WEG-Selbstverwaltung: Wann sich Eigentümer selbst verwalten können und worauf es ankommt

Ja, Eigentümer dürfen ihre WEG selbst verwalten: Das Gesetz schreibt keinen Verwalter vor, die WEG-Selbstverwaltung ist in Gemeinschaften jeder Größe erlaubt. Dieser Ratgeber richtet sich an Wohnungseigentümer, Beiräte und Vermieter, die über eine WEG ohne Verwalter oder einen Eigentümer als Verwalter nachdenken. Sie erfahren, welche Formen es gibt, welche Aufgaben anfallen, für wen sich das Modell eignet und wann der Wechsel zur externen Hausverwaltung sinnvoll ist. Das ist wichtig, weil die Pflichten einer Verwaltung auch dann bestehen, wenn keine Hausverwaltung sie übernimmt.

Was bedeutet WEG-Selbstverwaltung?

WEG-Selbstverwaltung bedeutet: Die Eigentümer verwalten ihre Wohnungseigentümergemeinschaft selbst, ohne externe Hausverwaltung. Verantwortung und Aufgaben der Verwaltung, die sonst ein Hausverwalter übernimmt, liegen dann bei den Wohnungseigentümern.

Das Wohnungseigentumsgesetz weist die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer zu (§ 18 Abs. 1 WEG). Wer diese Verwaltung im Alltag übernimmt, entscheiden die Eigentümer: eine Hausverwaltung von außen, ein Miteigentümer oder alle gemeinsam in Eigenregie.

Die Selbstverwaltung ist damit kein Sonderweg, sondern ein anerkanntes Modell der WEG-Verwaltung. Sie verlangt aber, dass jemand die Aufgaben einer WEG-Hausverwaltung kennt und zuverlässig erledigt, vom Hausgeld bis zur Jahresabrechnung.

Ist die Selbstverwaltung seit der WEG-Reform erlaubt?

Ja. Auch seit der WEG-Reform, die am 1. Dezember 2020 in Kraft getreten ist, gibt es keine Pflicht, einen Verwalter zu bestellen. Die WEG-Selbstverwaltung ist in Eigentümergemeinschaften jeder Größe zulässig.

Das Gesetz gibt aber jedem Wohnungseigentümer das Recht, die Bestellung eines Verwalters zu verlangen, wenn das ordnungsmäßiger Verwaltung entspricht. Seit dem 1. Dezember 2023 kann er außerdem einen zertifizierten Verwalter verlangen (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG).

Die oft genannte Grenze von weniger als neun Einheiten betrifft nur eine Ausnahme von dieser Zertifizierung für den Eigentümer-Verwalter. Sie ist in keinem Fall eine Obergrenze für die Selbstverwaltung selbst, auch wenn das in manchen Ratgebern anders klingt.

Die Reform hat zudem die Wohnungseigentümergemeinschaft gestärkt: Sie ist rechtsfähig, hat eigene Rechte und Pflichten, und das Verwaltungsvermögen gehört ihr (§ 9a Abs. 1 und 3 WEG). Für die Selbstverwaltung heißt das, dass Konten, Verträge und Rechnungen auf die Eigentümergemeinschaft laufen, nicht auf einzelne Eigentümer.

Gegenüber Gläubigern haften die Eigentümer anteilig nach ihren Miteigentumsanteilen (§ 9a Abs. 4 WEG). Das gilt für jede Einheit, unabhängig davon, ob die Gemeinschaft selbst verwaltet wird oder eine externe Hausverwaltung hat.

Welche Formen der WEG-Selbstverwaltung gibt es?

Es gibt zwei Formen der WEG-Selbstverwaltung. Bei der echten Selbstverwaltung ist kein Verwalter bestellt, bei der sogenannten unechten Selbstverwaltung übernimmt ein Miteigentümer das Amt.

Beide Modelle unterscheiden sich vor allem darin, wer die Eigentümergemeinschaft nach außen vertritt und wer haftet. Die Aufgaben und Pflichten der Verwaltung bleiben in jedem Fall dieselben wie bei einer Hausverwaltung.

WEG ohne Verwalter: Was gilt, wenn kein Verwalter bestellt ist?

Ist kein Verwalter bestellt, vertreten alle Wohnungseigentümer die Eigentümergemeinschaft gemeinsam (§ 9b Abs. 1 Satz 2 WEG). Für Verträge, das Konto oder Aufträge an Handwerker müssen in diesem Fall grundsätzlich alle Eigentümer mitwirken.

Die Eigentümerversammlung beruft im Fall einer WEG ohne Verwalter der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, sein Vertreter oder ein durch Beschluss dazu ermächtigter Eigentümer ein (§ 24 Abs. 3 WEG). Gibt es weder einen Beirat noch eine Ermächtigung, fehlt schnell jemand, der handeln darf.

Dieses Modell funktioniert in der Regel nur in sehr kleinen Gemeinschaften, in denen sich alle gut kennen und schnell einig werden. Mit jedem weiteren Eigentümer werden Entscheidungen ohne Verwalter oder Hausverwaltung schwerfälliger. Was zu tun ist, wenn eine WEG plötzlich ohne Verwalter dasteht, beschreibt unser Beitrag Krise ohne Verwalter.

Eigentümer als WEG-Verwalter: die Verwaltung aus den eigenen Reihen

Im zweiten Fall wird ein Eigentümer als Verwalter bestellt. Das geschieht durch Beschluss mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1, § 26 Abs. 1 WEG).

Die Bestellung gilt höchstens fünf Jahre, die erste nach Begründung des Wohnungseigentums höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG). Abberufen werden kann der Eigentümer-Verwalter jederzeit (§ 26 Abs. 3 WEG).

Rechtlich ist er ein vollwertiger WEG-Verwalter mit denselben Rechten und Pflichten wie ein externer Hausverwalter. Er vertritt die Wohnungseigentümergemeinschaft nach außen (§ 9b Abs. 1 WEG) und haftet für Fehler persönlich.

Ohne Beschluss darf er nur Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung treffen oder solche, die einen Nachteil abwenden (§ 27 Abs. 1 WEG). Alles Weitere entscheiden die Eigentümer in der Versammlung. Ihre Rechte bleiben dabei unverändert, etwa das Recht auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen (§ 18 Abs. 4 WEG).

Stimmrecht, Mehrheitseigentümer und die Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs zu diesem Modell erklären wir ausführlich im Beitrag Eigentümer als Verwalter.

Welche Aufgaben hat die WEG-Verwaltung in der Selbstverwaltung?

Die Aufgaben der Selbstverwaltung entsprechen denen jeder WEG-Verwaltung durch eine Hausverwaltung. Ein interner Verwalter hat dieselben Pflichten wie ein externer, und ohne Verwalter müssen die Eigentümer diese Aufgaben gemeinsam erfüllen.

Hausgeld und Konto: Die WEG zieht das Hausgeld jeder Einheit ein, bezahlt Rechnungen, überwacht Zahlungseingänge und mahnt im Fall von Rückständen. Auch die selbstverwaltete WEG führt ein eigenes WEG-Konto auf den Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft, getrennt vom privaten Geld der Eigentümer.

Wirtschaftsplan: Für jedes Jahr steht die Erstellung eines Wirtschaftsplans mit den erwarteten Ausgaben und Einnahmen an; auf seiner Grundlage beschließen die Eigentümer die Vorschüsse je Einheit (§ 28 Abs. 1 WEG). Dazu gehört auch die Zuführung zur Erhaltungsrücklage.

Jahresabrechnung und Vermögensbericht: Nach Ablauf des Jahres folgt die Erstellung der Jahresabrechnung, über die die Eigentümer beschließen (§ 28 Abs. 2 WEG). Zusätzlich ist ein Vermögensbericht vorzulegen (§ 28 Abs. 4 WEG).

Die Abrechnungen müssen die Kosten nach dem richtigen Schlüssel auf jede Einheit verteilen. Hier entstehen in der Selbstverwaltung die meisten Probleme, weil Vorgaben aus Teilungserklärung, Beschlüssen und Gesetz zusammenkommen.

Eigentümerversammlung: Mindestens einmal im Jahr ist eine Eigentümerversammlung einzuberufen (§ 24 Abs. 1 WEG); diese Pflicht gilt auch ohne Verwalter. Die Einladung mit Tagesordnung muss in Textform, also etwa per E-Mail oder Brief, mindestens drei Wochen vorher zugehen (§ 24 Abs. 4 WEG).

Eine fehlerhafte Einladung kann Beschlüsse angreifbar machen. Wie Fristen, Tagesordnung und Ablauf von Eigentümerversammlungen rechtssicher gelingen, zeigt unser Ratgeber Eigentümerversammlung einberufen.

Umsetzung der Beschlüsse: Was die Versammlung beschließt, muss jemand umsetzen, etwa Angebote einholen, Aufträge vergeben und Rechnungen prüfen. Ohne klare Zuständigkeiten bleiben gerade diese Verwaltungsaufgaben liegen.

Hinzu kommen laufende Verwaltungsaufgaben wie Schriftverkehr, Verträge mit Versorgern und Dienstleistern rund um die Immobilie sowie die Pflege der Daten aller Eigentümer. Wer die Selbstverwaltung übernimmt, sollte dafür feste Zeiten einplanen.

Protokoll und Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG

Über jede Versammlung ist unverzüglich eine Niederschrift anzufertigen (§ 24 Abs. 6 WEG). Daneben schreibt das Wohnungseigentumsgesetz eine Beschluss-Sammlung vor, in der alle Beschlüsse fortlaufend nummeriert und mit Datum erfasst werden (§ 24 Abs. 7 WEG).

Hinein gehören die in der Versammlung verkündeten Beschlüsse, Umlaufbeschlüsse und gerichtliche Entscheidungen in Beschlussverfahren. Die Eintragungen sind unverzüglich vorzunehmen.

Fehlt ein Verwalter, trifft die Pflicht zur Führung der Sammlung den Vorsitzenden der Versammlung, sofern die Eigentümer niemand anderen bestimmen (§ 24 Abs. 8 WEG). Jeder Eigentümer und jeder Käufer einer Einheit verlässt sich später auf diese Daten, deshalb sollte sie sorgfältig und dauerhaft geführt werden. Spätestens beim Wechsel zu einem externen Verwalter wird sie vollständig übergeben.

Instandhaltung und Versicherungen in der selbstverwalteten WEG

Zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehört die Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums. In der Selbstverwaltung müssen die Eigentümer Dach, Fassade, Heizung und Leitungen des Objekts im Blick behalten und notwendige Maßnahmen rechtzeitig beschließen.

Eine regelmäßige Begehung des Objekts, Wartungsverträge und eine Liste noch nicht behobener Mängel helfen, die Instandhaltung planbar zu machen. Droht dem Gemeinschaftseigentum unmittelbar ein Schaden, darf jeder Eigentümer die notwendigen Notmaßnahmen auch ohne Zustimmung der anderen treffen (§ 18 Abs. 3 WEG).

Bei den Versicherungen braucht die WEG in der Regel eine Gebäudeversicherung und eine Haftpflichtversicherung für das gemeinschaftliche Eigentum der Immobilie. Für den Eigentümer-Verwalter ist eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung dringend zu empfehlen, weil schon eine versäumte Frist teuer werden kann.

Im Fall eines Schadens muss außerdem jemand die Meldung an die Versicherung übernehmen, Handwerker koordinieren und die Bewohner informieren. Auch diese Aufgaben sollten vorab klar verteilt sein.

Vorteile und Risiken der WEG-Selbstverwaltung

Der wichtigste Vorteil der WEG-Selbstverwaltung ist der direkte Einfluss der Eigentümer auf alle Entscheidungen der Verwaltung. Wer selbst verwaltet und selbst eine Einheit bewohnt, kennt die Immobilie, die Mieter und Nachbarn und die anstehenden Arbeiten aus erster Hand.

Hinzu kommt eine Ersparnis bei den laufenden Kosten, weil keine Vergütung für eine externe Hausverwaltung anfällt. Dem stehen der Zeitaufwand und das Haftungsrisiko gegenüber, die in keiner Rechnung auftauchen.

Die Risiken liegen vor allem in Fehlern bei Abrechnungen, Fristen und Beschlüssen. Fehlerhafte Abrechnungen oder formfehlerhafte Beschlüsse können angefochten werden und kosten die Eigentümergemeinschaft dann Zeit und Geld.

Weitere Probleme entstehen durch Konflikte unter Nachbarn. Wenn ein Eigentümer die anderen mahnen oder Hausgeld einfordern muss, leidet schnell das Verhältnis, und die Kontrolle eines Miteigentümers fällt vielen schwerer als die Kontrolle einer Hausverwaltung.

Schließlich hängt die Selbstverwaltung oft an einer einzigen Person. Fällt sie aus, zieht sie weg oder verkauft sie ihre Einheit, steht die Eigentümergemeinschaft im ungünstigsten Fall plötzlich ohne Verwaltung da und muss kurzfristig eine Hausverwaltung suchen.

Für welche Eigentümergemeinschaften eignet sich die Selbstverwaltung?

Selbstverwaltung eignet sich vor allem für kleine, gut kooperierende Eigentümergemeinschaften. Typisch ist eine Eigentümergemeinschaft mit wenigen Eigentumswohnungen, in der die Eigentümer selbst in der Immobilie wohnen und sich auch außerhalb der Eigentümerversammlungen regelmäßig austauschen.

Eine gute Verwaltung in Eigenregie erfordert Zeit, organisatorische Fähigkeiten und eine hohe Einsatzbereitschaft. Ebenso wichtig sind eine klare Rollenverteilung und transparente Kommunikation, damit weder Frust noch Fehler entstehen.

Schwierig wird es, wenn viele Einheiten vermietet sind, Eigentümer weit entfernt wohnen oder größere Sanierungen des Objekts anstehen. Auch in Eigentümergemeinschaften mit Streit über Kosten oder Baumaßnahmen stößt die Selbstverwaltung schnell an Grenzen. Dann ist der Wechsel zu einem externen Verwalter oder einer Hausverwaltung meist die verlässlichere Lösung.

Vermieter sollten außerdem bedenken, dass die WEG-Verwaltung nur das Gemeinschaftseigentum betrifft. Mietverträge, die Nebenkostenabrechnung für den Mieter und Wohnungsübergaben gehören zur Mietverwaltung. Eine WEG-Verwaltung ersetzt also keine Mietverwaltung, und eine Mietverwaltung ersetzt keine WEG-Verwaltung. Diese bleibt Aufgabe des Vermieters, auch wenn die Wohnungseigentümergemeinschaft eine externe Hausverwaltung hat.

Tipps: Schritte zu einer gut organisierten Selbstverwaltung

Eine gut organisierte WEG-Selbstverwaltung beginnt mit klaren Beschlüssen und einer klaren Aufteilung der Verwaltung. Diese Tipps und Schritte haben sich in der Praxis bewährt.

1. Modell festlegen: Die Eigentümer entscheiden per Beschluss, ob sie ohne Verwalter arbeiten, einen Eigentümer als Verwalter bestellen oder eine Hausverwaltung beauftragen. Für viele Gemeinschaften ist in der Regel der Eigentümer-Verwalter das handlichere Modell, weil eine Person die Wohnungseigentümergemeinschaft vertreten kann.

2. Zuständigkeiten verteilen: Legen Sie fest, wer welche Aufgaben übernimmt: wer Konto und Buchhaltung führt, wer Handwerker beauftragt und wer die Versammlung vorbereitet. Ein Beirat kann Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung prüfen (§ 29 Abs. 2 WEG) und sorgt so für Kontrolle.

3. Konto und Unterlagen ordnen: Richten Sie ein Konto auf den Namen der Eigentümergemeinschaft ein und sammeln Sie Teilungserklärung, Pläne des Objekts, Protokolle, Verträge und Belege an einem Ort. Digitale Hilfsmittel und spezialisierte Software für die WEG-Verwaltung bieten Unterstützung bei Buchhaltung und Pflege der Daten.

4. Versicherungen prüfen: Kontrollieren Sie Gebäude- und Haftpflichtversicherung der Gemeinschaft und schließen Sie für den Eigentümer-Verwalter eine Vermögensschaden-Haftpflicht ab.

5. Jahreskalender führen: Planen Sie Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Eigentümerversammlung und Wartungen des Objekts mit festen Terminen. So geraten gesetzliche Vorgaben und Fristen nicht aus dem Blick.

6. Wissen aufbauen: Das WEG-Recht ändert sich durch Gesetz und Rechtsprechung. Wer die Selbstverwaltung übernimmt, sollte sich regelmäßig informieren und im Zweifel rechtlichen Rat oder die Unterstützung einer Hausverwaltung einholen.

Zertifizierung und Gewerbeerlaubnis für den Eigentümer-Verwalter

Ein Eigentümer-Verwalter ohne Zertifikat ist nur zulässig, wenn die WEG weniger als neun Sondereigentumsrechte hat und weniger als ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangt (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). In größeren Gemeinschaften kann jeder Eigentümer die Zertifizierung verlangen.

Eine Erlaubnis nach § 34c GewO braucht nur, wer gewerbsmäßig verwaltet. Miteigentümer, die unentgeltlich oder gegen eine geringe Aufwandsentschädigung verwalten, brauchen sie laut IHK in der Regel nicht.

Wann lohnt sich eine externe Verwaltung?

Eine externe Verwaltung lohnt sich, wenn die Selbstverwaltung mehr Zeit kostet, als die Eigentümer aufbringen können, oder wenn Fehler, Probleme und Konflikte zunehmen. Typische Anlässe sind eine anstehende Sanierung der Immobilie, ein Eigentümerwechsel oder der Rückzug des bisherigen Eigentümer-Verwalters.

Auch wenn ein Eigentümer die Bestellung eines Verwalters verlangt, weil die Selbstverwaltung nicht mehr ordnungsmäßiger Verwaltung entspricht, ist der Schritt zum externen Verwalter fällig. Im Fall eines Streits kann er diesen Anspruch gerichtlich durchsetzen.

Bei den Kosten gilt: Die Vergütung für einen externen Verwalter ist planbar, Fehler in der Selbstverwaltung sind es nicht. Eine günstige Verwaltung wird oft teuer, wenn Rücklagen fehlen, Abrechnungen angefochten werden oder Schäden zu spät auffallen. Eine professionelle Hausverwaltung übernimmt die laufenden Aufgaben der Verwaltung, von der Buchhaltung bis zur Eigentümerversammlung, und bringt Erfahrung und klare Abläufe mit.

So gelingt der Wechsel zur externen WEG-Hausverwaltung

Der Wechsel zur externen Hausverwaltung erfolgt per Beschluss mit einfacher Mehrheit. Die Bestellung des neuen WEG-Verwalters gehört ausdrücklich auf die Tagesordnung, und es empfiehlt sich, vorher mehrere Angebote von externen Verwaltern einzuholen.

Viele Hausverwaltungen nehmen kleine Gemeinschaften derzeit nur zurückhaltend an. Kleine WEGs sollten die Suche nach einem externen Verwalter deshalb früh beginnen, nicht erst, wenn der Eigentümer-Verwalter aufhört.

Bei der Suche hilft es, die Angebote nach Leistungsumfang, Kosten, Erreichbarkeit und Erfahrung mit kleinen Objekten zu vergleichen. Fragen Sie auch, wie die neue WEG-Hausverwaltung Konto, Abrechnungen und Kommunikation mit den Eigentümern organisiert.

Wichtig ist eine vollständige Übergabe von Konto, Beschlüssen, Protokollen, Verträgen und Belegen. Was dazugehört, zeigt unsere Übergabe-Checkliste, den Ablauf erklärt die Seite Verwaltung wechseln.

Wie LIKKA kleine Gemeinschaften unterstützt

Als Hausverwaltung in Oberbayern und Schwaben betreut LIKKA auch kleine Eigentümergemeinschaften, die von der Selbstverwaltung zu einer professionellen WEG-Verwaltung wechseln möchten. Zertifizierte Verwalter, ein eigenes Konto je Gemeinschaft und persönliche Ansprechpartner geben der Verwaltung eine klare Struktur.

Über das Kundenportal sehen die Eigentümer Unterlagen und Abrechnungen jederzeit ein. Im Erstgespräch klären wir, welche Unterstützung Ihre Gemeinschaft braucht und wie die Übergabe aus der Selbstverwaltung abläuft.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlage: §§ 9a, 9b, 18, 19 Abs. 2 Nr. 6, 24, 25, 26, 27, 28, 29 WEG; § 34c GewO

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