichtigste Partner rund um die Immobilie: Sie führt die Konten, bereitet Entscheidungen vor und hat die Kosten im Blick. Entsprechend groß ist das Vertrauen, das Eigentümergemeinschaften in ihren Hausverwalter setzen. Verwaltet eine Immobilienverwaltung viele Objekte, betrifft ein Verkauf oft zahlreiche Eigentümergemeinschaften gleichzeitig.

Rechtlich sind bei der WEG zwei Ebenen zu trennen. Die Bestellung macht den Hausverwalter zum Organ der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE); über sie beschließen die Eigentümer (§ 26 Abs. 1 WEG). Der Verwaltervertrag regelt Aufgaben, Pflichten, Leistungsumfang, Vergütung und Laufzeit. Er ist nach herrschender Meinung ein Geschäftsbesorgungsvertrag mit Dienstvertragscharakter (§§ 675, 611 BGB); als Geschäftsbesorgungsvertrag gelten für ihn auch Teile des Auftragsrechts (§ 675 Abs. 1 BGB). Die Vergütung ist im Wohnungseigentumsgesetz nicht geregelt; sie ergibt sich allein aus dem Vertrag.

Für beide Ebenen gilt ein Grundsatz, über den Einigkeit besteht: Der Verwalter kann seine Befugnisse nicht durch Rechtsgeschäft auf Dritte übertragen. So hält es der Bundesgerichtshof im Urteil vom 21. Februar 2014 fest (Az. V ZR 164/13, Rn. 11). Ob die Verwaltung trotzdem mit allen Aufgaben beim Käufer landet, hängt deshalb von der Art des Verkaufs ab.

Share Deal: Der Verwalter bleibt, die Gesellschafter wechseln

Ist eine GmbH als Hausverwaltung zum Verwalter bestellt, wird beim Share Deal nicht die Hausverwaltung selbst verkauft, sondern die Anteile an ihr. Die Hausverwaltung bleibt dieselbe juristische Person mit denselben Pflichten. Für die WEG ändert sich formal nichts: Die Bestellung besteht fort, der Verwaltervertrag läuft weiter, Vertragslaufzeit und Kündigungsmodalitäten bleiben, wie sie sind.

Ein Beschluss der Eigentümer ist dafür nicht nötig. Der BGH hat festgehalten, dass Eigentümer die Auswechslung von Gesellschaftern oder Geschäftsführern einer Verwaltung weder verhindern noch die Personalauswahl bestimmen können (V ZR 164/13, Rn. 19). Das ist die Kehrseite davon, dass ein Unternehmen statt einer Person bestellt wurde.

Im Alltag können sich die Veränderungen trotzdem deutlich auswirken. Neue Gesellschafter stellen Prozesse und Zuständigkeiten in der Hausverwaltung um, legen Standorte zusammen oder führen neue Software ein. Ob das der Betreuung und der Zusammenarbeit guttut, zeigt sich oft erst nach einigen Monaten. Bei der Vertragsgestaltung eines neuen Vertrags kann die Eigentümergemeinschaft für den Gesellschafterwechsel eine Informationspflicht oder ein Sonderkündigungsrecht vereinbaren (Change-of-Control-Klausel).

Asset Deal: Kein Übergang von Bestellung und Verwaltervertrag

Beim Asset Deal verkauft der bisherige Hausverwalter nicht seine Firma, sondern einzelne Wirtschaftsgüter: den Kundenstamm, Büro, Software, manchmal das Personal. Das ist typisch, wenn ein Einzelunternehmer seine Hausverwaltung abgibt, denn ein Einzelunternehmen hat keine Anteile. Für die Eigentümer ist das der wichtigste Fall. Hier gilt der Grundsatz des BGH in voller Schärfe: Die Bestellung ist an die bestellte Person gebunden und kann nicht mitverkauft werden.

Auch der Verwaltervertrag geht nicht ohne Weiteres über. Der Dienstverpflichtete hat die Dienste im Zweifel in Person zu leisten (§ 613 BGB), und nach dem Rechtsgedanken des Auftragsrechts darf ein Beauftragter die Ausführung im Zweifel nicht einem Dritten übertragen (§ 664 Abs. 1 Satz 1 BGB). Eine Vertragsübernahme ist nur mit Einverständnis der Eigentümergemeinschaft wirksam; verweigert der Gläubiger die Genehmigung, gilt eine Schuldübernahme als nicht erfolgt (§ 415 Abs. 2 BGB).

Für die WEG bedeutet das: Die neue Hausverwaltung wird nur Verwalter, wenn die Eigentümerversammlung sie bestellt und die Eigentümergemeinschaft einen Verwaltervertrag mit ihr schließt. Die Eigentümer haben die Wahl. Sie können die neue Hausverwaltung bestellen, die bisherige Verwaltung bis zum Ende der Bestellung behalten oder einen Wechsel nutzen. Ändern sich Vergütung, Kosten für Sonderleistungen oder Leistungsumfang, ist das ein neuer Vertrag und kein Automatismus.

Bis zur Entscheidung bleibt die bisherige Hausverwaltung im Amt und verantwortlich. Sie darf ihre Aufgaben und Pflichten nicht einfach durch Mitarbeiter des Erwerbers erledigen lassen, als wäre dieser schon bestellt. Gibt sie ihr Amt ohne Nachfolger auf, vertreten die Eigentümer die GdWE gemeinschaftlich (§ 9b Abs. 1 Satz 2 WEG), und der Beiratsvorsitzende kann die Versammlung einberufen (§ 24 Abs. 3 WEG).

Verschmelzung: Was der BGH zur Hausverwaltung entschieden hat

Eine Sonderstellung hat die Umwandlung nach dem Umwandlungsgesetz. Wird die Hausverwaltung als GmbH auf ein anderes Unternehmen verschmolzen, geht ihr Vermögen einschließlich der Verbindlichkeiten mit der Eintragung in das Handelsregister über, und die bisherige Gesellschaft erlischt (§ 20 Abs. 1 Nr. 1 und 2 UmwG). Das ist eine Gesamtrechtsnachfolge, keine Übertragung einzelner Verträge.

Der BGH hat im Urteil V ZR 164/13 entschieden: Bei der Verschmelzung einer zur Verwalterin bestellten juristischen Person auf eine andere juristische Person gehen Organstellung und Verwaltervertrag auf den übernehmenden Rechtsträger über. Das gilt bei Verschmelzung durch Aufnahme wie durch Neugründung (Rn. 16). Würde die Bestellung mit der Eintragung enden, stünde die Eigentümergemeinschaft von einem Tag auf den anderen ohne Verwaltung da (Rn. 19).

Offen gelassen hat der BGH, was bei der Verschmelzung einer Personenhandelsgesellschaft und bei einer Spaltung gilt, insbesondere bei der Ausgliederung eines Einzelunternehmens (Rn. 20). Für Abspaltung und Ausgliederung (§§ 123, 131 UmwG) ist die Situation daher höchstrichterlich nicht geklärt.

Die Verschmelzung allein ist kein wichtiger Grund für eine fristlose Kündigung des Verwaltervertrags. Den Interessen der Eigentümer wird, insbesondere bei der Haftung, durch den Gläubigerschutz des Umwandlungsrechts Rechnung getragen. Weil aber das Vertrauen zwischen Eigentümern und Verwalter gewahrt sein muss, stellt der BGH keine hohen Anforderungen: Es reicht, wenn wegen der Umstrukturierung konkrete, nicht ganz unerhebliche Nachteile in der Zusammenarbeit drohen (Rn. 28).

Rechte seit der WEG Reform: Abberufung, Kündigung und Laufzeit

Das Urteil von 2014 stammt aus der Zeit vor der WEG Reform, die Grundlage der heutigen Rechte ist. Seit dem 1. Dezember 2020 ist die Stellung der Eigentümer stärker: Die Verwaltung kann jederzeit abberufen werden, ein wichtiger Grund ist nicht mehr nötig (§ 26 Abs. 3 Satz 1 WEG). Es genügt die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Abweichende Regelungen sind nicht zulässig (§ 26 Abs. 5 WEG).

Auch die Bindung an den Vertrag ist begrenzt. Ein Vertrag mit dem Verwalter endet spätestens sechs Monate nach dessen Abberufung (§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG), eine längere Vertragslaufzeit hilft danach nicht mehr. Wird die Hausverwaltung verkauft und passt die neue Führung nicht, braucht die WEG also kein Sonderkündigungsrecht: Sie kann abberufen und ist spätestens nach sechs Monaten frei. Bis dahin können Kosten aus dem alten Vertrag weiterlaufen.

Bei einem wichtigen Grund, etwa schweren Pflichtverletzungen der Hausverwaltung, kommt zusätzlich die fristlose Kündigung in Betracht (§ 626 BGB, § 314 BGB). Dann endet der Vertrag sofort. Vorsorglich sollte die Kündigung innerhalb von zwei Wochen nach Kenntnis der maßgebenden Tatsachen erfolgen (§ 626 Abs. 2 BGB; § 314 Abs. 3 BGB); die Eigentümer sollten deshalb rasch entscheiden.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Bestellung und Verwaltervertrag. Die Laufzeit des Verwaltervertrags ist in der Regel an die Bestellung gekoppelt. Einer gesonderten Kündigung bedarf es nach einer Abberufung nicht. Viele Verträge enthalten eigene Regelungen, die eine frühere Beendigung vorsehen.

Zur Laufzeit: Die Bestellung erfolgt auf höchstens fünf Jahre, bei der ersten Bestellung nach Begründung von Wohnungseigentum auf höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG). Eine erneute Bestellung erfordert einen neuen Beschluss. Wie die Abberufung abläuft, erklärt der Beitrag zur Abberufung.

Tipp: Abberufung und Neubestellung verbinden Beschließen Sie Abberufung und Bestellung des neuen Verwalters in derselben Versammlung, mit einem Stichtag. So bleibt die Gemeinschaft ohne Lücke handlungsfähig.

Übergangsphase: Woran Eigentümer Veränderungen erkennen

Nach unserer Erfahrung zeigen sich die Folgen eines Verkaufs selten am ersten Tag. Die ersten Monate wirken oft stabil, weil die bisherigen Mitarbeiter laufende Vorgänge abarbeiten. Diese Ruhe kann täuschen. Wer als Beirat aufmerksam ist und die Arbeit der Hausverwaltung verfolgt, erkennt Veränderungen früh und kann sie in der Versammlung ansprechen.

Typische Warnzeichen aus der Praxis: Der persönliche Ansprechpartner wechselt mehrfach, neue Mitarbeiter übernehmen deutlich mehr Objekte, Anfragen bleiben liegen, die Instandhaltung der Immobilie stockt, oder Versammlungen finden an einem weit entfernten Standort statt, was die Teilnahme senken kann. Mit der Fluktuation geht oft Wissen über das Haus verloren, etwa zu früheren Schäden, Entscheidungen und Absprachen mit Handwerkern. Darunter leidet die Betreuung der Immobilie, und die Verwaltung reagiert langsamer auf Schäden am Haus.

Prüfen sollten Eigentümer auch die formalen Punkte der Verwaltung. Seit dem 1. Dezember 2023 kann grundsätzlich jeder Eigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangen (§ 19 Abs. 2 Nr. 6, § 26a WEG). Eine Gesellschaft darf sich nur so bezeichnen, wenn die Beschäftigten, die unmittelbar mit Aufgaben der WEG Verwaltung betraut sind, die Prüfung bestanden haben oder gleichgestellt sind (§ 8 ZertVerwV); mehr im Beitrag zum zertifizierten Verwalter. Außerdem braucht jede Hausverwaltung eine eigene Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO; beim Asset Deal muss der Käufer selbst über sie verfügen.

Mietverwaltung und Datenschutz: Was Vermieter wissen sollten

Für die Mietverwaltung gelten dieselben Grundsätze wie im Bereich der WEG Verwaltung, nur ist hier der einzelne Vermieter Vertragspartner. Beim Share Deal läuft der Vertrag weiter. Beim Asset Deal braucht die neue Hausverwaltung das Einverständnis des Vermieters. Für den Vermieter ändert sich an seinen Pflichten gegenüber den Mietern in der Regel nichts: Er bleibt ihr Vertragspartner, die Hausverwaltung handelt nur in seinem Auftrag. Den Mietern sollte die Hausverwaltung dann rechtzeitig neue Kontaktdaten und gegebenenfalls eine geänderte Bankverbindung mitteilen, damit Mietzahlungen und Mängelanzeigen ankommen.

Jede Hausverwaltung verarbeitet personenbezogene Daten der Eigentümer, bei der Mietverwaltung auch Daten von Mietern. Beim Share Deal bleibt die Gesellschaft Verantwortliche. Beim Asset Deal werden die Daten an ein anderes Unternehmen übermittelt; dafür braucht es eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO.

Die Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder (Datenschutzkonferenz) hat dazu am 24. Mai 2019 Fallgruppen beschlossen. Bei laufenden Verträgen bedarf der Vertragsübergang einer Genehmigung nach § 415 BGB; darin sieht die Konferenz zugleich die datenschutzrechtliche Zustimmung zum Übergang der erforderlichen Daten. Bis zum Beschluss über die neue Verwaltung sollten Eigentümerdaten deshalb beim bisherigen Verwalter bleiben.

Nicht verwechseln: Wohnung verkaufen und die Rolle der Hausverwaltung

Wer nach „Hausverwaltung verkauft“ sucht, meint manchmal etwas anderes: den Verkauf einer Eigentumswohnung, die von einer Hausverwaltung betreut wird. Diese Wohnung verkauft der Eigentümer selbst, nicht die Hausverwaltung. Der Kaufvertrag muss notariell beurkundet werden (§ 311b Abs. 1 BGB).

Eine Verwalterzustimmung ist nur nötig, wenn die Teilungserklärung sie nach § 12 Abs. 1 WEG vorsieht. Dann ist der Verkauf unwirksam, solange sie fehlt (§ 12 Abs. 3 WEG), und der Eigentumswechsel im Grundbuch stockt. Versagt werden darf sie nur aus wichtigem Grund (§ 12 Abs. 2 WEG). Wer die Kosten dafür trägt, regelt in der Praxis meist der Kaufvertrag. Beantragen Sie sie daher rechtzeitig bei der Hausverwaltung.

Kaufinteressenten fragen nach Unterlagen: Protokolle der Versammlungen, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnungen, Stand der Erhaltungsrücklage (früher Instandhaltungsrücklage) und anstehende Sanierungen. Die Hausverwaltung stellt sie in der Praxis bereit; jeder Eigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG).

Ist die Wohnung vermietet, gilt „Kauf bricht nicht Miete“: Der Erwerber tritt in den bestehenden Mietvertrag ein, der Eigentümerwechsel ändert daran nichts (§ 566 Abs. 1 BGB).

Der Verwalter darf über die Wohnung nicht verfügen, nur weil er sie verwaltet; verkaufen kann nur der Eigentümer. Tritt die Verwaltung zugleich als Makler auf, sind in der Praxis Interessenkonflikte möglich.

Eine Mietverwaltung endet nach den Bedingungen des Vertrags. In der Praxis sehen viele Verträge eine Kündigungsfrist von etwa drei Monaten und eine automatische Verlängerung um ein Jahr vor; eine gesetzliche Frist dafür gibt es nicht.

Hausverwaltung übernommen: Tipps für die WEG Verwaltung

Wurde Ihre Hausverwaltung übernommen, hilft ein strukturiertes Vorgehen. Erstens: Klären Sie schriftlich, was verkauft wurde und wer ab wann Vertragspartner ist. Zweitens: Lassen Sie sich von der Hausverwaltung Handelsregisterauszug, Erlaubnis nach § 34c GewO, Nachweis der Zertifizierung und den persönlichen Ansprechpartner nennen. Drittens: Bitten Sie den Beirat, alle offenen Punkte auf die Tagesordnung zu setzen, damit die Eigentümergemeinschaft über alles Wichtige entscheiden kann.

Steht keine Versammlung an, können mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer die Einberufung in Textform unter Angabe des Zwecks und der Gründe verlangen (§ 24 Abs. 2 WEG). Dort stellt sich der neue Verwalter vor, und die Eigentümergemeinschaft entscheidet über Bestellung, Abberufung oder einen Wechsel. Beim Asset Deal ist ein Beschluss ohnehin nötig, sonst ist er freiwillig, aber oft sinnvoll. Grundlage für die Entscheidung sind Leistungsumfang, Kosten, Erfahrung mit der Immobilie und die Qualität der Zusammenarbeit.

Kosten und Vergütung: Ein Verkauf ändert die vereinbarte Vergütung nicht. Höhere Kosten oder neue Sonderleistungen kann die neue Hausverwaltung nur mit einem geänderten Verwaltervertrag einführen, und darüber beschließt die Eigentümergemeinschaft. Prüfen Sie bei jedem Angebot Leistungsumfang, Vergütung, Kosten für Sonderleistungen und Vertragslaufzeit. In der Regel lohnt der Vergleich mehrerer Angebote, gerade wenn die Betreuung zuletzt gelitten hat.

Entscheiden sich die Eigentümer für einen Wechsel, sollten Abberufung und Bestellung in derselben Versammlung beschlossen werden. Die Schritte zeigt der Fahrplan zum Verwalterwechsel, die Übergabe der Unterlagen die Checkliste. Für die Suche nach einer neuen Verwaltung zeigt die Seite Verwaltung wechseln, wie wir als Hausverwaltung mit Büros in München, Fürstenfeldbruck und Landsberg Wohnungseigentümergemeinschaften beim Wechsel begleiten.

Aus Sicht von Inhabern, die ihre Hausverwaltung abgeben wollen, gilt: Ein Verkauf gelingt am besten, wenn die Eigentümergemeinschaften früh eingebunden werden und sich der Nachfolger persönlich vorstellt. Wie eine geordnete Übergabe aussehen kann, beschreibt die Seite Nachfolge.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlage: §§ 9b, 12, 18, 19, 24, 25, 26, 26a, 28 WEG; §§ 311b, 314, 415, 566, 613, 626, 664, 667, 675 BGB; §§ 20, 123, 131 UmwG; § 34c GewO; § 8 ZertVerwV; Art. 6 DSGVO; BGH, Urteil vom 21.02.2014 – V ZR 164/13

Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.